Brno, 19.2.2013 Kvalita, úspory, strategické řízení a štíhlá administrativa (metoda KAIZEN, Lean)

1. Brno, 19.2.2013 Kvalita, úspory, strategické řízení a štíhlá administrativa (metoda KAIZEN, Lean) Ing. Milan Půček, MBA, PhD., Ing. David Koppitz, MEPCO s.r.o. V japonských systémech řízení kvality (např. KAIZEN, Lean, systém Toyota) je kvalita chápána jinak, než v Evropě. Oni kvalitu chápou jako hodnotu pro zákazníka, za kterou je zákazník ochoten zaplatit. Hlavním úkolem „kvalitářů“ není „dělat kvalitu“ nebo hlídat „nekvalitu“, ale být mistry v nalézání a odstraňování plýtvání (ztrát – tedy toho, za co zákazník není ochoten zaplatit). Velmi se to podobá Baťovu systému řízení z 30. let. 1

2. Témata • 1. Úvod, vymezení problému – úspory a plýtvání • 2. Principy: efektivní řízení ve vazbě na kvalitu, úspory, strategické řízení; • 3. Metody a nástroje štíhlé administrativy • 4. Dotační příležitosti pro města • 5. Rekapitulace a závěr

3. Chytrá veřejná správa Ke stažení: http://www.mmr.cz/Kohezni-politika-a-Uzemni-agenda-EU/Kohezni-politika/Dokumenty Efektivní zavádění a řízení změn 3

4. Vyšlo v 11/2012 – NSZM (volně ke stažení na www.nszm.cz) Vyšlo v 6/2012 ve Wolters Kluwer Dosahování úspor a odstraňování plýtvání ve veřejném sektoru František Ochrana, Milan Půček STRATEGICKÉ PLÁNOVÁNÍ A ŘÍZENÍ PRO OBCE, MĚSTA A REGIONY Milan Půček, David Koppitz 4

5. Vymezení pojmů plýtvání, úspory „Plýtváním ve veřejném sektoru“ se rozumí takové nakládání s veřejnými zdroji, které porušuje principy hospodárného, efektivního a účelného nakládání s veřejnými zdroji. Důsledkem je vyšší vynaložení veřejných zdrojů, nežli odpovídá optimu. Jestliže odhalujeme plýtvání a hledáme způsoby, jak je eliminovat, pak pro účinnost této eliminace používáme pojem „úspory ve veřejném sektoru“. „Úspory ve veřejném sektoru“ můžeme vymezit jako dodatečné zdroje, které byly (budou) získány veřejným sektorem v důsledku racionalizačních opatření ve srovnání s původně realisticky kalkulovanými zdroji. Úspory jsou výsledkem racionalizačního postupu či opatření, které vede k vyšší hospodárnosti, efektivnosti a účinnosti při plnění stanoveného cíle. + vliv na ŽP 5

6. Účelnost, efektivnost a hospodárnost (dle MF) Účelností se rozumí takové použití veřejných prostředků, které zajistí optimální míru dosažení cílů při plnění stanovených úkolů. Hospodárností se rozumí takové použití veřejných prostředků, kdy stanovených cílů a úkolů dosahujeme s co nejnižším vynaložením zdrojů. Efektivností se rozumí takové použití veřejných prostředků, jímž se dosáhne nejvýše možného rozsahu, kvality a přínosu plněných úkolů ve srovnání s objemem prostředků vynaložených na jejich plnění. + vliv na ŽP 6 Pramen: MF-CHJ (2004)

7. Racionální a neracionální úspory Pro racionální úsporu Ur platí, že U r = CP - CR > 0 , za podmínky, že Ur – CV > 0 , kde Ur dosažená úspora, CV vyvolané náklady, CP původně plánované náklady, CR reálně vynaložené náklady Podrobněji viz publikace Ochrana-Půček (2012): Dosahování úspora a odstraňování plýtvání 7

8. 2. Principy dosahování úspor a štíhlé organizace 8

9. Přehled principů Týká se (a) zaměstnanců, politiků, (b) dodavatelů či partnerů organizace, (c) zákazníků, veřejnosti, médií Týká se spolupráce všech aktérů (veřejného, ziskového, neziskového sektoru, veřejnosti, občanů, médií, …) • (1) Integrita, hodnoty, nekorupčnost Týká se výstupů pro zákazníka a vlivu na společnost • (2) Hodnota pro zákazníka, společnost (6), (7), (8), (9), (10) se týká vnitřního prostředí organizace, jejího systému řízení a vedení atd. (3) Partnerství a synergie (4) a (5) se týká politiků, úředníků, zaměstnanců (4) Přijímání odpovědnosti (5) Kompetentnost, výkonnost, motivovanost (6) Zdravé finanční řízení (míra zadlužování, …) (7) Systémový přístup k řízení úspor (8) Strategické řízení úspor, vyjasněné cíle a orientace na jejich plnění (9) Optimalizace (10) Účelné nakládání s majetkem, řízení investic a projektů, veřejné zakázky 9

10. Principy 1: Charakter, sdílené hodnoty, nekorupční jednání - vysvětlení 10

11. Principy 1: Charakter, sdílené hodnoty, nekorupční jednání: audit 11

12. Principy 2: Hodnota pro zákazníka, občana a společnost- vysvětlení Součástí tohoto principu je: (1) hledání souladu mezi tím, co občané města požadují z hlediska rozsahu nebo kvality a tím, na co jsou k dispozici veřejné prostředky na úrovni města - jde tedy o diskusi, zda je lépe dávat více prostředků do (a) nových investic, (b) do oprav např. chodníků, (c) nebo zda více podporovat školství, (d) nebo sociální služby, (e) kulturu atd. atd. (2) hledání souladu v rámci existujícího standardu mezi konkrétním zákazníkem a konkrétním poskytovatelem veřejné služby (například MHD, technické služby města, konkrétní škola atd.) v rámci finančních možností tohoto poskytovatele. 12

13. Principy 3: Partnerství, synergie - vysvětlení Synergie je vlastnost systému dosáhnout vyšší kvality, výkonnosti nebo nákladové efektivnosti, než je pouhý součet jednotlivých částí. Výsledkem synergie je synergický efekt, kterým je dodatečná (příznivá a přidaná) hodnota aktivit, činností či rozhodnutí. 13

14. Principy 4: Přijímání odpovědnosti- vysvětlení Audit: 14

15. Principy 5: Kompetentnost a výkonnost zaměstnanců- vysvětlení „Formální“ kompetence Reálná kompetence (způsobilosti zaměstnanců) = jako jeden z předpokladů pro efektivní řízení úspor  Potřebná oprávnění (osvědčení, licence, průkaz, diplom atd.) Znalosti (vědět jak) Praxe (zkušenosti, osobní prožitky) Schopnosti (dovednosti, talent – vrozené a rozvinuté) Charakter (svědomí, integrita atd.) Disciplína (návyk dělat to, co je třeba)  Elán (nadšení, ochota, zájem, přístup k práci atd.) „Tvrdé“ kompetence „Měkké“ kompetence Kompetenční model 15

16. Princip 6: Zdravé finanční řízení - vysvětlení 16

17. Provázaní rozpočtu se strategickým řízením (zjednodušené zobrazení rozpočtu) Daňové příjmy (výlučné daně; sdílené daně; místní poplatky; správní poplatky) Nedaňové příjmy (příjmy z vlast. činnosti; příjmy z nájmu; odvody přísp. organizací; úroky; sankční platby; prodej neinvestič. majetku; splátky půjček) Kapitálové příjmy (prodej investičního majetku; prodej akcií a majetkových podílů) Dotace- nárokové - účelové (granty) Rozpočet Schodek/Přebytek VÝDAJE: PŘÍJMY: Provázání se strategickým řízením Běžné výdaje (platy; povinné pojistné; nákup zboží a materiálu; nákup energií; dopravní obslužnost; nákup služeb; výdaje na opravy a údržbu; dotace, příspěvky, dary; příspěvky přísp. organizacím; dotace veřejným rozpočtům; sankč. platby; úroky a fin. výdaje) Kapitálové výdaje (pořízení hmotného majetku; pořízení nehmotného majetku; nákup pozemků; akcie a majetkové podíly; dotace a příspěvky; investiční půjčky) Řeší se např. přijetím úvěru 17

18. Princip 7: Systémový přístup k řízení (např. dle modelu „Dělat správné věci správně“)- vysvětlení 18

19. Dělat správné věci správně Šipky naznačují tlak, který je vytvářen pomocí metod a přístupů Smart Administration Týká se všech 3E, ale zejména hospodárnosti a efektivnosti Týká se zejména účelnosti • Dělat (vybrat) správné věci (cíle) • Správně je provádět Úspěch vyžaduje zvětšovat průnik – dělat správné věci správně a správně komunikovat Správně komunikovat Týká se zejména hodnoty pro zákazníka, občana, společnost - účelnost 19

20. Principy 8: Strategické řízení úspor, vyjasněné vyvážené cíle a orientace na jejich dosahování - vysvětlení 20

21. Metoda BSC nebo MbO • Víme, co chtějí občané, co je pro ně důležité (hodnota pro zákazníka/občana)? Jaké mají potřeby a zda odpovídají našim možnostem? Co musíme změnit či udělat, aby byli spokojeni? Jak změnit náš dopad na prostředí a společnost? Cyklus změny (zlepšování) strategického řízení – ověření platnosti podmínek, na základě kterých byla vize a strategie stanoveny 4. Občanská (zákaznická) perspektiva Jaké změny zdrojů a financování musíme provést, abychom naplnili vizi, občané byli spokojeni a byly řešeny naše dopady na prostředí a společnost? 3. Finanční perspektiva (hospodaření a majetek) 1. Perspektiva učení se a růstu STRATEGIE VIZE Co všechno se musíme naučit, jaké kompetence změnit a jaké technologie musíme získat, abychom to zvládli? Umíme reagovat na měnící se socioekonomické podmínky? 2. Perspektiva interních procesů Jakými procesy nebo jejich změnou zajistíme naplnění vize a strategie, spokojenost občanů, řešení vlivů na prostředí a společnost a dostatek zdrojů? 21

22. Princip 9: Optimalizace (např. pomocí procesního přístupu) 22

23. Optimalizace – kritéria hodnocení + vliv na ŽP 23

24. Princip 10: Účelné nakládání s majetkem, řízení investic a projektů, veřejné zakázky 24

25. Druhy investic a možnosti identifikace úspor 25

26. 3. Metody a nástroje štíhlé administrativy 26

27. Nástroje a techniky „štíhlé administrativy“ • štíhlé administrativy“ Nástroje a techniky „štíhlé administrativy“ Nástroje jsou použity pro odstranění plýtvání při respektování nebo zvyšování hodnoty pro zákazníky Cíl • Efektivní řízení času a porad Principy a filosofie jako východisko pro „štíhlou administrativu“ a úspory • Procesy kvality Odstranění 7+1 druh plýtvání (ztrát) • Nástroje štíhlé administrativy • Standardizo- vaná práce Principy • Náklady ↓ Kvalita ↔↑ Výkony ↑ • Štíhlý layout (rozmístění prostor) • Hodnota pro zákazníka a účelnost Workshop • Týmová práce • 5S a vizualizace • Řízení toku hodnot 27

28. Nástroje a techniky „štíhlé administrativy“ • štíhlé administrativy“ • nástrojů a technik „štíhlé administrativy“ • Odstranit 7 + 1 druhů plýtvání (ztrát) Principy • 5S a vizualizace (Vizual Kaizen Office) • Štíhlá administrativa Náklady ↓ Kvalita ↑↔ Výkony ↑ 1 • Zlepšování procesů služby (Proces Kaizen Office) 2 • Optimalizace výstupu služby (Object Kaizen Office) 3 28

29. 7 + 1 druhů plýtvání 29

30. Audit: neúčelnost (nadbytečná práce) 30

31. 4. Dotační příležitosti pro města 31

32. Návrh zaměření rozvojových priorit pro čerpání fondů EU po roce 2013 • Usnesení vlády č. 650/2011 = rozvojové priority • zvýšení konkurenceschopnosti ekonomiky • rozvoj páteřní infrastruktury • zvyšování kvality a efektivity veřejné správy • podpora sociálního začleňování, boje s chudobou a systému péče o zdraví • integrovaný rozvoj území

33. Základní úvaha pro projekty OP LZZ

34. Procesní model strategického řízení Přijetí rozhodnutí a vytvoření podmínek pro jeho realizaci: Výstup: schválení projektového rámce Provedení analýzy: Výstup: Analytická část strategického plánu (≈ profil obce) Ověření trvalého zavedení a změny plánu (opakování cyklu): Výstup: Ověření trvalého zavedení, změny a nový cyklus Správná komunikace, sdílení strategie a respektování principů: Výstup: Např. komunikační plán, audit principů řízení Plánování strategie (vize, cílů, indikátorů, finančních a časových rámců): Realizace strategického plánu, kontrola, jeho hodnocení: Výstup: Realizované projekty, naplněné cíle, pravidelné zprávy o naplňování plánu pro dlouhodobý strategický plán Výstup: Návrhová část strategického plánu  Vytvoření systému strategického řízení (zavedení implementačních pravidel): Výstup: Schválení strategického plánu včetně implementačních pravidel nebo/a pro akční plány Výstup: Střednědobé či roční plány, tematické (koncepční) dokumenty 34 Zdroj: NSZM

35. Rekapitulace a závěr Témata prezentace: 1. Úvod a vymezení problému 2. Principy a audit principů 3. Metody a nástroje štíhlé administrativy Chang a Morgan (2000) ve své knize Performance Scorecard hovoří o 3 typech manažerů: Ti, kteří znají skóre a vědí, že vítězí Ti, kteří znají skóre a vědí, že prohrávají Ti, kteří skóre neznají Ing. Milan Půček, MBA, PhD. Ing. David Koppitz milan.pucek@seznam.czdavid.koppitz@mepco.cz Děkujeme všem statečným politikům a zaměstnancům veřejné správy, kteří bez ohledu na své nepohodlí každodenně usilují o to, aby „správné věci dělali správě“. 35