Il check in
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Il check-in. L’importanza di una buona accoglienza. Nella fase del check-in i primi contatti con il cliente sono fondamentali per offrire un’immagine positiva o negativa dell’hotel.

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Il check-in

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Presentation Transcript


Il check in

Il check-in

a cura di christian bressan

L’importanza di una buona accoglienza

  • Nella fase del check-in i primi contatti con il cliente sono fondamentali per offrire un’immagine positiva o negativa dell’hotel.

  • Saper accogliere e dare il benvenuto all’ospite, mettendolo immediatamente a proprio agio è una vera e propria arte che richiede doti personali e una tecnica specifica.


Il check in

a cura di christian bressan

Il check-in: definizione

Il check-in è l’insieme delle operazioni che il front office svolge al momento dell’arrivo di un cliente in albergo.

Clienti senza prenotazione

Clienti con prenotazione

A seconda della tipologia di clientela avremo gli arrivi di:

Gruppi


Le operazioni preliminari

Le operazioni preliminari

a cura di christian bressan

Prima di ogni check-in è bene controllare attentamente il planning e tutta la documentazione in nostro possesso relativa alle prenotazioni in modo da predisporre in anticipo:

La lista arrivi

del giorno

Il registro

arrivi e

partenze

Le

comunicazioni

ai reparti


Lista arrivi del giorno

a cura di christian bressan

Lista arrivi del giorno

È l’elenco dei clienti previsti in arrivo in una determinata data

Cognome e

nome dell’ospite

Verificare bene il

tipo di camera per

evitare

spiacevoli errori

Compilare

solo nel caso

di prenotazioni indirette


Il check in

a cura di christian bressan

Il registro arrivi e partenze

Si inserisce il prezzo giornaliero

Spazio riservato ai cambi di camera che vengono effettuati

nella giornata per i clienti in casa.

Ha l’obiettivo di conoscere l’esatto numero

di clienti presenti nella notte


Le comunicazioni ai reparti

Le comunicazioni ai reparti

Sulla base delle previsioni degli arrivi e delle partenze, è bene comunicare la previsione del carico di lavoro per i giorni seguenti ai reparti:

a cura di christian bressan

CUCINA: Per particolari esigenze alimentari o semplicemente comunicazioni del numero di coperti per il lunch e il dinner

RISTORANTE:Predisposizione tavoli

HOUSEKEEPING: Preparazione camere o allestimenti speciali nelle aree comuni

SERVIZI COMPLEMENTARI: Richieste particolari o convenzioni


Le operazioni di check in

Le operazioni di check-in

a cura di christian bressan

ACCOGLIENZA DELL’OSPITE

Ha la prenotazione?

SI

NO


Le operazioni di check in cliente con prenotazione

Le operazioni di check-in (cliente con prenotazione)

a cura di christian bressan

Se la risposta è SI

RITIRO DEL VOUCHER

Nel caso di cliente di Agenzia di Viaggio

CONTROLLO DEI DATI

Lista arrivi, registro arrivi e partenze, scheda di prenotazione

Sono corretti?

MODIFICA DATI

SI

NO


Le operazioni di check in cliente con prenotazione e senza prenotazione

Le operazioni di check-in (cliente con prenotazione e senza prenotazione)

a cura di christian bressan

SI

ASSEGNAZIONE CAMERA

REGISTRAZIONE DI LEGGE, CONSEGNA CHIAVI, KEY CARD E WELCOME CARD

TRASPORTO BAGAGLI

ACCOMPAGNAMENTO IN CAMERA

APERTURA CONTO E AGGIORNAMENTO REGISTRI

COMUNICAZIONI AI REPARTI


Le operazioni di check in cliente senza prenotazione

Le operazioni di check-in (cliente senza prenotazione)

a cura di christian bressan

Se la risposta è NO

ASCOLTARE LA RICHIESTA DEL CLIENTE

CONTROLLARE IL PLANNING

C’E’ DISPONIBILITA’?

SI

NO

PROPORRE VARIE POSSIBILITA’ DI SCELTA

OFFRIRE UN’ALTERNATIVA

DEFINIRE PREZZO E ARRANGIAMENTO, ASSERGNARE LA CAMERA E PROCEDERE CON LE REGISTRAZIONI DI RITO

CONSIGLIARE UN ALTRO HOTEL

NO

IL CLIENTE ACCETTA?

SI

DEFINIRE PREZZO, ASSEGNARE LA CAMERA E PROCEDERE CON LE REGISTRAZIONI DI RITO


Le principali fasi per accogliere un gruppo

Le principali fasi per accogliere un gruppo

a cura di christian bressan

PRIMA DELL’ARRIVO

  • Elaborare la rooming list

  • Preassegnare le camere

AL CHECK-IN

  • Controllare i dati inseriti nella rooming list

  • Assegnare le camere

  • Ritirare i documenti

  • Consegnare le chiavi

  • Occuparsi del trasporto bagagli


La rooming list

La rooming list

a cura di christian bressan


Le registrazioni di legge

Le registrazioni di legge

a cura di christian bressan

La registrazione dei clienti alloggiati nelle strutture ricettive è obbligatoria per legge e deve essere effettuata immediatamente all’arrivo dell’ospite. Al momento del check in, quindi, l’addetto al ricevimento deve sempre chiedere i documenti.

  • Carta d’identità

  • Patente

  • Libretto di pensione

  • Passaporto

  • Patente nautica

  • Porto d’armi

  • Tessere di riconoscimento rilasciate dalla pubblica amministrazione


La scheda di notificazione

La scheda di notificazione

a cura di christian bressan

Il modulo per contenere i dati dei documenti delle persone alloggiate si chiama scheda di notificazione.


Il modello istat c 59

Il modello ISTAT C/59

a cura di christian bressan

Serve per l’elaborazione delle statistiche sul turismo. Ogni albergatore è tenuto a dichiarare all’ufficio turistico competente (IAT, APT o ufficio del turismo del comune) gli arrivi e le partenze giornaliere.


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