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档案收集及系统使用 -- 部门档案归档培训资料

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档案收集及系统使用 -- 部门档案归档培训资料. 贵州大学档案馆(校史馆) 2014 年 3 月 20 日. 一、档案收集与整理 二、档案管理系统使用. 一、档案收集与整理. 1. 收集范围 2. 归档要求 3. 档案材料的整理. 1. 收集范围. 1.1 凡是学校在各类活动中形成的具有保存价值的材 料均属应归档的档案材料。 1.2 归档内容,参照 《 贵州大学各单位档案材料归档范围和保管期限规定(试行) 》 收集归档。 1.3 必归内容:每年的工作计划(要点)、总结、单位职工信息表。. 2. 归档要求.

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档案收集及系统使用--部门档案归档培训资料

贵州大学档案馆(校史馆)

2014年3月20日

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一、档案收集与整理

二、档案管理系统使用

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一、档案收集与整理

1.收集范围

2.归档要求

3.档案材料的整理

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1. 收集范围
  • 1.1 凡是学校在各类活动中形成的具有保存价值的材 料均属应归档的档案材料。
  • 1.2 归档内容,参照《贵州大学各单位档案材料归档范围和保管期限规定(试行)》收集归档。
  • 1.3 必归内容:每年的工作计划(要点)、总结、单位职工信息表。
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2. 归档要求

2.1 归档材料必须是原件,复印件一般不归档。

2.2 拟归档的档案材料须整理,并按要求录入档案管理系统。

2.3 移交时,须打印卷内(移交)目录一式三 份,其中:一份装盒,两份用于办理移交手续。

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3. 档案材料的整理

3.1 须拆除归档材料上的金属装订物和易变脆的塑料物。拆除装订物后,10页左右的材料要用浆糊粘合住材料的左上角(以不摭挡材料内容为宜);页码过多的材料,须打孔用线装订。

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3. 档案材料的整理

3.2 要在每份材料首页的右上角盖档号章,并仔细填写档号,内容包括全宗号、归档年份、分类号、卷号(黑笔填写)。

注:同一卷(盒)内每份材料填写的档号是一致的。

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3. 档案材料的整理

3.3 要在每份材料首页的左上角编写件号(用铅笔编),件号为流水号,起始号为1。

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3. 档案材料的整理

3.4 要在每份材料的右下角编写起止页号(铅笔编写)。如“1-11页,1-20页”。

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二、档案管理系统使用
  • 1.系统登录
  • 2.修改个人信息
  • 3.档案著录
  • 4.修改著录信息
  • 5.目录打印
  • 6.档案查询
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1. 系统登录
  • 方法一:在WEB浏览器地址栏输入http://210.40.3.224
  • 方法二:进入档案馆网页,点档案管理系统登录
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1. 系统登录
  • 第一次使用本系统,进入页面后须安装数字证书
  • 输入用户名及密码

注:没有用户名和初始密码的单位可向我馆综合档案室查询。

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2. 修改个人信息
  • 主要是用于第一次使用系统的单位,也用于密码的更改。
  • 点击菜单栏“系统设置”按钮,进入系统设置管理界面。
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2. 修改个人信息
  • 点击“用户管理”进入“用户账户信息”界面。
  • 逐项填写,并修改密码(密码要设6位以上),但不要修改用户名。
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3. 档案著录
  • 3.1 案卷著录
  • 3.2 文件级著录
  • 3.3 全文信息著录
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3. 档案著录--档案信息管理界面

点击“各单位移交录入档案表”左边的“+”进入下一步(除有特殊要求的单位外,大部分单位每年每次均在此著录)

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3. 档案著录--档案信息管理界面

点击 “录入档案表”或右边的“打开” 进入录入界面(大部分单位每年每类档案均从这进入著录)

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3. 1 案卷著录

点击左边偏上点的“添加案卷” 按钮打开录入表单

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3.1 案卷录入表单

根据要求逐项录入

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3.1 案卷录入表单--著录项目

  • “一级目录”:为单位分类号,在档案馆网页可查到,也可向档案馆咨询。如组织部为“DQ13”,外国语学院为“XY12”。
  • “二级目录”:一般为卷号,如01,02,03……。一般是组卷为2卷及以上的单位填写,如只归档一卷的可不填写。
  • “三级目录”:大部档分归单位不要求录入。需要录入的单位,我们会作出要求。
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3.1 案卷录入表单--著录项目

  • “全宗号”:“115”。
  • “实体分类号”:一般由材料形成的年度和单位分类号组成。格式为2013-XY12、2013-DQ15、2013-JX11-3等。实体分类号的字母要大写。
  • “盒号”:即“卷号”,如“1,2,…”。

注:由于每卷档案的档号是由全宗号、实体分类号、盒号组成,所以这三项一定要仔细填写。

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3.1 案卷录入表单--著录项目

  • “保管期限”:分为“永久、长期、短期、30年、10年”五种,录入时根据盒内材料情况进行选择
  • “密级”:分为“公开、内部、秘密、机密、绝密”五种。一般大部分档案材料选择为“公开”,但对于明确密级的,请选择对应的密级。 对于不够密级,但又不适宜公开的材料,可选择“内部”。
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3.1 案卷录入表单--著录项目

  • “正题名”:为案卷题名,是对该卷主要内容的概括。
  • “附注”:是在有必要对该案卷作出注释时填写。
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3.1 案卷录入表单--著录项目

  • “第一责任者、其他责任者”:“第一责任者”即卷内档案材料形成者,一般以材料上的公章为准;如是有多个材料形成单位,则这一卷内材料多的单位为第一责任者,其他单位为其他责任者。
  • “归档单位”:就是组卷单位。可根据情况填写至归档科室,如:党办,外国语学院、人事处人事科等。
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3.1 案卷录入表单--著录项目

  • “页数”:为本案卷内所有档案材料页数的总和。
  • “起止时间”:分别为卷内最早一份材料和最晚一份材料的日期。
  • “主题词”:点击输入框后面的按钮,系统会自动生成主题词。
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3.1 案卷录入表单--著录项目

  • “接收人、移交时间、移交人”:送交纸质档案时填写。
  • “输入员”:为著录档案信息人员的姓名。
  • 获奖档案还需填写“奖励名称、获奖等级、获奖时间”等项。
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3.1 著录项填写完成的案卷录入表单

  • 著录信息全部输入后,点击左下角的“添加”,完成该案卷信息的著录。
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3.2 文件级著录

  • 案卷著录完成后,“档案文件信息管理”界面如右图
  • 点击“添加文件”,进行文件级著录
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3.2 文件级录入表单

根据要求逐项录入

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3.2 文件级录入表单--著录项目

  • “一级目录、二级目录、三级目录”:要求与案卷级一样。
  • “全宗号、实体分类号”:要求与案卷级一样。

需要提醒注意的是:同一卷档案的案卷级与文件级的这几项内容录入一定要一致,如案卷的“一级目录、实体分类号”分别为“XY12、2013-XY12”,文件也分别是“XY12、2013-XY12”。

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3.2 文件级录入表单--著录项目

  • “件号”:一般是小数点和几个数字组成,如“1.0001”,小数点前的数字是卷(盒)号,小数点后的是档案材料的件号。
  • “保管期限、密级”:要求与案卷一样。每份材料要根据情况自行选择。密级除有明确密级的材料外,一般是“公开”,但确不易公开的,可选择“内部”。
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3.2 文件级录入表单--著录项目

  • “正题名、副题名、附注”:

“正题名”就是该份材料的名称。有些材料会有副题名,则必须填写“副题名”项。 “附注”是在有必要对该材料作出注释时填写。

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3.2 文件级录入表单--著录项目

  • 第一责任者、其他责任者:第一责任者即档案材料形成者,一般以材料上的公章为准;有多个单位的,则牵头单位为第一责任者,其他单位为其他责任者。
  • 归档单位、主题词、输入人员等项:与案卷级录入要求一样。
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3.2文件级录入表单--著录项目

  • “页数”:指本份材料的总页数。
  • “文件时间”:即材料形成日期,一般以材料后签署盖章的最后一个日期为准,填写格式为8位阿拉伯数字。
  • “文号/图号”:文件一般都有文号,图纸有图号,在此必须填写完整。如:院党字[2013]1号。
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3.2 文件级录入表单--著录项目

  • “载体、文本、文种”:根据所归材料的具体情况进行选择。
  • “归档份数”:一般为1份。
  • “附件题名/电子文件编号”:有些材料会有附件,需在此注明名称或编号。
  • 此外,获奖档案需要填著“奖励名称、获奖等级、获奖时间”。
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3.2 著录项填写完成的文件级录入表单
  • 著录信息全部输入后点击“添加”,完成该份材料信息的著录
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3.2 文件级连续著录
  • 添加后,界面中的“添加”变为浅色,“文件案卷号及件号”栏由上份文件的“1.0001”变为“1.0002”时,就可进行下一份文件的录入。
  • 录入时,直接在该界面将有关信息修改成下一份文件的相关信息,然后 “添加”就可。
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3.2 文件级连续著录
  • 如已退出著录界面,可在进入到“档案文件信息管理”界面后点击 “添加文件”按纽进行著录添加。著录时,“一级目录、实体分类号”等信息一定要与原来录入的文件或案卷一致,否则将会形成新的案卷。
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3.3 全文信息著录
  • 点击档案材料“全文”对应栏进行全文信息录入。
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3.3 全文信息著录
  • 点击“浏览” ,找到需要导入的文件。然后点击 “上传” 。
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3.3 全文信息著录
  • 上传后的表单
  • 点击“提取内容”栏下对应的黄色的加号 (+)进行全文提取
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3.3 全文信息著录
  • 上传提取后的表单
  • 如有附件,可重复上述步骤。需要注意的是,有附件的文件在著录文件信息时,在“附件题名/电子文件编号”栏一定要录入附件的题名。
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3.3 全文信息著录
  • 一份材料的全文信息著录完成
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4. 修改著录信息
  • 如需要修改档案著录信息,可点击需修改的文件或案卷条目与“编辑”栏对应的按钮,打开表单进行修改,修改后保存即可。
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5. 目录打印
  • 档案著录完成后,需要打印卷内目录,一般打印3份。
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5. 目录打印
  • 点击“打印当前”栏,进入“目录打印”界面
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选择“卷内目录”

点击“打印预览”,进入打印页面

注:如不能进入打印页面,可将“自动设置边距”栏前的“√”取消,再点击“打印预览”。

5. 目录打印
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5. 目录打印
  • 打印卷内文件目录

注:打印多页目录时,如果出现空白页,可将“文件”菜单中的“页面设置” 中的“上下左右”页边距修改成与“目录打印”界面右下方的边距一致就可。

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6. 档案查询
  • 各单位录入的各年文件,需要时均可通过“综合查询”栏查询。
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档案馆(校史馆)综合档案室咨询电话:

8292159

  • 档案馆Q Q群号:87669151

谢谢大家!

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