Автоматизация учета ТМЦ с использованием технологии штрих-кодирования в бюджетных учреждениях

1. Автоматизация учетаТМЦ сиспользованием технологии штрих-кодирования в бюджетных учреждениях

2. Автоматизация учета ТМЦ Применение технологии штрих-кодирования: Объем учета материальных ценностей (МЦ) в большинстве бюджетных учреждений составляет порядка 80 % от всего бюджетного учета, таким образом данная технология оптимизирует самую трудозатратную часть работы бухгалтера. Что такое штрих-код? Штрих-код - это автоматическая технология идентификации. Он позволяет собирать данные быстро и точно. Штрих-код состоит из серии параллельных, расположенных рядом штрихов и промежутков между ними. Предопределенная ширина используется для кодирования данных в символы. Чтобы считать информацию содержащуюся в штрих-коде, сканирующее устройство, например, лазерный сканер, необходимо просто поднести к штрих-коду, после чего ширина штрихов и пробелов анализируется декодером и первоначально закодированные данные восстанавливаются в формате воспринимаемом программным обеспечением.

3. Автоматизация учета ТМЦ ОСНОВНЫЕ ПРЕИМУЩЕСТВА ШТРИХ-КОДИРОВАНИЯ: • Повышение точности вводимых данных. Повышение точности данных наиболее часто является главным фактором, мотивирующим внедрение комплекса штрих-кодирования. Использование штрих-кодирования позволяет достичь 99% точности вводимых данных, сводит до минимума риск ошибки пользователя, при проведении операций с МЦ. • Повышение эффективности учетных процессов. При больших объемах информации применение данной технологии в несколько раз уменьшает время формирования документов. Кроме обеспечения практически идеальной точности данных, штрих-кодирование позволяет пользователям работать быстрее не принося в жертву точность. Легко увидеть преимущества штрих-кодирования на примере процесса формирования требования-накладной, когда приходится исправлять ошибки ввода данных пользователя и тратить время на идентификацию МЦ. • Улучшение процессов инвентаризации, оприходования и планирования. Штрих-кодирование помогает учреждениям легче управлять МЦ, позволяя в режиме реального времени отслеживать наличие и движение МЦ, в кратчайшие сроки проводить полную инвентаризацию, принимать соответствующие решения о необходимости закупки МЦ и производить как краткосрочное, так и долгосрочное планирование.

4. Автоматизация учета ТМЦ Используемое оборудование для штрих-кодирования. • Сканер штрих-кода лазерный ручной Metrologic MS 5145 Eclipse USB. Сканер недорог по стоимости приобретения, прост в установке и применении. В сканере MS5145 Eclipse применена технология Code Sense Mode – сканер находится в состоянии ожидания считывания до тех пор, пока в его поле зрения не появится штрих-код. Другие предметы, не имеющие маркировки, не активизируют сканер. Данная технология позволяет снизить расход электроэнергии и увеличить срок службы сканера. • Терминал сбора данных Symbol MC 1000. Терминал Symbol MC 1000 оснащен лазерным сканером и имеет слот формата SD (Secure Digital) для расширения памяти. идеальное сочетание цены и качества. Терминал MC 1000 позволит оперативно провести инвентаризацию на удаленных складах и в подразделениях.

5. Автоматизация учета ТМЦ Порядок работы пользователя по учету движения МЦ: • Оприходование ОС и МЗ. • Ввод данных об основном средстве или виде материальных запасов. • Оформление приходных документов. • Печать этикетки штрих-кода. • Маркировка основного средства или вида материальных запасов. • Печать инвентарной карточки ОС. • Перемещение, списание ОС и МЗ. • Оформление документов по внутреннему перемещению ОС и МЗ. • Оформление документов по списанию ОС и МЗ. • Проведение инвентаризации ОС и МЗ. • Проведение инвентаризации с применением терминала сбора данных. • Оформление инвентаризационной ведомости ОС и МЗ.

6. Автоматизация учета ТМЦ Оприходование ОС и МЗ: • Ввод данных об основном средстве или виде материальных запасов. При вводе данных в карточку ОС пользователь либо считывает штрих-код при помощи лазерного сканера с уже существующей маркировки на ОС, либо формирует автоматически, нажав на соответствующую кнопку. • Печать этикетки штрих-кода. • Маркировка объекта учета. • Аналогичные операции осуществляются и с номенклатурой материальных запасов. • Печать инвентарной карточки учета со штрих-кодом.

7. Автоматизация учета ТМЦ Перемещение, списание ОС и МЗ: • Оформление документов по перемещению и списанию ОС и МЗ. Во всех документах по перемещению и списанию материальных ценностей порядок работы одинаков. 1. Пользователь заполняет шапку документа. 2. Подносит сканер штрих-кодов к маркировке основного средства (либо его инвентарной карточке) или другого объекта материальных ценностей. 3. При считывании штрих-кода соответствующий элемент попадает в табличную часть документа. 4. Аналогичным образом заполняются другие документы. 5. При заполнении документов по материальным запасам выбор по штрих-коду работает в обработке подбора материалов.

8. Автоматизация учета ТМЦ Проведение инвентаризации ОС и МЗ: • Оформление документов при проведении инвентаризации ОС и МЗ. 1. Пользователь с помощью терминала сбора данных Symbol MC 1000 и предустановлен-ной программы инвентаризациисканирует штрих-кода материальных средств с разбив-кой по материально-ответственным лицам. 2. Данные инвентаризации сохраняются в файл, состоящий из кода МОЛ, штрих-кода и количества МЦ. 3. Бухгалтер открывает новый документ «Инвентаризационная ведомость», выбирает МОЛ и счет учета МЦ. 4. Нажатием кнопки «Заполнить» документ заполняется учетными данными по МЦ. 5. Далее выполняем загрузку файла инвентаризации. 6. Заполняется фактические наличие МЦ и значения отклонений. 7. При проведении формируются корректирующие проводки по МЦ.

9. Автоматизация учета ТМЦ Координаты НПЦ «Прогтехника» Спасибо за внимание! Все вопросы можно задавать по электронной почте либо по телефонам нашей линии консультаций. ООО Научно-производственный центр «Прогтехника» Телефоны: (495) 782-41-58, 995-29-68, (499) 191-60-86 123308, г.Москва, пр-т Маршала Жукова, д.2,стр.1, оф. 307 www.progtechnika.ru, E-mail: progtech@mail.ru