Oběh dokumentů v návaznosti na rozpočet

1. Krajský úřad Plzeňského kraje Odbor informatiky Oběh dokumentů v návaznosti na rozpočet Norbert Szabó vedoucí oddělení aplikací a databází norbert.szabo@plzensky-kraj.cz

2. Oběh dokumentů v návaznosti na rozpočet Papírový oběh dokumentů: • dlouhé časové odezvy • neexistuje monitoring stavu – telefonické dotazování • množství papírových kopií • originál ve schvalovacím kolečku – možná ztráta • není přehled okamžitého čerpání financí • není verzování včetně přesné historie oběhu dokumentu (splnění termínů, prodlení …)

3. Oběh dokumentů v návaznosti na rozpočet Co všechno je řešeno: Moduly: • Objednávky • Faktury • Platební poukazy • Usnesení • Spisová služba – Athena Přímá vazba na : • Navision – ERP systém • Rozpočet • Výkaznictví • Evidence smluvních partnerů – modul KDB

4. Oběh dokumentů v návaznosti na rozpočet Uložiště dokumentů • Základ databáze MS SQL • Databáze uchovává strukturovaná data a odkazy na data nestrukturovaná • Dokumenty, verze • Vyzvednutí, vrácení, archivace

5. Oběh dokumentů v návaznosti na rozpočet Objednávky • Prvotní generování ze strukturovaných dat • Vazba na rozpočet a ERP • Blokace finančních prostředků v rozpočtu • Variabilní workflow podle velikosti, charakteru a organizační struktury • Později párování s fakturami a zálohovými fakturami • Uchování vizuální podoby, tisk, vypravení vazba na spisovou službu • Svázání se spisovou službou

6. Oběh dokumentů v návaznosti na rozpočet

7. Oběh dokumentů v návaznosti na rozpočet Faktury • Došlé faktury (dobropisy, zálohové faktury) • Skenování, uchovává vizuální podobu • Párování s objednávkami • Dotažení strukturovaných dat z ERP • Vytvoření „košilky“ • Workflow včetně návrhu a rolí ,závislý na dosavadním průběhu rozhodování • Vazba na účtovou a rozpočtovou skladbu

8. Oběh dokumentů v návaznosti na rozpočet

9. Platební poukazy • Tvorba PP v tuzemské i zahraniční měně • Dotažení strukturovaných dat z ERP • Vazba na UIR-ADR • Vazba na dotace • Strukturované workflow podle velikosti a charakteru org. struktury

10. Oběh dokumentů v návaznosti na rozpočet Usnesení • Návrh šablonou MS Office • Workflow schválení a předložení • Pozvánka a program zasedání orgánu samosprávy • Podpora projednání • Publikování na internet včetně fulltextu • Úkoly s vazbou na Operativní evidenci

11. Oběh dokumentů v návaznosti na rozpočet

12. Navision • Robusní ERP sytém s hlavními cíli: • Mít vždy aktuální přehled o rozpočtu organizace a jeho čerpání • Sledovat nejen skutečné, ale i předpokládané čerpání rozpočtu (objednávky, faktury, platební poukazy ….) • Volitelné upozornění uživatele při vyčerpání určitého procenta upraveného rozpočtu • Volitelné zamezení čerpání rozpočtu při vyčerpání určitého procenta upraveného rozpočtu

13. Oběh dokumentů v návaznosti na rozpočet

14. Oběh dokumentů v návaznosti na rozpočet Rozpočet a výkaznictví • Udržovat přesnou historii všech pořízených rozpočtů organizace • Zahrnuje strukturovaný systém schvalování rozpočtu • Evidovat všechny strukturovaně uspořádané akce rozpočtu v průřezu více let • Obsahuje úlohu pro přesné evidování rozpočtových změn a opatření • Sledovat vazbu mezi jednotlivými typy dokladů (např. objednávka – faktura , platební poukaz – příkaz k úhradě – úhrada, apod…) • Předávat externím aplikacím informace o aktuálním stavu rozpočtu • Přebírat od externích aplikací informace o schválení dokladu včetně aktuální podoby schváleného dokladu (objednávky, platebního poukazu apod…)

15. Oběh dokumentů v návaznosti na rozpočet

16. Oběh dokumentů v návaznosti na rozpočet Schéma datových toků na KÚPK

17. Oběh dokumentů v návaznosti na rozpočet Co na konec … • Zástupy • Vzdálený přístup • Slabá místa – politici, klikání • Přehledy kdo kolik obdržel

18. Oběh dokumentů v návaznosti na rozpočet Děkuji za pozornost Norbert Szabó Krajský úřad Plzeňského kraje Odbor informatiky norbert.szabo@plzensky-kraj.cz