Genis informacijske rešitve za e-Poslovanje DEMONSTRACIJA “Življenjski cikel e-Dokumenta"

1. Genis informacijske rešitve za e-Poslovanje DEMONSTRACIJA “Življenjski cikel e-Dokumenta" Roglit 2007 Dušan Rot e-rešitve Simon Vavpotič arhivski sistemi

2. Tipični življenjski cikel e-dokumenta v sodobnem informacijskem sistemu ZAJEM DOKUMENTAV INFORMACIJSKI SISTEM (DELOVNI TOK 1) Samodejno začne delovni tok e-dokumenta v ustrezni e-rešitvi Klasificira in shrani e-dokument Skener, e-pošta ali drug vir Tajnica Genis e-Pisarna Genis e-Rešitev (ali ERP)

3. Tipični življenjski cikel e-dokumenta v sodobnem informacijskem sistemu OBDELAVA DOKUMENTAV DELOVNIH ZBIRKAH INFORMACIJSKEGA SISTEMA (DELOVNI TOK 2) samodejno arhivira zaključen e-dokument Genis e-Rešitev (ali ERP) Pregleda in dopolni e-dokument Pregleda in odobri e-dokument … Strokovna delavka Direktor Začasna arhivska zbirka

4. Tipični življenjski cikel e-dokumenta v sodobnem informacijskem sistemu DOKUMENTI V ZAČASNI ARHIVSKI ZBIRKI Skrbnik arhiva Pooblaščeni uporabnik Dostop do e-dokumentov v e-arhivu Obveščanje, urejanje in nadzor Samodejni prenos v skladu s pravili hrambe Uničenje e-dokumentov, ki jim je potekel rok hrambe Začasna arhivska zbirka Stalna arhivska zbirka

5. Tipični življenjski cikel e-dokumenta v sodobnem informacijskem sistemu DOKUMENTI V ZAČASNI ARHIVSKI ZBIRKI (možnost reaktivacije e-dokumenta) Genis e-Rešitev (ali ERP) Nadaljnje delo z e-dokumentom, Reaktivacija e-dokumenta Zahteva za reaktivacijo e-dokumenta Začasna arhivska zbirka Pooblaščeni uporabnik

6. Tipični življenjski cikel e-dokumenta v sodobnem informacijskem sistemu DOKUMENTI V STALNI ARHIVSKI ZBIRKI Skrbnik arhiva Pooblaščeni uporabnik Dostop do e-dokumentov v e-arhivu Obveščanje, urejanje in nadzor Oddaja e-dokumentov, v druge arhive Uničenje e-dokumentov, ki jim je potekel rok hrambe Stalna arhivska zbirka

7. e-Pisarna - Evidentiranje prejete pošte – RAČUNA, • skeniranje in potrditev istovetnosti z originalom

8. Demo: Življenjski cikel e-RAČUNA • 1. e-Pisarna - Evidentiranje prejete pošte – RAČUNA, skeniranje • 2.e-Računi • DDV kontrola, vnos podatkov (povezave z eNar, ePog) pomembnih za odobritev oz. likvidacijo računa in potrditev istovetnosti z originalom • Elektronska pregled in odobritev računa • Avtomatsko knjiženje računa • Potrditev zaključitve računa • 3. e-Arhivar - arhiviranje e-računa • Samodejni prenos v elektronski arhiv • Dostop do arhiviranih dokumentov

10. Zakaj e-Pisarna? • Enostavnost uvedbe • Dostop ne glede na kraj in čas • Prejem originala dokumenta po želji prejemnika • Elektronske mape dokumentov • Hiterdostop do pomembnih informacij • Povezava z ostalimi programskimi rešitvami • Obvladovanje celotne dokumentacije • Prihranek časa in materiala • Varnost

11. Pisarna podjetja DELOVODNIK Dokumenti • PREJETA POŠTA • PREJETA POŠTA • ODDANA POŠTA • INTERNA POŠTA • LASTNI DOKUMENTI DELOVODNIK • ODDANA POŠTA • ZAPISNIKI

12. Organizacija in vloge DRUŽBA Podpisnik Pregledovalec PF1 PF2 OE1 OE2 OE3 Odd1 Odd3 Odd4 Odd1

13. Prejeti dokumenti • Evidentiranje prejetih dokumentov • Enotno številčenje • Skeniranje in evidentiranje • Različni vhodi • papir (pismo, dopis ) • elektronska pošta • fax • Standardna klasifikacija dokumentov • Vrsta pošiljke • Tip dokumenta • Stopnja zaupnosti • Posredovanje pošte prejemnikom • Razporejanje v elektronske mape zadev • Posredovanje zadev v reševanje

14. PORTAL informacijska infrastruktura e-pošta koledar workflow sočasnost skupni prostori dokumenti Elektronska PISARNA GENIS spletne rešitve za e-poslovanje poslovne aplikacije ELEKTRONSKI ARHIV • Evidentiranje POŠTE • pismo, fax, e-pošta, ... • standardna klasifikacija • Procesiranje pošte • elektronska distribucija • razvrščanje v zadeve • postopki obravnave • e-arhiviranje

15. Demo: Življenjski cikel e-Računa • 1. e-Pisarna - Evidentiranje prejete pošte – RAČUNA, skeniranje in potrditev istovetnosti z originalom • 2.e-Računi • DDV kontrola in vnos podatkov (povezave z e-Naročila, e-Pogodbe) pomembnih za odobritev oz. likvidacijo računa • Elektronsko pregledovanje / odobritev računa – podpis • Avtomatsko knjiženje računa • Potrditev zaključitve računa • 3. e-Arhivar - arhiviranje računa • Samodejni prenos v elektronski arhiv • Dostop do arhiviranih dokumentov

17. PORTAL Urejen nabavni proces informacijska infrastruktura e-pošta koledar workflow sočasnost skupni prostori dokumenti GENIS spletne rešitve za e-poslovanje poslovne aplikacije ELEKTRONSKI ARHIV ZAHTEVKI e-Zahtevki e-Naročila e-Pogodbe

18. PORTAL informacijska infrastruktura e-pošta koledar workflow sočasnost skupni prostori dokumenti Elektronsko vodenje prejetih računov GENIS spletne rešitve za e-poslovanje poslovne aplikacije ELEKTRONSKI ARHIV • Elektronski RAČUN • vnos računa  pismo-skeniranje, e-slog • elektronska distribucija • elektronskaporazdelitev /odobravanje/podpisovanje • avtomatsko knjiženje v ERP • Urejen nabavni proces • zahtevki, naročila, pogodbe

19. Demo: POSTOPEK e-arhiviranja • 1. e-Pisarna - Evidentiranje prejete pošte – RAČUNA, skeniranje in potrditev istovetnosti z originalom • 2.e-Računi • DDV kontrola in vnos podatkov (povezave z eNar, ePog) pomembnih za odobritev oz. likvidacijo računa • Elektronsko pregledovanje / odobritev računa – podpis • Avtomatsko knjiženje računa • Potrditev zaključitve računa • 3. e-Arhivar - arhiviranje računa • Samodejni prenos v elektronski arhiv • Dostop do arhiviranih dokumentov