Download
1 / 103
1.04k likes | 1.32k Views
Tài liệu hướng dẫn Phần mềm Quản lý Dược. Cty Phát Triển Điện Toán Y Khoa Hoàng Trung BS. PHAN XUÂN TRUNG. SƠ ĐỒ BÁN THUỐC NGOẠI TRÚ. Bs kê toa. BN ra quầy thuốc mua thuốc. Load Toa thuốc của BS lên bán thuốc. In Hóa đơn tiền thuốc. Ra về. Bán thuốc. Khách Vãng Lai.
E N D
Tài liệu hướng dẫnPhần mềm Quản lý Dược Cty Phát Triển Điện Toán Y Khoa Hoàng Trung BS. PHAN XUÂN TRUNG
SƠ ĐỒ BÁN THUỐC NGOẠI TRÚ Bs kê toa BN ra quầy thuốc mua thuốc Load Toa thuốc của BS lên bán thuốc In Hóa đơn tiền thuốc Ra về Bán thuốc Khách Vãng Lai Nhập thông tin thuốc mua In Hóa đơn tiền thuốc Ra về
SƠ ĐỒ PHÂN BỐ THUỐC NỘI TRÚ Đơn thuốc giường 1,phòng 1 Xuất thuốc tới kho đề nghị Đơn thuốc giường 2,phòng 1 Thuốc điều trị Tổng hợp các đơn thuốc Đơn thuốc giường 1,phòng 2 Đơn thuốc giường 2,phòng 2 BS điều trị của khoa NT kê đơn cho BN hằng ngày Phát thuốc đến các giường bệnh Đề nghị lấy thuốc từ kho chẳn (*) Kho chẳn(*) xuất thuốc theo Đề nghị Phát VTYT đến các giường bệnh VTYT đã sử dụng giường 1, phòng 1 VTYT đã sử dụng giường 2, phòng 1 Vật tư Y Tế Tổng hợp các VTYT VTYT đã sử dụng giường 1, phòng 2 Xuất thuốc tới kho đề nghị VTYT đã sử dụng giường 2, phòng 2 (*): Kho có thể thay đổi tùy theo quy trình phân kho của BV
SƠ ĐỒ CHỨC NĂNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ DƯỢC Bán thuốc Xuất thuốc Đề nghị Nhập thuốc Báo cáo Thống kê Quản lý Theo Toa BS Lấy thuốc cho kho Từ Nhà cung cấp Dự trù Thuốc nhập vào kho Kê khai thuốc Ntrú Theo đề nghị từ các kho Thẻ Kho Hóa đơn tiền thuốc Hóa đơn bán thuốc Theo đề nghị các khoa Khách Vãng Lai Lấy thuốc cho khoa Từ Kho khác chuyển đến Lãi lỗ Tiền chênh lệch Phiếu nhập thuốc Nộp tiền thuốc Thuốc được bán Xuất trả thuốc về NCC/kho Thanh toán BH Thuốc nhập theo NCC Nhập trả thuốc về kho từ NCC/kho Tồn kho Thuốc nhập từ kho khác Thanh lý thuốc Tồn kho sau khi kê đơn Thuốc nhệp theo kho Định giá Báo giá Thuốc theo Toa BS DM thuốc BHYT Hạn sử dụng thuốc Thuốc xuất đến các kho DM thuốc Chính sách Xuất nhập tồn Hóa đơn hủy Các DM Dược Tổng hợp xuất theo Toa Người dùng
Đăng nhập hệ thống. Có thể phân quyền riêng cho từng tác vụ: nhập thuốc, định giá, bán thuốc… riêng.
Khai báo các danh mục • Danh mục thuốc – thêm thuốc vào danh mục. • Danh mục BS kê đơn. • Danh mục kho thuốc (dùng cho nội trú) • Danh mục nhà cung cấp. • Danh mục họ trị liệu • Danh mục các đơn vị tính thuốc. • Thành phần dược chính. • Khai báo người dùng. • Cài đặt mặc định kiểu bán thuốc và kế toán • Thông tin bệnh viện • Đổi mật khẩu. Cần phải khai báo đầy đủ và chi tiết các danh mục trước khi sử dụng các chức năng của phần mềm. Bỏ qua khâu khai báo sẽ gây trở ngại cho nghiệp vụ hàng ngày của quầy Dược.
Muốn thống kê được BS kê đơn thì phải khai báo thông tin về BS trước.
Khi áp dụng phần mềm để quản lý một mạng lưới kho thuốc như chuỗi cửa hàng dược, quản lý dược nội tú… cần phải khai báo tên của các kho/quầy thuốc. Nếu chỉ sử dụng cho 1 quầy thuốc thì không cần khai báo ở đây. Mỗi kho/quầy thuốc có cơ sở dữ liệu riêng, cần khai báo đường dẫn. Việc khai báo này phải do nhân viên quản trị mạng thực hiện.
Cần khai báo tên nhà cung cấp: công ty sản xuất, công ty phân phối, cửa hàng thuốc… trước khi nhập vào một phiếu nhập thuốc. Việc khai báo này giúp thống kê và truy tìm thông tin nhà cung cấp khi cần thiết.
Khai thông tin họ trị liệu để giúp việc phân loại thuốc dễ dàng. Nếu phần mềm liên kết với đơn thuốc điện tử sẽ giúp BS tìm nhanh tên thuốc cần kê.
Thêm đầy đủ vào danh mục này sẽ giúp “auto-complete” khi nhập liệu.
Mỗi kho/quầy thuốc có cơ sở dữ liệu riêng, cần khai báo đường dẫn. Việc khai báo này phải do nhân viên quản trị mạng thực hiện.
Để tránh trường hợp bị lộ mật khẩu, người dùng nên thay đổi mật khẩu thường xuyên. Tuy nhiên cần phải nhớ mật khẩu mới đổi.
! Đây là khai báo quan trọng, ảnh hưởng đến kết quả thống kê doanh thu sau này. Cần xác định kỹ lựa chọn ngay từ ban đầu. Chương trình sẽ không chấp nhận thay đỗi lại trong quá trình vận hành. Chọn option này khi nhà thuốc quyết định cách định giá theo kiểu “quy tất cả các thuốc đã nhập kho về cùng 1 giá bán”, dù rằng giá vốn của các đợt nhập thuốc là khác nhau. Đây thường là cách chọn của một nhà thuốc tư nhân. Chọn option này khi nhà thuốc quyết định cách định giá theo kiểu “cùng 1 loại thuốc, nhưng 2 đợt nhập có giá vốn khác nhau nên định giá bán ra cũng khác nhau. Các thuốc này phân biệt nhau qua Phiếu Nhập Kho. Đây thường là cách chọn của một nhà thuốc nhà nước.
! Đây là khai báo quan trọng, ảnh hưởng đến kết quả thống kê doanh thu sau này. Cần xác định kỹ lựa chọn ngay từ ban đầu. Chương trình sẽ không chấp nhận thay đỗi lại trong quá trình vận hành. Trong trường hợp cùng 1 loại thuốc, nhập 2 lần khác nhau, có hạn sử dụng khác nhau, nếu chọn option này, phần mềm sẽ hiển thị thuốc có hạn sử dụng gần nhất lên phía trên danh sách. Trong trường hợp cùng 1 loại thuốc, nhập 2 lần khác nhau, có hạn sử dụng khác nhau, nếu chọn option này, phần mềm sẽ hiển thị thuốc nào được nhập kho trước để ưu tiên bán ra, tên thuốc của phiếu nhập cũ sẽ hiện lên phía trên danh sách để được chọn trước.
Nhập thuốc và định giá thuốc • Ghi phiếu nhập thuốc. • Định giá thuốc trước khi bán. • Ghi đề nghị nhập thuốc. Nhập thuốc
Khi nhập thuốc mới, sử dụng giao diện này để ghi chép lại thông tin hóa đơn mua hàng. Đây là cơ sở đầu tiên để kiềm soát thuốc trong toàn quy trình hoạt động nhà thuốc. Chi tiết thuốc được nhập mới nên được gõ đầy đủ. Nút thay đổi cách ghi giá thuốc: ghi theo đơn giá hay ghi thành tiền. CHÚ Ý: cần thận chỗ này, nếu chọn sai sẽ dẫn đến sai hàng loạt.
Sau khi nhập liệu, in ra phiếu nhập thuốc. Ghi nhớ mã số phiếu nhập thuốc để tiếp tục các thao tác tiếp theo như định giá thuốc, kiểm tra thuốc. Hạn dùng và số lô nên được nhập cẩn thận đề dễ dàng quản lý thuốc. Bỏ qua những thông tin này sẽ không đạt chuẩn GPP.
Sau khi lập phiếu nhập thuốc, bước kế tiếp là định giá thuốc. Thuốc được nhập nhưng chưa định giá sẽ không bán được. Vùng định giá Danh sánh phiếu nhập và trạng thái thuốc chưa định giá Vùng tiện ích, giúp nhập giá nhanh và theo công thức định giá có sẵn.
1. Xác định tên thuốc từ phiếu nhập cần định giá 2. Nhập giá bán ra theo từng đối tượng: dịch vụ, bảo hiểm, chính sách. 3. Chọn nút Áp Giá để kết thúc việc định giá.
Nếu không thay đổi giá thuốc thì chọn Định Theo Giá Cũ. TẤT CẢ các thuốc mới nhập sẽ được gán giá cũ. Đỡ mất công nhập lại giá cho từng thuốc. Quy định sẵn tỉ lệ % giá bán cao hơn giá mua. Gán tỷ lệ % khác nhau cho các đối tượng khác nhau. Uncheck nút này nếu chưa muốn đưa ra bán ngay.
Trong một hệ thống có nhiều kho thuốc, kho đích muốn nhập thuốc từ kho nguồn thì phải gởi một phiếu đề xuất. Dùng giao diện này để lập phiếu đề xuất và gởi đến kho nguồn. Kho nguồn sẽ nhận đề nghị và chấp nhận xuất kho. Khi đó kho đích mới nhận được thuốc.
Kho nguồn nhận được phiếu đề nghị xuất thuốc, gõ mã phiếu đề nghị vào đây để lấy thông tin thuốc từ phiếu đề nghị. Nội dung Phiếu đề nghị sẽ hiển thị ở đây. Kho nguồn sẽ đối chiếu số lượng thuốc trong phiếu đề nghị với số lượng thuốc tồn trong kho, xem có đủ số lượng xuất không.
Kho nguồn cũng có thể vào danh sách chờ để chọn phiếu đề nghị.
Bán – xuất thuốc • Bán thuốc
Nhập trực tiếp tên khách hàng nếu là khách vãng lai. Nhập mã số đơn thuốc vào đây để load nội dung đơn thuốc vào ô nhập liệu. Có thể nhập mã số bệnh nhân để lấy thông tin.
Nội dung đơn thuốc của bs có thể đổ trực tiếp vào đây. Nếu không có mã số đơn thuốc thì phải nhập bằng tay.
Nhân viên bán thuốc có thể lập bản dự trù thuốc để yêu cầu nhập thuốc. Biên bản dự trù này căn cứ vào số lượng Nhập Xuất Tồn hiện tại.
Xuất thuốc đã nhậpNhập thuốc đã xuất • Thuốc đã nhập nếu có vấn đề cần trả lại nhà cung cấp thì dùng giao diện Xuất Trả (xuất để trả lại). • Thuốc đã xuất bán, nếu có vấn đề phải nhập trở lại thì dùng giao diện Nhập Trả (nhập lại thuốc đã xuất).
Xử lý tình huống • Khi thuốc gần hết, chỉ còn vài viên, phần mềm sẽ căn cứ vào phiếu nhập trước để xuất trước cho hết số lượng tồn. Điều này sẽ dẫn đến tình trạng phiếu bán ra có 2 lần tên thuốc, do 2 phiếu nhập khác nhau. • Để giải quyết vấn đề tốt hơn, ta cho xuất trả lại các thuốc lẻ về cho nhà cung cấp và sau đó cộng các số lẻ này vào phiếu nhập mới.
