組織中的資訊系統與應用

1. 組織中的資訊系統與應用 大 綱 第一節 組織資訊化的特徵與分類 第二節 企業組織的作業流程再造 第三節 組織中的資訊系統

2. 第一節 組織資訊化的特徵與分類 • 組織資訊化是指在組織的生產、經營、管理等各個層次、各個環節和各個方面，應用先進的電腦、通訊、網路和軟體等現代資訊科技和設備，充分開發、廣泛利用組織內外資訊資源，提高組裝生產、經營和管理水準，增強組織競爭力的過程。

3. 組織資訊化的特徵 • 企業組織資訊化主要包含以下特徵(見圖7-1)： • 組織資訊化的基礎是組織的管理和運作模式 。 • 組織資訊化建設的概念是發展的 。 • 組織資訊化是一項整合技術 。 • 組織資訊化是一個系統工程 • 組織資訊化的實現是一個過程

5. 組織資訊化的分類 • 從不同的角度可以對組織資訊化進行不同的分類。 • 按企業所屬經濟部門劃分。 • 按企業所有制性質劃分。 • 按企業技術裝備水準劃分。 • 按企業規模劃分。 • 按企業的生產要素構成比例劃分。 • 按企業資訊化的方式劃分。

6. 第二節 企業組織的作業流程再造 • 企業流程再造理論 • 企業流程再造是一種徹底的全新思維觀念，在企業的全局內進行變革。它從根本上改革現有作業流程，以期在工作速度、服務、成本和品質上能有顯著的改進。 • BPR定義 • 從根本上反思作業流程，對之進行徹底的重新設計，以便在成本、品質、服務和速度等當代攸關重大的績效指標上取得戲劇性的改善。

7. 企業核心作業流程 • 企業核心作業流程定義方法 • 有兩種定義企業核心流程的基本方法，從企業內部來看，核心流程是由對企業當前正在進行的主要工作活動內容的觀測來確定的；從企業外部來看，核心流程是由客戶／市場的需求決定的，並定義了企業應該做什麼來滿足客戶／市場的需求。

9. 企業核心作業流程 • 企業作業流程再造的基本目的是改造企業的核心流程，增強企業流程能力、提高業主對生產／服務要求的滿意度。企業核心價值流程包括企業的物流活動、經營管理活動以及資訊系統。按照邁克爾·波特的價值鏈理論分析該核心流程，我們可以給出如圖7-3所示的企業基於價值的核心流程圖。

11. 基於資訊科技的企業流程再造過程模型 • 為了更加清晰地說明基於資訊科技的企業作業流程再造的過程，需要建構一個企業流程再造過程模型，如圖7-4所示，其中包括舊有作業流程描述、舊有作業流程分析、新作業流程設計以及新作業流程的實施四個主要階段。

13. 基於企業資訊化的作業流程設計 • 以資訊化為基礎的作業流程，其設計階段有兩個主要任務，一方面讓現有流程的品質更加透明，另一方面，讓經營管理流程與軟體系統相互呼應。

14. 基於資訊化的作業流程設計應該遵循的原則 • 作業流程設計基本原則： • 管理動作與組織單元分離的原則。 • 相互制約、相互服務的原則。 • 簡明、清晰、扁平、高效的原則。 • 可操作原則。建立的作業流程必須具有可操作性。這是資訊化流程的必需要求。 • 閉環原則。小流程與大流程之間形成閉環，一個完整流程形成閉環。 • 目標明確、動作標準化原則。

15. 基於資訊化的作業流程設計更應該注意的原則：基於資訊化的作業流程設計更應該注意的原則： • 要堅持從經營管理出發而不是從軟體技術出發。只有堅持從管理出發，才不至於使設計出來的作業流程陷入操作流程陷阱之中。因為軟體技術是持續變革的，沒有不變的技術，只有相對不變的企業策略和盈利宗旨；只有堅持從經營管理出發，才能有利於將作業流程落實到企業的盈利本質上來，透過資訊系統來理順作業流程，降低營運成本，使企業發揮最大效益。

16. 要高度重視作業流程和資訊系統之間的互動性。不是為了設計流程而設計流程。很重要的一點就在於對資訊科技與作業流程的融合度要具有相當的理解，並清楚企業適合採用什麼樣的途徑來促進這種融合，不要把作業流程與資訊系統隔離開來。要高度重視作業流程和資訊系統之間的互動性。不是為了設計流程而設計流程。很重要的一點就在於對資訊科技與作業流程的融合度要具有相當的理解，並清楚企業適合採用什麼樣的途徑來促進這種融合，不要把作業流程與資訊系統隔離開來。 • 設計作業流程時務必考慮組織設計與工作標準的制定，與管理表單相結合，與ISO品質管理體系相結合，為建立基於資訊化的企業管理制度奠定堅實的基礎。

17. 作業流程的設計必須考慮管理成本（流程成本），儘量做到成本最低，流程通暢。什麼樣的作業流程體系是最經濟的？最經濟的流程體系是不是一定就能產生最大價值？作業流程的每一個節點所耗費的成本是多少，子流程的流程成本是否過大？這些都必須仔細分析。作業流程的設計必須考慮管理成本（流程成本），儘量做到成本最低，流程通暢。什麼樣的作業流程體系是最經濟的？最經濟的流程體系是不是一定就能產生最大價值？作業流程的每一個節點所耗費的成本是多少，子流程的流程成本是否過大？這些都必須仔細分析。

18. 基於資訊化的作業流程的設計步驟 • 確定科學有效的流程的指導思維。 • 作業流程設計準備。 • 擬訂作業流程設計的計畫。 • 初步設計總體流程（第0層的最高層流程）以及各層級的子流程。 • 繪製流程圖。 • 針對現有的作業流程與軟體系統管理的新作業流程進行整合性分析，並進行作業流程的實驗性運作。 • 最終確定作業流程並加以實施。

19. 第三節 組織中的資訊系統 • 組織中的資訊系統綜覽 • 管理資訊系統(MIS)可以按照一定的原則來予以分類。例如將MIS分為作業管理系統（Operations Management Systems，簡稱OMS）、管理控制系統（Management Control Systems，簡稱MCS）和策略資訊系統（Strategic Information Systems，簡稱SIS）三類。我們還可以根據系統資源的空間佈局狀況將MIS分成集中式系統(Centralized MIS)和分散式系統(Distributed MIS)兩類。也可以按照管理職能將MIS分為生產、銷售、財務、人事等系統。現有的套裝MIS中，不少就是某個或某類管理職能的MIS。

20. 組織的主要功能資訊系統 • 組織內部的主要功能資訊系統有：生產管理系統、財務管理系統、行銷管理系統及人力資源管理系統等。 • 生產管理系統 • 組織對於生產資訊化的需求主要表現在生產控制方面。在沒有導入生產資訊系統之前，組織尚未有生產管理系統，生產管理部門的生產統計審核以及生產線的管理工作完全依靠人工處理。 • 透過生產管理系統的導入，可以對生產過程所出現的問題進行有效的解決，生產管理系統的主要功能有：

21. 長期且安全地儲存生產資料，並做各種報表的彙總，分類、與列印。長期且安全地儲存生產資料，並做各種報表的彙總，分類、與列印。 • 制定與彙總生產計畫、需求計畫等各種生產管理相關計畫。 • 根據現有庫存和生產計畫計算出原物料的需求情況。 • 對所需原物料、輔助原料、自製零組件等進行倉儲管理。 • 生產線資料的即時蒐集、統計、和分析。 • 供應商的考核管理。 • 與公司其它部門共享資料。 • 大幅減少生產人員的人工作業，將更多的精力用於管理工作。

22. 財務管理系統 • 財務部門負責財務報表的編製、應收應付帳款的管理、固定資產的管理、產品成本的計算、公司利潤的計算等。 • 組織財務管理系統的主要功能有： • 日常帳務和收付款業務的處理。 • 原始憑證、單據和發票的製作、整理、保存。 • 監督現金、財務及收付款，並建立各種分類明細帳冊，以利統計查詢。 • 統計和製作各種財務報表。計算成本和利潤。擬定固定資產及低價消耗品的管理與核算辦法。了解保管使用情況，辦理固定收支執行情況。

23. 合理利用流動資金，加速資金周轉，參與制定儲備金，專人專則地管理儲備金，促進有關人員有計畫地使用資金。合理利用流動資金，加速資金周轉，參與制定儲備金，專人專則地管理儲備金，促進有關人員有計畫地使用資金。 • 加強成本核算和成本管理，實行目標管理，會同有關部門制定與貫徹降低成本的措施，嚴格按照規定來控制費用開支範圍和開支標準，防止亂攤成本，反對浪費，保證成本不斷降低。

24. 行銷管理系統 • 行銷部門負責行銷公司的產品。行銷管理系統的主要功能有： • 長期且安全地儲存行銷資料，並做各種報表的彙總，分類、與列印。 • 根據訂單進行出貨，並隨時了解訂單的彙總及完成情況。 • 制定及彙總行銷預測計畫。 • 統計、分析、管理行銷資料。 • 統計客戶的銷售回款情況。 • 與其它部門共享資料。

25. 人力資源管理系統 • 現代企業的人力資源管理觀念強調以下幾點： • 對人力資源的開發與管理。 • 勞動報酬管理。 • 勞動管理。

26. 組織內的主要系統應用 • Laudon夫婦將組織的資訊系統劃分為四個層級、六個類型，如圖7-5所示。

28. 可以將四個層級六個類型的資訊系統劃分成以下兩種：可以將四個層級六個類型的資訊系統劃分成以下兩種： • 作業導向的系統（Managerial Operation-Oriented Systems，簡稱MOOS）。 • 決策導向的系統（Managerial Decision-Oriented Systems，簡稱MDOS）。

29. 作業導向的系統(MOOS)又可劃分成以下三類系統：作業導向的系統(MOOS)又可劃分成以下三類系統： • 交易處理系統（Transaction Processing Systems，簡稱TPS）。 • 知識工作支援系統（Knowledge Work Support Systems，簡稱KWSS）。 • 辦公室自動化系統（Office Automation Systems，簡稱OAS）。

30. 決策導向的系統(MDOS)也可劃分成以下三類系統：決策導向的系統(MDOS)也可劃分成以下三類系統： • 管理報告系統（Management Reporting Systems，簡稱MRS）。 • 決策支援系統（Decision Support Systems，簡稱DSS）。 • 主管資訊系統（Executive Information Systems，簡稱EIS）。 • 上述各類系統所對應的管理層級和使用者如表7-1所示：

32. 交易處理系統 • 交易處理系統針對基本的業務活動進行記錄、檔案化、修改、歸納等處理。 • 交易處理系統的處理對象是企業經營的基礎——訂單和票據。 • TPS可以應用在企業的各個職能部門，一些典型的應用類型如表7-2所示。

34. 作業處理的主要特點： • 能夠迅速有效地處理大量資料。 • 能夠進行嚴格的資料編輯處理，確保正確性、時效性。 • 可以進行資料的儲存和累積。 • 可以提高資料處理的速度進而加速作業流程。

35. 交易處理系統多屬成熟化、商品化的套裝軟體。交易處理系統多屬成熟化、商品化的套裝軟體。 • 以POS系統（銷售點系統）為例，這個交易處理系統包括：採購數量、庫存控制、採購訂單處理、接貨、應付帳款等處理能力。POS系統的業務關係如圖7-6所示。

37. 知識工作支援系統 • 知識工作支援系統主要針對作業層及管理層，支持工程師、建築師、科學家、律師、諮詢專家等人員的工作，由於這類人員的工作具有知識密集型的特徵，他們往往被稱為知識工作者(Knowledge Worker)。 • 知識工作支援系統要具有強大的資料、圖形、影像以及多媒體處理能力，能夠在網路化條件下廣泛應用多方面資訊和情報資源，並為知識工作者提供多方面的知識創造工具和手段。

38. 辦公室自動化系統 • 辦公室自動化系統主要針對作業層，支援第一線的作業人員進行各種類型的文書工作。辦公室自動化系統具有如下特點： • 互動性。 • 協同性。 • 多學科相互融合。 • 網路化。

39. 管理報告系統 • 管理報告系統的主要支援對象是組織的管理層。這種系統為組織的計畫、控制和決策等職能提供了正規的綜合資訊報告，同時支援組織當前營運狀態和歷史紀錄的檢索和查詢。

40. 決策支援系統 • 決策支援系統針對管理層和決策層。它側重於應用模型化的數量分析方法來做資料處理，以支援管理者就半結構化或非結構化的問題來進行決策。 • 它的目的是提高管理決策的品質和效率。從結構和組成技術的角度來說，決策支援系統具有下列特點： • 綜合性。 • 複雜性。 • 系統性。 • 高效率。

41. 主管資訊系統 • 高階主管常常要做出下列三方面的決策： • 策略規劃：對該組織長期的、整體的發展方向做出決定。 • 戰術規劃：就是要研究如何實現組織的策略。 • 緊急處置：重大異常事件或事故發生，或有突然變故，也都要高階主管做出應急決定。

42. 主管資訊系統，是一種將決策支援系統與人工智慧相結合的高度人機互動的MIS。其目的是幫助高階主管們識別並提出問題和機會，支援高階主管高效率地工作，高效益地決策。一個典型的主管資訊系統的概念結構如圖7-7所示。主管資訊系統，是一種將決策支援系統與人工智慧相結合的高度人機互動的MIS。其目的是幫助高階主管們識別並提出問題和機會，支援高階主管高效率地工作，高效益地決策。一個典型的主管資訊系統的概念結構如圖7-7所示。