PROJECT MANAGEMENT

1. PROJECT MANAGEMENT EditingandFormatting Project Details Furkan GÜLÜM Pawel MAJDA Printto Project Information Merve ÇAM Namet KIZILBOĞA Publishing Project Information Online Mustafa BAL

2. EditingandFormatting Project Details • MS Project has tablesandreport but , thatcannotsatify us enoughtifwearelookingeachdetails . • MS Project includesstrongpropertiestoseealldatasdetailslikeelectronictables .

3. Sorting Project Details • Sorting is thebestway of settingdutiesandsourcedatas in a project. • Example : We can seperateaourprojectfirstlytosourcesthan , we can sorteachsource ot it’scost .

4. HowWe Can SortCost? • Tosorting : • 1. View - SourcePage • 2. Project – Sort – Sortcriterion • 3.ClickCostwithpickingincreaseordecrease

6. IMPORTANT : Wemust be sure thatwedid not selected “EnumeratepermanentlyTasksitem.” . Ifweselectthatbox , wewillneedtoselect in eachsorting but, we do not needtouse it .

7. Sortingfortwocriterion • Wealreadysortedforcost of wholeproject but thatwill not be enoughtfor us . • Let’ssortfisrtlytogroupsalsolet’ssorteachgroupmembersintotheircost .

8. HOW TO SORT FOR TWO SORTING CRITERIANS • Tosortourproject not onlygroups but alsocost , weneedtoselecttwocriterion . To do it : • Project - Sort - SortingCriterion • SortingCriterion – Group – increase • OtherSortingCriterion – Cost - decrease • We can alsosort ID etc . Let’sseeoutprintscreen.

10. ToGroup Project Details • Wealreadyseperatetogroups of project , andwesortthemintotheircost . • Now , Let’sseehowwe can sortpriceslike 0-1000 , 1000-2000 . • MS Project has strongpropertiestoseeeachdetail .

11. Tip: Thisproperty is likesubsum in MS Exel . • Tip: We can usealso Project Guide . To do it : • Project Guide • Report • The contents of the information in a view or change the order. But wemayneedalldetailsbecause of thatwewillusethelongway.

12. ToGroup Project Details • Project : Groups :SourceGroup : OtherGroups • Be sure SourceGroupselected • Weneedtoselect COPY box • Clickthefreeboxunder Domain Name • Write “Cost” • Inorderingcolumnpick “ Decrease” • Click define range of groups • Pick “interval “ in groupbasis • WriteGroupintervalto 1000 • Click Ok • ClickApply

14. Filtering Project Details • Filtering is one of the helpful way to change and see project tasks and resource information. • Filtering is not deleting the rows or colums, but that just hidessome information. Because of that, there will not be any lose of data.

15. How to Filter in MS Project 2003 • View – Gantt Chart • Pick Automatic Filter Box on Toolbar • Pickarrow in task name andselectSpecial • Select Includes under Name – write your project name in the box on the right side • Project – Filter : All Tasks –Other Filters • Click New • Field Name =>Name, Test=> Includes, Values => Starting Project • PickAnd • Field Name =>ActualEnd, Test=> Equals, Values => None

17. How to Filter in MS Project 2013 • Under the View tab in Data section choose New Filter • Set the Name of filter • Add suitable conditions, like: • Field Name =>Name, Test=> Includes, Values => Starting Project • And • Field Name =>ActualEnd, Test=> Equals, Values => None • We can also choose predifened filter in each column on task table choosing Filters option

19. Costumizetables • MS Project has a lot of predifined tables for showing different information, but sometimes it is not enough and we want to costumize how tables look like. • It is good option to create new table or copy it from existing one before customizing in order to save original tables in the same shape. We have full power of adding and removing fileds we want to see in our table.

20. Costumizing table in ms project 2003 • In order to make our own table we need: • View : OtherViews • Click Task Page: Apply • Show: Table:Entry=>Other Tables • Weneedto be sure aboutwehavechoosenTaskandEntry • ClickCopy • Write our table name • Now we are ready to add or delete rows and columns

21. Costumizing table in ms project 2003 • Now we can delete fields like “indicators – time – finish – precursors – source names” • Let’s add fields “Location” and “Room” • We may set the width and align • Pick Start and Cut Row • Pick Name and Copy Row • Pick Date Type “28.01.02 12:33” • Thenclick OK • We have our table in Other Tables, just Apply it.

23. Costumizing table in ms project 2013 • In order to make our own table we need: • Under View tab in Data section choose Tables and More Tables... • Create New or Choose exsisting table and Copy it • Choose name of our table • Now we are ready to add or delete rows and columns

24. Costumizing table in ms project 2013 • Now we can delete fields like “indicators – time – finish – precursors – source names” • Let’s add fields “Actual Cost” and “Successors” • We may set the width and align • We can do it using Cut/Copy/Paste/Insert/Delete Row buttons • Thenclick OK • We have our table and we can Apply itby choosing it from Tables menu

26. Proje Bilgilerini Yazdırmak Görünüm ve raporların sayfa yapısı seçeneklerini değiştirmek. Bir görünüm yazdırmak Bir rapor yazdırmak

27. Proje Planını Yazdırmak • Proje ortaklarıyla paylaşmak için bir proje planındaki bilgileri yazdırmak,birçok proje yöneticisi için en yaygın etkinliktir. • Project’te ,yazdırma görünüm ve raporlara yoğunlaşır. • Bir görünümde bilgi girebilir,okuyabilir,düzenleyebilir ve yazdırabilirken,bir raporda yalnızca bilgileri yazdırabilirsiniz. • Bir görünüm ya da rapor için yazdırmayı özelleştirmek üzere , “Sayfa Yapısı” ve “ Yazdır” iletişim kutularını kullanırız.

28. “Sayfa Yapısı “ iletişim Kutusu • Görünümler için ” Dosya” menüsünde Sayfa Yapısını tıklayın. • Raporlar için ilk önce “Baskı Önizleme “ penceresinde bir rapor görüntüleyin ve sonra Sayfa Yapısı düğmesini tıklayın.

29. Benzersiz sayfa yapısı • Bazı sayfa yapısı seçenekleri ,görünüm ya da raporlara özeldir ve özel görünüm ya da rapor için birkaç kullanılabilir seçenek vardır. • Tüm görünümlerin Sayfa Yapısı iletişim kutusundaki Üstbilgi,Altbilgi ve Görünüm sekmelerindeki seçenekleri kullanabiliriz. • Birçok raporda Üstbilgi ve Altbilgi sekmelerindeki seçenekleri kullanabiliriz,ancak Görünüm ve Gösterge sekmeleri raporlar için kullanılmaz.

30. Proje Yönetim Hedefi:Proje Ortaklarıyla İletişim Kurmak • Birçok proje yöneticisinin ,farklı bilgi gereksinimleri olan farklı proje ortakları vardır. • Projedeki yerleşik görünüm ve raporlar ,neredeyse tüm proje ortaklarının bilgi gereksinimlerini karşılar.

31. Proje Yönetim Hedefi:Proje Ortaklarıyla İletişim Kurmak • Bu proje ortağı:Proje sponsoru ya da müşteri. En çok bunlarla ilgileniyorsa : • Tüm projenin süre bilgileri. • Tüm projenin maliyet bilgileri. • İş başladıktan sonra planlama durumu.

32. Proje Yönetim Hedefi:Proje Ortaklarıyla İletişim Kurmak • Yazdırılmış Görünüm : • Proje özet görevi görüntülenen Gantt Grafiği,özet görevler için süzülmüş. • Proje özet görevi görüntülenen ve maliyet tablosu uygulanmış “ Görev Sayfası”. • İzleme tablosu uygulanmış “İzleme Gantt Grafiği”.

33. Proje Yönetim Hedefi:Proje Ortaklarıyla İletişim Kurmak • Yazdırılmış Rapor: • Proje özeti. • Maliyet kategorisindeki Bütçe ya da diğer raporlar. • Proje özeti,tamamlanan görevler ya da yakında başlayacak görevler.

34. Proje Yönetim Hedefi:Proje Ortaklarıyla İletişim Kurmak • Bu proje ortağı:Projedeki görevler atanan kaynaklar. • En çok bunlarla ilgileniyorsa : • Atandıkları görevler. • Yazdırılmış Görünüm : • Takvim ya da kaynak kullanımı görünümü ,belirli bir kaynak için süzülmüş. • Yazdırılmış Rapor: • Yapılacaklar listesi,kim ne yapıyor ya da kim neyi ne zaman yapıyor.

35. “Yazdır” İletişim Kutusu • Görünümlerin “Yazdır” iletişim kutusunu görmek için Dosya menüsünden Yazdırı tıklayın. • Raporların iletişim kutusunu görmek için ,ilk önce raporu Baskı Önizleme penceresinde görüntüleyin sonra Yazdır düğmesini tıklayın.

36. “Yazdır” İletişim Kutusu • - Dosya menüsünde Farklı Kaydet tıklayın. • - Dosya adı kutusuna herhangi bir isim yazın ve sonra kaydet düğmesini tıklayın. • - Dosya menüsünde ,Sayfa Yapısını tıklayın. • - Görünüm sekmesini tıklayın. • - İptali tıklayın. • sayfa düzeni seçeneklerinin nasıl değiştiğine bakalım. • Göster menüsünde Takvimi tıklayın. • Dosya menüsünde ,Sayfa Yapısını tıklayın.

37. “Yazdır” İletişim Kutusu • Henüz etkin değilse ,Görünüm sekmesini tıklayın. • İptali tıklayın . • bir raporun sayfa düzeni seçenekleri. • Göster menüsünde Raporları tıklayın. • Özeli ve sonra da Seç düğmesini tıklayın.(Özel düğmesini çift de tıklayabilirsiniz.) • özel raporlar iletişim kutusu görünür. • Özel Raporlar kutusunda ,Kim Ne Yapıyor ve sonra da Ayarlar düğmesini tıklayın. • Sayfa Yapısı iletişim kutusu görünür.

38. “Yazdır” İletişim Kutusu • Sayfa Yapısı iletişim kutusunu kapatmak için iptali tıklayın ve Özel Raporlar iletişim kutusunu kapatmak için iptali yeniden tıklayın. • Raporlar iletişim kutusunu kapatmak için Kapat düğmesini tıklayın. • Göster menüsünde Gantt Grafiğini tıklayın.

39. Görünümleri Yazdırmak • Bir görünümü yazdırmak, ekranda gördüğümüzü olguğu gibi bir kağıda almamızı sağlar. Görünüme uyguladığımızı farklı tablolar ya da gruplar gibi herhangi bir özelleştirmeyi de yazdırabiliriz. • Bir Project'te bazı istisnalar hariç istediğimiz görünümü yazdırabiliriz.

40. Görünümleri Yazdırmak • İstisnalar: • Görev Formu ve İlişki Diyagramı gibi form görünümleri yazdırılamaz. • Bileşik görünümlerde görüntülenen iki görünüm varsa (biri üst bölmede, biri alt bölmede ) , yanlızca etkin bölmedeki görünüm yazdırılır diğeri yazdırılamaz.

41. Görünümleri Yazdırmak • Ekranda görünen proje planımızın bir kısmı,tüm projenin tamamının yanlızca küçük bir parçasıdır. Gantt grafiği ya da Ağ Diagramı görünümlerini yazdırmak çok sayıda kağıt gerektirir; bu yüzden bazı Project kullanıcıları çizici kullanarak proje planlarını poster boyutlu çıktılara yazdırırlar. İster yazıcı, ister çizici kullanalım, yazdırmayı düşündüğümüz görünümde önizlemeyapmak her zaman faydalıdır.

42. Görünümleri Yazdırmak • Baskı Önizleme penceresiyle bağlantılı olan Sayfa Yapısı iletişim kutusu ile Görünümü birçok yönden denetlemek mümkündür: • Görünümün yazdırılacak sayfa sayısını kontrol etmek • Üst ve Alt bilgiler uygulamak • Gantt grafiğinde ve bazı diğer görünümlerin göstergesindeki içeriği belirlemek gibi.

43. Görünümleri Yazdırmak • Daha az sayfada daha geniş zaman aralığı göstermek için zaman ölçeğini ayarlamak için: Göster > Yakınlaştır > Tüm Proje •  Gerekli sayfa sayısını daha da azaltmak için, proje planının anahtalarını özel görevlere daraltabiliriz. Bunu biçimlendirme araç çubuğunda Göster / istediğimiz anahat düzeyini tıklayarak yapabiliriz. Sadece özet görevleri ve dönüm noktasını gösteren daraltılmış bir görünüm, proje planının genel durumunu izlemek için bilgilendirici olabilir. Belirli bir zaman aralığıyla ilgileniyorsak, zaman ölçeğinin sadece bu kısmını yazdırmak ya da bütçeyi aşan görevler gibi belirli kişileri daha çok ilgilendiren bilgileri görüntülemek için filtre uygulamak mümkündür.

44. Gantt Grafiği görünümüne önizleme yapmak ve Sayfa Yapısı iletişim kutusundaki seçenekleri değiştirmek • Dosya / Baskı Önizleme • Farklı sayfaları görüntülemek için Sağdaki Sayfa düğmesi tıklanır. • Çıktının geniş görünümü için çok sayfalı görünüme geçiş yapmak için Sonraki Sayfa düğmesi bir kez tıklanır. • Çok Sayfa düğmesini tıklayın. (Gantt Grafiğinin tümü görünür.) • En altta durum çubuğunda kaç sütun, kaç satır varsa onun metni görünür. Durum çubuğu metni, yazdırılan görünümün sayfa olarak boyutuna hızla karar vermemizi sağlar. • Gantt grafiğinin ilk sayfasını görüntülemek için : Baskı Önizleme / Bir Sayfa düğmesini tıklayın.

45. Gantt Grafiği görünümüne önizleme yapmak ve Sayfa Yapısı iletişim kutusundaki seçenekleri değiştirmek • Sayfa Yapısı (ya da Dosya / Sayfa Yapısı) • Her sayfada yazdırılan üstbilgiye şirket adını eklemek için: Üstbilgi / Hizalama sekmelerinden Orta seçili olduğundan emin olun. • Genel kutusunda açılır listeden Şirket adı nı ve sonra Ekle düğmesine tıklayın. • Project üstbilgi içine &[Şirket] kodunu ekler. Şirket adı Özellikler iletişim kutusundan alınır. • Gant görünüm göstergesinin içeriğini değiştirmek için: • Gösterge / Hizalama sekmelerinden Sağ sekmesini tıklayın.

46. Gantt Grafiği görünümüne önizleme yapmak ve Sayfa Yapısı iletişim kutusundaki seçenekleri değiştirmek • Geçerli ayarlarla Project, göstergenin sol yanında proje başlığını ve geçerli tarihi yazdırır. Geçerli tarih yerine proje başlangıç tarihi ve süresini yazdırmak istersek burdan yapabiliriz. • Sağ Hizalama kutusuna tıklayıp Başlangıç Tarihi yazıp bir boşluk bırakalım. • Genel kutusunda açılır listeden Proje Başlangıç Tarihi ve sonra Ekle düğmesi tıklanır. Project göstergeye başlangıç tarihi için bir etiket ve kod eklemiş olur. • Göstergeye 2. bir satır eklemek için Enter ve sonra Süre: yazın.

47. Gantt Grafiği görünümüne önizleme yapmak ve Sayfa Yapısı iletişim kutusundaki seçenekleri değiştirmek • Proje alanları kutusunda açılır listeden Süre'yi ve sonra Ekle düğmesini tıklayın. Project göstergeye süre için bir etiket ve kod eklemiş olur. • Göstergenin solundaki kutunun genişliğini arttırmak için: Genişlik kutusuna 8 yazın. • Sayfa Yapısı iletişim kutusunu kapatmak için Tamam'ı tıklayın.

48. Gantt Grafiği görünümüne önizleme yapmak ve Sayfa Yapısı iletişim kutusundaki seçenekleri değiştirmek • Projectin göstergeye uyguladığı bu değişiklikleri yakından görmek için: Baskı Önizleme penceresinde büyüteç işaretçisi ile sayfanın sol at köşesini tıklayın. Sayfayı okunabilir çözünürlükte yakınlaştırır. • Göstergeye eklediğimiz ve çıktının her sayfasında yazdırılacak olan verileri görebiliriz. Tamamlamak için hiç bilgi içermeyen, Gantt çubuğu içermeyen sayfaları yazdırmamayı seçeceğiz: • Çok Sayfa / Sayfa Yapısı / Görünüm / Boş Sayfa Yazdır kutusunu temizle / Tamam • Yazdırılmayacak boş sayfalar gri olarak biçimlendirilir. • Sol alt köşedeki sayfalar 2 sayfa yazdırılcaktır, çünkü tablo kısmını içermektedir.

49. Gantt Grafiği görünümüne önizleme yapmak ve Sayfa Yapısı iletişim kutusundaki seçenekleri değiştirmek • Kapat • Dilersek proje planımızı yazdırabiliriz. Dosya / Yazdır

50. Raporları Yazdırmak Raporlar, Project verilerini yazdırmak için kullanılan önceden tanımlanmış biçimlerdir. Raporlar sadece Baskı Önizleme penceresinde yazdırmak ve bakmak için tasarlanmıştır. Raporlar görünümlerden farklıdır, ancak bir görünüm için belirlediğimiz bazı ayarlar raporları etkileyebilir: Görünümdeki alt görevler özel görevlerin altına gizlenir ya da daraltılırsa, görev listesi içeren raporlar yanlızca özel görevleri gösterir. Kullanım görünümlerinde atamalar, görev ya da kaynakların altına gizlenir ya da daraltılırsa kullanım raporları yine atama ayrıntılarını gizler.