DMS (СЭД) ДОКУМЕНТНЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ

1. DMS (СЭД)ДОКУМЕНТНЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ (системы управления документооборотом)

2. Предметная область • Объекты – деловые документы

3. Функции • создание документов; • обеспечение хранения в БД; • передача документов; • обеспечение доступа к документам; • КИП; • планирование распорядка дня.

4. Особенности • Близость к ДИС • Близость к ФИС

5. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ • Входящие; • Исходящие; • Внутренние.

6. ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ ДОКУМЕНТОВ • создание; • хранение; • использование.

7. ВХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: СОЗДАНИЕ • получение документа извне; • регистрация документа; • принятие решения о целесообразности хранения в БД; • получение электронной копии бумажного документа;

8. ВХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: ХРАНЕНИЕ • индексирование по атрибутам-классификаторам; • занесение индекса и электронной копии документа в БД.

9. ВХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: ИСПОЛЬЗОВАНИЕ • определение первичного адресата и передача ему копии документа; • обеспечение возможности удаленного доступа к БД документов; • по результатам анализа документа создается резолюция-поручение.

10. ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ: СОЗДАНИЕ • создание одним пользователем: • «с листа»; • на основе макета; • на основе ранее созданного документа. • создание группой пользователей: • два (редактор-исполнитель); • группа (1:М) – редактор-группа исполнителей; • создание с маршрутом движения.

11. ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ: ХРАНЕНИЕ • аналогично как для входящих документов

12. ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ: ИСПОЛЬЗОВАНИЕ • передача документа как исходящего; • издание приказа о вводе в действие документа; • использование из БД документов.

13. ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: СОЗДАНИЕ И ХРАНЕНИЕ • аналогично как для входящих документов; • получение документа осуществляется из подразделений.

14. ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: ИСПОЛЬЗОВАНИЕ • отправка документа по почте; • обеспечение доступа к БД документов.

15. Типовые требования к СЭД • обеспечивать надежное хранение документов; • обеспечивать жизненный цикл документа; • допускать задание пользователем различных типов документов; • поддерживать иерархию категорий для эффективного поиска документа; • осуществлять поиск документов на основе информации из карточки; • обеспечивать разделение доступа к документам; • поддерживать технологию HSM; • администрировать доступом к документам; • поддерживать удаленный доступ к информации.

16. Расширенные требования к СЭД • кластерные технологии для обеспечения бесперебойной работы; • территориально распределенные организации; • алгоритмы шифрования при хранении и передаче данных; • ЭЦП.

17. Требования к архитектуре • наличие выделенного сервера приложений; • наличие тонкого клиента; • поддержка доступа к документам с использованием браузера. • многоплатформенностьдля обеспечения масштабируемости

18. Требованияк открытости и интеграции • интеграция со средствами потокового ввода документов; • интеграция с офисными приложениями; • интеграция с электронной почтой; • возможность адаптации пользовательского интерфейса под конкретные задачи; • возможность дополнения системы собственными специализированными компонентами.