Escuela Latinoamericana de Pensamiento y Diseño Sistémico ( ELAPDIS )

1. CENDITEL Centro Nacional de Desarrollo e Investigación en Tecnología Libres Escuela Latinoamericana de Pensamiento y Diseño Sistémico (ELAPDIS) Seminario de Verano sobre Diseño y Diagnóstico Organizacional a partir de la Cibernética Organizacional Alfonso Reyes Alvarado Universidad de los Andes, Bogotá Julio 10 y 11 de 2008

2. Temas de la quinta parte • Análisis de discrecionalidad • Autonomía y discreción • Centralización .vs. Descentralización funcional • Centralización de recursos y descentralización funcional • Un método para balancerar autonomía y cohesión (ejemplo) • Construcción del Modelo del Sistema Viable • Mecanismo de Cohesión • Mecanismo de Adaptación • Recursividad

3. El punto de partida Centralización .vs. Descentralización NO es un problema ideológico; es un problema de diseño

4. ¿Cuál es el problema? • Una inadecuada centralización produce: - Cuellos de botella • “Burocracia” (cargos que • no agregan valor, “mirar • y firmar”) • Decisiones tomadas • sin contexto

5. Bueno, esta realmente no es la reunión. Es la reunión preparatoria de la reunión en donde decidiremos cuando reunirnos para elaborar la agenda de la reunión ¿Cuál es el problema? • Una inadecuada descentralización genera: • “Burocracia” (tiempo ocioso); • Descoordinación

6. El enclave conceptual • Discreción se define como delegación más capacidad de acción. • El propósito del análisis es estudiar la forma en que se distribuyen los recursos y las funciones en una organización. • La herramienta asociada es la matriz de Recursión-Función. • Esta matriz cruza los procesos misionales con los procesos de apoyo de la entidad.

7. ¿Reformulación del problema? • Para realizar los procesos de apoyo se requieren recursos:Personas; tecnología; insumos, etc. ¿En donde situar estos recursos? Hay dos posibilidades: 1) Los recursos de los procesos de apoyo deben ser compartidos por varios procesos misionales (centralización). • 2) Los recursos de los procesos de • apoyo deben formar parte de los • recursos de los procesos • misionales (descentralización)

8. Proceso de apoyo Mantenimiento de sistemas de información Icfes Oficina de sistemas SNP Vig. y ctrol. de Inst. de Educ. Sup. Técnico en sistemas Procesos misionales Técnico en bases de datos Alternativa 1 Alternativa 2 Alternativa 3 Alternativa 4 Ejemplo

9. Proceso de apoyo Mantenimiento de sistemas de información Icfes SNP Vig. y ctrol. de Inst. de Educ. Sup. Procesos misionales Una solución Oficina de sistemas Apoyo compartido Técnico en bases de datos Este tipo de análisis permite definir con precisión la distribución de los Recursos (humanos, tecnológicos y de insumos) en todos los procesos misionales de la entidad.

10. Criterio para el diseño • Comprender la relación entre el proceso de apoyo (PA) y el proceso misional (PM) al que sirve. • Si el PA es crucial para el éxito del PM; • Si el PA tiene características particulares propias del PM; • Si la demanda por el PA es alta. • Entonces es muy probable que deba descentralizarse

11. Matriz de Recursión-Función

12. Motor 1 Máquina Termina- ción Ensambla je Tabla de Recursión-Función

13. Tabla de Recursión-Función Posibles problemas !!!

14. Organigrama de Satena

15. SATENA Villavicencio Medellín Cali Bogotá Transporte aéreo Manteni- miento Transporte de pasajeros Transporte de carga y correo Vuelos Charter Intervuelos Rutas comerciales Rutas sociales Desdoblamiento de procesos misionales

16. Satena (matriz de Rec/Función)

17. Desdoblamiento de funciones reguladoras • Una función reguladora se puede descomponer en sub-funciones, sub-sub-funciones …. • Talento Humano (Selección, contratación, capacitación, evaluación) • Gestión de sistemas (diseño, desarrollo, mantenimiento, entrenamiento) • La descomposición se detiene cuando la distribución de discrecionalidad se hace indiferenciable.

18. Satena (diferenciación de un proceso de apoyo) Consolidar ventas en el país Coordinar ventas en Bogotá Vender pasajes en Bogotá Vender servicio de carga y correo en Bogotá Vender servicio de vuelos charter en Bogotá Vender servicio de intervuelos en Bogotá Coordinar ventas en Medellín

19. Centralización de recursos pero descentralización funcional • Es posible centralizar recursos altamente especializados pero descentralizar su apoyo funcional mediante el empleo de tecnología de comunicación.

20. Organization chart Building the function/recursion table Workshops Process´map Entrevistas Entrevistas Entrevistas Interviews Un método para balancear autonomía y cohesión To analize centralized functions To design the level of discretion Diagnostic Structural adjustments To analize decentralized functions To design a cohesion mechanism

21. Elaborar la matriz de R/F A partir del desdoblamiento de procesos se llena la primera columna; A partir del organigrama y el mapa de procesos se llenan los nombres de las demás columnas. A partir de entrevistas se llenan los cruces de filas y columnas.

22. Analizar los procesos centralizados Listar todos los procesos que se encuentren centralizados; Verificar si en estos procesos se presentan “cuellos de botella”; Para estos, estudiar la factibilidad de delegarlos; Revisar el perfil requerido y el manual de funciones respectivo.

23. Analizar los procesos descentralizados Listar todos los procesos que se encuentren descentralizados; Verificar si en estos procesos se presentan problemas de coordinación; Para estos, diseñar un mecanismo de cohesión; Revisar el perfil requerido y el manual de funciones respectivo.

24. Revisar perfiles y manuales • Una vez ajustada la matriz de R/F se listan los procesos misionales que fueron afectados; • Para cada uno de estos procesos misionales se verifican las funciones de apoyo adicionales que deben realizarse; • Se especifica el detalle de estas funciones de apoyo y con base en esto se define el perfil del rol requerido; • Si la demanda por este proceso de apoyo es poca, es posible asignar esta función a un rol existente. En este caso, se agrega a sus funciones. • Si la demanda es muy alta y se requiere un cargo nuevo, se define el perfil de acuerdo con las características del proceso de apoyo.

25. Ejemplo: una universidad regional

26. Unidades administrativas 58

27. Nivel central Nivel actual de centralización/descentralización de procesos en la Universidad

28. TALLERES Propuesta de discrecionalidad

29. Distribución propuesta de centralización/descentralización de procesos en la Universidad

30. Mecanismo de cohesión

31. ¿Cuál es el problema? • Cuando se descentraliza un proceso de apoyo entre varios procesos misionales se genera la posibilidad de pérdidas de control; • Aquí es necesario establecer mecanismos de coordinación y de monitoreo. • Ejemplo de una política de sistematización.

32. Evitan quiebres (manuales, comités, formatos, métodos) Aseguran la calidad del proceso (auditorías) Son condiciones generales que regulan el proceso Permiten la asignación de recursos para ejecutar el proceso Mecanismo de cohesión

33. Mecanismo de monitoreo Mecanismo de coordinación Politicas centralizadas Mecanismo de negociación de recursos Mecanismo de cohesión Sistematización de procesos Manuales de codificación, estándares de programación, formatos de documentación Auditoría de sistemas Normas sobre bases de datos y plataformas de desarrollo Asignación del presupuesto en el componente de TICs

34. Mec. Monitoreo 1 Mec. Coordinación 1 Proceso de apoyo 1 Proceso de apoyo 2 Proceso de apoyo 3 Proceso de apoyo 4 Proceso de apoyo 5 Mec. Monitoreo 5 Mec. Coordinación 5 Políticas proceso 1 Negoc. recursos 1 Políticas proceso 5 Negoc. recursos 5 Mecanismo de cohesión

35. El Modelo del Sistema Viable

36. Supuestos • La organización agrega valor. • El entorno cambia muy rápidamente.

37. Mecanismo de Cohesión

38. REPRESENTACION DE UNA ORGANIZACIÓN EN SU ENTORNO

41. El problema • Si la organización realiza varias actividades primarias en un entorno cambiante, ¿cuál debería ser la relación entre ellas?

46. Criterios para el diseño de un mecanismo de Monitoreo-Cohesión efectivo • Minimizar el uso del canal de comandos • Usar el canal de monitoreo de forma esporádica y con discresión • Maximizar la coordinación entre actividades primarias

47. Mecanismo de Adaptación