الفصل الثاني

1. الفصل الثاني العمليةالإدارية

2. أهداف المحاضرة يتوقع من الطالبة بعد المحاضرة أن : • تصنف وظائف العملية الإدارية • توضح دور العملية الإدارية في المنظمة • تعدد وظائف العملية الإدارية • تقارن بين وظائف العملية الإدارية المعطاه لها • تشرح القواعد الأساسية التي تبرر أهمية الإدارة • تشرح مبادئ من مبادئ الإدارة • تشرح مجالات تطبيق الإدارة • توضح علاقة علم الإدارة بالعلوم الأخرى

3. العمليةالإدارية تتألف العملية الإدارية من نشاطات ووظائف محددة يقوم بها الإداريون وتمتاز بأنها نشاطات تهدف إلى استمرار المنشأة عن طريق تشغيل عناصر الإنتاج . وهي المعنية بتحقيق أهداف المؤسسة أو المنظمة من خلال العمل والجهد الإنساني المنظم وتصنف العملية الإدارية إلى أربعة وظائف إدارية عند بعض العلماء وهي التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة.

4. العمليةالإدارية وقدتم تصنيف وظائف العملية الإدارية في هذه المادة إلى ما يلي : 1- التخطيط وصنع القرارات. 2- التنظيم. 3- التوجيه والقيادة 4- الحفز والإتصال. 5- السلطة والمسؤولية 6- التنسيق. 7- الرقابة.

5. الوظائف الإدارية تشتمل الإدارة على مجموعة من الوظائف التي يصعب عمليا الفصل بينها وهي وظائف مترابطة متشابكة ومستمرة فعند الانتهاء من أحد الوظائف يتم التنسيق لاستخدام الموارد المتاحة بشكل يحقق الأهداف ، حيث تشكل مجموعة الانشطة اللازمة لتحقيق ذلك التنسيق ما يسمى بالوظائف الإدارية وهي كالتالي :

6. الوظائف الإدارية 1- التخطيط: يعتبر التخطيط الوظيفة الأولى في العملية الإدارية وهو يسبق الوظائف الأخرى. ويقصد به التفكير المنظم الذي يسبق تنفيذ أي عمل ويعتمد على اتخاذ قرارت تتعلق بالمستقبل .

7. الوظائف الإدارية ويتضمن التخطيط بشكل عام : • تحديد الأهداف بوضوح • وضع السياسات • وضع النظم والإجراءات • وضع البرامج اللازمة لتحقيق الأهداف سواء كان ذلك على مستوى المؤسسة أو المنظمة كلها أو أي وحدة إدارية فيها.

8. الوظائف الإدارية والتخطيط هو عملية اتخاذ قرارات تنطوي على الاختيار بين البدائل. ولا يمكن فصل التخطيط ، ومسؤولية التخطيط عن الأداء الإداري ، لأن مسئولية التخطيط تقع على كل المديرين بغض النظر عن مستواهم الإداري .

9. الوظائف الإدارية • وتتم عملية التخطيط على أساس أهداف محددة سلفا ومخططة من قبل الإدارة العليا في المشروع. • ويجب أن يولي المدير عملية صياغة الأهداف والأولويات عناية خاصة . فهي الأساس أو الركيزة الأساسية التي يبني عليها البناء الهيكلي للخطط الموضوعة وباقي الوظائف الأخرى (التنظيم، التوجيه، الاتصال، التنسيق، الرقابة)

10. الوظائف الإدارية الشروط التي يجب أن تتوفر في الهدف : لكي يكون التخطيط فاعلاً، فإن الأهداف ينبغي أن تكون : • مشتقة من الأهداف العامة للمشروع • محددة • واقعية • قابلة للقياس من حيث الكم والكيف • قابلة للتحقيق

11. الوظائف الإدارية • مرتبطة بزمن • تتفق مع طبيعة الظروف والمتغيرات المحيطة بالمشروع • موضوعة على أساس من المشاركة بين القائمين على إدارة المشروع والمسئولين عن التنفيذ .

12. مثال : المشروع : إنشاء فندق الأهداف العامة : • إنشاء مبنى للفندق بمواصفات عالمية • توفير موظفين لإدارة الفندق بمؤهلات عالية • تقديم خدمات فندقية عالية المستوى • توفير خدمات عملاء مميزة

13. مثال : المشروع : إنشاء فندق عملية التخطيط لإدارة الموارد البشرية توفير خدمات عملاء مميزة مواصفات موظف خدمة العملاء أن يكون الموظف : • مؤهلاً تأهيلاً جامعياً • متقناً لاستخدام الحاسب الآلي • يتحدث اللغة العربية والإنجليزية بطلاقة • لديه مهارات اتصال عالية • حسن المظهر

14. الوظائف الإدارية 2- التنظيم: المقصود بالتنظيم هو تحديد الأعمال والمهام والمسؤوليات الرئيسية للمنظمة وتجميعها في وظائف وأنشطة ، وإسنادها إلى العاملين مع توضيح اختصاص ومسؤولية كل منهم وتفويض السلطات اللازمة لهم والتي تمكنهم من القيام بها

15. الوظائف الإدارية فوائد التنظيم : • التنظيم وسيلة وأداة وليست غاية في حد ذاتها • يسهم في إيجاد التعاون الفعال والترابط الجيد بين الأقسام والإدارات المختلفة للمنظمة أو المؤسسة • يحدد أساليب الاتصال بينهما في ضوء التبعية والتسلسل الرئاسي ونطاق الإشراف المناسب لكل منها وتزداد صعوبة هذه الوظيفة كلما كبر حجم المنظمة أو وكثر عدد العاملين بها

17. الوظائف الإدارية 3- التوجيه والقيادة: تتضمن هذه الوظيفة الكيفية التي تتمكن من خلالها الإدارة من تحقيق التعاون بين العاملين في المؤسسة وحفزهم للعمل بأقصى طاقاتهم. وينبغي على الرئيس الأعلى أن :

18. الوظائف الإدارية • يخلق مع مرؤوسيه جو من التفاهم وتبادل وجهات النظر للمفاهيم التي تخص المشروع وأهدافه وسياساته وبرامجه. • يوضح مهام المرؤوسين وإرشادهم نحو الأداء الأفضل • يحفز المرؤوسين للعمل بحماس وثقة

19. الوظائف الإدارية • يُدرب العاملين وينمي مهاراتهم • يُعد العاملين لتولي مناصب أعلى • يتأكد من وضوح جميع الواجبات والأعمال والتعليمات والأوامر للحد من ازدواج الاختصاصات .

20. الوظائف الإدارية وينبغي على المرؤوسين معرفة : • هيكل التنظيم • العلاقات الداخلية بين الأنشطة المختلفة • الشخصيات • واجباتهم وحدود سلطاتهم وتعتمد وظيفة التوجيه على العناصر التالية:

21. الوظائف الإدارية 1- القيادة: وهي ترتكز على طبيعة العلاقات ما بين الرئيس والمرؤوسين. 2- الحفز: وهي عملية تحفيز العاملين بالوسائل المادية والمعنوية لتحسين الأداء وزيادة الإنتاجية كماً ونوعاً.

22. الوظائف الإدارية 3- الاتصال: وهي عملية تبادل المعلومات والأفكار بين مستويات الإدارة المختلفة. 4- السلطة والمسؤولية: لا يستطيع العامل ممارسة أعماله دون وجود السلطة التي تمكنه من مزاولة عمله . • والسلطة والمسؤولية توأمان لا ينفصلان مع وجود اختلاف بسيط بينهما يقوم على أساس أن : • السلطة تفوض بينما • المسؤولية لا تفوض

23. الوظائف الإدارية • لذلك يبقى من قام بعملية التفويض مسئولا مسؤولية مباشرة عن الأعمال التي قام بتفويضها. • وتكون السلطة أكبر في المستويات الإدارية العليا وقليلة أو محدودة في المستويات الإدارية الدنيا.

24. الوظائف الإدارية وتعتبر السلطة من دعامات المدير حتى يستطيع ممارسة مهام عمله بشكل يتفق ومستوى المسؤولية بكفاءة وفاعلية. لذلك كان لابد أن يتولى مهام الإدارة الأشخاص ذوو الخبرة والكفاءة والقادرون على شغل هذه الوظائف سواء بالشؤون الإدارية أوالمشتريات أوالمبيعات.

25. الوظائف الإدارية 5- الحفز والاتصال: يعرف الاتصال بأنه ” عملية تبادل المعلومات، أو التبادل المشترك للأفكار والحقائق والانفعالات وتحقيق تفاهم مشترك بين جميع الأطراف المعنية في الأمر“ الاتصالات هي المفتاح إلى فعالية الإدارة، وهي المركبة التي تسمح للمدير بإنجاز كل مهامه الوظيفية بنجاح.

26. العمليةالإدارية ويعرف الاتصال أيضا بأنه ”عملية يتم عن طريقها إيصال معلومات من أي عضو في الهيكل التنظيمي إلى عضو آخر بقصد إحداث تغيير“ ومن هذا التعريف يتضح أن الاتصال قد يكون : • هابطاً : من أعلى إلى أسفل ( رئيس إلى مرؤوس) أو • صاعدً : من الأسفل إلى الأعلى (مرؤوس إلى رئيس) • أفقياً : بين الرؤساء أو مدراء الأقسام بعضهم ببعض

28. الوظائف الإدارية شروط الاتصال : • أن يكون الاتصال بقصد إحداث تغيير من أي نوع ، وإلا كان مجرد ضوضاء وتشويش لا فائدة منه . • أن يكون للاتصال غرض أو عدة أغراض

29. الوظائف الإدارية • إن وجود نظام اتصال سليم وفعال ضرورة ملحة للإدارة لأن المدير يستطيع القيام بتحليل الموقف أو المشكلة بشكل سليم كما يستطيع وضع حل ملائم ومناسب لذلك الموقف من كل جوانبه مع حساب كل التوقعات والنتائج المترتبة على حل ذلك.

30. الوظائف الإدارية • الحفز : • هو رغبة داخلية تنبع من داخل الفرد وتظهر في سلوك معين إما ببادرة من الفرد نفسه أو ببادرة خارجية . • وتترتب على هذه العملية إيقاف سلوك أو تعديله أو الإقدام عليه . وذلك من منطلق رغبة ملحة داخلية.

31. الوظائف الإدارية 6- التنسيق: هو العملية التي تهدف إلى الوصول إلى وحدة العمل بين الانشطة المتداخلة . وتدخل عملية التنسيق في جميع العمليات الإدارية، حيث يستخدمها الإداري في عمليات التخطيط والتنظيم والتوجيه واتخاذ القرارت.

32. الوظائف الإدارية وتنبع أهمية التنسيق والحاجة إليه من خلال اختلاف وجهات النظر بشأن كيفية تحقيق الأهداف الجماعية أو كيفية عمل مجموعة بانسجام وتوافق. ومن ثم تصبح مهمة المدير التوفيق بين الاختلافات في كيفية أداء العمل وتوقيته والاهتمامات والأهداف الفردية والجماعية.

33. الوظائف الإدارية 7- الرقابة: لا تكتمل العملية الإدارية إلا بممارسة وظيفة الرقابة للتأكد من دقة تنفيذ الخطط عن طريق مقارنة الأداء الفعلي بالمعايير الموضوعة . ( وتكون الرقابة هنا على مدى إنجاز العمل وتحقق الأهداف أي على السلوك المحدد وليس على حركة الموظف )

34. الوظائف الإدارية • وغالبا ما تكون الأهداف المنصوص عليها في الخطة هي المعايير الواجب القياس عليها، فالرقابة هي قياس نشاط المرؤوسين للتأكد من مطابقته للخطط المرسومة وتصحيحه إذا تبين أن هناك انحراف عن تلك الخطط. • أي أن الرقابة هي عملية مقارنة النتائج بالخطط

35. مثال • لو كان من أهداف مسئوليات الموظف أن • ينجز يومياً الرد على رسائل العملاء • فعند تقويمه يجب النظر إلى جدول الرسائل مواعيدها وإلى أي مدى الموظف يكون ملتزما بالرد في المواعيد المحددة في اليوم الواحد • هل توجد رسائل متأخرة عن موعدها ؟

36. أهمية الإدارة تستند الإدارة في أهميتها إلى قواعد أساسية تبرر وجودها وتحتمه. وهذه القواعد تشكل في مجملها، الفلسفة الأساسية من وراء وجود الإدارة وضرورتها في أي جهد جماعي ذي أهداف محددة. وهي كالتالي :

37. أهمية الإدارة القاعدة الأولى: الإدارة عبارة عن نظام متطور لتبسيط إجراءات العمل، وتعظيم الكفاءات والمهارات البشرية، وإطلاق الطاقات المادية والبشرية وخلق طاقات متجددة.

38. أهمية الإدارة القاعدة الثانية: الإدارة هي الأساس في نجاح أي مشروع يسعى لتحقيق هدف معين فإن وجود الإدارة يضمن تحقيق الأهداف.

39. أهمية الإدارة القاعدة الثالثة: الإدارة نشاط يتعلق بإنجاز الأعمال بواسطة الآخرين ، الأمر الذي يُظهر دور الإداري في جعل جميع الجهود منصبه نحو أهداف الجماعة لبلوغها بأيسر الطرق وأقل وقت وتكاليف.

40. أهمية الإدارة القاعدة الرابعة: تحقق الإدارة الاستخدام الأمثل للقوى المادية والبشرية المتوفرة ويتعلق بهذه النقطة كل من : • الكفاية والتي ترمز إلى مقدار كمية العناصرالمستخدمة في تحقيق الأهداف . • والفاعلية التي تتعلق بصلاحية العناصر المستخدمة لتحقيق الأهداف.

41. أهمية الإدارة القاعدة الخامسة: الإدارة الناجحة هي تلك الإدارة التي تقود إلى تحقيق الأهداف المرسومة وهي التي تعمل باستمرار على تحسين المشروع من خلال تقديم أفضل الخدمات للمجتمع.

42. الإدارة والمدير • وظائف الإدارة هي الوسائل التي من خلالها يتمكن المدير أن يدير • ويعتمد نجاح المنظمات على مدى وجود إدارة فعالة تقوم بالتنسيق بين الموارد المختلفة لتحقيق أهدافها.

43. الإدارة والمدير • فالمدير هو أهم إنسان تستند إليه العملية الإدارية، وهو المسئول عن إتمامها بنجاح. • كما أن المدير والمنظمة يعتبران وجهان لعملة واحدة وكلاهما ضروري ومكمل للآخر.

44. الإدارة والمدير من هو المدير وما هي وظائفه: المدير هو ذلك الفرد الذي يُنجز العمل من خلاله وبواسطة الآخرين من مرؤوسيه. هو الشخص الذي يقوم بوظائف مثل التخطيط والتنظيم وتوجيه الآخرين والإشراف عليهم والرقابة على الأفراد وعلى جميع الأنشطة التي يتحمل مسؤولية إدارتها بحكم منصبه الوظيفي وذلك لتحقيق النتائج المتوقعة للأهداف.

45. الإدارة والمدير طرق تصنيف المديرين: هناك ثلاث طرق رئيسية لتصنيف المديرين وهي: 1- تبعا للموقع: حيث يمكننا التمييز بين المديرين التنفيذيين والمديرين المشرفين. 2- تبعا للمستوى: حيث يمكننا التمييز ما بين الإدارة العليا، والإدارة الوسطى، والإدارة الدنيا ( التنفيذية) 3- تبعا للوظيفة: يمكننا في هذه الحالة أن نميز بين المديرين

46. العملية الإدارية • طرق تصنيف المديرون

47. الإدارة والمدير مقارنة بين المدير الوظيفي والمدير العام: المدير الوظيفي : مسئول عن نشاط معين ووظيفة واحدة من أنشطة المنشأة ( نشاط التمويل أو نشاط التسويق)، المدير العام : المدير العام له صلاحيات وظيفية أعلى بحكم منصبه الوظيفي ومهامه واختصاصه والتي تتسع دائرتها لتشمل إشرافه على أكثر من نشاط واحد.

48. الإدارة والمدير ويمكن تقسيم هذه المهارات اللازم توفرها إلى ثلاث أنواع رئيسية كالآتي: 1- المهارات الذهنية 2- المهارات السلوكية 3- المهارات الفنية

49. مبادئ الإدارة قدم فايول عدداً من المبادئ التي ترشد المدير في إدارته للوحدة التنظيمية الواقعة تحت سيطرته كالتالي : 1- تقسيم العمل: يعتبر الاقتصاديون هذا المبدأ ضروريا للتطبيق في العمل. فكلما زاد التخصص للفرد كلما زادت قدرته على أداء العمل بكفاءة وأقل وقت وجهد ، وأدى ذلك إلى زيادة الإنتاجية كماً ونوعاً.

50. مبادئ الإدارة 2- السلطة: وهي الحق في إصدار الأوامر واتخاذ القرارات والقدرة على إلزام الآخرين على تنفيذها حتى يتسنى له إنهاء الأعمال بالصورة المطلوبة وتحقيق الأهداف المرغوبة.