Managementul voluntarilor

1. Managementul voluntarilor

2. Câteva concepte cheie • Voluntarul: persoana care se oferă şi acţionează de bună voie, din proprie iniţiativă, în mod conştient şi pentru ca să facă un serviciu. (DEX) • Voluntarul: persoana care, fără să primească o compensaţie financiară, acceptă să lucreze benevol în interesul unei persoane ori grup care a solicitat sprijinul. (Essential Volunteer Management) • Managementul voluntarilor - o abordare strategică care vizează obţinerea, dezvoltarea, motivarea şi creşterea implicării voluntarilor. • Voluntariatul – resursă! (uneori mai importantă decât resursele financiare)

3. De ce avem nevoie de voluntari: • Suplimentarea personalului plătit cu noi resurse şi experienţă • Costuri reduse la serviciile oferite beneficiarilor • Implicarea comunităţii locale în activitatea asociaţiei • Contracararea unor situaţii de criză financiară • Răspuns la cererea membrilor şi simpatizanţilor de a fi utili organizaţiei • Dezvoltarea în teritoriu a activităţii.

4. Cum selectăm voluntarii? • Nevoile reale ale organizaţiei • Motivaţiile voluntarilor • Ideal: voluntarii să uite că nu sunt plătiţi! • Activităţi interesante şi motivante – compensează lipsa beneficiului financiar

5. Programul de integrare a voluntarilor • Determinarea necesarului de voluntari pentru organizaţie • Planificarea programului de integrare a voluntarilor • Dezvoltarea si designul posturilor pentru voluntari • Recrutarea şi selectarea voluntarilor • Orientarea şi instruirea lor • Coordonarea activităţii voluntarilor • Evaluarea performanţelor voluntarilor • Sprijinirea şi recunoaşterea voluntarilor • Menţinerea voluntarilor în organizaţie.

6. Factori de motivare • Simţul proprietăţii • “Acest proiect/rezultat îmi aparţine!” • Implicarea (corectă) în luarea deciziilor • Responsabilitatea pentru rezultate • Rezultate măsurabile

7. Fişa postului • Titlul • Scopul • Activităţi posibile • Indicatori de performanţă • Calificare • Program de lucru • Locul de lucru • Beneficiari • Coordonare • Beneficii

8. Recrutarea voluntarilor • Motivaţii • Interesul personal • motive morale, vizibilitate, socializare • Interes profesional • Alte interese?

9. Modele de recrutare • De la om la om (cea mai eficientă) • Mediată (grupuri mari, media) • Distribuire de materiale informative • Prezentări publice • Evenimente • Folosirea mass media • Eficientă când profilul voluntarului nu este foarte specializat

10. Recrutarea direcţionată • Care este profilul dorit? • Redactaţi o descriere şi oferiţi-o • Cine ar dori să facă acest lucru? • Unde vom găsi persoanele? • La locul de muncă, în viaţa personală, la evenimente, în asociaţii... • Cum putem intra în contact cu ei? • Alte persoane, telefonic, corespondenţă... • Ce motivaţii specifice au aceşti oameni?

11. Recrutarea concentrică • Se bazează pe voluntarii deja existenţi în organizaţie • Foloseşte prestigiul şi credibilitatea deja câştigate

12. Exercitiu practic • Avem nevoie de voluntari? • Profilul voluntarilor • Motivatii • Metode de recrutare

13. Interviul de selectare • Urmăreşte evaluarea interesului şi abilităţilor candidatului – inclusiv pentru alte poziţii • Intervievatorul potrivit (acelaşi) • Grilă de evaluare • Set de întrebări fixe • Fişă post interviu

14. Întrebările interviului • Întrebările deschise sunt cele mai bune • Înţelesul întrebării trebuie să fie foarte clar - adaptat la experienţa şi gradul de educaţie şi cultură a candidatului • folosiţi întrebările clarificatoare. • Nu obstrucţionaţi candidatul prin modul în care conduceţi interviul. Uneori puteţi obţine informaţii utile şi relevante dacă aveţi răbdare să ascultaţi până la capăt. • Începeţi întrebările prin “cum” sau “de ce”. Veţi avea posibilitatea să aflaţi care sunt motivele acţiunilor şi comportamentelor candidatului. • Evitaţi întrebările intruzive, irelevante, dure, remarcile critice şi judecăţile de valoare.

15. Orientarea în organizaţie • Cursuri, prezentări • Misiunea, scopul si obiectivele organizatiei • Activitatile de baza ale organizatiei • Proiectele actuale-viitoare • Structura organizatorica • Reguli interne ale organizatiei

16. Orientarea în organizaţie • Mentori • Participare la şedinţe, întâlniri • Ocazii informale • Instruire

17. Coordonarea voluntarilor • Un grad relativ mare de independenţă • Nivele de coordonare: • Auto-coordonarea • Monitorizarea activităţii • Aprobarea preliminară • Coordonarea integrală

18. Delegarea responsabilităţilor • Rezultatele aşteptate: clare, bine specificate • Limita de timp: stabilită de comun acord, cu flexibilitate/realism. A se evita termene nedefinite cum ar fi: “cât se poate de repede”, “luna viitoare”, “când poţi” • Resursele: specificati clar şi precis care sunt resursele pe care le are la dispozitie. • Autoritatea: care sunt limitele de autoritate; asigurati-va ca toate persoanele afectate de delegare stiu ca dvs. ati delegat autoritatea catre alta persoana. • Motivele pentru care l-ati ales pe el/ea • Responsabilitatea: trebuie stabilita si clarificata inca de la inceputul delegarii. Acest lucru are doua avantaje: • a) clarifica faptul ca cel delegat este raspunzator de rezultatele obtinute. Desi dvs. sunteti raspunzator in fata coordonatorului, delegatul este raspunzator in fata dvs • b) contribuie la dezvoltarea spiritului de independenta al celui delegat si motiveaza. • Dialogul: va ajuta sa transmiteti activitatile si sa identificati problemele sau neintelegerile la timp, putand fi corectate mai usor • Acceptarea clara si definitiva a activitatii delegate, din partea delegatului • Delegati cu entuziasm: cand primesc sarcini noi unele persoane pot simti teama. Este la latitudinea dvs. sa le stimulati entuziasmul. Nu uitati ca increderea este contagioasa. • Controlul: subtil, fara a stanjeni in executarea activitatii delegate • Consecintele realizarii/nerealizarii activitatii delegate: trebuie stabilite clar si de comun acord.

19. Lucrul în echipă • Oameni diferiti cu varietate de roluri, care pot contribui la realizarea obiectivelor echipei prin: • creativitate/idei • pragmatism/realism • cunostinte, aptitudini, calitate • curiozitate. • Este foarte important ca in cadrul echipei fiecare voluntar “sa joace” rolul care i se potriveste cel mai bine (la care se pricepe sau spre care are inclinatie). • Responsabil juridic, coordonator de proiect, responsabil cu primirea invitatilor, responsabil financiar, etc.

20. Factori care duc la demotivare • Lipsa de informatii suficiente/ blocarea informatiei • Lipsa de respect si confidentialitate (mania secretelor, barfa, bisericute - existenta unor lideri de opinie cu pareri contrare asupra anumitor aspecte • Lipsa de sprijin din partea colegilor/ superiorilor • Subiectivitatea • Lipsa atentiei acordata nevoilor individuale • Lipsa de feedback constructiv • Factorul cel mai semnificativ in declansarea demotivarii este coordonatorul direct.

21. Motivele renunţării • Suprasolicitarea - prea mult, fara sa fi fost suficient instruiti, sau nu se ţine seama de competenţe/preferinţe • Sub-utilizarea - indiferent de timpul pe care acestia il pot aloca proiectului pentru care a fost solicitat, voluntarilor trebuie sa li se gaseasca ceva de facut. • Rutina - oamenilor trebuie sa li se ofere activitati cat mai interesante. Daca este de indeplinit o munca plictisitoare trebuie avut grija ca de ea “sa se bucure” cat mai multe persoane. • Insuficienta recunoastere a muncii depuse • Stresul - Daca exista conflicte nu este dezirabil ca ele sa fie impartasite voluntarilor ori, mai grav, ca acestia sa fie atrasi ca partizani ori arbitri in eventualele dispute dintre membrii acesteia. • Lipsa destinderii

22. Tehnici de motivare • Stabilirea obiectivelor şi a responsabilităţilor • Stabilirea standardelor de performanţă • Stabilirea recompenselor • Recompensarea voluntarilor se poate face prin> • promovare • extinderea responsabilitatilor • recunoasterea din partea echipei • oportunitatea de a-si prezenta succesele, in cadrul sau in afara organizatiei.

23. Tehnici de motivare • Transmiterea încrederii • Crearea unui mediu adecvat • Recunoaşterea publică şi personală a contribuţiei • Implicarea în cât mai multe activităţi • Tratament echitabil