Organizzare i dati

1. Excel Avanzato Organizzare i dati Giorgio Porcu - Excel Avanzato

2. SommarioOrganizzare i dati Subtotali Filtri Ordinamento Raggruppamenti e strutture Convalida dati Tabelle Tabelle con variabili Nomi XML Giorgio Porcu - Excel Avanzato

3. Subtotali Excel consente di eseguire calcoli con formule (espressioni e funzioni) su serie di dati Quando si gestiscono tabelle con molti dati (in riga o colonna) è utile raggrupparli secondo criteri e mostrare per ogni gruppo un risultato parziale del calcolo I risultati parziali sono detti subtotali Giorgio Porcu - Excel Avanzato

4. SubtotaliInserire un subtotale Per inserire un subtotale: Ordina i dati sulla colonna che costituisce il campo di raggruppamento desiderato Scheda Dati > Struttura > Subtotale Giorgio Porcu - Excel Avanzato

5. SubtotaliInserire un subtotale • Appare la finestra Subtotali su cui scegliere le opzioni volute Per ogni subtotale Excel raggruppa in automatico i dati in livelli gerarchici e aggiunge una colonna speciale sulla sx con strumenti per gestirli Giorgio Porcu - Excel Avanzato

6. SubtotaliSubtotali annidati E’ possibile annidare più subtotali: Ordina i dati sulla colonna che costituisce il primo raggruppamento (livello massimo) Inserisci i subtotali per il primo gruppo Inserisci i subtotali per il secondo gruppo (livello inferiore) sempre dal menu Subtotali, deselezionando l’opzione Sostituisci i subtotali correnti Giorgio Porcu - Excel Avanzato

7. Filtri • In una tabella contenente molti dati può risultare difficile individuare quelli che interessano • Per visualizzare solo i dati che soddisfano alcuni criteri è possibile sfruttare i filtri • Excel mette a disposizione: • Filtri automatici • Filtri personalizzati • Filtri avanzati Giorgio Porcu - Excel Avanzato

8. FiltriTipologie di filtro Il filtro automatico: • Deve essere prima attivato, poi utilizzato • Filtra per criteri di eguaglianza Il filtro personalizzato: • Filtra per criteri di diseguaglianza e contenuto • Consente l’uso di caratteri jolly Il filtro avanzato: • Filtra per criteri multipli su ogni campo • Consente di inserire manualmente i criteri Giorgio Porcu - Excel Avanzato

9. FiltriFiltri automatici Per attivare il filtro automatico: Seleziona una cella della tabella Scheda Home > Modifica > Ordina e filtra Dal Menu a discesa seleziona l’opzione Filtro Sulle etichette di colonna appare una Freccetta in basso Giorgio Porcu - Excel Avanzato

10. FiltriFiltri automatici In alternativa: Seleziona una cella della tabella Scheda Dati > Ordina e filtra > Filtro Sulle etichette di colonna appare una Freccetta in basso Giorgio Porcu - Excel Avanzato

11. FiltriFiltri automatici Per utilizzare il filtro automatico: Attiva il filtro automatico Nell’etichetta della colonna da filtrare click sx su Freccetta in basso Dal Menu a discesa scegli il criterio di filtro spuntando i valori desiderati Giorgio Porcu - Excel Avanzato

12. FiltriFiltri personalizzati Per impostare un filtro personalizzato: Seleziona una cella della tabella Attiva il filtro automatico Nell’etichetta della colonna da filtrare clic sx su Freccetta in basso Dal Menu a discesa scegli: Filtri per testo|numeri > Filtro personalizzato Giorgio Porcu - Excel Avanzato

13. FiltriFiltri avanzati Per impostare un filtro avanzato: Scegli almeno due righe vuote prima o dopo la tabella da filtrare Copia sulla prima riga vuota le etichette di colonna Sulle righe vuote sottostanti inserisci i criteri di filtro Scheda Dati > Ordina e filtra > Avanzate Giorgio Porcu - Excel Avanzato

14. FiltriFiltri avanzati • Nella Finestra di dialogoFiltro avanzato imposta le opzioni desiderate Criteri Giorgio Porcu - Excel Avanzato

15. Ordinamento • E’ sempre utile poter visualizzare i dati di un elenco in un ordine stabilito • Si utilizzano allo scopo le funzioni di ordinamento: • Ordinamento immediato (alfabetico) • Ordinamento personalizzato Le funzioni di ordinamento sono disposte sull’interfaccia sempre accanto a quelle di filtro Giorgio Porcu - Excel Avanzato

16. OrdinamentoOrdinamento immediato Per ordinare in senso alfabetico: Seleziona una cella della tabella Scheda Home > Modifica > Ordina e filtra Dal Menu a discesa scegli l’ordinamento desiderato Giorgio Porcu - Excel Avanzato

17. OrdinamentoOrdinamento personalizzato Per ordinare con criteri personalizzati: Seleziona una cella della tabella Scheda Dati > Ordina e filtra > Ordina Giorgio Porcu - Excel Avanzato

18. Raggruppamenti e strutture Può essere comodo raggruppare i dati aventi caratteristiche comuni e all’occorrenza nasconderne la visualizzazione Con la funzione di raggruppamento Excel consente di strutturare dati in gruppi Il raggruppamento può essere annidato in modo gerarchico sino a otto livelli La funzione Subtotale raggruppa automaticamente i dati per ogni calcolo parziale Giorgio Porcu - Excel Avanzato

19. Raggruppamenti e struttureCreare un gruppo Per creare un gruppo di dati: Seleziona le righe/colonne della tabella contenenti i dati da raggruppare Scheda Dati > Struttura > Raggruppa… Scegli l’opzione Raggruppa Giorgio Porcu - Excel Avanzato

20. Raggruppamenti e struttureCreare un gruppo Livello di struttura Gruppi per singolo livello Una colonna speciale è aggiunta sulla sx con strumenti per gestire gruppi e strutture Giorgio Porcu - Excel Avanzato

21. Convalida dati Può essere utile limitare i dati inseribili in una cella a una serie di valori predefiniti o secondo criteri, per evitare errori di immissione Allo scopo si potrebbe dotare la cella di un menu a discesa con i soli valori possibili o visualizzare opportuni messaggi per guidare l’inserimento Viceversa, per un’insieme di dati già inseriti è comodo verificare che essi soddisfino certi criteri Le opzioni di convalida dati consentono di raggiungere tali obiettivi Giorgio Porcu - Excel Avanzato

22. Convalida datiImpostare criteri di convalida • Per impostare criteri di convalida: • Seleziona le celle desiderate • Scheda Dati > Strumenti dati > Convalida dati • Seleziona Convalida dati… dal Menu a discesa • Inserisci i criteri di convalida. Varranno come limitazioni per inserimento di dati successivi e eventuale verifica di dati già presenti Giorgio Porcu - Excel Avanzato

23. Convalida datiVerificare con criteri di convalida • Per verificare dati già inseriti sulla base di criteri di convalida (convalida a posteriori): • Imposta i criteri di convalida • Scheda Dati > Strumenti dati > Convalida dati • Seleziona Cerchia dati non validi dal Menu a discesa Giorgio Porcu - Excel Avanzato

24. Tabelle • E’ buona norma strutturare i dati in tabelle (o ancor meglio: tabelle standard) per sfruttare pienamente le funzioni avanzate di Excel • La creazione di una tabella in può avvenire: • In modo manuale • Sfruttando un’opportuna funzione di Excel Giorgio Porcu - Excel Avanzato

25. TabelleCreare manualmente una tabella • Per creare manualmente una tabella si può procedere in due modi: • Inserire prima i dati nelle celle e poi formattarli aggiungendo opportune etichette di colonna (e riga, se necessario) • Strutturare prima la tabella con le etichette, inserendo i dati in un secondo momento Giorgio Porcu - Excel Avanzato

26. TabelleInserire una tabella • Per creare una tabella sfruttando l’apposita opzione di Excel: Scheda Inserisci > Tabelle > Tabella • Se creata con questa opzione, la tabella è gestita in modo indipendente rispetto ai dati esterni. Inoltre: • E’ applicato uno stile grafico • E’ applicato il filtro automatico • E’ assegnato un nome nella Casella Nome • Appare la Scheda Progettazione per gestirla Giorgio Porcu - Excel Avanzato

27. Tabelle con variabili Può essere necessario impostare calcoli basati su pochi (uno o due) dati variabili per confrontare i risultati ottenuti variando tali dati Excel mette a disposizione la funzione tabelle dati che realizza questo procedimento in modo rapido e automatico Col termine tabella dati in Excel si intende una tabella con dati variabili. In molti altri contesti tabella dati è un semplice sinonimo di tabella Giorgio Porcu - Excel Avanzato

28. Tabelle con variabiliCreare una tabella dati • Per creare una tabella dati a una o due variabili: • Inserisci in sequenza sulla stessa riga o colonna i valori delle variabili da utilizzare per il calcolo • Inserisci in una cella la formula basata sulle variabili • Scheda Dati > Strumenti dati > Analisi di simulazione > Tabella dati Giorgio Porcu - Excel Avanzato

29. Nomi Excel consente di assegnare un nome a un intervallo di celle contenenti dati In tal modo, sarà possibile richiamare tutti i dati dell’intervallo direttamente col nome scelto. Questo può risultar utile nei riferimenti e negli argomenti delle funzioni I nomi assegnati sono memorizzati nella Casella nome per un rapido accesso Giorgio Porcu - Excel Avanzato

30. NomiAssegnare un nome • Per assegnare un nome a una singola cella o un intervallo di celle: • Seleziona l’intervallo desiderato • Scrivi il nome da assegnare in Casella Nome • Premi <Invio> In alternativa: Scheda Formule > Nomi definiti > Definisci nome Giorgio Porcu - Excel Avanzato

31. XML XML (eXtensible Markup Language) è un metalinguaggio che consente di definire schemi e strutture per contenere dati Può essere utile sfruttare schemi già definiti in XML all’interno di un foglio elettronico Chi conosce il linguaggio potrebbe inoltre volerlo utilizzare direttamente in Excel senza l’ausilio di programmi esterni Excel offre alcune funzioni di supporto all’XML Giorgio Porcu - Excel Avanzato

32. XMLAprire un file XML • Per aprire un file XML in Excel: • Pulsante Office > Apri • Dalla finestra Apri seleziona la tipologia file *.XML e individua il file desiderato Giorgio Porcu - Excel Avanzato

33. XMLGestire i file XML • Per gestire in modo avanzato i file XML è opportuno visualizzare la Scheda Sviluppo: • Pulsante Office > Opzioni di Excel > Impostazioni generali • Seleziona l’opzione Mostra la Scheda sviluppo sulla barra multifunzione Giorgio Porcu - Excel Avanzato