2-Opportunité et lancement

1. 2-Opportunité et lancement Synthèse des besoins Etude d’opportunité Charte de Projet

2. Où en est-on ? ORGANISATION OPPORTUNITE & LANCEMENT DU PROJET ELABORATION D’UNE SOLUTION INTEGRATION & INDUSTRIALI-SATION DU SI MISE EN OEUVRE CONDUITE DU CHANGEMENT MANAGEMENT DE L’EQUIPE PROJET ET GESTION DE PROJET ASSURANCE & MAITRISE DE LA QUALITE URBANISME DU SYSTEME D’INFORMATION

3. Synthèse des besoins • Une cause fréquente de difficulté => la mauvaise expression des besoins • Objectifs : • Préciser en quoi l’existant ne répond plus au besoin, • Evaluer la maturité des demandes, • Préciser le périmètre et les objectifs principaux, • Apprécier les grandes contraintes liées aux besoins, • Mettre en regard les besoins exprimés avec les besoins réels de l’entreprise : s’assurer de leur cohérence.

4. Domaine d’intervention • Préciser : • L’historique du domaine, • L’architecture des applications existantes (interactions, flux, volumes)/ • Décrire le Périmètre et les objectifs principaux : • Schémas de flux, processus, produits, fonctions, interfaces. • Organisation du domaine: • Organigrammes des structures concernées.

5. Bilan critique de l’existant • Bilan synthétique : • Identification des fonctions, • Identification des flux, • Cartographie des applications existantes. • Bilan critique : • Insuffisances par rapport aux besoins déjà exprimés, par niveaux : • Fonctionnel : fonctions manquantes /incomplètes, • Organisationnel : redondance/lourdeur des procédures, • Technique : situation par rapport à l’état de l’art, • Économique : tout indicateur chiffré !

6. Bilan des nouveaux besoins • Permettre : • de récapituler les améliorations souhaitées (fonctionnel, organisationnel,technique), • De mettre en avant les grandes contraintes (progiciel, interface, coût, délai). • Présentation hiérarchisée (facilité d’arbitrage), par catégorie d’utilisateurs (impact organisationnel). • Donne les premières orientations attendues du nouveau système.

7. Le Document de synthèse des besoins • Elaboré et soumis à validation par: • Instances décisionnelles du domaine, • Direction Générale. • Document essentiel : • Dialogue entre utilisateurs, décideurs, informaticiens, • Premier document décrivant l’ensemble des processus. • Fiche Livrable.

8. Etude d’opportunité • Objectifs visés et enjeux : • Clarifier : • La finalité du projet, • Avantages escomptés. • Proposer : • Un contenu, • Un calendrier de mise en œuvre, • Vérifier la faisabilité de l’opération, • Évaluer la rentabilité économique. • Critère de bonne fin : • Première estimation du budget requis, • Positionnement des principales échéances.

9. Exemples d’enjeux • Doter l’entreprise d’un système de gestion performant dans un contexte concurrentiel, • Accroître la compétitivité de l’entreprise par une réactivité plus grande, • Amplifier la stratégie de croissance, • Réduire les coûts, • Diminuer les stocks de 50%, • Réduire les coûts de logistique, • Centraliser les activités administratives, • Etc.

10. Evaluation stratégique : une démarche • Rappeler les enjeux, • Expliciter la manière dont le projet s’inscrit dans la stratégie d’entreprise, • Identifier les principaux acteurs : clients, utilisateurs etc. • Hiérarchiser les objectifs et préciser les métriques associés, • Proposer une métrique d’évaluation des objectifs et expliciter : • Les unités d’œuvres, • Les formules, • Les périodes de référence, • Les coûts standards.

11. Etude d’impact • Evaluer l’impact sur : • Les activités de l’entreprise, • Les métiers, • L’organisation, • La compétitivité, • Les coûts, • La qualité de service, • Le caractère prioritaire du projet.

12. Cadrage général des orientations 1 • Définition du nouveau cadre de gestion : • Définition des processus. • Chaque processus est décrit en indiquant : • Les grandes opérations de gestion, • Les principales données manipulées. • Trois actions : • Expliciter les orientations majeures et les règles de gestion les plus structurantes, • Etudier les processus du nouveau système contribuant à la définition des objectifs stratégiques, • Identifier les contraintes du projet.

13. Cadrage général des orientations 2 • Etude des principales orientations organisationnelles : • Mettre en évidence les principales orientations se traduisant par des changements. • Portant sur : • Les principes d’organisation (centralisé/décentralisé, niveau automatisation), • Rôles et responsabilités attribués aux sites et aux acteurs, • Fréquence et nature des traitements.

14. Cadrage général des orientations 3 • Identification des éléments d’architecture technique structurants : • Etude des choix d’architecture, • Portant sur : • Le niveau d’exigence demandé pour les postes de travail (plate-forme, configuration minimale), • Orientation en matière de réseau, • Dimensionnement et architecture des serveurs de données et des traitements, • Exigences de sécurité.

15. Etude de faisabilité 1 • Description de la solution proposée : • Ébauche des architectures : Fonctionnelle, Applicative, Logique, • Liste comparative des fonctionnalités du nouveau système par rapport aux fonctionnalités de l’ancien, • Identification des points durs fonctionnels et techniques, • Analyse des changements organisationnels nécessaires, • Etude des principales options en matière d’architecture applicative, • Analyse d’impact sur l’architecture technique, • Formulation des éléments de choix. • Le cas échéant : étude de l’offre progicielle • Etude de la pertinence d’une solution progicielle

16. Etude de faisabilité 2 • Conditions de réalisation de la solution: • Lotissement du projet, plan de mise en œuvre (identification des versions majeures), • Pert global du projet, • Première estimation du budget du projet, • Estimation et planification détaillé de la phase suivante.

17. Analyse de la valeur • Largement éprouvée dans le domaine industriel, • Normalisée : ISO, AFNOR, • Fondée sur la recherche du développement des fonctions les plus rentables.

18. Analyse de la valeur : les étapes • Décomposition du système en fonctions, • Hiérarchisation des fonctions en trois catégories : • Fonction très importante, • Importante, • Peu importante, • Évaluation du coût de développement de chaque fonction, • Évaluation de la valeur des fonctions en faisant attribuer par les utilisateurs : • Des notes propres à chaque fonction, • Des notes comparatives entre les fonctions, • Classement des fonctions suivants différents scénarios.

19. Etude de rentabilité • Evaluer le délai pour atteindre l’équilibre économique. • Données économiques de la cible : • Contraintes économiques, • Estimation des coûts liés à la construction et à l’exploitation du nouveau système, • Estimation des gains imputables au nouveau système (non récurrents et récurrents). • Données économiques sur l’existant (coûts de fonctionnement) : • Bilan économique prévisionnel.

20. Analyse des risques • Tout projet comporte des risques, • Identification : En dresser la liste le plus vite possible ! • Evaluation : Risque = coût des conséquences d’un événement x fréquence de cet événement. • Actions de prévention. • Suivi des risques : ils évoluent !

21. Charte du Projet • Objectifs visés : • Charte = document de cadrage définitif du projet avant lancement • Accord explicite de la MOA et de la MOE. • Contenu : • Fiche guide, • Principaux éléments : • Identification de la portée: objectifs, enjeux, contraintes, • Champ de l’étude: modèles de flux, schémas, • Orientations générales du futur système : fonctionnelles, organisationnelles, techniques, • Modalités du déroulement : pilotage, méthodologie, • Découpage et planification générale du projet : jalons.

22. Où en est-on ? ORGANISATION OPPORTUNITE & LANCEMENT DU PROJET ELABORATION D’UNE SOLUTION INTEGRATION & INDUSTRIALI-SATION DU SI MISE EN OEUVRE CONDUITE DU CHANGEMENT MANAGEMENT DE L’EQUIPE PROJET ET GESTION DE PROJET ASSURANCE & MAITRISE DE LA QUALITE URBANISME DU SYSTEME D’INFORMATION