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La gestion électronique des documents. Classe de terminale STG. Qu’est-ce que la gestion électronique des documents ?. La gestion électronique des documents ou GED est l’ensemble des outils, des matériels et des technologies logicielles qui permettent :. d’acquérir*, d’organiser,

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La gestion électronique des documents

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Presentation Transcript


La gestion lectronique des documents l.jpg

La gestion électronique des documents

Classe de terminale STG


Qu est ce que la gestion lectronique des documents l.jpg

Qu’est-ce que la gestion électronique des documents ?

La gestion électronique des documents ou GED est l’ensemble des outils, des matériels et des technologies logicielles qui permettent :

d’acquérir*,

d’organiser,

de gérer,

de stocker,

et de distribuer

des documents sous forme électronique.


Quelles sont les sources de documents l.jpg

Quelles sont les sources de documents ?

Les documents peuventêtre :

  • des documents électroniques par nature.

  • des documents papier transformés par numérisation en documents électroniques.


1a int grer des documents lectroniques dans le syst me ged l.jpg

Intégrer des documents dans le système GED

1a

1a

Fichiers

1a - Intégrer des documents électroniques dans le système GED

  • On peut intégrer dans le système de GED des documents électroniques par nature issus des applications informatiques de l’entreprise :

  • sous forme d’états

  • sous format texte

  • sous toutes les autres formes de fichier électronique


1b entrer des documents non lectroniques dans le syst me ged l.jpg

Entrer des documents dans le système GED

Acquérir par numérisation

1b

1b - Entrer des documents non électroniques dans le système GED

Il s’agit de tous les documents que l’entreprise utilise et qui ne sont pas des documents électroniques.

Ils sont numérisés et dématérialisés.


2a organiser l acc s aux documents du syst me ged l.jpg

Organiser l’accès aux documents

Indexer

2a

2a – Organiser l’accès aux documents du système GED

On doit pouvoir trouver facilement et rapidement

les documents pour les utiliser en fonction des besoins de l’entreprise.

Il faut indexer les documents.


2b classer les documents dans une arborescence l.jpg

2b

Classer dans une arborescence

2b – Classer les documents dans une arborescence

Il faut ensuite

classer

les documents dans une organisation de dossiers informatiques qui constitue l’arborescence

des dossiers et fichiers.


3 stocker les documents et les prot ger l.jpg

Stocker et protéger

les documents

3

3 – Stocker les documents et les protéger

Les documents indexés et classés sont

stockés

dans des serveurs de stockage qui doivent être

protégés

des virus, des erreurs de manipulation, etc.


4 alimenter les bases de donn es de l organisation l.jpg

« Alimenter » les bases de données de l’organisation

4

4 – « Alimenter » les bases de données de l’organisation

Tous les documents indexés, classés et stockés enrichissent

les bases de données

des applications logiciellesadministratives, techniques, commerciales et comptables de l’entreprise.


5 utiliser des documents dans l organisation l.jpg

Utiliser les documents dans l’organisation

5

5 – Utiliser des documents dans l’organisation

ENRICHISSEMENT

Pour pouvoir utiliser le système GED, les salariés de l’entreprise doivent pouvoir chercher et trouver facilement et rapidement les différents documents électroniques en utilisant

des moteurs de recherche.


6 la d composition du syst me ged sch ma complet l.jpg

Intégrer et entrer des documents dans le système GED

« Alimenter » les bases de données de l’organisation

Organiser l’accès aux documents

Indexer et

4

1a

2a

1a

Fichiers

Utiliser des documents dans l’organisation

2b

classer dans une arborescence

5

Acquérir par numérisation

3

1b

Stocker et protéger les

documents

6 - La décomposition du système GED – schéma complet

ENRICHISSEMENT


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