Технологии ECM: как правильно управлять корпоративной информацией?

1. Арам Пахчанян, Вице-президент, Директор департамента продуктов для ввода данных Технологии ECM: как правильно управлять корпоративной информацией? • Арам Пахчанян, вице-президент, директор департамента продуктов для ввода данныхABBYY

2. Зачем нужен ECM? Источник: karl sinfield, flickr.com

3. Для начала: а что такое контент? • Контент – это сообщение или коммуникация посредством различных каналов (текст, звук, видео, графика и т.д.) • Контент создается и сохраняется в различных форматах • “Контент предприятия” (Enterprise content) – это контент, созданный для целей бизнеса

4. Зачем им надо управлять? • Неуправляемый контент влияет на эффективность бизнеса • Скорость создания контента растет • Поиск информации • Совместная работа • Принятие решений

5. Что такое Enterprise Content Management? • Стратегии, методы и инструменты, используемые для ввода, управления, хранения, обеспечения сохранности и доставки контента и документов, относящихся к важнейшим организационным процессам. • Средства ECM управляют неструктурированной информацией

6. Управление контентом и процессами

7. Основные технологии ECM

8. ECM – это зонт, под которым объединены множество технологий • Управление документами • Управление записями • Рабочие процессы • Поиск • Управление веб-контентом • Ввод/Сканирование • Совместная работа • Публикация и архивирование

9. Ввод, сканирование, создание контента • Примеры источников контента: • Офисные приложения, e-mail, чат • Социальные медиа, средства совместой работы • Медиа-файлы: видео, аудио, цифровые фотографии • Бумажные формы, записки, подписанные документы

10. Каналы поступления контента • Оборудование: • Компьютеры • Планшеты, смартфоны, цифровые камеры • Сканеры, МФУ • Унаследованные системы, почта, корпоративные приложения, и т.д.

11. Организация контента • Метаданные • Использование метаданных • Теги • Папки и иерархии • Контроль доступа

12. Метаданные - что это? • Не просто данные о данных • Контекст, смысл • Связь между контентом, процессами и людьми • Задаются людьми, средой и приложениями • Метаданные часто так же важны, как и контент

13. Теги • Теги: метаданные, заданные пользователем • Помогают расширять базу метаданных на основе практики и опыта людей

14. Таксономия • Это наука организации информации в виде структуры (списка, дерева, графа) из категорий • Описывает смыслы и связи внутри контента • Мы практикуем эту науку каждый день в обыденной жизни

15. Совместная работа • Создание и обновление контента – совместная работа • Информация для новой работы собирается от коллег и из существующего контента • Информацию и знания нужно разделять между коллегами

16. Средства совместной работы • Управление документами (версии, публикация) • Модули взаимодействия (форумы, обсуждения, круги по интересам) • Средства разделения контента с правами доступа

17. Совместная работа • Не основной драйвер внедрения ECM • Повышает эффективность других компонентов ECM • Современная модель совместной работы: community & social • Путь к совместной работе непростой

18. Поиск • Возможность точного и быстрого поиска – основная выгода ECM для пользователей • Хорошие результаты поиска – результат правильной организации контента (метаданные, таксономия, информационная архитектура) • Цель – обеспечить находимость

19. Поиск с метаданными и тегами • Метаданные создают регулярные идентификаторы для контента • Пользователи могут использовать различные поля метаданных для уточнения поиска • Нужно создавать множественные иерархии для различных способов доступа к информации

20. Публикация и доставка • Контент должен доставляться в нужным людям в надлежащем виде через надлежащие каналы и в нужное время • Для значительной части контента доставка есть весь смысл управления этим контентом

21. Полезность ECM

22. Зачем тратиться на внедрение ECM? • Основная причина – повышение продуктивности • Так считают более 40% предприятий • Продуктивность – это результат, поделенный на усилия

23. Как ECM повышает продуктивность? • Основные технологии ECM созданы для автоматизации и упрощения процессов, связанных с контентом • Информация более доступна в любое время в любом месте, а значит – растет качество работы и принимаемых решений • Но нужно, чтобы сотрудники использовали ECM

24. Управление информацией • Задача: обеспечить соответствие методов хранения и работы с информацией целям, внутренним правилам, и законодательным нормам.

25. Управление знаниями • Нужно, чтобы избегать повторяющихся ошибок, накапливать опыт, разделять опыт и знания между сотрудниками.

26. Непрерывность бизнеса • Обеспечение инструментов хранения критически важной информации, гарантирующих ее сохранность и доступность в любой момент • Защита от неожиданных ситуаций, потери ценных кадров, и т.д.

27. Будущее

28. Тренды развития ECM • Social • Аналитика и семантика • Cloud

29. Эволюция систем управления информацией

30. Арам Пахчанян • Вице-президент, ABBYY • Aram_P@abbyy.com • www.ABBYY.com Вопросы Confidential 

31. DOCFLOW – центр экспертизы по вопросам ECM • Аналитика и новости • Отраслевые мероприятия • Сертификация и курсы • Справочные материалы • Каталог решений WWW.DOCFLOW.RU

32. Курс AIIM ECM Practitioner • 2 дня занятий • Полный обзор ECM-технологий • Международная сертификация • Многолетний опыт ведущих организаций в одном курсе Набор в осеннюю группу 14-15 ноября уже открыт! Подробности на www.docflow.ru