TẬP HUẤN QUI TRÌNH CHẤP NHẬN TẠI ĐỊA CHỈ NGƯỜI GỬI ĐỐI VỚI DỊCH VỤ BƯU CHÍNH CHUYỂN PHÁT

1. TẬP HUẤN QUI TRÌNH CHẤP NHẬN TẠI ĐỊA CHỈ NGƯỜI GỬI ĐỐI VỚI DỊCH VỤ BƯU CHÍNH CHUYỂN PHÁT BƯU ĐIỆN TỈNH CÀ MAU Phòng Kỹ thuật Nghiệp vụ 05/9/2012

2. Nội dung tập huấn PHẦN 1 - Quy trình nhận tin – điều tin PHẦN 2 - Quy trình chấp nhận bưu gửi tại địa chỉ

3. Quy trình nhận tin – điều tin gồm các bước: Bước 1: Tiếp nhận thông tin của khách hàng: Tổ KT nhận thông tin về việc chấp nhận bưu gửi tại địa chỉ và cập nhật thông tin. Yêu cầu nhận tại địa chỉ từ các nguồn: KH gọi đến trực tiếp vào số điện thoại hotlines tại bộ phận Bưu tá 3657657. Người phụ trách cập nhật danh sách khách hàng gửi theo lịch cố định hàng ngày. PHẦN 1 - Quy trình nhận tin – điều tin

4. Các thông tin cần xác định với khách hàng: Tên, địa chỉ khách hàng, người liên hệ, số điện thoại liên lạc; Thời gian (ngày/giờ) hẹn nhận hàng; Loại hàng gửi (tài liệu/hàng hóa); Loại dịch vụ (gửi nhanh/gửi thường); Ghi chú: trọng lượng nhiều nếu là hàng hóa và các yêu cầu đặc biệt (nếu có) để bố trí cho phù hợp. Bước 2: Chuyển thông tin:Căn cứ thông tin khách hàng cung cấp, sắp xếp tuyến nhận/ phương tiện nhận phù hợp.Người phụ trách thông báo cho Bưu tá đang phụ trách tuyến phát đến tại địa chỉ để nhận Bưu gửi.Nếu là kiện lớn báo cáo tổ trưởng, điều xe đến địa chỉ nhận bưu gửi.

5. Bước 3: Xử lý thông tin Bưu tá/ Lái xe tiếp nhận thông tin nhận hàng từ người phụ trách, sắp xếp tuyến nhận đến khách hàng trong thời gian ngắn nhất (trong vòng 1 giờ). Sau khi đến nhận hàng tại địa chỉ, NVGN/ Lái xe giao nhận báo kết quả nhận hàng về người phụ trách. Thông tin gồm có: sản lượng, trọng lượng, thời gian nhận hàng.

6. Bước 4: Cập nhật thông tin nhận hàng: Người phụ trách tiếp nhận và cập nhật kết quả nhận hàng từ NVGN/ Lái xe kiêm giao nhận vào sổ theo dõi gồm: sản lượng, trọng lượng, thời gian nhận hàng (để cuối tháng tính lương cho bưu tá). Bước 6: Xử lý các tin chưa đến nhận: Người phụ trách đã điều tin cho Bưu tá/NVGN nhưng chưa nhận được kết quả nhận hàng từ NVGN/ Lái xe, gọi điện thoại đôn đốc NVGN/ Lái xe sắp xếp đến khách hàng sớm, hoặc báo cáo Tổ trưởng điều phối nhân sự hỗ trợ.

7. QUI TRÌNH CHẤP NHẬN TẠI ĐỊA CHỈ NGƯỜI GỬI ĐỐI VỚI DỊCH VỤ BƯU CHÍNH CHUYỂN PHÁT

8. Nội dung tập huấn I. Nhận thông tin yêu cầu nhận bưu gửi tại địa chỉ II. Chuẩn bị phương tiện, ấn phẩm, công cụ III. Thủ tục chấp nhận IV. Giao bưu gửi nhận tại địa chỉ cho bộ phận khai thác V. Các dịch vụ cộng thêm

9. I. Nhận thông tin yêu cầu đến nhận bưu gửi Bưu tá nhận thông tin yêu cầu đến nhận bưu gửi tại địa chỉ từ Người phụ trách. Các thông tin liên quan đến việc nhận bưu gửi tại địa chỉ gồm có: Tên, địa chỉ khách hàng, người liên hệ, số điện thoại liên lạc; Thời gian (ngày/giờ) hẹn nhận hàng; Loại hàng gửi (tài liệu/hàng hóa); Loại dịch vụ (gửi nhanh/gửi thường); • Bưu tá tiếp nhận thông tin nhận hàng, sắp xếp tuyến nhận đến khách hàng trong thời gian ngắn nhất (trong vòng 1 giờ).

10. II. Chuẩn bị phương tiện, ấn phẩm, công cụ 1.Phương tiện: - Xe máy 2. Ấn phẩm các loại: - Phiếu gửi các loại: BĐ1, BK1, CP72,CN22, CN23,E1, VE1, AWB UPS. - Ấn phẩm dùng riêng cho các dịch vụ cộng thêm: COD1, BC07… Biên lai BC01. Tờ khai BPBK đường hàng không.

11. 3. Bảng giá cước: - Cước BP, BK trong nước, quốc tế - Cước dịch vụ EMS trong nước, quốc tế - Cước dịch vụ VExpress - Cước dịch vụ UPS 4. Bảng chỉ tiêu thời gian toàn trình của các dịch vụ EMS, VE, UPS. 5. Dụng cụ: Cân xách tay, nhật ấn…

12. III. Thủ tục chấp nhận 1. Dịch vụ Bưu phẩm: Các loại bưu gửi gồm có thư, bưu thiếp, ấn phẩm, gói nhỏ, học phẩm người mù. Loại dịch vụ gồm thường và ghi số. Khối lượng tối đa: 2 kg Bưu phẩm ghi số là bưu phẩm được theo dõi riêng bằng số hiệu riêng, được ghi chép/ lưu lại trong quá trình khai thác để có thể truy tìm khi cần thiết. Số hiệu bưu phẩm ghi số: RA XXXXXXXX X VN Ấn phẩm bưu phẩm ghi số: BĐ1/ BC16

13. III. Thủ tục chấp nhận • Trình tự nhận gửi bưu phẩm thường: • Kiểm tra họ tên địa chỉ người gửi, người nhận. • AF, GN thường gửi đi nước ngoài, hướng dẫn KH ghi CN22 và đính chặt CN22 vào AF,GN. • Cân BP, tính cước, thu tiền.

14. III. Thủ tục chấp nhận Trình tự nhận gửi bưu phẩm ghi số: 1.1 Kiểm tra điều kiện nhận gửi, cách gói bọc, kích thước: * Cung cấp phiếu gửi BĐ1/ BC16 lưu ý người gửi đọc thông tin mặt sau liên màu hồng của Phiếu gửi. * Hướng dẫn cách gói bọc: + Yêu cầu người gửi tuân thủ đúng các qui định về hàng hóa cấm gửi và gửi có điều kiện. + Nhân viên nhận gửi phải theo dõi việc gói bọc của người gửi. + Nhân viên nhận gửi niêm phong bằng băng keo đặc thù hoặc cột dây niêm chì.

15. 1.2. Hướng dẫn và kiểm tra lại cách ghi địa chỉ người gửi, người nhận trên bưu gửi và phiếu gửi BĐ1, lưu ý: + Ghi số điện thoại người gửi, người nhận. + Chọn gửi “Khai giá” hoặc “Không KG”. 1.3 Tính cước, cấp biên lai: + Cân bưu gửi, tính cước và ghi khối lượng, ký tên, đóng nhật ấn lên các ô qui định của phiếu gửi BĐ1/BC16, ghi khối lượng, cước phí lên mặt trước bưu phẩm ghi số. +Thu tiền, cấp biên lai (giao 1 liên BĐ1/ BC16 cho khách hàng) +Cấp biên lai BC01 nếu khách hàng yêu cầu.

16. Người gửi: Phan Thanh Ngọc Số 12 Đường Trần Hưng Đạo Phường 5,TP.CM – ĐT: 38473767. Tem Bưu chính 25.000 đồng xx-xx-xx xx-xx-xx RA733966342VN BÁO PHÁT GHI SỐ GN 1.250g/25.000đồng Người nhận: Thái Thùy Linh Số 15 Ngõ 47 Phố Nguyên Hồng, P.Láng Hạ, Q.Đống Đa, Thành Phố Hà Nội – ĐT: 04 38222831.

17. BĐ1 PHIẾU GỬI BPGS Số hiệu MBC2006- Tên BC BƯU CỤC: Địa chỉ: Địa chỉ - ĐT RAXXXXX XXXXVN Tên cơ quan/ cá nhân 1. Người gửi: Địa chỉ: DV BCCT Địa chỉ - ĐT 6. Chú dẫn NV: Tên cơ quan/ cá nhân 2. Người nhận: Địa chỉ: 7. Lọai BP: Địa chỉ - ĐT Thư/ BT/ ÂP/ GN/ HPNM xx,xxxkg 8. Khối lượng: 3. Lựa chọn của người gửi: □ 9. Cước: Cước chính: Cước DVCT: Tổng cước: Khai giá: Không KG: xxx.xxx x  □ xxx.xxx Hàng gửi xxx.xxx 4. Nội dung: BC nhận gửi: xx xx x 5. Ngày / /200 Người gửi xx-xx-xx Ký và ghi tên Ký và ghi tên

18. 2. Dịch vụ Bưu kiện: Bưu kiện trong nước có khối lượng lớn nhất đến 31,5kg. Các loại bưu kiện đặc biệt gồm có: • Bưu kiện chứa hàng nặng là bưu kiện nguyên khối không thể tách rời hoặc chia nhỏ có khối lượng trên 31,5kg nhưng không vượt quá 50kg. Hệ số tính cước là 1,4. • Bưu kiện cồng kềnh là bưu kiện có kích thước vượt quá giới hạn quy định hoặc bưu kiện có cấu trúc đặc biệt không thể xếp chung với các bưu kiện khác. Hệ số tính cước là 1,4. • Bưu kiện chứa hàng nhẹ là bưu kiện có khối lượng nhỏ hơn 167kg/m3 , tương đương thể tích > 6.000 cm3 /kg. *Cách xác định bưu kiện là hàng nhẹ: Nếu (dài x rộng x cao (cm3))/6000 > trọng lượng thực tế  kết luận đó là bưu kiện chứa hàng nhẹ.

19. Tính trọng lượng quy đổi của bưu kiện chứa hàng nhẹ: • Bưu kiện thủy bộ: Trọng lượng quy đổi = (dài x rộng x cao) (cm3) / 3300 • Bưu kiện máy bay: Trọng lượng quy đổi = (dài x rộng x cao) (cm3) / 6000 • Trọng lượng quy đổi được áp dụng để tính cước chính và cước các dịch vụ cộng thêm (kể cả DVCT máy bay/ cước lưu kho, trừ cước dịch vụ gói cột (tính theo trọng lượng thực tế). • Đối với bưu kiện là hàng nhẹ (có thể đồng thời là hàng có áp dụng hệ số tính cước BK cồng kềnh, BK dễ vỡ, BK đi và đến các hải đảo): chỉ tính cước theo khối lượng quy đổi, không áp dụng hệ số tính cước. • Bưu kiện dễ vỡ là bưu kiện có nội dung là các mặt hàng dễ vỡ như đồ sành sứ, đồ thủy tinh, các chất lỏng đóng trong chai lọ dễ vỡ, đồ điện tử, pha lê. Hệ số tính cước là 2.

20. CÔNG THỨC TÍNH CƯỚC BƯU KIỆN TRONG NƯỚC: Cước phải thu = { [ Cước chính x Hệ số tính cước (nếu có) + Cước máy bay (nếu có)] X [1 + Mức phụ phí xăng dầu] + Cước dịch vụ cộng thêm (nếu có) } Ví dụ minh họa tính cước BK: BK có trọng lượng là 2,9kg, phương thức vận chuyển là đi Đà Nẵng bằng máy bay. Trong đó: Cước BK thủy bộ: 3 kg đầu 13.000 đ; 1 kg tiếp theo là 3.600 đ; Cước máy bay đi Đà Nẵng mỗi kg hoặc phần lẻ là 10.000đ; Mức phụ phí xăng dầu là 25%. Cách tính cước BK: ((13.000) + (1*10.000+2*10.000))*(1+0.25) = 53.750 đ

21. III. Thủ tục chấp nhận Trình tự nhận gửi bưu kiện: 1.1 Kiểm tra điều kiện nhận gửi, cách gói bọc, kích thước: * Cung cấp phiếu gửi BK1. * Hướng dẫn cách gói bọc: + Yêu cầu người gửi tuân thủ đúng các qui định về hàng hóa cấm gửi và gửi có điều kiện. + Nhân viên nhận gửi phải theo dõi việc gói bọc của người gửi. + Nhân viên nhận gửi niêm phong bằng băng keo đặc thù hoặc cột dây niêm chì.

22. 1.2. Hướng dẫn cách ghi địa chỉ người gửi, người nhận trên bưu gửi và phiếu gửi BK1, lưu ý: + Ghi số điện thoại người gửi, người nhận. + Chọn gửi “Khai giá” hoặc “Không KG”. + Chọn “Chuyển hoàn ngay” hoặc “Chuyển hoàn khi hết hạn” hoặc “Hủy”. 1.3 Tính cước, cấp biên lai: + Cân bưu gửi, tính cước và ghi khối lượng, ký tên, đóng nhật ấn lên các ô qui định của phiếu gửi BK1, ghi khối lượng, cước phí lên mặt trước bưu kiện. +Thu tiền, cấp biên lai (giao 1 liên BK1 cho khách hàng) +Cấp biên lai BC01 nếu khách hàng yêu cầu.

23. BK1 PHIẾU GỬI BK TN MBC2006- Tên BC BƯU CỤC: Địa chỉ: Địa chỉ - ĐT Số hiệu Tên cơ quan/ cá nhân CA XXXXXXXXX VN 1. Người gửi: Địa chỉ: Địa chỉ - ĐT Tên cơ quan/ cá nhân 7. Chú dẫn NV: DV BCCT 2. Người nhận: Địa chỉ: Địa chỉ - ĐT xx,xxxkg 8. Khối lượng: 3. Lựa chọn của người gửi: □ 9. Cước: Cước chính: Cước DVCT: Tổng cước: xxx.xxx Khai giá: Không KG: □ x  xxx.xxx Hàng gửi 4. Nội dung: xxx.xxx 5. Chỉ dẫn của người gửi: □ CH ngay: □ x  CH khi hết hạn: Hủy: BC nhận gửi: □ xx xx x 6. Ngày / /200 xx-xx-xx Người gửi Ký và ghi tên Ký và ghi tên

24. III. Thủ tục chấp nhận 3. Dịch vụ EMS: Dịch vụ chuyển phát nhanh EMS trong nước và quốc tế là loại dịch vụ nhận gửi, vận chuyển và phát các loại thư, tài liệu, vật phẩm, hàng hóa (gọi tắt là bưu gửi) theo chỉ tiêu thời gian được Cty CP CPN Bưu điện công bố trước. Loại bưu gửi có nội dung là thư, tài liệu ký hiệu là D. Loại bưu gửi có nội dung không phải là tài liệu: mẫu hàng, hàng hóa, quà biếu . . . ký hiệu là M. Khối lượng tối đa: 31,5 kg Số hiệu bưu gửi EMS: EB XXXXXXXX X VN Ấn phẩm: Phiếu gửi E1

25. Trình tự nhận gửi: 1.1 Kiểm tra điạ chỉ người nhận: lưu ý * Hòm thư quân đội, và đại chỉ quân đội * Hộp thư lưu ký * Hộp thư thuê bao * Hộp thư gia đình * Sinh viên các trường Đại học, Cao đẳng, Trung học chuyên nghiệp Thông báo với khách hàng về việc phát bưu gửi chỉ phát giấy mời đến địa chỉ nêu trên, việc phát sẽ được thực hiện tại Bưu cục, đồng thời khách hàng phải viết và ký cam kết không khiếu nại về chỉ tiêu thời gian toàn trình trên E1.

26. 1.2 Kiểm tra điều kiện nhận gửi, cách gói bọc, kích thước: * Cung cấp phiếu gửi E1, phong bì E5, lưu ý người gửi đọc thông tin mặt sau liên thứ 3 của Phiếu gửi. * Hướng dẫn cách gói bọc: + Yêu cầu người gửi tuân thủ đúng các qui định về hàng hóa cấm gửi và gửi có điều kiện. + Nhân viên nhận gửi phải theo dõi việc gói bọc của người gửi. + Nhân viên nhận gửi niêm phong bằng băng keo đặc thù hoặc cột dây niêm chì.

27. * Hướng dẫn cách ghi địa chỉ người gửi, người nhận trên bưu gửi và phiếu gửi E1, lưu ý: + Ghi số điện thoại người gửi, người nhận trong trường hợp không tìm thấy địa chỉ người nhận + Chọn Hủy hoặc Chuyển hoàn trong trường hợp không phát được cho người nhận. + Ghi “Tờ khai BP,BK đường hàng không” (nếu bưu gửi là hàng BLĐ (chất bột, chất lỏng, thiết bị điện, điện tử)/COD1/V1/BC07….

28. 1.3 Cân bưu gửi, tính cước và ghi khối lượng, ký tên, đóng nhật ấn lên các ô qui định của phiếu gửi E1, ghi số hiệu, khối lượng, cước và đóng nhật ấn lên mặt trước bưu gửi EMS.Lưu ý thu: + Cước vùng xa nếu có (cước vùng xa được tính chung với cước chuyển phát). + Cước dịch vụ cộng thêm * Thu tiền, cấp biên lai (giao E1 liên 3 cho khách hàng) * Cấp biên lai BC01 nếu khách hàng yêu cầu.

29. 1.4 Hoàn chỉnh bưu gửi sau khi chấp nhận: * Liên thứ 2 của phiếu gửi E1, tờ khai/BC07/COD1/V1 được đính kèm với bưu gửi bảo đảm không rời khỏi bưu gửi. * Liên thứ 1: lưu chung với bản kê giao cho bộ phận khai thác để làm chứng từ nộp tiền và tra cứu khi cần thiết.

30. 4. Dịch vụ VExpress: Dịch vụ VExpress là dịch vụ chuyển phát chất lượng cao trong nước trong đó thư, tài liệu, vật phẩm, hàng hóa (gọi tắt là bưu gửi) được Bưu điện ưu tiên khai thác chuyển phát đến địa chỉ người nhận theo chỉ tiêu chất lượng và thời gian đã công bố với khách hàng. Loại bưu gửi có nội dung là thư, tài liệu ký hiệu là D. Loại bưu gửi có nội dung không phải là tài liệu: mẫu hàng, hàng hóa, quà biếu . . . ký hiệu là M. Khối lượng tối đa: 50 kg Số hiệu bưu gửi VE: VE XXXXXXXX X VN Ấn phẩm: Phiếu gửi VE1

31. Cước bưu gửi VE bao gồm: - Cước chính (cước chuyển phát và cước phụ phí xăng dầu) - Cước dịch vụ bưu chính cộng thêm khác. Đối với bưu gửi VE cồng kềnh: thu cước bằng 1,5 lần mức cước chính. Đối với bưu gửi VE hàng nhẹ: ( có KL thực tế nhỏ hơn KL quy đổi. Tính cước căn cứ vào khối lượng quy đổi KL quy đổi ( kg) = ( D x R x C) cm / 6.000

32. 5. Dịch vụ UPS: Dịch vụ UPS (United Parcel Service) là dịch vụ chuyển phát nhanh đi Quốc tế theo chỉ tiêu thời gian được UPS công bố. Loại bưu gửi có nội dung là thư, tài liệu ký hiệu là D. Loại bưu gửi có nội dung không phải là tài liệu: mẫu hàng, hàng hóa, quà biếu . . . ký hiệu là M. Số hiệu bưu gửi UPS: HXXX XXXX XXX Ấn phẩm: Phiếu gửi UPS AirWay Bill Cước: theo bảng giá cước hiện hành. Khối lượng tối đa là: 70kg Chiều dài tối đa; 270cm Chu vi khối tối đa: 330cm< Công thức tính trọng lượng khối (kg) = ( D x R x C) cm / 5.000

33. IV. Giao bưu gửi nhận tại địa chỉ cho bộ phận khai thác Bưu tá/ Nhân viên giao nhận giao bưu gửi nhận được cho người phụ trách. Việc giao nhận giữa các bộ phận phải có chữ ký trên các chứng từ liên quan.

34. V. CÁC DỊCH VỤ CỘNG THÊM • Dịch khai giá: • Dịch vụ khai giá là dịch vụ trong đó người gửi kê khai giá trị BPBK để nhận giá trị bồi thường tương ứng với giá trị kê khai trong trường hợp BPBK bị mất hoặc hư hại. • Chú ý: • Mức giá khai tối đa: • Tài liệu ≤ 5.000.000 đồng. • Hàng hóa ≤ 100.000.000 đồng. • Giấy tờ, hàng hóa đặc biệt ≤ 30.000.000 đồng

35. Cước bưu gửi khai giá bao gồm cước dịch vụ cơ bản áp dụng cho từng loại bưu gửi & cước khai giá. • Cước dịch vụ khai giá bưu gửi EMS: thu 3% giá trị khai, tối thiểu thu 9.091 đồng (chưa bao gồm 10% thuế GTGT). • Phương thức thể hiện cước: áp dụng theo quy định của dịch vụ tương ứng.

36. 2. Báo phát: Dịch vụ báo phát là dịch vụ trong đó người gửi được nhận một giấy báo phát xác nhận về việc BPBK đã được phát đến địa chỉ nhận. Sau khi phát BPBK, giấy báo được chuyển trả cho người gửi bằng GSSV.. BÁO PHÁT GHI SỐ

37. 3. Phát tận tay: Dịch vụ phát tận tay là dịch vụ trong đó người gửi yêu cầu phát BPBK đến tận tay người nhận có tên trên phần địa chỉ nhận. Bưu gửi sử dụng dịch vụ phát tận tay được phát đến người nhận 2 lần đầu. Nếu không phát được tận tay người nhận và người gửi không có yêu cầu gì khác thì chuyển hoàn bưu gửi. PHÁT TẬN TAY MAIN PROPRE

38. 4. Phát hành thu tiền (COD): Dịch vụ phát hàng thu tiền là dịch vụ trong đó người gửi BPBK yêu cầu Bưu Điện thu hộ một khoản tiền từ người nhận khi phát bưu gửi tới người nhận hoặc địa chỉ nhận. Giá trị tối đa cho 01 bưu gửi COD: 50.000.000 đồng

39. Cước bưu gửi COD bao gồm: Cước DV cơ bản áp dụng cho từng loại bưu gửi. - Cước dịch vụ phát hàng thu tiền - Cước chuyển tiền. - Cước dịch vụ bưu chính cộng thêm khác. Cước dịch vụ COD trong nước: thu 0,75% giá trị bưu gửi tối thiểu thu 7.000 đồng (chưa bao gồm 10% thuế GTGT).

40. Trân trọng cám ơn