Organização de Sistemas e Métodos

1. Organização de Sistemas e Métodos Curso de Pedagogia Coordenação : Prof. Andrea Botino Parte I - Unidades I a III Administração de Empresas Prof. Sérgio Monteiro - Fevereiro 2008

2. Administração de Empresas Prof. Sérgio Monteiro - Fevereiro 2008

3. Contrato de Convivência Critérios de Avaliação - Provas - 7 Pontos - Trabalhos 2 Pontos - Participação 0,5 Pontos - Assiduidade 0,5 Pontos Sergio Monteiro O valor total de pontos das Provas P01 e P02 podem sofrer variações, bem como os trabalhos. A Participação e Assiduidade continuam inalteráveis de acordo com meu critério de avaliação. Prof. Sérgio Monteiro Fevereiro 2008

4. Conteúdo a ser Desenvolvido • Unidade I – O Profissional de OSM • Aceitação da atividade de OSM e a sua relevância nas empresas. • O Comportamento do Profissional de OSM • Requisitos para o Analista de OSM • Unidade II – Sistema Pert /Com • Diferenças entre Pert e o Com • Representação Gráfica • Unidade III – Redes e Diagramas • Variação na representação das datas e das folgas Prof. Sérgio Monteiro Fevereiro 2008

5. Conteúdo a ser Desenvolvido • Unidade IV– Gráficos de Organização • Organograma e Conceitos • Tipos de Organogramas – Organograma hierárquico, funcional e funcionograma • Organograma de Relacionamento • Organograma Linear de responsabilidade • Unidade V – Gráficos de Fluxo – Fluxogramas • Conceitos e Finalidades • Simbologia • Fluxograma Vertical e Horizontal Prof. Sérgio Monteiro Fevereiro 2008

6. Conteúdo a ser Desenvolvido • Unidade VI – Estruturas Organizacionais e Departamentalização • Conceitos • Tipos de Estrutura • Fatores a considerar no processo de departamentalização • Critérios de departamentalização • A escolha do padrão para departamentalização • Unidade VII – Formulários e Manuais • Conceitos • Classificação, características e elaboração dos formulários • Importância, finalidade, classificação e distribuição dos manuais. Prof. Sérgio Monteiro Fevereiro 2008

7. Conteúdo a ser Desenvolvido • Unidade VIII – LAY- OUT • Conceitos, princípios e objetivos do Lay-out • Objetivos da distribuição de espaço em função do Lay-out • Tipos de Lay0out, métodos de elos e análise da ambiência - Faremos uso de filmes de curta duração para melhor entendimento do conteúdo a ser desenvolvido. - Outro ponto importante a ser citado é que vários itens que estudaremos já foram abordados no tema Gestão da Qualidade. Livro Texto : Luiz Cesar Araújo – Organização, Sistemas e Métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional – Editora Atlas 2001 – São Paulo Luiz Osvaldo Leal da Rocha – Organização e Métodos - Uma abordagem Prática – Editora Atlas Prof. Sérgio Monteiro Fevereiro 2008

8. Unidade I O Profissional de OSM Prof. Sérgio Monteiro Fevereiro 2008

9. Unidade I – O Profissional de OSM Organização de Sistemas e Métodos Definição “ Estudo das organizações por meio da análise de cada uma das suas atividades, a fim de criar procedimentos que venham a interligá-las de forma sistêmica.” (CRUZ, Tadeu. Sistemas, Organização & Métodos. São Paulo: Atlas, 2002) Prof. Sérgio Monteiro Fevereiro 2008

10. Organização, Sistemas e Métodos • Antigo setor de O&M: • Apenas aconselhamento, muito isolado • Pouca preocupação com o “o que”, mais com o “como” • Pouco ligado ao objetivo da empresa • “Organizava, por organizar” • “Excesso de formulários” • “Mero desenho de fluxogramas” Prof. Sérgio Monteiro Fevereiro 2008

11. Organização, Sistemas e Métodos • Atualmente mais focada em processos: • Mais estratégica • Não planeja pela organização • Métodos para alcançar os objetivos da organização • Auxilia na elaboração (ou melhoria) dos procedimentos • Consultoria: melhorar os processos da empresa • Formulários, organogramas e fluxogramas são ferramentas • Objetivos básicos: • Eliminar o inútil ou supérfluo • Maximizar os resultados • Otimizar recursos e minimizar custos Introdução a OSM

12. Funções de OSM 1/2 • Introduzir métodos de trabalho mais eficazes: • Bom nível de produtividade • Minimização de ociosidade • Ao menor custo possível • Eficiência versus Eficácia • Proporcionar melhores resultados com: • Pessoal • Material • Espaço físico • Tempo Maximizar os Recursos Introdução a OSM

13. Funções de OSM 2/2 • Pessoal: • Racionalização na distribuição de tarefas • Ferramentas mais adequadas • Eliminação de atividades desnecessárias • Material: • Padronização de documentos • Evitar desperdício (formulário e cópias) • Espaço: • Melhor distribuição do espaço • Tempo: • Evitar desperdício de tempo e re-trabalho Introdução a OSM Gestão Eficaz

14. Aplicações de OSM 1/3 • Estrutura organizacional: • Descrever o objetivo e as funções de cada uma das unidades empresariais • Projetar a criação, união ou eliminação de unidades, e acompanhar a execução • Elaborar e divulgar as normas, regulamentos e manuais necessários • Desenvolvimento organizacional: • Estudar e definir os ciclos organizacionais • Analisar ações alternativas visando a maturidade • Avaliar os impactos decorrentes de ações • Estruturar o treinamento, adequando-o às necessidades Introdução a OSM

15. Aplicações de OSM 2/3 • Racionalização do trabalho: • Definir a movimentação de documentos • Definir os fluxos gerais de trabalho • Estudar os sistemas e rotinas administrativas • Melhorar os métodos de trabalho através da análise e criação de formas alternativas • Definir os formulários e demais instrumentos que acompanham as soluções adotadas • Pesquisar evoluções tecnológicas que possam ser utilizadas pela empresa em suas áreas • Desenvolver internamente novas soluções tecnológicas Introdução a OSM

16. Aplicações de OSM 3/3 • Controle de sistemas: • Elaborar análise de viabilidade • Elaborar cronogramas físicos, financeiros e de pessoal • Avaliar equipamentos disponíveis • Sistemas de informação: • Analisar e definir a amplitude dos níveis organizacionais • Definir e estruturar os dados • Definir e estruturar as atividades • Definir e estruturar as informações Controles e acompanhamento rigorosos Introdução a OSM

17. Interna Vantagens: Conhece a cultura interna Consome menos tempo para diagnósticos Desvantagens: Pode ser influenciada nas decisões pela estrutura de poder Difícil alocação de custos Propensão ao vício nas visões de diagnósticos Estruturas da área de OSM • Externa (consultoria) • Vantagens: • Visão imparcial dos problemas • Ausência de favoritismo nas soluções • Fácil caracterização dos custos • Desvantagens: • Consome mais tempo no diagnóstico • Desconhece a cultura interna • Perigo de criar dependência Introdução a OSM

18. Dificuldades Encontradas • Falta de padronização/metodologia no trabalho em várias áreas • O trabalho realizado segundo a solicitação formulada e pouco pensada • Falta de envolvimento do usuário que muitas vezes não conhece o objetivo do trabalho. As possibilidades de sucesso das idéias de melhoria são mínimas. • Prazo de levantamento/elaboração da proposta de mudança (moroso) Processo de mudança é muito lento Prof. Sérgio Monteiro Fevereiro 2008

19. Metodologia do Profissional • Qualquer que seja o foco ou área, observar: • Quem? • O que? • Por que? • Como? • Onde? • Quando? • Quanto? não erra no seu julgamento ... Altamente observadora e critica... Prof. Sérgio Monteiro Fevereiro 2008

20. Introdução ao Estudo de Organização de Sistemas e Métodos • O novo conceito de OSM é o desenvolvimento organizacional, que envolve a atuação do profissional como consultor em planos estratégicos, projetos de mudança organizacional, gestão de negócios, qualidade total e educação empresarial. • O novo O&M assume forma virtual, ligando-se diretamente ao ambiente da TI (Tecnologia da Informação). Neste ambiente, a Internet e a Intranet e dão suporte a tomada de decisão. Prof. Sérgio Monteiro Fevereiro 2008

21. OSM ... Objetivos do Estudo 1/1 • Racionalização Administrativa e Operacional • Criatividade • Processo de Melhoria Contínua • Luta contra os Desperdícios • Simplificação do fluxo de trabalho • Aumento da produtividade • Ferramenta de competitividade • Arranjos inteligentes Partes ... Prof. Sérgio Monteiro Fevereiro 2008

22. OSM ... Objetivos do Estudo 1/2 • Mudança de Paradigmas • Identificação dos problemas e busca soluções • Estudos de ambiência / Estresse • Treinamento de usuários / novas tecnologias • Planejamento Estratégico • Modernidade Organizacional e Sistêmica Sucesso ... Fortalecer os elos. Prof. Sérgio Monteiro Fevereiro 2008

23. Aceitação da atividade No Curso de Pedagogia e o Comportamento do Profissional Prof. Sérgio Monteiro Fevereiro 2008

24. 1. Aceitação da atividade e sua relevância para as empresas A condição essencial para a criação e funcionamento de uma área de OSM é o reconhecimento de sua necessidade por parte das organizações, independente do seu segmento de atuação. A Organização, Sistemas e Métodos está associada atodo e qualquer trabalho, pois em qualquer campo do conhecimento sempre haverá uma maneira de criar métodos e organizar o trabalho de formas mais inteligentes. A relevância do tema está diretamente relacionada com os processos das empresas que precisam ser melhorados a cada dia. Prof. Sérgio Monteiro Fevereiro 2008

25. 2. Comportamento do Profissional 1/2 • Quer trabalhando individualmente ou em grupo, para atingir os objetivos básicos da sua atividade, deverá levar em conta algumas recomendações básicas. a - Integrar-se no contexto sócio-cultural da empresa, não fazendo uso de modismos, os quais podem não ser aplicados às necessidades da organização. b - Não tomar decisões baseadas somente em bom senso. Prof. Sérgio Monteiro Fevereiro 2008

26. 2. Comportamento do Profissional2/2 • Quer trabalhando individualmente ou em grupo, para atingir os objetivos básicos da sua atividade, deverá levar em conta algumas recomendações básicas. c - Analisar individualmente cada problema, de modo a evitar soluções semelhantespara problemas diferentes. Cada caso é um caso, com peculiaridades próprias. d – Não se envolver em fatores emocionais que possam surgir de um problema com pessoas da organização. Prof. Sérgio Monteiro Fevereiro 2008

27. 3. Requisitos de um bom Analista 1/2 • Possuir conhecimentos especializados sobre processos, métodos, técnicas e ferramentas de análise administrativa ( Ferramentas da Qualidade ). • Possuir capacidade de analise e síntese em proporções superiores ao que normalmente se exige de outros profissionais. Prof. Sérgio Monteiro Fevereiro 2008

28. 3. Requisitos de um bom Analista 2/2 • Ser criativo e bastante crítico e buscar soluções ainda não praticadas. • Possuir facilidade no relacionamento humano.(informações são mais fáceis) • Saber ouvir, observar, argumentar e influenciar pessoas. ( Negociador ) Prof. Sérgio Monteiro Fevereiro 2008

29. Os Profissionais de OSM Profissionais indicados: • Administrador de Empresas • Analista de Sistemas • Contador • Economista Neste momento não existe o ideal. Introdução a OSM

30. Os Profissionais de OSM Denominação: • Analista de Organização, Sistemas e Métodos • Analista de Negócios • Analista de Sistemas • Analista de Processos Vemos neste momento que as funções que em um passado eram especificas de alguns profissionais, hoje fazem parte de um patrimônio individual de cada profissional e, até mesmo, pode ser vista em algumas áreas como uma COMPETÊNCIA LATERAL ou uma vantagem competitiva. Introdução a OSM

31. Conceito do Profissional de O&M • É aquele indivíduo que, com formação teórica ou prática, estabelece as linhas da atividade administrativa, para obter eficiência e eficáciada estrutura organizacional na busca da maximização dos lucros e das obrigações sociais da empresa, procurando assim manter o processo de riqueza crescente dos acionistas ou proprietários, e mesmo dos executivos e funcionários em geral. Introdução a OSM

32. Ferramentas do Analista 1/1 • Organograma • Funcionograma • Técnicas de Entrevista • Fluxograma de Processos • DFD - Diagrama de Fluxo de Dados Bem trabalhadas, levantam a empresa... Prof. Sérgio Monteiro Fevereiro 2008

33. Ferramentas do Analista 1/2 • Brainstorming • Gráfico de Pareto • Diagrama de Causa e Efeito • Controle Estatístico do Processo (CEP) • Matriz de GUT (Gravidade, Urgência e Tendência), etc. Informatização Tempo de Resposta Prof. Sérgio Monteiro Fevereiro 2008

34. Atividades doProfissional de O&M • Análise de formulários. ( passado ... ) • Arranjo físico (layout). • Elaboração e controle das Normas e Procedimentos de todas as áreas. • Descrição das atividades dos processos para automação de escritório e operacionais. • Racionalizaçãode processos gerais. • Atuar quando necessário na Reengenharia. • Atuar fortemente sobre Qualidade e Produtividade. Atividades relacionadas com a Qualidade Total Introdução a OSM

35. Unidade II Sistema PERT / COM Aplicado a Projetos Prof. Sérgio Monteiro Fevereiro 2008

36. Sistema PERT / CPMEntendimento Básico • O que é o PERT / CPM Nos últimos anos novas técnicas de planejamento e controle tiveram um rápido desenvolvimento. Uma das mais úteis, mais discutidas e mais utilizadas é conhecida sob a sigla PERT-CPM ( Program Evaluation and Review Technique - Critical Path Method ). Programa de Avaliação e Revisão Técnica - Método do Caminho Crítico Prof. Sérgio Monteiro Fevereiro 2008

37. Sistema PERT / CPMSeu emprego em várias áreas O PERT–CPM tem sido empregado numa ampla gama de dimensões e complexidades nos mais variados projetos, indo do Planejamento de Peças Teatrais ou da Construção de um Supermercado, Projetos Pedagógicos ,Construção do Concorde e dos Submarinos Nucleares Americanos Polaris. Esta técnica permite que o responsável por determinada fase do de um projeto possa aplicar os cinco princípios fundamentais de administração:ATENÇÃO... Prof. Sérgio Monteiro Fevereiro 2008

38. Sistema PERT / CPMSuas fases • O PERT–COM e seus cinco princípios : • PREVER • ORGANIZAR • COMANDAR • COORDENAR • CONTROLAR Prof. Sérgio Monteiro Fevereiro 2008

39. Sistema PERT / CPMSua Importância Em outras palavras, PERT-CPM é um Método de Planejamento, Replanejamento, e Avaliação de Progresso, com a finalidade de melhor controlar a execução de um programa ou projeto. Nos países desenvolvidos o seu emprego atingiu uma tal amplitude que as grandes administrações públicas exigem, no momento de uma concorrência, uma cláusula especial do contrato, em que os fornecedores se comprometem a aplicar o sistema PERT. Eles estimam ter assim as melhores garantias na execução dos trabalhos dentro dos prazos previstos que por outro meio qualquer Prof. Sérgio Monteiro Fevereiro 2008

40. Sistema PERT / CPM O que o Sistema permite ? Esta técnica permite listarmos as atividades necessárias ao desenvolvimento do projeto, quando elas devem ser realizadas e muitas vezes indicam quais atividades que não podem ser atrasadas para que a data de entrega do sistema possa ser cumprida. Após a estimativa das dependências e duração das atividades, pode-se desenhar o diagrama PERT-CPM que: - Mostra quais atividades que podem ser realizadas em paralelo - Mostra quais atividades que devem ser realizadas em seqüência, por causa da dependência com outras atividades que devem ocorrer antes Prof. Sérgio Monteiro Fevereiro 2008

41. Sistema PERT / CPMO que pode ser apresentado ? Uma rede de tarefas do início ao fim do projeto - A sincronização de tarefas (atividades) - Se o início de uma tarefa depende do término de outra - Caminho crítico (seqüência de tarefas que determinam a duração do projeto) - Uma estimativa de duração de tarefas - Os limites de tempo para as tarefas Prof. Sérgio Monteiro Fevereiro 2008

42. Sistema PERT / CPM Perguntas que podem ser respondidas Qual o tempo mais cedo para terminar o projeto? - Quais as atividades que influenciam para que o projeto termine na data marcada? - Qual a interdependência entre as atividades? - Quais as atividades críticas? - Quando se deve alocar recursos (humanos, materiais, financeiros...)? Prof. Sérgio Monteiro Fevereiro 2008

43. Sistema PERT / COMComo ferramenta • PERT / CPM é uma ferramenta de valiosa colaboração quando da elaboração de um planejamento e de seu respectivo controle, objetivando atingir uma determinada meta. Prof. Sérgio Monteiro Fevereiro 2008

44. Sistema PERT / CPM - Histórico • O CPM – Critical Path Method, foi elaborado entre 1956 e 1958 pela Dupont Company, que desenvolvia projetos de produtos químicos. Para cumprirem os seus objetivos deveriam executaros projetos com o máximo de precisão em relação ao fator tempo. Tempo= Qualidade= Dinheiro Prof. Sérgio Monteiro Fevereiro 2008

45. Sistema PERT / COM - Histórico • O PERT – Program (Project) Evaluation and Review Technique, foi elaborado por volta de 1957 por uma equipe de Projetos Especiais da Marinha dos EUA quando necessitava desenvolver um projeto muito complexo, construir um foguete, o qual requeria um sólido planejamento e um rígido controle, considerando a grandeza dos projeto. NOTA : Com a aplicação da técnica, foi possível reduzir de 5 para apenas 3 anos o tempo para execução do projeto do submarino atômico que conduziria o míssil “Polaris”. Prof. Sérgio Monteiro Fevereiro 2008

46. Sistema PERT Seu campo de Aplicação • O PERT / CPM, pode ser aplicado em tudo que se possa imaginar que tenha uma origem e um términopreviamente fixado. Desde a fabricação de um alfinete até a elaboração de um projeto para colocar um satélite em órbita. Atividades Previstas Seqüência Lógica Prof. Sérgio Monteiro Fevereiro 2008

47. PERT / CPM Diferenças Básicas 1/2 • O PERT trabalha com três estimativas de tempo: • Tempo Otimista – Condições favoráveis.(Controles Efetivos) • Tempo mais Provável – Tempo mais próximo da realidade. • Tempo Pessimista – Condições desfavoráveis.( Fatores Externos) a b c Prof. Sérgio Monteiro Fevereiro 2008

48. PERT / CPM Diferenças Básicas 2/2 • Por este motivo o PERT possui características probabilísticas e variáveis aleatórias. Portanto para calcular o tempo de cada atividade é necessário usar a formula abaixo. (a) ( b ) (c) • O CPM possui características determinísticas e variáveis reais. Prof. Sérgio Monteiro Fevereiro 2008

49. PERT / CPM Conceitos Básicos 1/5 • Atividade: representa uma parcela do trabalho total necessário para a execução de um projeto. Consome tempo e recursos (humanos, financeiros, tecnológicos e materiais). • Evento: é a caracterização no tempoda origem ou do término de uma atividade, não consome tempo e nem recursos. Prof. Sérgio Monteiro Fevereiro 2008

50. PERT / CPM Conceitos Básicos 2/5 • Atividade fantasma: não consome tempo e nem recursos, mas só deve ser utilizada quando for realmente necessária. • Casos que deve ser utilizada: • Evitar que entre dois eventos sucessivos exista mais do que uma atividade. • Demonstrar a independência de uma atividade. Nota : A atividade 4 depende de outras anteriores Prof. Sérgio Monteiro Fevereiro 2008