Download
1 / 43
430 likes | 591 Views
ברוכים הבאים ליום עיון בנושא ההיבטים המעשיים בהתנהלות עמותות יום שלישי, ב' אייר התשע"ב 24 באפריל 2012. כללי מינהל תקין, בקשות תמיכה וביקורות עומק רו"ח שני אבידני - מנהלת מחלקת ביקורת פנים. מוסדות החובה בעמותה. אסיפה כללית. ועד מנהל. ועדת ביקורת. אסיפה כללית.
E N D
ברוכים הבאים ליום עיון בנושא ההיבטים המעשיים בהתנהלות עמותות יום שלישי, ב' אייר התשע"ב 24 באפריל 2012
כללי מינהל תקין, בקשות תמיכה וביקורות עומק רו"ח שני אבידני - מנהלת מחלקת ביקורת פנים
מוסדות החובה בעמותה • אסיפה כללית. • ועד מנהל. • ועדת ביקורת.
אסיפה כללית האסיפה הכללית מורכבת ממייסדי העמותה וכל מי שהצטרף כחבר עמותה. על מנת לפתוח תיק במס הכנסה או לקבל תעודת מלכ"ר ממס ערך מוסף האסיפה הכללית חייבת לכלול לפחות שבעה חברים.
סמכויות האסיפה הכללית: • קביעת מספר חברי הועד ובחירת ועד העמותה. • בחירת ועדת הביקורת/גוף מבקר. • מינוי רואה חשבון מבקר וקביעת שכרו. • אישור הדוחות הכספיים השנתיים והדוחות המילוליים. • קבלת החלטות בדבר שינוי תקנון, מטרות או שם העמותה. • אישור גמול לחברי הועד או לחברי ועדת הביקורת בגין תפקידם בהתאם לתקנות העמותות.
ועד מנהל מורכב לפחות משני חברי עמותה. סמכויות ותפקידי הועד: • ליישם את החלטות האסיפה הכללית. • לקבוע את מדיניות העמותה בכפוף להחלטות האסיפה הכללית. • לדאוג כי לא תתבצע חלוקת רווחים לחברי העמותה.
סמכויות ותפקידי הועד - המשך • לאשר תקציב שנתי ולעקוב אחר מצבה הכספי של העמותה. • לקבוע נהלים בכתב כולל בנושא מדיניות השכר בעמותה. • לכנס אסיפות כלליות מהמניין ושלא מן המניין. • לדווח לאסיפה הכללית על מצב ענייני העמותה. • לנהל פנקס חברי עמותה ופנקס חברי ועד.
ועדת הביקורת/גוף מבקר ועדת ביקורת- מורכבת לפחות משני חברי עמותה. גוף מבקר- רואה חשבון. סמכויות ותפקידים של ועדת הביקורת/גוף מבקר: • בדיקת ענייניה הכספיים והמשקיים של העמותה. • בדיקת תקינות פעולות העמותה ומוסדותיה. • בדיקת השגת יעדי העמותה ביעילות ובחסכון. • מעקב אחר ביצוע החלטות האסיפה הכללית והוועד.
בחירת מוסדות חובה • יש לערוך בחירות לוועד העמותה, ועדת הביקורת ומורשי החתימה אחת לארבע שנים לפחות. • במידה ועמותה חייבת במינוי רואה חשבון מבקר – יש לבחור רואה חשבון אחת לשנה.
מורשי חתימה • בהתאם לסעיף 18 לתקנון המצוי על הועד להסמיך שנים או יותר מבין חבריו לחתום בשם העמותה. • ניתן לשנות את הסעיף הנ"ל בתנאי שמורשי החתימה יהיו מבין חברי העמותה או מבעלי התפקידים בה. • מורשי החתימה לא יהיו בדרגת קירבה ראשונה ביניהם.
כרטיסי אשראי שימוש בכרטיס אשראי אפשרי בכפוף לקיום אחד התנאים הבאים: • כרטיס אשראי המוגבל לסכום המותר לשימוש כקופה קטנה. • כרטיס אשראי עם חשבון בנק ייעודי- כל תשלום בכרטיס האשראי כפוף בהעברת כספים לחשבון יעודי בהוראה שתיחתם ע"י שני מורשי החתימה.
נוהל תשלום דמי כיס לתלמידי פנימיות: רשם העמותות יתיר תשלום דמי כיס במזומן לתלמידים בפנימיות שבאחריותכם בכפוף לכל התנאים הבאים: • מדובר בדמי כיס הניתנים ע"י מוסדות המחזיקים תלמידים בפנימיות במימון המדינה והמקבלים סל שירותים מהמדינה הכולל בתוכו סעיף דמי כיס ונסיעות. • מדובר בסכום שאינו עולה על 100 ש"ח לחודש לתלמיד. • דמי הכיס ינתנו אחת לחודש לקטינים שבין הגילאים 14-18. • דמי הכיס יחולקו אך ורק ע"י בעל תפקיד בעמותה.
נוהל תשלום דמי כיס לתלמידי פנימיות: • חלוקת דמי הכיס תתועד בטבלה חודשית שתכלול את החודש, שם החניך, מספר הזהות, הסכום שניתן ומועד מתן דמי הכיס. • במעמד קבלת הכסף יחתום החניך ויאשר בכך את קבלת הכסף תוך שתוסבר לו משמעות חתימתו. • הטבלה תיחתם מדי חודש ע"י בעל התפקיד ותישמר ע"י העמותה במשך כמה שנים לפי נוהל שמירת המסמכים הקיים בעמותה.
תשלום גמול לחבר ועד/ ועדת ביקורת בהתאם לתקנות שנכנסו לתקף ב- 23.2.2010 ניתן לשלם ליו"ר הועד, חברי הועד או חברי ועדת הביקורת כספים עבור השתתפות בישיבות בפועל. מספר הישיבות המירבי בשנה בגינן ניתן לשלם גמול: • ועדת ביקורת - 12 ישיבות. • ועד מנהל - 12 ישיבות. • ועדות קבועות של הועד - 8 ישיבות.
תקרות מותרות: ניתן לאשר תשלום בגין חריגה עד ל- 150% ממספר הישיבות המצוין בטבלה במידה ופעילות העמותה מצדיקה זאת, באישור האסיפה הכללית.
הוצאות הנהלה וכלליות הנחיות רשם העמותות- אחוז הוצאות הנהלה וכלליות לא יעלה על אחוז סביר מסך המחזור השנתי של העמותה.
תקרת הוצאות הנהלה וכלליות הוראות החשב הכללי-
דגשים במיון הוצאות הנהלה וכלליות • הוצאות שכר: יש לכלול שכר מנכ"ל, סמנכ"ל, חשב , עובדי מינהלה אחרים. אין לפצל שכר של עובד וליחסו באופן חלקי להנהלה וכלליות. • הוצאות גיוס תרומות: • הנחיות הרשם – אחוז חריג ייחשב אחוז העולה על 50%. • עלויות גיוס תרומות חריגות בשל בניה או שיפוצים נרחבים ניתן לייחס בנפרד בדוחות הכספיים ולא להציג כחלק מהוצאות הנהלה וכלליות.
המשך- הוצאות הנהלה וכלליות • הוצאות פחת: הוצאות פחת בגין ריהוט וציוד משרדי, מכונות וציוד, שיפורים והתאמות במבנה / במושכר, כלי רכב (הנהלה) למעט הוצאות כאמור הניתנות לייחוס ישיר לעלות הפעילויות ולרבות הוצאות כאמור שאינן ניתנות לייחוס במישרין לביצוע מטרות הגוף ומטלותיו. • הוצאות המשמשות הן לפעילות והן להנהלה – בסיס העמסה סביר.
חריגה בהוצאות הנהלה וכלליות בעמותות נתמכות אין לחרוג מהאחוזים המותרים כלל. במידה ויש בעיה באחוזי הנהלה וכלליות ניתן: א. מציאת פתרונות לקיטון ההוצאות/גידול בהכנסות. ב. פניה לועדת חריגים.
מציאת פתרונות לחריגה בהוצאות הנהלה וכלליות הוצאות: • יש לעבור על כל ההוצאות ולוודא שההוצאות הרלוונטיות בלבד סווגו להנהלה וכלליות. הכנסות: • הכנסות לקבל. • הכנסות בשווי כסף: תרומות שהתקבלו בשווי, שווי מתנדבים. • הכנסות רעיוניות.
ועדת חריגים במידה ואין פתרון והעמותה חורגת באחוזי הנהלה וכלליות ניתן לפנות לועדת חריגים- ועדה מיוחדת הפועלת באגף החשב הכללי המוסמכת לאשר למוסד ציבור חריגה מהשיעור המרבי של הוצאות הנהלה וכלליות.
העברות כספים ונכסים אחרים למלכ"ר אחר ללא תמורה – הנחיות רשם העמותות ניתן להעביר כספים ללא תמורה מעמותה לעמותה בהתקיים כל התנאים הבאים: • העברת הכספים/ הנכסים מתיישבת בפירוש עם נוסח מטרותיה המאושרות של העמותה. • התאגיד אליו מועברים הכספים/ הנכסים הוא מלכ"ר שאינו רשאי לחלק רווחים לגורמים פרטיים. • הכספים/ הנכסים מועברים לתאגיד אחר בעל מטרות דומות לאלו של העמותה המעבירה. • ידוע למי שתורם או מעביר כספים שייתכן שכספים אלו יועברו לתאגיד אחר.
המשך- העברת כספים • במקרים בהם העברת הכספים היא מהותית לפעילות העמותה המעבירה – יש להביא לאישור האסיפה הכללית לפני ההעברה. בכל מקרה דרוש אישור של ועד העמותה על העברות אלו. • העמותה המעבירה תקיים פיקוח על השימוש בכספים/ הנכסים בהתאם למטרות ההעברה. • לתאגיד אליו מועברים הכספים/הנכסים יש אישור ניהול תקין או אישור מקביל מאת הגורם הרשמי המפקח עליו. • בעמותות שיש להן אישור לפי סעיף 46 - יש לוודא שגם לעמותה המקבלת יש אישור לפי סעיף 46.
הנחיות החשב הכללי לעניין העברות כספים מעמותה לעמותה לעמותות נתמכות אסור להעביר כספים לעמותה אחרת ללא תמורה. ניתן להעביר כספים מעמותה נתמכת לעמותה אחרת רק כאשר יש התקשרות לצורך רכישת שירותים.
מתן הלוואות • עמותה רשאית להלוות כספים לתאגיד מלכ"רי אחר בכפוף לכללי העברות כספים. • עמותה רשאית להלוות כספים גם אם לא מתקיימים כל הכללים הנ"ל, בכפוף לתנאים הבאים: • התאגיד הלווה הינו מלכ"ר. • מטרות התאגיד הלווה דומות למטרות העמותה המלווה. • ההלוואה אושרה על ידי ועד העמותה. • נחתם הסכם הלוואה הכולל תנאי הלוואה סבירים. • הוסדרו בטחונות סבירים לפרעון ההלוואה. • אין במתן ההלוואה כדי לפגוע בפעילות העמותה המלווה. • הועד שוכנע שיש לעמותה הלווה יכולת לעמוד בהחזר ההלוואה במועד שנקבע. • למיטב ידיעת הועד ובהתאם לנתונים שהוצגו לו, אין ליקויים משמעותיים בהתנהלות העמותה הלווה.
הלוואות לעובדים/חברי עמותה • עמותה רשאית לתת הלוואות לעובדים ובתנאי שתנאי ההלוואה סבירים בהתאם למקובל בשוק לעניין הלוואה של מעביד לעובד. • עמותה אינה רשאית לתת הלוואות לחבריה שאינם עובדים, אלא אם כן מטרות העמותה כוללות מתן הלוואות כגמ"ח, ומדובר בחברים שעומדים בקריטריונים שנקבעו, והם אינם חברי ועד או ועדת ביקורת. • מתן הלוואות לחברי ועד יהיה אפשרי רק במסגרת הנהלים המסדירים תשלום גמול לחברי ועד. דהיינו, סכום ההלוואה, לרבות כל הסכומים שחבר הוועד קיבל מהעמותה, לא יעלה על גובה הגמול שחבר הוועד זכאי לקבל מהעמותה בגין השתתפות בישיבות.
קרבה משפחתית וניגוד עניינים הגדרת "קרוב" בהתאם לתוספת השלישית לחוק העמותות: "קרוב"- "אח, הורה, הורי הורים, צאצא, צאצא של בן הזוג או בן זוגו של כל אחד מאלה" צאצא- הינו בנו של אדם, בתו, נכד/נכדה, נין/נינה וכו'.
קרבה משפחתית וניגוד עניינים • אסור להעסיק עובדים בשכר בעמותה שהם קרובי משפחה של חברי ועד בשיעור העולה על 10% מסך עובדי העמותה וכן לחלופין לא ישולם למעלה מ-10% מהשכר שמשולם על ידי עמותה לקרובי משפחה כאמור גם אם שיעורם נמוך מ- 10% ממספר עובדי העמותה. • אסורה קירבה משפחתית בין חברי ועדת הביקורת לחברי הועד. • במקרים בהם ישנם יותר משני חברי ועד או חברי ועדת ביקורת אסור שרוב חברי הועד/ועדת הביקורת יהיו קרובי משפחה.
קרבה משפחתית וניגוד עניינים • עקרונית, הוראות חוק העמותות, אינן מונעות העסקת עובדים בעמותה שלהם קירבה משפחתית. יחד עם זאת, על העמותה לוודא כי חלוקת הסמכויות בעמותה הינה כדין. • כמו כן, על העמותה לוודא כי העובדים בעמותה מתקבלים על פי שיקול מקצועי, לטובת העמותה בלבד, ועל פי נהלים סבירים לקבלת עובדים וכי אין בהעסקת עובדים בעלי קירבה משפחתית כדי לפגוע בטובת העמותה.
שימוש בשם העמותה אין חובה לכלול בלוגו את שמה המלא של העמותה בציון ע"ר ובלבד ששם העמותה במלואו, ובהתאם להוראות סעיף 8א לחוק, יצוין בכל מסמך של העמותה ללא קשר ללוגו. יש לוודא שנייר המכתבים של העמותה אינו מטעה ושם העמותה המלא מופיע בצורה ברורה ובולטת על גבי המסמך.
מטרות העמותה • על העמותה לפעול בהתאם למטרותיה הרשומות בתעודת הרישום ובתקנון המאושר. • כל החלטה על שינוי מטרות מתקבלת באסיפה הכללית, באישור רשם העמותות. • כאשר המטרות שהעמותה מבקשת לגרוע/להוסיף אינן קרובות למטרות הקיימות של העמותה- יש לפנות לבימ"ש לקבלת אישור. • במידה ויש מטרות שהעמותה לא מקדמת פרק זמן ארוך- יש לבטלן.
תכניות הבראה רשם העמותות יכול להוציא עמותה לתכנית הבראה במקרים הבאים: • גרעון כספי גדול- גרעון העולה על 50% ממחזור העמותה לאותה השנה. • עודפים נצברים גבוהים- עודפים העולים על 100% ממחזור העמותה לאותה שנה.
חלוקת מלגות • חלוקת המלגות תתבצע בהתאם לקריטריונים קבועים, שווים ופומביים • תשלומי מלגות יבוצעו באמצעות שיקים מוגבלים "למוטב בלבד" או לחלופין בהעברות מס"ב. • ניתן לשלם מלגה לחבר ועד במידה והוא עומד בכל הקריטריונים שנקבעו לעניין זה ואושרו ע"י האסיפה הכללית. • במקרים בהם עמותה מחלקת מלגות לאברכים בכולל- יש לנהל דיווחי נוכחות ולשמור אותם בהתאם לנוהל שמירת מסמכים בעמותה.
תרומות מעל 20 אלפי ש"ח • על העמותה לציין בדו"ח הכספי שלה את שמו של תורם שתרם למעלה מ- 20,000 ₪ בשנה. • במידה והעמותה מבקשת שלא לחשוף את שמו של תורם אשר תרם מעל ל - 20,000 ש"ח בדו"חות הכספיים, עליה להגיש בקשה מנומקת בכתב לרשם העמותות , בה יפורטו: שם התורם, מספר הזהות שלו, מענו, סכום התרומה והצורך בשמירת עילום שמו של התורם. • פניות העמותה לרשם בעניין זה יוגדרו כחסויות ולא יהיו פתוחות לעיון הציבור הרחב.
צדדים קשורים • הגדרת צד קשור בהתאם לדוח המילולי: • חברי העמותה. • עובדי העמותה. • תורמים שתרמו סכום העולה על 25% מהמחזור שלה באותה שנה. • בני זוגם וקרוביהם של המפורטים בסעיפים 1-3. • תאגידים שאחד מאלה המפורטים בסעיפים 1-4 מחזיק ב- 25% לפחות של המניות בהם או של כח ההצבעה בהם, או שאחד מאלה משמש נושא משרה בהם או מכהן בהם בתפקיד מקביל לנושא משרה.
הגדרת צדדים קשורים- בקשות תמיכה 1. מלכ"ר אחר לו קשרים כספיים עם העמותה. 2. אדם ו/או גוף משפטי אחר הנותן שירותים ו/או הנותן הלוואות לעמותה והקשור קשר משפחתי / משפטי / עסקי למי מחברי הועד או חברי ועדת הביקורת של העמותה. 3. מלכ"ר לו חברי ועד ו/או חברי ועדת ביקורת או מנהלים המשותפים לו ולעמותה וכן, מלכ"ר שלמנהליו יכולת להשפיע על פעילות העמותה או מינוי בעלי תפקיד בה. 4. תאגידים קשורים כהגדרתם בג.ד 29 של לשכת רואי חשבון בישראל.
בקשות תמיכה דגשים כלליים: • דגשים: • לפני הגשת בקשת תמיכה יש לקרוא בעיון את התקנה הרלוונטית. • יש לשים לב אלו הוצאות נתמכות בהתאם לתקנה ומהו שיעור ההשתתפות המקסימלי של המשרד התומך. • במידה ולא צוין שיעור ההשתתפות- האחוז הוא מקסימום 90% מעלויות הפרוייקט. • במידה והעמותה צריכה להציג מימון עצמי לפרוייקט- יש לשים לב שהכנסות בשווי כסף לא נלקחות בחשבון.
הגשת מסמכים בבקשת התמיכה • דוח הנהלה וכלליות-כאשר נכללו במחזור ההכנסות הכנסות בשווי כסף יש לצרף את פירוט החישוב לבקשת התמיכה. • יש לוודא שמחזור ההכנסות המופיע בדוח הנהלה וכלליות תואם להכנסות המדווחות בדוח הביצוע. • יש לוודא שמאזן הבוחן המוגש תואם לנתונים שמולאו בבקשת התמיכה. • דוח מקורות ושימושים- חייב להתאים לדוח המבוקר. יש לשים לב שאין תמיכה ביתר.
דוחות תקציב מול ביצוע • יש לעדכן את התקציב במהלך השנה לאחר אישור התמיכות. • יש לכלול בתקציב את גרעון/עודף המצטבר של העמותה. • יש להפריד בתקציב ובביצוע בין הפעילויות השונות ולהציג תקציב נפרד לפעילות הנתמכת. • יש להפריד בתקציב ובביצוע בין הוצאות הנהלה וכלליות לעלות הפעילות. • בביקורות נבדקת התאמה בין דוחות הביצוע שהוגשו בבקשת התמיכה לדוחות סופיים.
הכרה במוסד ציבורי לעניין תרומות עפ"י סעיף 46 למס הכנסה רו"ח חגית כפתורי
