Manajemen Pengadaan

1. Manajemen Pengadaan

2. KONSEP PROCUREMENT/PENGADAAN Serangkaian aktivitas organisasi yang berhubungan dengan pengadaan barang untuk pemenuhan kebutuhan perusahaan dengan kualitas, kuantitas, waktu dan harga yang tepat serta sesuai dengan aturan yang ada, sehingga mendukung pencapaian tujuan perusahaan.

3. Prinsip Procurement

4. PERSPEKTIF TOP MANAGEMENT

5. OBJEKTIF PENGADAAN • Mempertahankan kualitas material. • Membeli material dengan harga termurah dan kualitas serta service yang dibutuhkan • Optimasi persediaan. • Menghindari waste, duplikasi dan obsolescene.

6. OBJEKTIF PENGADAAN • Mempertahankan posisi kompetitif perusahaan. • Ketersediaan terjamin dan biaya pengadaan efisien • Mencari material baru yang memungkinkan dilakukan peningkatan efisiensi dan produktifitas perusahaan.

7. Traditional Time used compared with new Roles Traditional Role New Role 100% Admin Cost reduction and cost planning activities Quality problem Supplier measurement and improvement activities % of buyers time Additional new activities Expediting information and parts delivery Supplier strategies Market testing via competitive quotes Component development strategies Admin. Price negotiation Negotiation

8. KEBIJAKAN PEMBELIAN • Kebijakan internal • Kebijakan eksternal • Hierarki kebijakan • Kebijakan yang efektif

9. CENTRALIZED AND DECENTRALIZED MIX

10. THE BEST MIX • Kebijakan, form dan prosedur dibuat seragam. • Dibuat laporan bulanan dari cabang ke kantor pusat. • Ada pembatasan wewenang nilai kontrak untuk setiap cabang.

11. THE BEST MIX • Barang yang umum dipakai diseluruh perusahaan dibeli di kantor pusat. • Barang khusus yang hanya dipakai di cabang dibeli oleh manajer pengadaan cabang. • Kontrak barang umum dilakukan oleh kantor pusat.

12. BeberapaCATATAN • The best mix untuk suatu perusahaan belum tentu cocok untuk perusahaan lain. • The mix mungkin berubah dari waktu ke waktu. • The mix mungkin berbeda untuk satu jenis barang dengan barang lainnya.

13. BeberapaCATATAN • Mungkin ada masalah organisasi. • The mix mungkin tidak disukai. • The mix mungkin kompleks dalam implementasinya.

14. CARA PENGADAAN MEMBUAT SENDIRI MENYEWA SEWA BIASA MEMBUAT SEMUA BARANG MEMBUAT SEBAGIAN SAJA SEWA BELI PEMBELIAN BIASA PEMBELIAN KREDIT CAPITAL LEASING CARA PENGADAAN MEMBELI LEASING OPERATIONAL LEASING

15. MEMBUAT SENDIRI VS MEMBELI • MEMBELI SAJA • Jika: • Beli<buat • Keperluan sedikit • Rekanan canggih • Kapasitas terbatas • Bahan baku sulit • Hak paten perusahaan orang • lain • BUAT SENDIRI • Jika: • Biaya buat sendiri < beli • Kapasitas lebih & kemampuan • Desain perlu dirahasiakan • Kontrol langsung secara ketat • Pemasok tidak dapat • diandalkan

16. MEMBELI VS MENYEWA • MENYEWA • Keuntungan: • Efisiensi dalam pemeliharaan • Tidak membutuhkan investasi • yang tinggi • Tidak perlu menyimpan suku • cadang • Tidak perlu operator • Terhindar dari risiko • obsolesence • MEMBELI • Keuntungan: • Menguasai sepenuhnya/Lebih • leluasa menggunakan • Menambah kekayaan • Operasi lebih terjamin • Mengurangi ketergantungan • pada pihak lain

17. Beberapa PertimbanganBeli atau Sewa • Tersedianya pasar • Keamanan operasi • Kebutuhan fleksibilitas • Biaya • Jangka waktu keperluan • Kecepatan proses pengadaan

18. FINANCIAL LEASE VS OPERATING LEASE • OPERATING LEASE • Titik berat pada penyediaan • jasa operasi • Lessor menanggung risiko • rusak dan hilang • Lessee tidak mempunyai hak • opsi • Pengoperasian, pemeliharaan • oleh lessor • FINANCIAL LEASE • Titik berat pada pembiayaan • Lessor hanya menanggung • risiko keuangan • Lessee mempunyai hak opsi • untuk membeli • Pengoperasian, pemeliharaan • oleh lessee LEASING

19. FUNGSI DAN PROSES PEMBELIAN 12. Analisis Nilai 11. Pengendalian Mutu 10. Pembinaan Pemasok 9.Pemeliharaan Hub dg Pemasok 8.Pencatatan Pembelian 7. Pengangkutan Barang 6. Penindaklanjutan Pesanan 5. Penempatan Pesanan 4. Penentuan Harga & Negosiasi 3.Pemilihan Sb Pembelian 2. Penentuan Kebutuhan 1. Pengenalan Kebutuhan

20. PEMILIHAN PEMASOK

21. Sumber-sumberInformasiPemasok • Pengalaman perusahaan sendiri • Salesman • Katalog • Direktori Perdagangan • Jurnal dagang • Pameran • Halaman kuning • Permintaan penawaran • Konsultan • Internet • dll

22. Pertimbangan-pertimbangan Memilih Pemasok • Pertimbangan ekonomis • Pertimbangan teknis • Sumber pembiayaan • Peraturan pemerintah • Pertimbangan sosial politik • Green Purchasing

23. Kriteria Pemilihan Pemasok • Waktu penyerahan (kecepatan, kehandalan & fleksibilitas) • Jumlah pengiriman minimum • Mutu • Biaya pengangkutan • Persyaratan pembayaran • Koordinasi • Pajak dan nilai tukar • Kelangsungan hidup • Safety

24. PEMILIHAN PEMASOK • Kriteria pemilihan dari Dickson

25. Metode Pemilihan Pemasok • Beberapametodedapatdigunakanuntukpemilihanpemasokdiantaranyaadalah : • Tender/Lelang • Dunn ranking • Delphi • The law of comparative judgment • AHP (Analytical Hierarchy Process)

26. PROSES PEMBELIAN RUTIN

27. Proses Pembelian dengan tender/lelang User mendefinisikan kebutuhan br/js User mengkomunikasikan kebutuhan tsb ke bag pengadaan Bag.pengadaan dan user menentukan model tender/lelang dan kriteria pemilihan pemasok Undang penawaran/proposal ( RFQ/RFP ) • Seleksi • Aspek Administrasi • Aspek teknis • Aspek finansial Putuskan pemenang Buat kontrak, kirim PO, pantau pengiriman & lakukan pembayaran

28. DUNN RANKING • Untuk menentukan “relativ importance (kepentingan relatif dari beberapa komponen) membobot objek • Langkah yang harus dilakukan adalah tetapkan dulu domain dari variabel ukuran pemilihan pemasok yang akan dianalisis. Misalkan terdapat empat variabel yang dijadikan dasar oleh perusahaan dalam memilih pemasok, yaitu : (1) harga produk, (2) ketepatan waktu pengiriman, (3) kualitas produk, (4) inovasi • Langkah yang kedua, adalah pembuatan kuesioner dengan cara : membanding-bandingkan antara variabel satu dengan yang lainnya, mana yang lebih penting, kuesioner ini diisi oleh orang-orang yang biasa terlibat dalam bagian pembelian. • Sebarkan kuesioner ke manajer-manajer atau orang-orang yang memahami kondisi ini, lakukan analisis

29. CONTOH KUESIONER UNTUK DUNN RANKING • Bapakdanibu yang terhormatdipersilahkanuntukmemberikantandasilang (x) padakolom yang tersedia, dengancarapilihsalahsatumana yang lebihpentingdalampemilihan supplier untukpengadaanbahan xyz MISALKAN KITA SEBARKAN KE 10 ORANG, HASIL YANG DIDAPAT ADALAH :

30. LANJUTAN DUNN RANKING

31. LANJUTAN DUNN RANKING

32. LANJUTAN • Setelah kita mendapatkan bobot berdasarkan penilaian tersebut, maka langkah selanjutnya adalah membandingkan nilai dari variabel yang kita ukur ( harga yang ditawarkan, ketepatan waktu, kualitas dan inovasi) ke setiap kandidat pemasok. • Cara yang dilakukan adalah dengan menggunakan Metode Delphi, dengan penilaian angka 1 bila lebih baik, 0 bila lebih jelek, dan kasih angka masing-masing 1 bila sama-sama nilainya. • Untuk memudahkan gunakan tabel berikut ini

33. HARGA MISALKAN : KITA BANDINGKAN KONDISI PEMASOK A DAN KONDISI PEMASOK B, DALAM HARGA BARANG, MISALKAN KALAU KITA MENGANGGAP PEMASOK A LEBIH MURAH DIBANDING PEMASOK B, MAKA BERI NILAI SATU BAGI A DAN NOL BAGI. B LAKUKAN HAL INI BAGI SELURUH PEMASOK Total 7

34. WAKTU PENGIRIMAN Total 8

35. WAKTU PENGIRIMAN Total 8

36. WAKTU PENGIRIMAN Total 8

37. LANGKAH TERAKHIR MENGHITUNG SCORE PILIH PEMASOK DENGAN SKOR TERTINGGI

38. HUBUNGAN DENGAN PEMASOK

39. PORTOFOLIO HUBUNGAN DENGAN PEMASOK • Salah satu tugas penting bag. Pengadaan adalah menciptakan hubungan yg proporsional dg pemasok • Dua faktor yg digunakan dalam merancang hubungan dg pemasok: • Tk. Kepentingan strategis; • Kontribusi item tsb terhadap kegiatan perusahaan • Nilai pembelian • Risiko ketidak tersediaan item yang bersangkutan • Tk. Kesulitan mengelola pembelian item; • Kompleksitas dan keunikan item • Kemampuan pemasok dalam memenuhi permintaan • Ketidakpastian ( ketersediaan, kualitas, harga, waktu pengiriman )

40. Commodity Portfolio Matrix Tinggi Tk. Kesulitan Rendah Rendah Tk. Kepentingan Tinggi

41. Fokus Manajemen untuk Setiap Kelompok Tinggi Tk. Kesulitan Rendah Tk. Kepentingan Tinggi Rendah

42. LANGKAH – LANGKAH PENGEMBANGAN PEMASOK • Identifikasi pemasok yang kritis • Bentuk tim lintas fungsi • Lakukan pertemuan dengan pimpinan puncak pemasok • Identifikasi proyek perbaikan • Definisikan alat ukur, target, millestone, dan deadline • Pantau perkembangan dan lakukan perubahan strategi bila perlu

43. KETERLIBATAN PEMASOK DALAM PENGEMBANGAN PRODUK Ide awal Pengembangan konsep Perancangan awal Prototipe Lebih akhir Lebih awal • Pemasok ut item-item yg kompleks • Pemasok ut sistem/sub sistem • Pemasok item-item/teknologi yg • kritis • Pemasok yg merupakan aliansi • strategis • Pemasok item-item yg lebih simpel • Pemasok ut komponen tunggal • Pemasok item/teknologi yg tidak • terlalu kritis • Pemasok yg tidak termasuk aliansi • strategis

44. MANFAAT BUYER- SUPPLIER PARTNERSHIP DILIHAT DARI BERBAGAI ASPEK • ASPEK MANAJEMEN. • ASPEK TEKNOLOGI. • ASPEK KEUANGAN.

45. MANAJEMEN • Manajemen Reduced Supplier Base Lebih Mudah. • Peningkatan Mutual Dependence Akan Mengurangi Resiko Penyediaan Sumber Barang dan Akan Meningkatkan Loyalitas Supplier. • Reduksi Waktu Yang Diperlukan Untuk Pencarian Supllier. • Joint Planning And Information Sharing. • Peningkatan Atensi Supllier Dan Customer Service. • Kooperasi Lebih Baik Dengan Supplier.

46. TEKNOLOGI • PARTNER AKAN LEBIH TERBUKA MEMBERIKAN INFORMASI TEKNOLOGI. • PARTNER AKAN LEBIH TERBUKA DAN BERPARTISIPASI DALAM PRODUCT DESIGN. • PENGETAHUAN SUPPLIER TENTANG DISAIN AKAN MEMBERIKAN MANFAAT : PENINGKATAN KUALITAS DAN REDUKSI WAKTU PERUBAHAN.

47. KEUANGAN • BUSINESS RISK SHARING MELALUI : JOINT INVESTMENT, JOINT R&D, MARKET RISK SHARING. • PENGURANGAN PERSEDIAAN. • HARGA BARANG LEBIH STABIL.

48. PENGENDALIAN PEMBELIAN • MUTU • WAKTU • BIAYA/HARGA

49. PENTINGNYA ASPEK KUALITAS DALAM PENGADAAN • HUBUNGAN QUALITY, PRICE DAN COST. • KEBUTUHAN CUSTOMER AKAN KUALITAS. • PERLU DEFINISI KUALITAS YG JELAS • PERAN SPESIFIKASI. • PROCESS CONTROL DI PABRIK MILIK SUPPLIER. • PEMERIKSAAN BARANG YANG DATANG.

50. PENGENDALIAN MUTU DALAM PROSES PEMBELIAN KONSEP MUTU • Mutuadalahkecocokanprodukdengan penggunaannya • Mutuadalah conformance to requirement, yaitusesuaidenganygdisyaratkan/distandarkan. Standarmutumeliputibahanbaku, proses, produkjadi • Mutuadalahkesesuaiandengankebutuhanpengguna/pasar/konsumen