Профессиональное управление проектами на платформе ASys Подсистема управления проектами

1. Профессиональное управление проектами на платформе ASys Подсистема управления проектами ASys Project Management Захарчук Олег Тарасович Генеральный директор ООО «АСис Софт» Член-корреспондент РАЕН ООО «АСис Софт» г. Москва asys@asys.ru

2. Профессиональная система управления проектами как составная часть единой системы управления всей организацией. Любой проект выполняется для удовлетворения потребностей внешних или внутренних заказчиков. Проект также потребляет внутренние и внешние ресурсы. В связи с этим процессы управления проектом должны быть связаны с процессами предприятия. При реализации наукоемких проектов, процессы управления проектом должны быть связаны с процессами управления жизненным циклом сложных изделий и структурой организации. Подсистема управления проектами ASysPM является составной частью единой системы управления организацией, использует единую базу данных, единые подходы, технологию управления, мощные графические средства динамического моделирования структур.

3. Связь стратегии организации с портфелями и проектами. Цель любого проекта должны быть связана с определенной целью или целями организации. Прогресс проектов должен приводить к изменению ключевых индикаторов результативности и эффективности (KPI). Изменения в целях должны отражаться на проектах. Подсистема управления проектами ASysPM связана с подсистемами стратегического и оперативного управления организацией. Цели и индикаторы организации можно связать с целями проектов. Расчет KPI производится в реальном режиме времени.

4. Управление портфелями проектов в системе ASys – основной инструмент проектного офиса. Для организаций с большим числом проектов эффективным средством управления является проектный офис. Подсистема управления проектами ASysPM позволяет сформировать структуру проектного офиса в рамках функциональной структуры предприятия, распределить проекты по портфелям, назначить менеджеров портфелей и проектов. Сотрудники проектного офиса получают необходимые инструменты для профессионального управления портфелями и проектами.

5. Управление жизненным циклом проектов. Профессиональное управление проектами предполагает наличие определенных фаз в жизненном цикле проектов: подготовка проекта, выполнение проекта, завершение проекта и т.п. Переход из одной фазы в другую и управление внутри фаз осуществляется с помощью определенных процессов. Подсистема управления проектами ASysPM работает совместно с подсистемой управления бизнес-процессами ASys BPMS. Пользователи ASys BPMS могут самостоятельно конструировать самые сложные бизнес-процессы с помощью современного редактора, анализировать и управлять ходом исполнения экземпляров процессов.

6. Планирование содержания проектов. Фаза подготовки проекта. Под содержанием проекта понимают перечень работ, которые должны быть выполнены для достижения целей проекта. При этом, сами процессы и инструменты формулирования целей, требований к результатам проекта в рамках дисциплины управления проектами, как правило, не рассматриваются. В результате, часто, изменения в требованиях не отражаются в перечне работ, а изменения в работах не отражаются на требованиях. Подсистема управления проектами ASysPM работает совместно с подсистемой управления жизненным циклом изделий ASys PLMS и не имеет разрыва между результатами и работами проекта. Пользователи могут сформировать иерархию требований к результатам проектов, задать состав и документацию на изделие. В системе можно автоматически сформировать ТЗ и ЧТЗ, связать каждое требование с проектами, работами и задачами, вести историю изменений требований, обсуждать требования в форумах и т.д. В подсистеме ASys PLMS используются алгоритмы автоматической генерации иерархии работ проекта по полным спецификациям на изделия. Это существенно упрощает управление большими наукоемкими проектами.

7. Планирование времени проектов. Фаза подготовки проекта. Традиционными инструментами планирования и управления временем в проекте являются диаграммы Ганта и Перта. К сожалению, для управления большими проектами, использование только данных инструментов достаточно трудоемко и не всегда удобно. В подсистеме управления проектами ASysPM используется двухуровневая архитектура планирования проектов. На уровне работ планируются только большие, интегрирующие работы. Это существенно снижает число работ в диаграмме Ганта проекта и делает ее вполне приемлемой для использования высшим руководством компании. Внутри каждой работы можно построить в виде диаграммы Ганта иерархию задач – это второй уровень планирования проекта. В подсистеме управления проектами ASysPM также используется уникальная технология распределенного планирования проекта. По данной технологии, менеджеры работ проекта устанавливают сроки выполнения работ по срокам поставки в данные работы результатов подчиненных работ и задач.

8. Планирование человеческих ресурсов проектов. Планирование ресурсов влияет на сроки выполнения проектов, стоимость работ проекта и качество результатов. Управление человеческими ресурсами проекта включает в себя процессы, необходимые для наиболее эффективного использования людей, вовлеченных в проект • В подсистеме управления проектами ASysPM можно реализовать любые организационные структуры управления: • Функциональную структуру; • Проектную структуру; • Смешанную структуру.

9. Коммуникации в проектах ASys. Коммуникации в проектах являются, как правило, основным источником потерь. К сожалению, существующие автоматизированные системы управления проектами имеют очень слабые инструменты управления коммуникациями. В подсистеме управления проектами ASysPM практически вся деятельность планируется с использованием коммуникационных сетей. Каждый проект, работа проекта, задача связываются друг с другом входами и выходами (обязательствами), которые указывают, что (какие результаты) и когда должно быть поставлено по данному обязательству. Использование обязательств являетсяуникальной особенностью в модели проектов ASys. Фактическое движение информации, документов иинформационных объектов между участниками деятельности осуществляется с помощью подсистемы сообщений ASys, которая может функционировать без использования электронной почты.

10. Планирование стоимости проектов. Автоматизированные системы управления проектами имеют, как правило, очень слабые инструменты управлениябюджетами проектов. Этих инструментов часто не хватает для автоматической генерации бюджетов и документов контрактов, в которых используются расчетные категории затрат. • В системе ASys бюджеты расходов/доходов, потоков денег автоматически формируются на основе стоимостей обязательств. • Можно получать бюджеты для любых уровней: • портфелей; • Проектов; • Работ; • Задач; • Участников проекта; • Любых контейнеров. • Формулы для расчетных категорий можно задать без программирования.

11. Оперативное управление проектами в ASys. Существующие системы управления часто для оперативного управлению интегрируют с системами управления задачами (например, MS Outlook). В системе ASys для оперативного управления задачами используется собственный модуль. Как только проект из фазы планирования переходит в фазу исполнения, все исполнители проекта могут сразу увидеть работы, задачи и обязательства в своем рабочем кабинете в сети Интернет (универсальный web-клиент). Здесь исполнители могут планировать действия в рамках назначенных задач и обязательств, запускать назначенные им сервисы и бизнес-процессы. Также через рабочий кабинет исполнители получают извещения системы о просроченных задачах и обязательствах, важных событиях в проекте и системе.

12. Управление документами проектов в ASys. Как правило, профессиональные системы управления проектами не имеют собственных систем документооборота. В системе ASys подсистема управления документами и результатами органически встроена в подсистему управления проектами. Система позволяет привязывать документы к сотрудникам, проектам, работам, задачам, требованиям, обязательствам и т.п. Документы могут пересылаться с помощью сообщений, включаться в архивы. Согласовывать документы можно с использованием типовых бизнес-процессов ASys. В системе поддерживаются любые типы документов, от текстовых до видеороликов. В системе ASys также можно управлять разработкой сложных документов – научно-технических отчетов, обзоров, коммерческих предложений и т.д.

13. Генерация отчетов в ASys. Как правило, профессиональные системы управления проектами не имеют собственных систем генерации сложных отчетов. В системе ASys можно использовать специальный конструктор построения самых сложных отчетов. Информация для отчетов берется из базы данных ASys. По технологии формирования отчетов можно создавать сложные документы, которые содержат списки, фотографии, фигуры, таблицы и т.д.

14. Создание пользовательских форм в ASys. Как правило, профессиональные системы управления проектами имеют очень ограниченные возможности по созданию пользовательских форм. В системе ASys пользователи могут без программирования создавать свои формы на основе линейных или иерархических списков полей, которые могут содержать стандартные и дополнительные пользовательские поля. Для редактирования пользовательских полей можно использовать текстовые редакторы, списки, календари и/или запускать специальные процессы.

15. Архитектура платформы ASys В настоящее время система ASys представляет собой набор веб-приложений, построенных на базе IIS и SQL Server. В состав системы входят: • Сервер управления данными Microsoft SQL Server с предустановленной информационной моделью ASys. • Универсальный веб-клиент для работы в сети Интернет – рабочее место пользователей с минимальным набором встроенных бизнес-функций (документооборот, сообщения, и т.п.) и возможностью доступа к назначенным бизнес-сервисам, бизнес-кейсам и бизнес-процессам. • Веб-сайты с библиотеками бизнес – сервисов (веб-страниц, которые автоматизируют бизнес-функции и бизнес-процессы). • FTP-сервер для хранения электронных документов. • Серверное ПО для запуска автоматических бизнес-сервисов.

16. Уникальность платформы ASys. Уникальная и простая структура БД (вместо 30 тыс. таблиц (SAP R3) – 100 таблиц). Настройка для любого вида деятельности (проекты, процессы, ресурсы и т.д.) без программирования. Открытая и легкая платформа для разработки библиотек бизнес-сервисов и шаблонов бизнес-процессов, не требующая высокой квалификации программистов. Поддерживает сквозные бизнес-процессы между предприятиями. Устойчива к сбоям серверного и коммуникационного оборудования. Использует простые пользовательские интерфейсы, не требующие обучения.

17. Услуги компании ASysSoft. Разработка стандартов предприятия по управлению проектами и проектным офисом.Внедрение автоматизированной системы управления проектами. Проведение обследования организации на соответствие модели делового совершенства. Консалтинг по проведению изменений в организации. Обследование и описание бизнес-процессов в организации.

18. История компании ASys Soft 1994-2006 г.г. Оптико-электронные приборы для систем ориентации КА «Ямал», станции «Мир» и МКС Термодинамическая система ориентации КА Монитор-Э

19. Первый IT-проект -Система управления проектами МНТЦ 1998 год. Более 1000 проектов по всей территории СНГ.

20. Система управления программами Фонда. 2006 г.

21. Другие автоматизированные системы управления на платформе ASys Система управления закупками и производством НИИ “Субмикрон” Система управления продажами микросхем НИИ МЭ и завода “МИКРОН” Интернет-система управления приемными комиссиями НИЯУ “МИФИ” 2010.