Schulinformationssystem

1. Einführung eines Schulinformationssystems am Beispiel der Berufsbildenen Schulen Zeven (Kivinan) Schulinformationssystem Verden, 02. Mai 2005 Henning Burow Arne Fischer Michael Skibbe Institut für Informationsmanagement Bremen GmbH (ifib) Forschungs- und Beratungsinstitut an der Universität Bremen Am Fallturm 1 28359 Bremen www.ifib.de

2. Idee und Ansatz Ausgangssituation Kivinan: • Schulzentrum in Zeven (BBS, Fachgymnasium), ca. 2.200 Schüler, 120 Lehrkräfte • Zusammenarbeit in verschiedenen Strukturen • Information: „klassisch“ (Zettel in Fächern, schwarzes Brett) • Kommunikation: persönlich, Nachrichten in Fächern •  aufgrund der Arbeitsstruktur (unterschiedliche Vor-Ort Arbeitszeiten) oft nicht optimal und zeitversetzt Ansatz: Verbesserung und Effizienzsteigung von • Information, • Kommunikation und • Koordination innerhalb des Kollegiums durch Einführung eines computergestützten schulinternen Informationssystems.

3. Definition Informationssystem: Ein Informationssystem besteht aus Menschen und Maschinen, die Information erzeugen und/oder benutzen und die durch Kommunikations-beziehungen miteinander verbunden sind. [Hansen (1996), S. 67] Groupware: Groupware ist Software, die auf den Entwurf und die Implementierung von komplexen arbeitsgruppen-orientierten Informationssystemen ausgerichtet ist.“ [Finke 1991]

4. Typologie von Schulinformationssystemen

5. Das Problem der „richtigen“ Informationen… • Dilemma des Informationsmanagements: Datenflut  (empfundener) Informationsmangel • Informationslogistik = Vorhandensein … • der richtigen Information (aktuell benötigt, verstanden, fehlerfrei), • zum richtigen Zeitpunkt (sofort zur momentanen Verwendung, für die Fällung von Entscheidungen ausreichend), • in der richtigen Menge (so viel wie nötig, so wenig wie möglich), • am richtigen Ort (beim Empfänger verfügbar), • in der erforderlichen Qualität (ausreichend detailliert und wahr, unmittelbar). Krcmar 2003: Informationsmanagement, S. 66

6. Prozess der Anforderungsdefinition undSystementwicklung in Kivinan • Grundsatz: • Bereitstellung der notwendigen Funktionen und Informationen • Reduktion auf das Notwendigste • Nutzung durch das gesamte Kollegium – alle müssen Zugang haben (Anbgrenzung: zunächst kein Zugang für Schüler) • Partizipative Anforderungsermittlung • Repräsentative Befragung per Fragebogen • Durchführung Interviews • Iterative Entwicklung und Rückkopplung • Präsentation von Zwischenergebnissen • Feedback bei der Systementwicklung • Präsenz vor Ort – häufige Kontaktmöglichkeit

7. Ergebnisse - Kernfunktionen • Wesentlicher Anspruch: Unterstützung der Koordination • Unterstützt die eigene und die gemeinsame Arbeit in Teams (nach Absprache) • Terminkalender: • Schultermine (allgemein, Teams, eingeschränkt privat) • Stunden, Vertretungs- und Klassenplan • Raumverwaltung: Belegung • Ressourcenverwaltung: Überblick und Reservierung • Information: „News-Bereich“ (verbindlich) • Dokumentenverwaltung: Austausch und Bereitstellung • Informationen, Formulare, Unterrichtsmaterial • Öffentlich / privat • Kommunikation: E-Mail • Ortsunabhängiger Zugriff (in Schule / von zu Hause)

8. Beispiel 1: Start / Newsbereich

9. Beispiel 2: Ressourcenverwaltung

10. Beispiel 3: Dokumentenverwaltung

11. Danke für die Aufmerksamkeit!!! Ihre Meinung? Fragen? Kontakt: kivinan@tzi.de Am Fallturm 1, 28359 Bremen Telefon: ++49(0)421 218-2674 Telefax: ++49(0)421 218-4894 Internet: www.ifib.de Arne Fischer afischer@ifib.de