T 76 115 oma menetelm tapaamisk yt nn t
Sponsored Links
This presentation is the property of its rightful owner.
1 / 11

T-76.115 Oma menetelmä Tapaamiskäytännöt PowerPoint PPT Presentation


  • 64 Views
  • Uploaded on
  • Presentation posted in: General

T-76.115 Oma menetelmä Tapaamiskäytännöt. IOBASE-projektissa Mika Ratola 25.02.2004. Menetelmän käyttö projektissa Mittarit tuloksineen Tähänastiset kokemukset Menetelmän soveltuvuus projektissa. Sisällys. Tapaamiskäytännöt esiteltiin ryhmälle I1-vaiheessa Ryhmäpalaverissa (n. 10 min)

Download Presentation

T-76.115 Oma menetelmä Tapaamiskäytännöt

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Presentation Transcript


T-76.115 Oma menetelmäTapaamiskäytännöt

IOBASE-projektissa

Mika Ratola

25.02.2004


Menetelmän käyttö projektissa

Mittarit tuloksineen

Tähänastiset kokemukset

Menetelmän soveltuvuus projektissa

Sisällys


Tapaamiskäytännöt esiteltiin ryhmälle I1-vaiheessa

Ryhmäpalaverissa (n. 10 min)

Mentor-tapaamisessa (n. 10 min)

Pohjana menetelmälle oli PS-vaiheessa sovitut palavereihin liittyvät käytännöt

Tapaamiskäytäntöjä on käytetty

soveltaen asiakaspalavereissa,

mentor-palavereissa,

riskienhallintapalavereissa ja

erityisesti ryhmäpalavereissa.

Menetelmän käyttö projektissa (1)


Muotoutui I1-vaiheessa lopulliseen asuunsa

Merkittävin muutos oli ryhmäpalaverien rajaaminen kahdesta tunnista tunnin mittaiseksi projektin aikaresurssillisista syistä johtuen.

Menetelmän puitteissa on luotu projektin sisäisiä dokumentteja:

Agendat, pöytäkirjat ja muistiot

Ajankäyttö:

10h henkilökohtainen menetelmä

Tutustuminen menetelmään (< 0,5h per jäsen)

259 tuntia käytetty palavereihin (21.2.2004)

I3- ja LU-vaiheista lisäystä tähän arviolta 60h

Menetelmän käyttö projektissa (2)


Mittarit (1)

  • Montako tuntia käytettiin jokaista palaverityyppiä kohden iteraatiossa

    • PS-vaihe: mentor- ja ryhmäpalaverit (75 h) sekä asiakaspalaverit (55 h).

    • I1-vaihe:

      • Ryhmäpalaverit: 23,5 h

      • Mentor-palaverit: 5 h

      • Asiakaspalaverit: 9 h

      • Riskienhallintapalaverit: 3 h

    • I2-vaihe:

      • Ryhmäpalaverit: 22,5 h

      • Mentor-palaverit: 7 h

      • Asiakaspalaverit: 5 h

      • Riskienhallintapalaverit: 3 h


Paljonko tapahtui ylityksiä/alituksia sovituista palaveriaikatauluista (%)

PS: ~0% (ei tarkkaa tietoa)

I1: 0%

I2: 8,5% alitus

Montako edellisessä vaiheessa suunnittelematonta palaveria jouduttiin pitämään

PS: ei yhtään

I1: yksi asiakaspalaveri

I2: asiakas- ja vertaisryhmäpalaveri

Paljonko poissaoloja oli per palaveri (%)

PS: läsnäolo 100%

I1: läsnäolo 97,5%

I2: läsnäolo 97%

Mittarit (2)


Mittarit (3)

  • Palavereihin käytetty aika muihin ryhmiin verrattuna sekä arvosana muihin ryhmiin verrattuna

    • Tällä hetkellä (21.2.2004) ryhmä on käyttänyt palavereihin tunteja 259 (kolmanneksi eniten) ja sijoitus kurssilla on ensimmäinen (pisteet 29,3).

      • 2. 28,6 pistettä ja 181h

      • 3. 27,5 pistettä ja 404h

      • 4. 27,2 pistettä ja 233h

    • Näyttäisi siltä, että kommunikointiin panostaminen (palaverit) korreloi jonkin verran myös hyvän arvosanan kanssa.

    • Toisaalta

      • monia muita vahvempia tekijöitä löytyy ryhmän onnistumisen takaa.

      • kolmantena olevan ryhmän merkittävä panostus ei ole johtanut ykkössijaan.


Menetelmän mittaaminen/ hyödyllisyyden todistaminen hankalaa

Toimii ”taustalla” läpinäkyvästi

Projektissamme tapaamiskäytännöt ovat helpottaneet projektin hallintaa, kommunikointia ja sidosryhmien suorittamaa projektin seurantaa:

Palaverit kutsutaan koolle ja agenda toimitetaan kotisivulle (viimeistään vrk ennen palaveria)

Estymisestä ilmoitetaan sähköpostilla tai puhelimitse (< 1 vrk ennen palaveria)

tehokkaampi ajankäyttö

Myöhästymisestä ilmoitettava

toiminut hyvin, myöhästymisiäkin harvoin

Kokemuksia (1)


Eteneminen agendan mukaisesti

Tilaisuudet hallittavia kokonaisuuksia

Tärkeät asiat tulevat käsiteltyä

”Tilannekatsaus” alussa

Selviää heti onko kaikki saatu ajallaan tehtyä

Lopuksi ”Jatkotoimenpiteet” ja seuraavasta palaverista päättäminen

Tehtävät, vastuuhenkilöt ja DL:t selviä kaikille

Sopiminen helpompaa, koska kaikki ovat paikalla (vrt. sähköpostille/puhelimitse sopiminen)

Auttaa projektia hallinnallisesti (seuranta)

Jäsenillä paikka (pöytäkirja), josta tarvittaessa tarkistettavissa itselle allokoidut tehtävät kullakin ajanjaksolla takarajoineen.

Kokemuksia (2)


Soveltuvuus projektiin (1)

  • Tapaamiskäytäntöjä ei ehkä mielletä omaksi kokonaisuudekseen, vaan asiaksi joka tapahtuu omalla painollaan

    • Syytä kuitenkin sopia yhteisesti projektille (asiakas + toimittaja) pelisäännöt heti alussa

  • Ei vaadi perehtymiseen paljoa resursseja

  • Helpottaa seurantaa

  • Tuo tarvittavan määrän byrokratiaa projektiin

  • Luo puitteet kommunikoinnille


Soveltuvuus projektiin (2)

  • Malliratkaisuja ei juurikaan ole dokumentoitu

    • Projektikohtainen räätälöinti aiemmin hyväksi havaituista käytännöistä tehtävä

  • Käyttö ulottuu koko projektin yli

  • LOPPUTULOS:

    Tapaamiskäytännöt sopivat projektiin ja ovat yksi edellytys projektin onnistumisen kannalta!!!


  • Login