Elektronisk saksbehandling og arkiv l.jpg
This presentation is the property of its rightful owner.
Sponsored Links
1 / 9

Elektronisk saksbehandling og arkiv PowerPoint PPT Presentation


  • 276 Views
  • Uploaded on
  • Presentation posted in: General

Elektronisk saksbehandling og arkiv. Informasjon til arkivmedarbeidere 22. februar 2006. Elektronisk saksbehandlings- og arkivsystem. ePhorte – webbasert system. Word brukes som tekstbehandler NOARK-godkjent

Download Presentation

Elektronisk saksbehandling og arkiv

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Presentation Transcript


Elektronisk saksbehandling og arkiv l.jpg

Elektronisk saksbehandling og arkiv

Informasjon til arkivmedarbeidere

22. februar 2006


Elektronisk saksbehandlings og arkivsystem l.jpg

Elektronisk saksbehandlings- og arkivsystem

  • ePhorte – webbasert system. Word brukes som tekstbehandler

  • NOARK-godkjent

  • Tilfredsstiller kravene til Statens generelle kravspesifikasjon for elektronisk saksbehandling (SGK)

  • Samme løsning som bl.a. NTNU, UiS, UMB, høgskolesektoren

  • Fellesløsning som driftes ved USIT


Hvorfor et elektronisk saksbehandlings og arkivsystem l.jpg

Hvorfor et elektronisk saksbehandlings- og arkivsystem?

  • Krav fra ”myndighetene”

  • Ønske om å effektivisere og forenkle rutinene knyttet til saksbehandling og arkiv

  • Øke gjenfinnbarheten og sporbarheten av saker og dokumenter (både arkivverdig og ikke-arkivverdig materiale)

  • Øke kvaliteten i vår saksbehandling – ledd i kvalitetsarbeidet ved UiB

  • Felles maler

  • Forenkle postrutinene


Hvem skal bruke ephorte l.jpg

Hvem skal bruke ePhorte?

  • ePhorte skal brukes i all saksbehandling ved UiB – dette betyr at alle som skriver brev og saksutredninger som er arkivverdige skal bruke systemet

  • Arkivmedarbeidere – Doculive ”legges ned”

  • ePhorte vil også kunne brukes som grensesnitt for ikke-arkivverdige dokumenter


Hva skjer n l.jpg

Hva skjer nå?

  • Oppstart med leverandør (mars – april – mai)

    • Foranalyse

    • Kartlegging

      • arkivstruktur

      • ordningsprinsipper

      • roller og brukergrupper

      • maler

  • Rutinegjennomgang

    • Elektroniske postmottak ved alle enheter (fakultet / institutt / avdelinger i sentraladm.)

    • Kjøremønster for transporten

    • Praktiske postrutiner

  • Informasjon

    • April/mai: med fakultetsansvarlige (”hvordan gjør vi det hos dere”)

    • Juni: arkivmedarbeidere


Oppl ring l.jpg

Opplæring

  • Generell opplæring

    • Kurs i forvaltningsloven, offentlighetsloven og arkivloven 23. og 28. mars, samt 4. april

    • Passer for ”alle”

  • ePhorte-opplæring

    • Kursing av arkivmedarbeidere: oppstart 15. august

    • 2-dagers kurs i ePhorte

      • skjermbilder

      • registrering av inn- og utgående post

      • avskriving og søking

      • rapportmuligheter

    • 1-dags kurs i skannemodulen


Driftsstart l.jpg

Driftsstart

  • September

  • Skanning

  • Pilot SV


Organisering av prosjektet ved uib l.jpg

Organisering av prosjektet ved UiB

  • Prosjektgruppe – prosjektleder Cecilie OhmKompetanse på organisasjonsutvikling, arkiv, IT, systemadministrasjon

  • Styringsgruppe – leder Kjell BernstrømBredt sammensatt med representanter fra flere fakultet og fra alle nivå i organisasjonen


Oppsummering l.jpg

Oppsummering


  • Login