Arve Sandvoll Seniorrådgiver Avdeling for offentlige anskaffelser Seksjon Teknologi og støtte

1. E-handelsprosjekt Sogn og Fjordane Fylkeskommune Kva er elektronisk innkjøp ? Arve Sandvoll Seniorrådgiver Avdeling for offentlige anskaffelser Seksjon Teknologi og støtte

2. Fakta om Difi • Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) ble opprettet 1. januar 2008 • Er underlagt Fornyings-, administrasjons- og kirke-departementet - FAD • Har ca. 240 ansatte med kontorsted i Leikanger og Oslo • Har som mandat å utvikle og fornye offentlig sektor • Har statsforvaltningen som primærmålgruppe • Hva gjelder offentlige anskaffelser så er hele offentlige sektor målgruppe for Difi (Statlig-, fylkeskommunal- og kommunal sektor)

3. St.meld. nr. 36 Det gode innkjøp - ”Det gode innkjøp” handler om LEDELSE OG STYRING - Verdiskapning som overordnet perspektiv, jf LOA § 1 Rammevilkår Ledelses- og styringsprosesser Kjerne- og støtteprosesser Formål

4. Overordnet fokus – offentlige anskaffelser • Innkjøperrollen har vært og er i endring • Det offentlige kan få mer utav de 400 milliardene som årlig brukes på anskaffelser • Regjeringen understreker et effektivitetsperspektiv. • Godt strukturerte prosjekter • Gjennomtenkte gjennomføringsmodeller • Gode behovsanalyser • Riktig bruk av rammeavtaler • E-handel • Reglene skal sikre transparens og at det beste budet vinner • Gode etiske holdninger skal ligge i bunn • Det offentlige må bruke sin maktposisjon og tvinge leverandørene til å lever miljøvennlige løsninger og produkter samt implementere e-handelsløsninger i takt med det offentliges krav • Anskaffelsesfaget må løftes på offentlige lederes agenda

5. FAD’s tildelingsbrev for 2013 • Styrke offentlige oppdragsgiveres kompetanse og evne til å sikre god organisering og styring samt effektive og kvalitetsrettede anskaffelser, herunder: • - Organisering og styring av anskaffelsesområdet • - Ta ut effektiviseringspotensialet gjennom bedre, enklere og sikrere • innkjøp • Øke utbredelsen av elektroniske verktøy i anskaffelsesprosessene, herunder: • - Omfang av støtte, veiledning og tilrettelegging av elektronisk handel • - Sentralfinansiering og støtteaktiviteter skal øke antall abonnenter og • gi økt volum på E-handlelsplattformen • - Øke utbredelsen av elektronisk faktura i form av økt andel av inn- • kommende e-fakturaer til stat og kommune samt økt antall mottakere • av EHF-dokumenter

6. Situasjon – Offentlige Anskaffelser Oppfølgning Bestilling til betaling Plan- legging Konkurranse gjennomføring Det gode innkjøp 400 milliarder Kvalitet, Innovasjon, Miljø, ……. Tid, Kostnader Informasjon, Kunnskap Kontroll Elektronisk handel - strategi for å oppnå ”det gode innkjøp”

7. Strategi, lederforankring og gevinster Gevinster

8. Anskaffelsesstrategiens mål • En anskaffelsesstrategi har som formål å sikre en felles overordnet tenkning og adferd, for å oppnå best pris, kvalitet og bærekraft når offentlig sektor anskaffer varer og tjenester. • Anskaffelsesstrategien skal sikre virksomhetens mål og tjenesteproduksjon.

9. Anskaffelsesstrategi • En anskaffelsesstrategi er altså en plan av handlinger med hensikt å nå et spesifikt mål. • Strategien handler mer om hva som skal gjøres enn om hvordan noe skal gjøre. • En anskaffelsesstrategi bør derfor inneholde: • Kartlegging med analyser av nåsituasjonen til virksomheten • Overordnede strategier/hovedmål, eventuelt delmål for virksomhetens anskaffelser • Handlingsplan som sikrer gjennomføring og måloppnåelse av strategien • Plan for oppfølging Direktoratet for forvaltning og IKT

10. En vellykket implementering av anskaffelsesstrategien krever bl.a. at: • At man klart kommuniserer hva man vil oppnå med implementeringen, og at mandatet er klart • At man motiverer og støtter endringsprosessen • At man etterspør resultater • At man avsetter ressurser og budsjettmidler Direktoratet for forvaltning og IKT

11. Via et anvendelig prosessverktøy kan strategien kan gi følgende resultater: • Sikrere innkjøp Betyr færre feil og bedre kontroll gjennom elektronisk sporbarhet og økt etterlevelse av lov og forskrift • Bedre innkjøp Betyr til dels store prisgevinster gjennom aktiv bruk av markedet, økt lojalitet til inngåtte avtaler og bedre grunnlag for inngåelse av nye avtaler • Enklere innkjøp Betyr mindre administrasjon og redusert tidsforbruk gjennom effektive og enklere rutiner slik at ansatte i størst mulig grad kan fokusere på faglig utførelse og utvikling Direktoratet for forvaltning og IKT

12. Hovedmål elektronisk handel • Bedre innkjøp • Utnytte økt kunnskap og styrings-evne til å oppnå bedre betingelser • Enklere innkjøp • Effektiv arbeidsflyt • Effektiv kommunikasjon • Sikrere innkjøp • Redusere feil / avvik • Øke sporbarheten • Forebygge uønsket adferd

13. Hva er e-handel i offentlig sektor? • En elektronisk støttet prosess mellom to parter (kjøper og selger) fra kunngjøring til betaling • E-handel er et virkemiddel for å oppnå gode innkjøp Pre-award Award Post-award Doffin KGV Katalog/ Ordre Faktura Direktoratet for forvaltning og IKT

14. Hva er elektronisk handel? • Omfatter grovt sett følgende verktøy / tjenester: • Standardiseringsverktøy for arbeidsprosesser • Verktøy for gjennomføring av konkurranser • Innkjøpssystem • Fakturahåndteringssystem • Ehandelsplattformen- meldingsformidling, med mer • + eventuelle integrasjoner mot andre system

15. Eller sagt på en annen måte: • Enklere for brukerne • Enklere for leverandørene • Enklere vedlikehold • Enklere å kommunisere • Avtalefestede priser og vilkår • Mer effektivt hverdag • Bedre og sikrere kontroll og sporbarhet • Forebygger uønsket adferd • Reduserer feil og avvik

16. Myte • Myte: E-handel egner seg best for kjøp av forbruksvarer og volumkjøp • Feil! • Alt kan handles gjennom e-handel, dvs alt som kan formuleres skriftlig • Fler og fler virksomheter oppdager at det gjelder å utnytte hele potensialet for bruk av e-handel for å hente ut de store gevinstene Direktoratet for forvaltning og IKT

17. Status e-handel i offentlig sektor Direktoratet for forvaltning og IKT

18. Fler og fler oppdager fordelene ved e-handel Helelektroniske innkjøpsprosesser – fra kunngjøring til betaling - er et viktig og nødvendig bidrag i Bergen kommunes arbeid med å effektivisere sin ressursbruk. Liv Røssland, finansbyråd, Bergen kommune Direktoratet for forvaltning og IKT

19. Fler og fler oppdager fordelene ved e-handel Det er først når innkjøpssystemet anvendes på alle type kjøp i Fredrikstad kommune vi får full styring og kontroll. Vi ønsker å bli «best i klassen» og få vår andel av effektiviseringen. Anne Skau, kommunalsjef, Fredrikstad kommune Direktoratet for forvaltning og IKT

20. Gir e-handel kun fordeler? Et samarbeid mellom kommuner om innføring og bruk av e-handel er konkret, praktisk effektivisering på en positiv måte, selv om det krever tid og penger. Jarle Bjørn Hanken, rådmann, Ålesund kommune Direktoratet for forvaltning og IKT

21. Sparer 20 minutter pr. faktura !! Når Norges minste kommune er i gang med EHF-faktura, greier du det også! Dag Eitrheim, prosjektleder Direktoratet for forvaltning og IKT

22. STANDARDISERING • Veien til disse gevinstene ligger i standardisering av anskaffelses- prosesser • E-handelsplattformen er en felles kanal å kommunisere og handle gjennom

23. Direktoratet for forvaltning og IKT

24. Topp 10 grunner til e-handel • Flere kjøp fra færre • Hvor mange leverandører har dere? Hva viser leverandørreskontroen? • Få bedre priser og betingelser ved flere kjøp fra færre leverandører • Bedre oversikt • Vet du hvor mange kulepenner du kjøper? Doruller, tørkepapir, konsulenttimer? • Du vet at du har fått hva du faktisk har bestilt • Stemmer fakturaen med hva dere faktisk fikk levert? • Holder leverandøren de avtalte leveringstider? • Fakturamatch reduserer behovet for manuell oppfølging • Hvor mye tid bruker dere på å sjekke at fakturaen stemmer med hva du bestilte? • Alle blir litt flinkere til å planlegge • Når bestiller dere hva fra hvem og hvor ofte? Direktoratet for forvaltning og IKT

25. Topp 10 grunner til e-handel 6. Alle bestillinger blir skriftlige • Leverandøren får et forklaringsproblem om han leverer noe annet enn det dere bestilte 7. Prisen avtales på forhånd • Så dyrt!!! Ingen overraskelser over hva ting koster. 8. Dere er to om det • Med e-handel godkjenner dere bestillingen på forhånd i stedet for fakturaene i ettertid. 9. Dere kan gjenbruke bestillingene • Lettere å foreta nye bestillinger. Hva var artikkelnummeret? Hva kostet det sist? Leveringstid? 10. Dere sparer penger – som kan brukes på noe annet • Dere vil spare penger! • Konservative anslag sier minst 2% (Noen mener 20%) Direktoratet for forvaltning og IKT

26. Ulemper? • Ja, det krever tid, penger • Også god planlegging og organisering, lederforankring, kontinuerlig lederfokus, ressurser, m.m. … • Og enkeltpersoner kan synes at deres handlefrihet blir mindre • Men, har dere råd til å la være? • Fordelene/nytteverdien er større enn kostnadene • Kan man høste uten å så? • Kan man få avkastning uten å investere? Direktoratet for forvaltning og IKT

27. Ehandelsplattformen • …én felles kanal å kommunisere og handle gjennom(elektroniske kataloger, ordre, ordrebekreftelser, fakturaer) Direktoratet for forvaltning og IKT

28. Integrasjon E-handelsplattformen

29. Integrasjon E-handelsplattformen Aksesspunkt Aksesspunkt Aksesspunkt

30. E-handels portefølgen: • 200 nye abonnenter, ca. 50 bare i desember 2012 • 40 nye kunder har signert kontrakt på helhetlig innkjøpsløsning, bare hos en systemleverandør • Det forventes sterk vekst også i 2013, anslagsvis 50 – 60 kommuner/ innkjøpssamarbeid og statlige virksomheter • Økende antall leverandører, engasjement fra Difi ovenfor Capgemini/IBX • Avtalen på E-handelsplattformen med Capgemini/IBX går ut sommeren 2014 med mulighet for forlengelse (2+2 år) • Prosjektstøtte i 2013 og 2014 (hel eller ½ stilling)- Omsetning over EHP på 10% av beregningsgrunnlaget(beregningsgrunnlaget er 25% av driftskostnad) • Tilknytningsavgift til E-handelsplattformen - 35.000.- for driftskostnader under 125 mill.- 70.000.- for driftskostnader over 125 mill. • 60 timers konsulentbistand for å øke leverandøraktivering

31. Det gode innkjøp – Prosjektveiviseren • Konkurranse gjennomføring • Faktura • Strategiverktøy • Maler • Kontrakter • Beste Praksis • E-handels-plattformen • Innkjøps-system • Fakturaflyt-system • Økonomi-system • Konkurranse- gjennomførings- verktøy • Doffin • Elektronisk faktura • EHF format • Aksesspunkt • Betaling • Endringer • Rapportering • Ordre og kontroll • Historikk og meldinger • Planlegging Anskaffelser.no Anskaffelser.no/ehandel og Prosjektveiviseren.no Direktoratet for forvaltning og IKT

32. Prosjektene: • Ny Doffin, nye skjemaer • Støttetjenester • Erfaringsdokumentasjon og støtte til gevinstrealisering- Presentasjons- og veiledningsmateriell for «Prosjektgjennomføring av IKT støttede anskaffelsesprosesser»- Erfaringsdokumentasjon av «Gode eksempler» • E-handels spredningsaktiviteter, bl.a. kurs, seminarer, brukerforum, nettside og opplæring i prosjektveiviseren • Støtte, bistand mot aksesspunkter (tjeneste- og systemleverandører) • Plansamarbeid med aksesspunktene (Visma, Agresso, Baseware) • Fortsatt satsning på e-faktura

33. ERFARINGSDOKUMENTASJON OG GEVINSTREALISERING Pre-award Post-award Konkurransegjennomføring Katalog / Ordre Faktura Konkurransegjennomføringsverktøy Aksesspunkt og tjenesteleverandører E-handelsplattform Prosjektstøtte for innføring og økt bruk av e-handel Prosjektveiviseren som metodeverktøy Erfaringsdokumentasjon og støtte til gevinstrealisering - Erfaringsdokumentasjon – «Gode eksempler– som kan løfte e-handels prosjektene og tydeliggjøre gevinster – bedre gevinstrealisering» Presentasjons- og veiledningsmateriell – «Prosjektgjennomføring av IKT-støttede anskaffelsesprosesser»

34. Hvis ikke, takk for meg ! Spørsmål ? Arve Sandvoll Seniorrådgiver Avdeling for offentlige anskaffelser Department for Public Procurement Mobil: +47  91 71 76 96 E post: ars@difi.no www.difi.no - www.anskaffelser.no – www.prosjektveiviseren.no