СМ-Архив организации

1. Состав Функции Роли СМ-Архив организации ЗАО "Компания "ИнтерТраст", Центр разработки ПО

2. ЗАО "Компания "ИнтерТраст", Центр разработки ПО Архив организации Ведение картотеки архивных дел, архивных фондов Приемка в архив из подсистем CompanyMedia Ретроконверсия Поиск по реквизитам и контенту Поддержка процедур приемки/сдачи в архив Выдача по заявкам Заверение с помощью ЭЦП на базе Locker Выдача на печать сдаточных описей, внутренних описей дел, требований на выдачу дел, карт-заместителей дел

3. Состав «Архива» • Каталог архива • Заявки по архиву • Справочник • Серия баз данных «Хранилище» • Автоматическое создание при достижении определенного числа томов дел (до 70 на базу)‏ • Управление доступом к документам в томах дел по ролям: каждый том дело - своя роль ЗАО "Компания "ИнтерТраст", Центр разработки ПО

4. Нет дублирования информации в разных базах • Изменение атрибутов дела повлечет за собой изменении данных только в БД «Каталог Архива» • Возможность поиска дела по его атрибутам в БД «Каталог Архива» • Уменьшение размера документов в БД «Хранилище» • Изоляция данных дела, доступного для просмотра и поиска всем сотрудникам организации от данных документа, доступного для просмотра только уполномоченным сотрудникам

5. ЗАО "Компания "ИнтерТраст", Центр разработки ПО Нагрузочные испытания Исходные данные 102 200 томов дел Каждый документ содержал 5 текстовых заполненных полей Двадцать БД хранилищ содержали в документах внедренные файлы размером по 600 Kb Размер такой БД превышал 11 Gb, общий размер данных был более 200 Gb БД были проиндексированы для полнотекстового поиска Результаты Поиск документа в представлении (скриптом) - 22 с Поиск документа полнотекстовым поиском – 3 c

6. ЗАО "Компания "ИнтерТраст", Центр разработки ПО Сдача-приемка в Архив Подготовка архивных дел в подразделении Создание томов дел по папкам ФД Создание новых томов дел Формирование тома дела документами Сканирование документов (если это не было сделано раньше в базах данных подсистем CompanyMedia)‏ Создание описи и добавление в нее томов дел (единиц хранения)‏ Передача в архив Передача описи Возврат на доработку или размещение в архиве Размещение в архиве Контроль на указание ответственных архива Контроль на указание мест хранения единиц

7. ЗАО "Компания "ИнтерТраст", Центр разработки ПО Роли и функции участников Архивариусы Формирование каталога архива по старым документам Ретротроконверсия старых документов в потоковом режиме Приемка дел от подразделений Рассмотрение заявок с требованиями на выдачу дел Уничтожение единиц хранения, переработка описей Ответственные за делопроизводство подразделений Формирование дел для сдачи в архив Сканирование документов Передача в архив описей дел Остальные сотрудники организации Подготовка и передача архивариусу заявок на выдачу дел и документов Поиск дел и документов

8. Просмотр дела пользователей с разными правами

9. ЗАО "Компания "ИнтерТраст", Центр разработки ПО Заявки по архиву По делу можно сделать заявку пока только одного вида «Требование на выдачу» Тома дела в читальный зал архива Тома дела во временное пользование («на руки»)‏ Копий документов Заверенных копий документов В электронном виде виде – всех документов тома дела или выбранных

10. Процесс обработки Заявок

11. ЗАО "Компания "ИнтерТраст", Центр разработки ПО Исполненная заявка на выдачу документов

12. ЗАО "Компания "ИнтерТраст", Центр разработки ПО Спасибо за внимание Александр Савельев sam@intertrust.ru