Hvordan kan lean bruges i videnvirksomheder?

1. Hvordan kan lean bruges i videnvirksomheder? Af Inger Toft Thiersen Viden Assistance Januar 2014

2. Dagsorden • Indledning • VidensLean – Lean Knowledge • introduktion til begrebet VidensLean • værktøjerne i Lean • værdistrøm for fakturaer • opfølgning ved tavlemøder • Arbejd smartere • kommunikationsregler

3. Viden Assistance • Etableret 2009 – rådgivning og sparring til viden virksomheder • Mission – at tilbyde optimering og vedligehold af videndeling og processer. På baggrund heraf opnås et resultatorienteret samarbejde med gensidig respekt og uden faste omkostninger. • Klienter – advokatfirma, revisor, arkitekt, juridisk afdeling, undervisningsinstitution, IT-hus & reklamebureau mv. • Baggrund – Jurist, advokat, Skatteministeriet, Magnus Informatik, Bech-Bruun, Ernst & Young & censor i lean management ved CBC. • Kurser – Lean, samarbejde, LinkedIn, effektive møder, exit café VidenDanmark

4. Introduktion • Introducere værktøjer til effektivisering • Gøre alle bevidst om hele værdikæden • Effektiv løsning af opgaver, den gennemløber flow • Samarbejde og kommunikation herom VidenDanmark

5. Dagsorden • Indledning • VidensLean • introduktion til begrebet VidensLean • værktøjerne i Lean • værdistrøm for fakturaer • opfølgning ved tavlemøder • Arbejd smartere • kommunikationsregler

6. Leans historie og situation • Lean stammer fra produktionen hos Toyota i Japan • Anvendes i dag i virksomheder, advokater, revisorer, reklamebureauer, ingeniører, sygehuse, banker, forsikringsselskaber, kommuner mm. • Lean er i dag det mest anvendte værktøj til optimering af virksomheder og værdikæder (forsyningskæder) VidenDanmark

7. Intro til begrebet VidensLean • Lean betyder ”slank” eller ”trimmet”. En proces eller organisation, der er ”i form” • Hovedtanke: Kun at lave det ”kunderne” har behov for! Alt andet betragtes som spild og bør minimeres! • VidensLean indeholder en række værktøjer, som man anvender til at maksimere værdi og minimere spild • VidensLean er udvikling af lean principperne til videnvirksomheder VidensLeanhandler om at styrke konkurrenceevnen – internt og eksternt – ved at øge andelen af værdiskabende aktiviteter! VidenDanmark

8. VidenDanmark

9. Resultater med VidensLean • Kortere leveringstid og bedre service • Højere produktivitet • Bedre kvalitet • Løbende forbedringer • Bedre arbejdsmiljø – bedre overblik, færre frustrationer, mindre stress og højere jobtilfredshed VidenDanmark

10. Hvad er Lean? • Mange processer kører typisk ude i grøften uden kontrol – variation, kvalitet, tider! • Lean handler om, at køre på vejen (hele tiden). • SixSigma handler om, at køre på midterstriben. VidenDanmark

11. Metoder og værktøjer • Løbende forbedringer: • Værdi og 8 spildtyper • Løbende forbedringer • Værktøjer: • 5S – system og orden. • Værdistrømsanalyse • Fastholdelse (standarder) • Krydstræning og udjævning VidenDanmark

12. Hvem er kunderne? • Kunderne er kontorets modtagere af produkter, ydelser og/eller service. • ”Kunder” har mange betegnelser: • Modtagere, klienter, kolleger, borgere, patienter, brugere osv. • Kunder er de, som har glæde af det arbejde, du leverer. • Der kan være flere typer kunder/interesserenter på nogle kontorer. VidenDanmark

13. Tre typer af aktiviteter • Grøn = Værdiskabende aktiviteter: • Enhver aktivitet der er med til at bringe information frem mod en tilstand, som kunde har behov for. • Gul = Nødvendige aktiviteter: • Aktiviteter der er nødvendige som følge af systemer eller processer, men som ikke skaber værdi. • Rød = Unødvendige aktiviteter! • Rent spild! De 8 spildtyper VidenDanmark

14. De 8 spildtyper i videnvirksomheder Overproduktion Opgaver udføres for tidligt eller for hurtigt i forhold til andre afdelinger eller kunder. Uudnyttet viden Mangel på udnyttelse af medarbejdernes viden, forslag og kompetencer. Transport Unødvendig transport af data, informa-tion, sager osv. imellem processer og afdelinger. Unødvendige ansvarsskift. Ventetid Medarbejdere der venter på information, en underskrift/godken-delse, kolleger i forbindelse med møder o.l. Bevægelser og søgning Unødvendig søgning (efter filer, emails, papir) og uhensigts-mæssige bevægelser i forbindelse med opgave. Fejl og returløb Sortering, rettelser, fejl eller returløb i forbindelse med en opgave. Overforædling Opgaver der forædles ud over kundens behov. Unødvendige møder, e-mails, detaljer, informationer og oversigter. Lager Opgaver der ligger stille i en mailbox, på et skrivebord eller imellem afdelinger og som ikke får tilført værdi.

15. Arbejdet med spild skaber forslag • Formålet med de 8 spildtyper er, at få virksomheden til at tænke på ”hvad der skaber værdi for kunderne” (også interne) og derigennem komme med forslag til forbedringer. • Hvis I ikke kan komme i tanke om noget spild – så prøv at nævne det, der irriterer Jer! • Udfordringen ved spild er at finde spild i ”eget arbejde”. Vi peger typisk på andre, men glemmer de 3 fingre, der peger retur. VidenDanmark

16. Eksempel • 10 minutter a kr. xx til at modtage og registrere henvendelse • 20 minutter a kr. xx til at lede efter kollega, der kan ekspedere sagen • 10 minutter a kr. yy til at vente, fordi it-system arbejder langsomt • 10 minutter a kr. xx til at lede efter relevante oplysninger eller tidligere akter, fordi arkiveringssystemerne ikke er hensigtsmæssigt indrettet • 20 minutter a kr. yy til at sagsbehandle sagen • 10 minutter a kr. zz til at chef vurderer afgørelse • 15 minutter a kr. yy til at justere formulering efter chefens ønske • 5 minutter a kr. zz til fornyet godkendelse hos chef • 10 minutter a kr. xx til at kopiere og journalisere sagen, inklusive 5 minutter til at finde nyt papir til kopimaskinen • 5 minutter a kr. xx til at printe brev og pakke i kuvert • I alt 150 minutters arbejdstid Hertil kommer den tid, hvor sagen ligger stille mellem de forskellige aktiviteter, og der ikke skabes værdi, men blot tilføjes ventetid… VidenDanmark

17. Hvad er standarder • Traditionel metode: • Jeg er ligeglad hvordan jobbet udføres – blot det bliver gjort! • Lean tilgang: • Udfør jobbet på samme måde hver gang med det samme resultat. • Fastlæg den mest effektive, mindst stressende, sikreste og repeterbar metode. En standard er en aftale om, hvordan bestpractiseudføres! VidenDanmark

18. Hvorfor standarder? • Nej tak til ”enkeltmandsviden” • Hjælp fra kolleger i travle perioder • Fravær og ferie • Synlig kompetenceoversigt, backup plan og krydstræningsprogram • Et udgangspunkt for forbedringer • Ens produkt og service hver gang • Reducerer variation > omkostninger • Udvikler ”bestpractise” • Letter uddannelse af nye kolleger • Færre returløb. Bedre flow. • Forbedrer også arbejdsmiljøet – ”aben er placeret”!! • For mange er ordet ”standard” negativ ladet. • Mange ønsker ikke standarder fordi det bremser kreativitet og indskrænker friheden. • Men standarder er faktisk et udgangspunkt for at være kreativ! • ”Frihed” bør ikke forefindes ved standardopgaver! VidenDanmark

19. Hvor er det lige, jeg finder… Vi leder efter…: • Papirer • Opgavelisten • E-mails • Mødelokaler • Filer • Kolleger • mm Peytz & Co

20. De 5 S’er • Sortér - væsentligt fra uvæsentligt (grøn, gul, rød) • System i tingene – definér et hjem • Systematisk ”rengøring” • Standardisér - fasthold • Selvdisciplin - overhold standarder VidenDanmark

21. 5S-anvendelse i videnvirksomhed • Orden på skrivebord (PC-skrivebord) • System til filer og korrespondance • Opgave- og projektstyring • Mapper og andre dokumenter • Overdragelse af information • Print- og kopirum • Opslagstavler • Mødelokaler VidenDanmark

22. Eksempler på 5S Lånerkort Nummerering af foldere i filsystem Navngivning efter dato Genopfyld VidenDanmark

23. Resultater med 5S • Skaber visuel arbejdsplads. • Sparer tid til søgning efter filer, mapper, information mm. Sparer også tid til søgning efter arkiveret info. • Bedre kvalitet. De rigtige dokumenter/ informationer anvendes hver gang. • Øger produktivitet. 5S fjerner meget spildtid i administrative processer. • Bedre ergonomi og arbejdsmiljø. • 5S = Dovenskab…på den gode måde! • Med 5S rydder vi ikke op. Vi holder orden! • Husk at tage egen medicin! VidenDanmark

24. Kortlægning af værdikæder • Kortlægning af administrative værdikæder er et værktøj til at skabe et samlet og struktureret overblik over et flow af aktiviteter og processer. • Aktiviteter som skaber en eller anden form for produkt eller serviceydelse. • Produktet kan være alle former for resultater skabt i administrative flows. VidenDanmark

25. Eksempler på kortlægninger • Sagsbehandling • Tilbudsgivning/ ordremodtagelse • Oprette nye kunder • Faktureringsproces • Hele flow – fra ordre til betaling • Produktudvikling • Lave markedsføringsmateriale • Reklamationsbehandling • Køb og klargøring af PC til en medarbejder VidenDanmark

26. ”Forbudte sætninger” ved kortlægning • Sådan har vi altid gjort • Det er en god idé, men… • Det har vi prøvet før • Det er ikke mit ansvar • Pas • Det virkede ikke sidste gang • Lad os nu se VidenDanmark

27. Værdistrømsanalyse • Praktisk værktøj til at finde spild imellem arbejdsborde og funktioner. Navne: • Value StreamMapping • Værdistrømsanalyse • Kortlægning af værdikæder/-strømme • Kortlægning af arbejdsflow VidenDanmark

28. Værdistrømsanalyse 1) • Sæt viden sammen • Kortlæg flow • Prioriter forslag • Lav handlingsplan 3) 4) 2) VidenDanmark

29. Resultater med kortlægning • Overblik over flow og sammenhænge • Reduceret spild, færre dobbeltprocesser, færre ansvarsskifte, bedre kvalitet, forbedret flow og kortere gennemløbstid • Bedre arbejdsmiljø. Færre frustrationer og mindre stress • Forbedret kundeservice! VidenDanmark

30. Eksempler

31. Resultater med tavle til forbedringer • Dialog om løsninger fører til bedre og hurtigere implementering. • Involvering og ejerskab giver større medarbejder-tilfredshed. • Virksomheden opnår markante forbedringer for få penge. • Reduktion af omkostninger og bedre kundeservice. VidenDanmark

32. Hvorfor på tavler? • Forbedringstavler handler om at skabe synlige, strukturerede og prioriterede løbende forbedringer. • Tavlerne viser ansvarlig, løsningsbeskrivelse og status på opgaven. • Tavler prioriterer samtidig afdelingens ressourcer til at udføre forbedringer VidenDanmark

33. Hvorfor på tavler og ikke i IT? • Tavler går i stedet for eks. IT-baserede systemer og postkasser • Der er en barriere for at komme med forslag, når de skal afleveres i et IT-system eller i en postkasse • Tavler handler om at flytte ansvaret til dem, der reelt kender til problemerne og derfor typisk også har de bedste løsningsforslag VidenDanmark

34. Eksempel

35. Opsamling på værktøjer • Værdi og spild • 5S system og orden • Værdistrømsanalyse+ organisering • Kaizen-tavler • Kommunikationsregler • Hvad tænker I? • Værdi eller spild? • Frustrerende eller fascinerende? • Muligt eller umuligt? • Forståeligt eller raketvidenskab? VidenDanmark

36. Dagsorden • Indledning • VidensLean • Introduktion til begrebet VidensLean • Værktøjerne i Lean • Værdistrøm for fakturaer • Opfølgning ved tavlemøder • Arbejd smartere • Kommunikationsregler • Hvad gør I i morgen?

37. Hent én time/dagen/medarbejder! Definér interne regler for kommunikation – e-mails, telefon, sms, kalender og møder! • Spild som minimeres: • Unødvendig opfølgning på e-mails • Forstyrrelser • Afbrydelser • Unødvendige, dårlige og lange møder • mm. Advodan

38. Hvad vil I gøre i morgen? ”Man kan ikke gøre de samme ting igen og igen. Og alligevel forvente et andet resultat”. VidenDanmark

39. Hvad vil I gøre i næste uge? • Hvis det er noget for jer og jeres kontor, hvad vil I så gøre fra næste uge for at det kommer i gang? • Hvilke værktøjer tænker I at I kan få glæde af på jeres kontor? God fornøjelse! Resultater: Trivsel og effektivitet. Forudsætninger: Ejerskab og tryghed. VidenDanmark

40. Hvad vil I gøre i februar? • Fremtidige ledelsesbeslutninger • Fastlægge konkrete mål • Ikke alt i begyndelsen • Udvælge 3-5 områder • Workshops • Lavt hængende frugter • Ambassadører på de enkelte kontorer VidenDanmark

41. www.videnassistance.dk Kontakt: Inger Toft Thiersen Viden Assistance Tel: 2442 6977 inger@videnassistance.dk Profile on LinkedIn

42. Følg os på sociale medier På LinkedIn, Facebook, Twitter & Google+ VidenDanmark