Gestión Centrada en Procesos

1. Gestión Centrada en Procesos Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

2. OBJETIVOS presentación • Apropiarse de conceptos para estudiar y diferenciar los trámites, procesos y procedimientos • Brindar una metodología para racionalizar los trámites y procedimientos, y la elaboración de manuales de procedimientos. • Fomentar la capacidad de formular propuestas de mejora dentro de la organización. Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

3. OBJETIVOS Para la Administración Pública • Propender por una Administración Pública moderna, democrática y transparente. • Fomentar la cultura de autocontrol en los • servidores públicos • Fomentar los principios de la buena fe, moralidad, eficiencia, eficacia, transparencia, economía y celeridad. • Contribuir al acercamiento entre la Administración Pública y el ciudadano. Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

4. MARCO LEGAL • Constitución Política, artículo 209 • Ley 87/1993 • Directiva Presidencial 02 de 05 de abril/1994 • Ley 443 /1998 • Ley 489/1998 • Directiva Presidencial 09/1999. • Decreto 1537/2001 Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

5. De donde partir para Gerenciar los procesos • Aplicar un enfoque sistémico en el estudio de los procesos, procedimientos y trámites. (Mini-taller) • Definir el nombre de los procesos. • Identificar los responsables del proceso. Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

6. Factores determinantes en un proceso • Estilo de gerencia que lidera el proceso • Tipo de insumos (calidad y oportunidad). • Perfil del personal. • Métodos de trabajo utilizados. • Tecnología. Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

7. Factores determinantes en un proceso • Clima organizacional. • Factor económico. • Sistema utilizado para medir los resultados del proceso. Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

8. Directrices Generales • Compromiso de la alta dirección • Mirada integral • Trabajo en equipo • Capacitación • Plan de trabajo Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

9. "Sixto Martínez cumplió el servicio militar en un cuartel de Servilla, en medio del patio del cuartel, había un banquito. Junto al banquito, un soldado hacia guardia. Nadie sabía por qué se hacía guardia al banquito. La guardia se hacía porque se hacía, noche y día, todas las noches, todos los días y de generación en generación los oficiales transmitían la orden y los soldados la obedecían. Nadie nunca dudó, nadie nunca preguntó. Si así se hacía, y siempre se había hecho por algo sería. Y así siguió siendo hasta que alguien, no sé qué general o coronel, quiso conocer la orden original. Hubo que revolver a fondo los archivos. Y después de mucho hurgar, se supo: Hacía treinta y un años, dos meses y cuatro días, un oficial había mandado montar guardia junto al banquito, que estaba recién pintado, para que a nadie se le ocurriera sentarse sobre la pintura fresca. Eduardo Galeano Fragmentos "El libro de los abrazos" Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

10. DEFINICIONES • Trámites ¿Qué son? • Procesos • Procedimientos Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

11. Serie de pasos o acciones reguladas por el Estado, que han de llevarse a cabo por parte de los usuarios, para obtener un determinado producto, para garantizar debidamente la prestación de un servicio, para obtener el reconocimiento de un derecho, la regulación de una actividad de especial interés para la sociedad o la debida ejecución y control de las actividades propias de la Administración Publica. Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

12. TRÁMITES: Más allá de las relación administración pública - Ciudadano Valores Normas Intereses Actitudes Grados de avance tecnológico USUARIO CIUDADANO ADMINISTRACIÓNPÚBLICA Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

13. PROCESO Serie de fases o etapas secuenciales e interdependientes, orientadas a la consecución de un resultado, en el que se agrega valor a un insumo y se contribuye a la satisfacción de una necesidad. PROCESO PRODUCTO O SERVICIO INSUMO ENTRADA SALIDA Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

14. Aspectos que identifican los procesos (1) • Generalmente incluyen fases o etapas que se realizan en forma transversal dentro de la organización. • Cada proceso tiene una salida única que lleva consigo un objetivo propuesto para que tenga una razón de ser. Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

15. ....Aspectos que identifican los procesos (2) • Existe una dependencia responsable en la entidad por el desarrollo unificado de cada proceso. • Tiene como mínimo un área clave • Tienen un inicio claramente definido, el cual constituye a su vez el final o cola de otro o de otros procedimientos; éste es el principio para elaboración del mapa de procesos. Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

16. Procedimiento Conjuntoo sucesión de actividades,ampliamente vinculadas y cronológicamente dispuestas,realizadas al interior de la entidad y dirigidas a precisar laforma de hacer algo, incluyendo el qué, cómo, cuándo y a quiéncorresponde el desarrollo de la actividad Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

17. P R O C E D I M I E N T O S FORMA DE HACER ALGO QUÉ? CÓMO? CUÁNDO? QUIÉN? Permiten precisar Incluyendo Elementos técnicos Condiciones requeridas Alcances y limitaciones Nº y perfiles de las personas Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

18. Desagregación de los procesos Cadena de procesos Proceso Fase o etapa Procedimiento Actividad Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

19. Fase 1 Identificación y clasificación Fase 2 Descripción Fase 3 Análisis Propuesta de mejoramiento Fase 4 Implementación de la propuesta Fase 5 Fases para la racionalización Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

20. Fase uno Identificación y clasificación Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

21. Fase 1: Identificación y clasificación Características • A solicitud de un agente externo a la organización(entidad gubernamental, gremio, empresa, o ciudadano) • Realizarlo implica un número de pasos o acciones • Se obtiene un determinado producto, servicio, reconocimiento, derecho o se cumple una obligación • Responde a la razón de ser y objetivos de la organización • Está soportado en la norma Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

22. Cobertura Tiempo Pago o tarifa Frecuencia Riesgos de corrupción Fase 1: Identificación y clasificación CRITERIOS DE CLASIFICACIÓN DE LOS TRÁMITES Formularios o proformas Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

23. Fase 1: Identificación y clasificación Priorización de los trámites Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

24. Fase 1: Identificación y clasificación Priorización de los trámites Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

25. Fase 1: Identificación y clasificación • Normas • Funciones • Objetivos • Productos/ Servicios IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCESOS Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

26. Misionales • Más relevantes • Razón de ser de la organización. • Prestan apoyo a los procesos misionales • Permiten tomar decisiones sobre planificación, control y mejoras en las operaciones de la organización. Apoyo o gestión Fase 1: Identificación y clasificación CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS Taller Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

27. Fase 1: Identificación y clasificación PRIORIZACIÓN DE LOS PROCESOS Matriz relación entre objetivos y procesos Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

28. Fase 1: Identificación y clasificación PRIORIZACIÓN DE LOS PROCESOS Grado de dificultad y Contribución de los Procesos A B Alta contribución y baja dificultad Considerar todos con alta prioridad Alta contribución y alta dificultad Mejorar el proceso Alta CONTRIBUCIÓN C D Baja Baja contribución y baja dificultad Revisar para mejorar o suprimir Baja contribución y alta dificultad Eliminar o contratar Baja Alta DIFICULTAD Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

29. Fase DOS Descripción Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

30. Fase dos: Descripción FUENTES DE INFORMACIÓN • Alta dirección • Cada una de las áreas o dependencias • Reuniones internas • Asesorias externas • Normas • Entrevistas con • funcionarios • Encuestas • Observación directa • Estudios anteriores Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

31. Fase dos: Descripción Descripción del trámite Cuestionario sobre información general de trámites HOJA DE VIDA DEL TRÁMITE Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

32. Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

33. Fase dos: Descripción Descripción del trámite Cuestionario sobre información general de trámites Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

34. Fase dos: Descripción Descripción del trámite Cuestionario sobre información general de trámites Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

35. Fase dos: Descripción Descripción del trámite Cuestionario sobre información general de trámites Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

36. Ordenador del gasto Area de presupuesto Area de Contabilidad inicio Revisar solicitud 1 Existe disponibilidad? si Diligenciar formato solicitud CDP y envíar Está de Acuerdo? si no no Devolver a GAID Devolver a GAID 1 1 Firmar y remitir Registrar en SIIF y expide CDP A MODELO DE FLUJOGRAMA Grupo Adtivo y de infor. Documental (GAID) Revisar y verificar en SIIF DP Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

37. Ordenador del gasto Area de presupuesto Area de Contabilidad A 2 Existe el beneficiario? B MODELO DE FLUJOGRAMA Grupo Adtivo y de infor. Documental (GAID) Recibir CDP Registrar en el sistema presupuestal paralelo y remite Elaborar contrato Verificar en SIIF el beneficiario Coordinador firma CDP y remite si no Crear el beneficiario Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

38. Fase TRES Análisis Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

39. Fase tres: Análisis Pertinencia Normatividad Factores clave (Trámites, procesos y procedimientos) Costos usuario Costos entidad Riesgos de corrupción Interacción institucional Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

40. Nombre de trámite: Levantado por: Nombre de la entidad: Fecha: No. Orden Documentos y requisitos Qué debe hacer el usuario? Ante quién debe hacerlo? FACTORES CLAVE Costo aproximado Observaciones/propuestas Pertinencia Normatividad Costos usuario Riesgos corrupción Interacción Institucional Fase tres: Análisis Análisis del trámite Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

41. Fase tres: Análisis Análisis de procesos y procedimientos Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

42. Aspectos tecnológicos Formas y formatos Análisis de costos Talento Humano Reducir el tiempo del ciclo del proceso o procedimiento Reducir fases o etapas y actividades Fase tres: Análisis Otros factores para el análisis de procesos y procedimientos Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

43. Fase CUATRO Propuesta de mejoramiento Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

44. Fase cuatro: Propuesta de mejoramiento Relación de mejoras Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

45. Fase CINCO Implementar la propuesta de mejoramiento Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

46. Fase cinco: implementar Implementar la propuesta Orientar al personal Publicar y documentar Realizar el seguimiento Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

47. Mejoramiento de procesos y procedimientos Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

48. Ciclo de mejoramiento PHVA Planear Actuar Hacer Verificar Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

49. Qué se hace? Cómo lo hace? Dónde se hace? Premisas Cuándo se hace? Quién lo hace Por qué se hace? Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

50. Elaboración Manual de procedimientos Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites