台中榮民總醫院 99 年度文書講習

1. 台中榮民總醫院 99年度文書講習

2. 依據 • 文書處理 • word processing or document handling. • 文書處理手冊http://www.ey.gov.tw/public/Attachment/51230152371.pdf

3. 簡報大綱 • 文書作業依據。 • 簽稿製作要領。 • 流程管理作業規範。 • 箋函製作要領。 • 文書製作技巧。 • 公文歸檔作業。 • 文書保密。

4. 依據 作業規範 文字 文字

5. 二、公文寫作 他機關來文 長官指示 或會議決定 民眾來信 案件 電話紀錄 輿論報導 案件的來源

6. 二、公文寫作 函復 轉相關機關 查照或辦理 存查 報主管機 關請釋(示) 請有關機關 表示意見 案件 研訂法規 開會研議 發布 新聞 案件的處理

7. 公文寫作應有的態度 • 公文定義、種類與格式 函、簽、書函、信箋、 講話稿、新聞稿 • 簽、呈相關之公文常用語 • 公文案例

8. 公文書應用 公文從開始建立起，就有了生命，一直到銷毀方才結束，裡面使用許多的人力.工時與成本，累積了許多的智慧，值得重視學習與珍賞。 提高公文書處理的品質與效率，有利於院務的推動與執行。

9. 公文寫作的重要 • 關係公務處理的績效 • 是個人能力的表現

10. 簽 文稿 參謀對長官報告全案的分析與建議 口氣是報告一定有擬辦 代表本院(書函)或院長(函)對上下、平行單位或個人的口吻 (含會議通知) 簽稿的區别

11. 函(院長簽字章) 書函(院戳) 相互對等原則 上陳輔導會 上級機關 一般單位 (不含行政院) (莊重不沖淡地位) 相互對等原則 爭議性案件 小額索償 會議通知 一般行政通報 一般驗收通報 函或書函的運用原則

12. 簽稿併陳 最基本的作業 以稿代簽 最簡單的案件 先簽後稿 簽-涉及研議方案 （很少用．人事常用） 奉核辦稿 稿-加速流程（低２層可核批） 標示用語(提示在公文左上角)

13. 奉核辦稿

14. 至紉公誼 對上或友單位的 請求語 請鑑核 對上（須核覆） 請核備 對上（免回覆） 請查照 最通用 發文稿的期望語

15. 其他的期望語 • 請登錄。 • 請審閱。 • 請備查。 • 請同意惠覆。

16. 公文撰擬原則 • 文字：簡淺明確 • 態度：嚴正平和 • 語氣：不卑不亢

17. 公文書橫式書寫數字使用原則(1/3)

18. 公文書橫式書寫數字使用原則(2/3)

19. 公文書橫式書寫數字使用原則(3/3)

20. 公文撰擬技巧 • 段落分明(二段式或三段式) • 語意完整(角度、立場及所提辦法應可行) • 體例一致(年份、數字、單位、符號、字體) • 整潔清晰(一文一事、一案一夾，文義肯定) • 簡明扼要(忌冗長赘述、重複) • 正確合理(避免錯漏、 情緒、八股) • 量化可行(儘量以圖表、數字顯示績效) • 通順連貫(文辭通順，語意連貫) • 簽稿相符(敘述前後呼應，避免遺漏、矛盾) • 同稿並敘(行文內容大同小異者，儘量合併)

21. 文稿內容須具體明確 (一)簽稿內容涉及人、事、時、地、物等事項，必須明確交代說明，切勿籠統含混不清。 (二)主旨必須統攝公文要旨及正確使用期望語。 (三)說明事實宜按時間順序，扼要精簡(過多的內容請以附件處理)，論證推理必須依憑事實。 (四)擬辦事宜須確實列明請示，切勿混雜於說明。 (五)注意來文要旨，以免答非所問。

22. 書寫受文者 • (1)用全銜，不用簡稱。 • (2)注意機關的排序： 先 中央 再 地方 主辦單 位最後 先 機關單位 再 個人 先 外部 再 內部

23. 檢點整備 附 件 公文簽稿所 提及之行事依據 及重要關鍵的文件必須列為附件， 俾各級核稿人員 參考。 重點 簽稿內文繁多.過於瑣細.可用圖表表達者，均請以附件方式處理 ， 俾使公文內容 精簡嚴謹。 簽稿之附件 必須分別標示清楚，並以「附件箋」或「見出紙」依序黏貼於右側頁緣。

24. 1 2 3 在原簽「說明」欄.完成說明後 列出所有「會辦單位意見」 承辦單位「綜合分析建議」 結(綜)簽

25. 1 簽 2 稿 3 附件 4 前簽或來函 5 相關資料(魚尾夾) 裝訂次序(A4紙對齊2-3針)

26. 校正章-使用個人職名章

27. 檢視頁首頁尾 切換至頁尾

28. 承辦單位 會辦 決行 承辦人 單位主管 統一核章與會辦的位置 會辦可增加為３欄

29. STEP1 全案 內容 完整 (附件) STEP2 重點 色筆 標示 STEP3 檢視 頁首 頁尾 STEP4 一案 一卷宗 簽案的檢查點（DOUBLE CHECK）

30. 騎縫章很重要 次面空白頁.避免用印或請用雙面列印解決. 請移至前頁唷

31. 防範針扎事件-須釘平（可加膠布）

32. 與一案一夾 區分傳遞速度

33. 不合適的簽案位置 此區最多只為會辦區

34. 不合適的簽案空間

35. 公文字體規範 ２０級 １２級 一、字型：標楷體 二、大小： (一)20級：機關全銜 、發文文別。 (二)12級：聯絡方式 、郵遞區號、地 址、發文日期、 發文字號、速別 、密等及解密條 件或保密期限、 附件、正本、副 本等。 (三)16級：受文者、 本文、蓋章戳。 (四)10級：頁碼。 １６級 １２級 １６級 １２級 １６級 １０級 35 35

36. 限會辦1-2個單位

37. 會稿原則 • 一律以「速件」處理：除特殊案件處理須較長時間外，若有不當的積壓，將陳請議處失職人員。 • 對等原則：對方是一級主管核章會出的會辦單，應由單位一級主管核章會回，二級主管不合適代核章歸還。（除非是在代理的狀態）

38. 分層負責（研品） 第一層為院長.副院長 第二層為主任秘書 第三層為一級主管 第四層為二級主管

39. 簽 稿 可 發 如擬 奉發 相關指示 先發（須補陳） 核決簽稿的基本用語

40. 快速穩定 100年 線上簽核 閱覽200案 節能省紙 第1名 ９７年 線上調閱 公文管理系統的優點

41. 免密碼的表單下載

42. 公文製作時，補正全銜內容請至公文系統連結E網通，點選「文書編輯」「登入會員」-修改使用者資料。公文製作時，補正全銜內容請至公文系統連結E網通，點選「文書編輯」「登入會員」-修改使用者資料。

43. 收文(閱覽公文)

44. 複閱可以節約各項成本 • 對各階層：檢視公文的修正，習得智慧財產，同性質公文不再犯同樣的錯誤，是在職的養成訓練，也節約未來作業的各項成本。 • 對承辦人：修正後送發文，防止錯誤後的修正重新發文，節約回收及更新所浪費的人力、耗材與郵資的成本（不可有2個版本在外流通，必須先回收才再發出）。

45. 文稿複閱規定-對全院 當 院長以下長官核批 「不同之意見或指示事項」時，應依原陳核順序的反向順序依次往下複閱，或列印核批之內容，提供相關主管複閱，以茲遵行。

46. 複閱規定 • 院本部：主任秘書以上長官自行註記重要文案，交代秘書登錄並管制追蹤其執行情形（主任秘書以上辦公室） • 全院各單位：各業務承辦人所簽擬之陳核文稿，該單位主管核稿時， 若有簽註「不同意見」時，該項文稿即不能送出該單位，應退還承辦人再研。

47. 加註指導下屬的執行意見 各級主管複閱後，「得」依據院長（或核批長官）的意旨，加註指導其下屬執行的意見，並核上職章（或簽字）日期、時分。

48. 急件公文與清稿 • 急件公文：應派員專送、緊急持陳，並依分層負責及職務代理人制度先行判發後，須正本補陳複閱（或影印分陳）。 • 清稿：稿件若改動較多，送回承辦人清稿後，須將修正的原稿附陳，以供比對。

49. 複閱控管 各層級的執行同仁為： （1）長官辦公室秘書。 （2）一級單位登記桌。 （3）各業管的承辦人。 （4）文書組「總發文」（提醒）

50. 蓋上戳記 • 因橫式文稿空間有限，在核章欄附近的適當位置「蓋上戳記」，如 「主任已複閱」。 （橫式楷書藍色刻印3號字.相當於電腦字16號）。