การจัดเอกสารในสำนักงาน
Download
1 / 22

การจัดเอกสารในสำนักงาน - PowerPoint PPT Presentation


  • 70 Views
  • Uploaded on

การจัดเอกสารในสำนักงาน. เนณุภา สุภเวชย์. เอกสารในสำนักงาน. เอกสารธุรการ Business Files บริหาร Administration เช่น ประกัน กฎหมาย/ระเบียบ รายงานการประชุม ประชาสัมพันธ์ เอกสาร Equipment, supplies, services เช่น คู่มือ pricelist เครื่องเขียน พัสดุ

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about ' การจัดเอกสารในสำนักงาน' - lacota-santiago


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript

การจัดเอกสารในสำนักงานการจัดเอกสารในสำนักงาน

เนณุภา สุภเวชย์


เอกสารในสำนักงานการจัดเอกสารในสำนักงาน

  • เอกสารธุรการ Business Files

    • บริหารAdministrationเช่น ประกัน กฎหมาย/ระเบียบ รายงานการประชุม ประชาสัมพันธ์

    • เอกสารEquipment, supplies, services เช่นคู่มือpricelistเครื่องเขียน พัสดุ

    • การเงินFinanceเช่น บัญชี รายรับรายจ่าย บัตรเครดิต ค่าเดินทาง เงินเดือน/ค่าจ้าง

    • อาคารและที่ดินPremisesเช่น ค่าเช่า ค่าซ่อม ค่าดูแลอุปกรณ์ต่างๆ


เอกสารในสำนักงานการจัดเอกสารในสำนักงาน

  • เอกสารตามภาระกิจ Operational Filesแตกต่างกันไปตามภาระกิจ เช่นBusiness plan, customers/clients, inventory, marketing, presentations, project, supplies

  • จดหมายเหตุPermanent Filesเช่น สัญญา เอกสารสรุปการเงิน รายงานการประชุม ภาพถ่าย เอกสารโครงการ สิ่งพิมพ์ของหน่วยงาน

  • เอกสารอ้างอิง Reference Filesเช่น รายชื่อหนังสือใหม่ รายชื่อคู่แข่ง เอกสารประกอบการสัมมนา ข่าวธุรกิจ (ข่าวในวงการที่เราอยู่) แผนที่


เอกสารในสำนักงาน อื่นๆ

  • นอกจากนี้ ยังมีเอกสารที่เรียกว่า Finger Tips Files

    • ปฏิทิน

    • นามบัตร

    • ใบเสร็จ

    • To-do list

    • Reference เช่น คู่มือ directory โบรชัวร์ ฯลฯ


เป้าหมายของการจัดการเอกสารเป้าหมายของการจัดการเอกสาร

  • เพื่อให้สามารถติดตามเอกสารได้ เรียกใช้ได้ทุกครั้งที่ต้องการ

  • เอกสารที่เกิด ต้องมีการจัดเก็บเพื่อให้ค้นคืนได้ ดังนั้น มีภาระค่าใช้จ่าย ต้องควบคุมการเกิดของเอกสาร และปริมาณ เพื่อให้หยิบง่ายใช้สะดวก

  • ลดพื้นที่จัดเก็บ


เอกสารเกิดขึ้นได้อย่างไรเอกสารเกิดขึ้นได้อย่างไร


Potential เอกสารเกิดขึ้นได้อย่างไร

Customer

Customer

Law

Supplier

Government


Announcementเอกสารเกิดขึ้นได้อย่างไร

Procedure

Memo

Call for Meeting

Project files

Admin files

Newsletter

R&D

Sales

CEO

Customer

Relation

Admin


Potential เอกสารเกิดขึ้นได้อย่างไร

Customer

Copy

Customer

Law

Supplier

Government


วงจรชีวิตของเอกสารเอกสารเกิดขึ้นได้อย่างไร

Current / Active

Semi-current

Semi-active

Non-current

Non-active


ปริมาณเอกสารในสำนักงานปริมาณเอกสารในสำนักงาน


แล้วจะจัดการเอกสารอย่างไรแล้วจะจัดการเอกสารอย่างไร


ระบบบริหารเอกสารที่สมบูรณ์ระบบบริหารเอกสารที่สมบูรณ์

Policy

Privacy & Security

Corporate & Workgroup

Requirement

Document Control

Version, copy, draft

control

Management of

active records

Management of

Records creation

And capture

Document System

Vital Records

Protection

Management of

inactive records

Training

Vital Records &

Business Continuity

Life Cycle

Management


ขั้นตอนระบบบริหารเอกสารที่สมบูรณ์

  • สำรวจเอกสาร เพื่อให้ทราบว่ามีเอกสารอะไรในองค์กรบ้าง

  • กำหนด Retention Schedule ของเอกสารแต่ละประเภท

  • สร้าง File Classification System ขององค์กร ซึ่งควรมีลักษณะ Retention Conscious แยกเอกสารบริหารซึ่งมักเก็บถาวรออกจากหมวดเอกสารปฏิบัติงาน

  • จัดหมวดหมู่เอกสารในองค์กร บันทึกลงระบบ (โดยมากเป็นคอมพิวเตอร์)

  • ประเมินค่าเอกสารทุกปีเพื่อ Transfer หรือทำลาย ชุดเอกสารนี้ ต้องบันทึกในระบบด้วย เพื่อติดตามเอกสารที่เคยอยู่ในสำนักงาน

  • อบรมวิธีการจัดการเอกสารแก่พนักงาน รวมถึงการเข้าถึงคู่มือเอกสารที่ update ล่าสุด


Retention
ตัวอย่างหมวดหมู่และระบบบริหารเอกสารที่สมบูรณ์Retention

  • คู่มือเอกสาร

    • หมวดหมู่เอกสาร และรหัสแฟ้ม

    • ตารางกำหนดอายุเอกสาร (Retention Schedule)


ไม่ควรระบบบริหารเอกสารที่สมบูรณ์สร้างหมวดหมู่เอกสารตามโครงสร้างองค์กร


เอกสารเข้ามาจากภายนอก เอกสารภายใน และเอกสารที่สร้างขึ้นไว้ใช้

มีอัตราเพิ่มขึ้นมากกว่าอัตราทำลายเอกสาร


Contact us

Contact Us เอกสารภายใน และเอกสารที่สร้างขึ้นไว้ใช้


MAP เอกสารภายใน และเอกสารที่สร้างขึ้นไว้ใช้

Go to Min Buri

Go to Lak Si

POLICE

HEAD QUARTER

Ramindra 21

Ramindra 23

Ramindra 19

POLICE

FLATS

We are HERE!!!


Thank you for your attention เอกสารภายใน และเอกสารที่สร้างขึ้นไว้ใช้


ad