MANAGEMENT

1. MANAGEMENT KONTROLA

2. Kontrola jako sekvenční manažerská funkce SEKVENČNÍ FUNKCE PARALELNÍ FUNKCE plánování analyzování řešených problémů organizování výběr a rozmístění pracovníků rozhodování realizace, implementace vedení lidí kontrola

3. KONTROLA- základní pojmy - • Kontrola– kritické zhodnocení reality, posouzení zda bylo dosaženo shody reality s plánem • Neshoda– nesplnění specifikovaného požadavku; jde o nežádoucí jev, který je třeba napravit • Audit (prověrka)– systematické, nezávislé a dokumentované zkoumání procesů, činností, popř. funkce útvaru z hlediska naplňování stanovených zákonů, standardů, postupů, efektivního využívání zdrojů a žádoucího dosahování stanovených cílů. • Controlling– získávání nových poznatků o řízené realitě na základě systematického zachycení informací a jejich vyhodnocování, které je používáno pro manažerské rozhodování, koordinaci či plánování

4. Vnitřní a vnější kontrola • Vnitřní kontrola • Běžná (standardní) vnitřní kontrola – součást systému řízení každého vedoucího. Kontrola výstupů i průběhu procesů. Nástroj posilující odpovědnost vedoucího za svěřený útvar. • Interní audit – prováděný pracovníkem organizace • Controlling – součást vnitropodnikového ekonomického řízení sledující hospodaření vnitropodnikových útvarů • Automatická kontrola – zpětná vazba řízení technologických procesů. Výsledky kontroly jsou zaznamenávány a vyhodnocovány v reálném čase. Umožňuje operativní regulační zásahy. • Externí kontrola • Kontrola kontrolními orgány vyplývající z: • Smluvních požadavků (soukromoprávní vztahy) • Zákonných požadavků (veřejnoprávní vztahy) • Externí audit – prováděný externími pracovníky nebo firmami • Forenzní audit – uplatňují se účetní, finanční a obchodní znalosti a dovednosti s cílem odhalit údajný podvod a vyřešit obchodní a právní spory.

5. Vnitřní struktura kontrolní činnosti- obecná deskripce kontrolního procesu - • Určení předmětu kontroly • Získání a výběr informací pro kontrolu • Ověření správnosti získaných informací • Hodnocení kontrolovaných procesů • Závěry a návrhy opatření • „nech být“ • „proveď korigující opatření“ • „přijmi nové řešení“ • Zpětná kontrola

6. Algoritmus kontrolní činnosti START Sběr a ověření informací Ano Hodnocení Ne Nech být Nové řešení Částečně KONEC Korekce KONEC Revize Ne KONEC

7. Hodnotící kritéria • Srovnání dle standardů • Obecné normy chování - BOZP, hygiena, … • Specifické požadavky - přednost je vždy dávána měřitelným, čili kvantifikovatelným ukazatelům • Fyzikální veličiny - teploty, tlaky, hmotnosti, objemy, kusy • Ekonomické veličiny - náklady, výnosy, závazky, pohledávky • Kombinované veličiny – N/ks, N/m2 • Neměřitelné veličiny - specifikace barev, kvalita povrchu • Časové srovnání- např. meziročně, meziměsíčně, s ohledem na plán, výsledkem jsou např. trendové linie • Konkurenční srovnání - oborové, příp. i mezioborové • Správné řídící a provozní praktiky- nestanoveny písemně, obecně dané, pravidla pro zpracování technické dokumentace,

8. Neshody Neshoda – disproporce mezi specifikovaným požadavkem a jeho realizací.Jde o nežádoucí jev,který je nutné korigovat. Faktor snižující produktivitu práce a ohrožující dosahování cílů organizace. Velikost a hranice významnosti neshod (odchylek) je vhodné stanovit předem. Formy neshod a jejich důsledky: • Podvod, zpronevěra, tunelování- finanční ztráta • Nespokojenost zákazníků– pokles podílu na trhu, ztráta image • Reklamace– uplatnění penále, náhrada škody • Vada ve výrobě– znehodnocení materiálu a energií, neužitečné vynaložení lidské práce, neproduktivní zatížení výrobních kapacit, vícenáklady na nápravu nebo likvidaci zmetků apod.

9. Míra užitečnosti kontroly Náklady na kontrolní činnost snižují výnosy, ale to samé může způsobit její absence REALIZACE KONTROLY kontrola je neproduktivní činnost ABSENCE KONTROLY kontrola je neproduktivní činnost NÁKLADY na kontrolní činnost RIZIKO ZTRÁT v důsledku nezjištěných nedostatků PŘÍNOSY z realizace kontrolní činnost c í l Efektivita kontrolní činnosti

10. Systém kontrolní činnosti Preventivní opatření Předběžná kontrola Řízená realita (předmět kontroly) Konečná kontrola Průběžná kontrola • Konečná kontrola – kontrola výsledků pouze na konci procesů je neefektivní • Průběžná kontrola – představuje efektivnější řešení než konečná kontrola • Předběžná kontrola – prověření všech faktorů a podmínek ovlivňujících průběh procesu • Preventivní opatření – vylučují nežádoucí stavy, omezují nutnost kontrolní činnosti, čímž dochází k omezení neproduktivní činnosti – tj. kontroly a tudíž i k vyšší produktivitě firmy

11. Princip prevence Princip prevence– jeden z obecných principů manažerské práce. Převzat z managementu kvality. Vychází z principu, že čím dříve se objeví a odstraní nedostatek, tím nižší budou s ním spojené ztráty. 1 prevence 10 průběžná náprava 100 odstranění neřešených problémů Pravidlo „deseti“

12. Systém kontroly a zpětné vazby

13. Účel kontroly • Inspekční funkce – zjišťuje skutečný stav sledované reality • Preventivní funkce – působí svou přítomností • Eliminační funkce – na základě kontroly jsou činěny zásahy zamezující vzniku nežádoucích situací

14. Vlastnosti kontrolního systému Funkční kontrolní systém by měl poskytnout odpovědi na otázky: • Proč kontrolovat? Účel a smysl kontroly • Co kontrolovat? Předmět kontroly • Kdo kontroluje? Subjekt kontroly • Kdy kontrolovat? Periodicita kontroly • Jak kontrolovat? Způsob a metody kontroly

15. Vlastnosti kontrolního systému- předmět kontroly - • Určuje odpověď na otázku „Comá být kontrolováno?“ • Nejdražší jsou plošné kontroly. Určení předmětu kontroly snižuje náklady na kontrolní sytém, dochází k tzv. „diferenciaci kontroly“, tzn., že není nutno kontrolovat všechny činnosti Zvýšené úsilí kontrolovat se zaměřuje na: • Regulované elementy – elementy podléhající určitým právním omezením • Nestabilní procesy – procesy u nichž se v minulosti vyskytly neshody a nápravná řešení nabyla účinná • Zvláštní procesy – aktivity, které se následně nedají nebo se dají jen velice nákladně opravit, a proto jim musí být věnována mimořádná pozornost • Nové aktivity – často existuje vyšší potenciální riziko různých nedostatků, např. nový výrobek, nová technologie, nový zaměstnanec, nový druh materiálu atd. 1

16. Vlastnosti kontrolního systému- předmět kontroly - • Další hlediska klasifikace předmětu kontroly: • kvantitativní • ekonomické • kvalitativní • časové aspekty • Úplná kontrola – nákladná. Kontrolují se všechny elementy předmětu kontroly • Neúplná kontrola • Kontrola náhodná – rozsah prvků určen náhodně, případně podle uvážení kontrolora • Kontrola statistická – rozsah prvků i rozhodné kritérium kontroly je dáno předem 2

17. Vlastnosti kontrolního systému- subjekt kontroly - Určuje odpověď na otázku „Kdo má kontrolovat?“ • Vedoucí pracovníci, „Kdo řídí – také kontroluje“ • Jednotliví zaměstnanci, potřeba pracovního klimatu, vytvářející potřebu vlastní kontrolní činnosti • Vnitřní kontroloři • Specialisté zaměstnaní pro kontrolu jako profesi (podnikový kontrolor, pracovník technické kontroly, zaměstnanec útvaru controllingu) • Pracovníci vyškolení ve vybraných technikách kontroly, provádějící tuto činnost se svou základní profesí (interní auditoři, bezpečnostní technik • Externí kontroloři pracující pro potřeby organizace

18. Vlastnosti kontrolního systému- periodicita - Určuje odpověď na otázku„Kdy se má kontrolovat“ • Termín kontroly • Řádná – plánovaná (pravidelná), existuje plán kontrol • Mimořádná – operativní (nepravidelná), při aktuálním projevu nežádoucí skutečnosti • Četnost kontroly • Obecně se doporučuje minimálně1x ročně zkontrolovat všechny procesy a útvary. Častější kontrole podléhají rizikové a prioritní aktivity organizace. S ohledem na vývoj prověřované reality dělíme kontrolu na: • Předběžnou– preventivní charakter, prověřuje způsobilost faktorů (činitelů) pro vznik a správný průběh činností nebo procesů • Průběžnou– zaměřena na soulad s řídícím záměrem nebo efektivitu činnosti nebo procesu • Následnou– zjišťuje zda bylo dosaženo požadovaných výsledků. Slouží pro jejich potvrzení

19. Předpoklady vnitřní kontroly • Výchozím předpokladem je profesionální přístuppracovníka kontroly odpovídající specifickým požadavkům: • Základní společenské zásady • Odborný přístup • Respekt k prověřovanému jako partnerovi – etika kontroly • Pracovník kontroly musí zvládat techniku kontroly, při kontrolování zjišťujeme fakta, nepoučujeme a nedoporučujeme • Pracovník kontroly by se měl vyvarovat přijímání unáhlených závěrůa mylných obvinění

20. Fáze vnitřní kontroly Činnost vnitřní kontroly lze rozdělit do třech fází: • Přípravná fáze • Cílem je vypracovat program kontroly • Při prověřování lze použít dvě techniky (individuální dotazník, standardní postup) • Realizační fáze • Úvodní jednání • Prověřování na místě • Závěrečné vyhodnocení • Hodnotící fáze • Uzavírá průběh vnitřní kontrolní akce • Je zpracováván kontrolní protokol, protokol o neshodách a další dokumenty

21. Efektivní kontrolní systém • Kontrola na všech úrovních • Neformálnost kontroly („kontrola pro kontrolu“) • Ti, co kontrolují musí věřit systému • Autorita kontroly (dostatek účinných postihů), stanovení jednoznačné odpovědnosti • Flexibilita • Přesnost kontroly, měřitelnost výsledků • Včasnost kontroly (preventivní aspekt) • Nákladově efektivní • Srozumitelnost závěrů • Rovnováha mezi objektivitou a subjektivitou • Koordinace s plánováním, organizováním a řízením lidských zdrojů • Etika kontrolní činnosti

22. Tendence rozvoje kontrolní činnosti • Využívání nových kvalit počítačově podporovaných informačních systémů • Spolehlivost sběru, přenosu, uchování, transformace a využití důležitých údajů (informací) v integrovaných databázových systémech rychlá identifikace kritických odchylek a přiměřená následná reakce. • Integrační propojení informačních procesů ve třech dimenzích firemního řízení. Vzájemné propojení a rychlá aktivní interakce strategických a operačních kontrolních procesů. • Zvýšení úrovně participace zaměstnanců – vytváření klima samokontroly a motivace ke kvalitě (kroužky jakosti) • Využívání metod porovnání a rychlé reakce – předpokladem je monitorování dobrých i špatných zkušeností z podobných procesů,zhodnocení poznatků jiných pro včasné identifikace kontrolních akcí a jejich provedení. Porovnání se týká jak zkušeností externích, tak vnitropodnikových.