BAHAGIAN GAJI DAN ELAUN JABATAN PERKHIDMATAN AWAM

1. BAHAGIAN GAJI DAN ELAUN JABATAN PERKHIDMATAN AWAM

2. KANDUNGAN LATAR BELAKANG … 1-3 PENUBUHAN MBJ … 4-6 KEAKTIFAN MBJ … 7-12 ISU MBJ … 13-20 KRITERIA PEMBERIAN SIJIL PENGHARGAAN … 21 AGENSI BERMESYUARAT 4 KALI PADA TAHUN 2007 … 22-34 CARTA ALIRAN … 35

3. LATAR BELAKANG TUJUAN S ebagai saluran dua hala, di mana Pihak Pekerja dapat berkomunikasi dengan Pihak Pengurusan dalam menyuarakan pandangan serta menyumbang idea-idea yang bernas demi kepentingan dan kebaikan organisasi berkenaan. PENUBUHAN P enubuhan dan perjalanan Majlis Bersama Jabatan (MBJ) di agensi Kerajaan sebagai langkah pematuhan kepada: • Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 1992 • Penyusunan Semula Majlis Bersama Kebangsaan Bagi Pekerja – Pekerja Sektor Awam (perenggan 9 – 14) • Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2002 Majlis Bersama Jabatan di Kementerian / Jabatan / Pihak Berkuasa Badan Berkanun / Pihak Berkanun Tempatan 1 BUKU PENUBUHAN & PERJALANAN MBJ SUKU TAHUN KEEMPAT 2007

4. LATAR BELAKANG A gensi yang perjawatannya kurang daripada 60 orang dan tidak mengendalikan secara langsung urusan Pentadbiran, Pengurusan Sumber Manusia dan Hal Ehwal Kewangan tidak perlu menubuhkan MBJ sendiri dan dibenarkan bergabung dengan Kementerian/ Jabatan/ Ibu pejabat atau Jabatan yang mempunyai hubungan tugas. FUNGSI F ungsi MBJ lebih menitikberatkan kepada kepentingan pekerja-pekerja dalam sesebuah organisasi. Masalah yang boleh dibincangkan dalam MBJ adalah meliputi semua perkara yang berkaitan dengan keadaan bekerja kecuali menyentuh dasar Kerajaan atau hal-hal peribadi. KEAHLIAN P ihak Pegawai dan Pihak Pekerja di agensi / jabatan di mana MBJ ditubuhkan. Bagi Pihak Pekerja, keutamaan diberikan kepada ahli-ahli kesatuan atau dari persatuan kakitangan berdaftar yang mewakili keseluruhan pekerja-pekerja di dalam agensi / jabatan berkenaan. 2 BUKU PENUBUHAN & PERJALANAN MBJ SUKU TAHUN KEEMPAT 2007

5. LATAR BELAKANG URUS SETIA B ahagian Sumber Manusia di peringkat agensi/ jabatan. KEKERAPAN MESYUARAT D iadakan setiap 3 bulan iaitu sebanyak empat (4) kali setahun. Satu salinan minit mesyuarat hendaklah dikemukakan ke JPA tidak lewat dari dua minggu (2) selepas mesyuarat diadakan bagi tujuan penyediaan laporan dan pemantauan. 3 BUKU PENUBUHAN & PERJALANAN MBJ SUKU TAHUN KEEMPAT 2007

6. B ilangan agensi sektor awam pada Tahun 2007 adalah sebanyak 720. B ilangan agensi di peringkat Persekutuan adalah sebanyak 218 agensi di mana agensi yang ditambah adalah seperti berikut: B ilangan agensi di peringkat Negeri adalah sebanyak 502 agensi di mana agensi yang ditambah dan dikeluarkan adalah seperti berikut: PENUBUHAN MBJ 4 BUKU PENUBUHAN & PERJALANAN MBJ SUKU TAHUN KEEMPAT 2007

7. PENUBUHAN MBJ P eratusan penubuhan MBJ di peringkat Persekutuan dan Negeri sehingga 31 Disember 2007 adalah 99.7% iaitu 718 agensi di mana 216 agensi di peringkat Persekutuan dan 502 agensi di peringkat Negeri telah menubuhkan MBJ. PENUBUHAN MBJ PERINGKAT PERSEKUTUAN DAN NEGERI PADA 31 DISEMBER 2007 JUMLAH AGENSI: 720 • Agensi Belum Tubuh: • Universiti Pertahanan Nasional Malaysia • Universiti Malaysia Kelantan 5 BUKU PENUBUHAN & PERJALANAN MBJ SUKU TAHUN KEEMPAT 2007

8. PENUBUHAN MBJ PENUBUHAN MBJ PERINGKAT PERSEKUTUAN JUMLAH AGENSI PERSEKUTUAN: 218 2 ( 1.0 % ) 216 ( 99.0 % ) • Agensi Belum Tubuh: • Universiti Pertahanan Nasional Malaysia • Universiti Malaysia Kelantan PENUBUHAN MBJ PERINGKAT NEGERI JUMLAH AGENSI NEGERI: 502 502 ( 100 % ) 6 BUKU PENUBUHAN & PERJALANAN MBJ SUKU TAHUN KEEMPAT 2007

9. KEAKTIFAN MBJ D aripada 718 MBJ yang telah ditubuhkan di peringkat Persekutuan dan Negeri, sebanyak 508 agensi iaitu 70.8% telah mengadakan mesyuarat Suku Tahun Keempat 2007. MBJ PERINGKAT PERSEKUTUAN DAN NEGERI YANG MENGADAKAN MESYUARAT PADA SUKU TAHUN KEEMPAT 2007 AGENSI PERSEKUTUAN: 216 AGENSI NEGERI: 502 7 BUKU PENUBUHAN & PERJALANAN MBJ SUKU TAHUN KEEMPAT 2007

10. KEAKTIFAN MBJ Keaktifan MBJ Peringkat Persekutuan Dan Negeri Tahun 2007 B agi tahun 2007, sebanyak 99.44% (714 agensi) telah mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya sekali, 89.97% (646 agensi) telah mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya dua kali, 74.65% (536 agensi) telah mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya tiga kali dan 51.67% (371 agensi) telah mengadakan mesyuarat empat kali. 8 BUKU PENUBUHAN & PERJALANAN MBJ SUKU TAHUN KEEMPAT 2007

11. KEAKTIFAN MBJ P eratus Agensi Peringkat Persekutuan yang Telah Mengadakan Mesyuarat Bagi Suku Tahun Pertama, Kedua, Ketiga Dan Keempat 2007. 9 BUKU PENUBUHAN & PERJALANAN MBJ SUKU TAHUN KEEMPAT 2007

12. KEAKTIFAN MBJ 7 100% 7 100% 7 100% 5 71.43% 10 BUKU PENUBUHAN & PERJALANAN MBJ SUKU TAHUN KEEMPAT 2007

13. KEAKTIFAN MBJ 11 BUKU PENUBUHAN & PERJALANAN MBJ SUKU TAHUN KEEMPAT 2007

14. KEAKTIFAN MBJ P eratus Agensi Peringkat Negeri Yang Telah Mengadakan Mesyuarat Bagi Suku Tahun Pertama, Kedua Ketiga Dan Keempat 2007 26 92.86% 23 82.14% 27 96.43% 25 89.29% 21 72.4% 19 65.52% 25 86.21% 24 82.76% 12 BUKU PENUBUHAN & PERJALANAN MBJ SUKU TAHUN KEEMPAT 2007

15. ISU MBJ P ada Suku Tahun Keempat 2007, kebanyakan jabatan telah membincangkan isu mengenai elaun dan kemudahan, kewangan, perkhidmatan, skim perkhidmatan dan perjawatan, kebajikan dan pentadbiran. Antara contoh isu yang dibincangkan di peringkat Persekutuan dan Negeri pada Suku Tahun Keempat 2007 adalah seperti berikut: KATEGORI ISU ELAUN DAN KEMUDAHAN Pinjaman Kenderaan Contoh:- • Syarat Pinjaman Kenderaan Kepada Kakitangan Rawatan Perubatan Contoh:- • Memudahkan Proses Bayaran Khas Rawatan Perubatan Pakaian Seragam Contoh:- • Mohon Tukar Warna Pakaian Seragam Untuk N1 dan R3 13 BUKU PENUBUHAN & PERJALANAN MBJ SUKU TAHUN KEEMPAT 2007

16. ISU MBJ KEWANGAN Yuran Kursus Contoh:- • Yuran Perlu Diserahkan Pada Hari Pertama Kursus Bagi Memudahkan Proses Pengeluaran Resit Baucer Bayaran Contoh:- • Baucer bayaran Hanya Dikeluarkan Bagi Barangan Yang Ditempah Di Unit Kewangan Terlebih Dahulu PERKHIDMATAN Laporan Nilaian Prestasi Tahunan Contoh:- • Nama Pegawai Yang Berprestasi Rendah Akan Dibawa Ke Mesyuarat Pengurusan SKIM PERKHIDMATAN DAN PERJAWATAN Pengisian Jawatan Contoh:- • Pengisian Jawatan Gunasama Secara Berperingkat Di Jabatan Kekosongan Jawatan Contoh:- • Pengisian Jawatan Kosong Perlu Disegerakan 14 BUKU PENUBUHAN & PERJALANAN MBJ SUKU TAHUN KEEMPAT 2007

17. ISU MBJ KEBAJIKAN Rumah Kerajaan (Kuarters) Contoh:- • Menaiktaraf Rumah Kakitangan Sokongan Yang Telah Disediakan Jabatan TASKA Contoh:- • Penempatan Kanak-kanak Di Bawah Umur 2 Tahun Dan 4 Tahun Secara Berasingan Untuk Tujuan Keselamatan Kelab Jabatan Contoh:- • Pegawai Kontrak Boleh Menganggotai Kelab Jabatan PENTADBIRAN Kursus Contoh:- • Diadakan Kursus Peralihan Bagi Kakitangan Yang Akan Bersara • Kursus Kecergasan Dan Penjagaan Kesihatan Untuk Pegawai Berusia 40 Tahun Ke Atas Pusingan Kerja Contoh:- • Pusingan Kerja Di Antara Bahagian Di Kalangan PAP Gred N1 Dan PT(P/O) N17 15 BUKU PENUBUHAN & PERJALANAN MBJ SUKU TAHUN KEEMPAT 2007

18. ISU MBJ Skim Insuran Contoh:- • Skim Kemudahan Insuran Akan Dilaksanakan Di Jabatan Sekiranya Penyertaan Mencapai 75% Daripada Jumlah Kakitangan Kod Etika Pakaian Contoh:- • Pegawai Yang Berkemeja Pendek Perlu Mematuhi Kod Etika Pakaian Anugerah Dalam Perkhidmatan Contoh:- • Syarat Pemberian Anugerah Khidmat Emas Di Jabatan Tempat Letak Kenderaan Contoh:- • Pemberian Tempat Letak Kenderaan Berdasarkan Kekananan Pegawai HAL-HAL LAIN Majlis Bersama Jabatan (MBJ) Contoh:- • Mesyuarat MBJ Diadakan Sebanyak 2 Kali Dalam Pejabat Dan 2 Kali Di Luar Daerah • Kesatuan Mengusulkan Pengunduran Dari Mesyuarat MBJ Sekiranya Pengarah Gagal Hadir 16 BUKU PENUBUHAN & PERJALANAN MBJ SUKU TAHUN KEEMPAT 2007

19. ISU MBJ I su yang paling banyak dibincangkan di dalam mesyuarat MBJ bagi agensi di peringkat Persekutuan mahupun Agensi di peringkat Negeri bagi Suku Tahun Keempat 2007 adalah mengenai isu pentadbiran iaitu sebanyak 45% manakala isu berkaitan kewangan mencatatkan peratusan terendah iaitu sebanyak 5%. PERATUSAN ISU YANG DIBANGKITKAN DALAM MINIT MESYUARAT MBJ SUKU TAHUN KEEMPAT 2007 17 BUKU PENUBUHAN & PERJALANAN MBJ SUKU TAHUN KEEMPAT 2007

20. ISU MBJ S epanjang tahun 2007, sebanyak 7,116 isu yang merangkumi ketujuh-tujuh kategori telah dibincangkan dalam mesyuarat MBJ bagi 718 agensi peringkat Persekutuan dan Negeri. Daripada 7,116 isu, sebanyak 5,119 (71.9%) isu telah dapat diselesaikan manakala 1997 (28.1%) isu belum selesai. S - SELESAI BS BELUM SELESAI - 18 BUKU PENUBUHAN & PERJALANAN MBJ SUKU TAHUN KEEMPAT 2007

21. ISU MBJ STATUS PENYELESAIAN ISU YANG DIBANGKITKAN DALAM MINIT MESYUARAT MBJ PADA TAHUN 2007 S SELESAI - BS BELUM SELESAI - 19 BUKU PENUBUHAN & PERJALANAN MBJ SUKU TAHUN KEEMPAT 2007

22. P erkara - Perkara Yang Tidak Boleh Dibincangkan Di Dalam Mesyuarat MBJ ISU MBJ 20 BUKU PENUBUHAN & PERJALANAN MBJ SUKU TAHUN KEEMPAT 2007

23. K riteria Pemberian Sijil Penghargaan Kepada MBJ Yang Aktif adalah: KRITERIA PEMBERIAN SIJIL PENGHARGAAN • Mesyuarat MBJ diadakan sebanyak sekali dalam tempoh tiga bulan iaitu empat kali setahun seperti jadual berikut: BIL. TEMPOH MESYUARAT SUKU TAHUN 1. 1 Januari - 31 Mac Suku Tahun Pertama 2. 1 April - 30 Jun Suku Tahun Kedua 3. 1 Julai - 30 September Suku Tahun Ketiga 4. 1 Oktober - 31 Disember Suku Tahun Keempat • Minit Mesyuarat dikemukakan ke JPA tidak lewat dari 2 minggu selepas mesyuarat diadakan; dan • Minit Mesyuarat MBJ ditandatangani oleh Setiausaha Pihak Pegawai dan Setiausaha Pihak Pekerja. * Buku Panduan Penubuhan Dan Perjalanan Majlis Bersama Jabatan (MBJ) / Surat Pekeliling Bil. 3 Tahun 2002 / Pekeliling Bil. 2 Tahun 1992 yang dikeluarkan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam adalah dirujuk. 21 BUKU PENUBUHAN & PERJALANAN MBJ SUKU TAHUN KEEMPAT 2007

24. AGENSI BERMESYUARAT 4 KALI PADA TAHUN 2007 (PERSEKUTUAN)* 22 BUKU PENUBUHAN & PERJALANAN MBJ SUKU TAHUN KEEMPAT 2007

25. 23 BUKU PENUBUHAN & PERJALANAN MBJ SUKU TAHUN KEEMPAT 2007

26. 24 BUKU PENUBUHAN & PERJALANAN MBJ SUKU TAHUN KEEMPAT 2007

27. * Berdasarkan Minit Mesyuarat Diterima Sehingga 31 Januari 2008 Mengikut Kriteria Yang Telah Ditetapkan Seperti Di Muka Surat 21. 25 BUKU PENUBUHAN & PERJALANAN MBJ SUKU TAHUN KEEMPAT 2007

28. AGENSI BERMESYUARAT 4 KALI PADA TAHUN 2007 (NEGERI)* 26 BUKU PENUBUHAN & PERJALANAN MBJ SUKU TAHUN KEEMPAT 2007

29. 27 BUKU PENUBUHAN & PERJALANAN MBJ SUKU TAHUN KEEMPAT 2007

30. 28 BUKU PENUBUHAN & PERJALANAN MBJ SUKU TAHUN KEEMPAT 2007

31. 29 BUKU PENUBUHAN & PERJALANAN MBJ SUKU TAHUN KEEMPAT 2007

32. 30 BUKU PENUBUHAN & PERJALANAN MBJ SUKU TAHUN KEEMPAT 2007

33. 31 BUKU PENUBUHAN & PERJALANAN MBJ SUKU TAHUN KEEMPAT 2007

34. 32 BUKU PENUBUHAN & PERJALANAN MBJ SUKU TAHUN KEEMPAT 2007

35. 33 BUKU PENUBUHAN & PERJALANAN MBJ SUKU TAHUN KEEMPAT 2007

36. * Berdasarkan Minit Mesyuarat Diterima Sehingga 31 Januari 2008 Mengikut Kriteria Yang Telah Ditetapkan Seperti Di Muka Surat 21. 34 BUKU PENUBUHAN & PERJALANAN MBJ SUKU TAHUN KEEMPAT 2007

37. CARTA ALIRAN C arta Aliran Penubuhan MBJ Di Peringkat Agensi Arahan Ketua Jabatan Menubuhkan MBJ Dalam Tempoh 2 Minggu Sediakan Draf Perlembagaan MBJ Keluarkan Arahan Pemilihan Pihak Pegawai Dan Pihak Pekerja Dalam Tempoh 1 Bulan Dalam Tempoh 1 Bulan Pelantikan Pihak Pegawai 1. Pengerusi 2. Ahli 3.Setiausaha Pelantikan Pihak Pekerja 1. Pengerusi 2. Ahli 3.Setiausaha Keluarkan Surat Panggilan Mesyuarat (Dalam Tempoh 1 Bulan) Mesyuarat Penubuhan MBJ Perlembagaan MBJ Tidak Setuju Dalam Tempoh 2 Minggu Pinda (Dalam Tempoh 1 Minggu) Setuju Hantar Draf Perlembagaan Kepada JPA Untuk Kelulusan 35 BUKU PENUBUHAN & PERJALANAN MBJ SUKU TAHUN KEEMPAT 2007