A projekt megvalósítása és lezárása

1. A projekt megvalósítása és lezárása

2. A projekt megvalósítása • A támogatási szerződés megkötése, szerződéskötési feladatok • A projekt megvalósításának feladatai • A közbeszerzési eljárás fázisai • A feladatok kivitelezése • A pénzügyi megvalósítás • Monitoring – ellenőrzés – értékelés • A projekt lezárása

3. Mit végeztünk eddig?… Új projektterv Meghatározás Lezárás Tervezés Megvalósítás Előzetes értékelés Döntés

4. I. A támogatási szerződés megkötése A támogatási szerződés tartalma 1. A finanszírozás/támogatás szabályrendszere • Finanszírozási forma, összege • Határidők • Kötelezettségek • Költségek elszámolása • Kifizetések, lehívások • Jelentések • Állami támogatási szabályok • Közbeszerzési szabályok • Dokumentáció • Ellenőrzési szabályok • Biztosítékok • Szerződésmódosítás feltételei 2. Mellékletek - projekt azonosító dokumentumok - kedvezményezett dokumentumai

5. 5.4. Sorolja fel a projekt megvalósításának mérföldköveit, és hogy mikorra kívánja elérni azokat.

8. *Minden olyan költséget (ÁFA, használt gépek vásárlása, leasing díj, telek ára, áttelepítési költségek, másodlagos felszerszámozás, stb.) itt kell elszámolni, amelyek az előző két táblázatnak nem lehetnek részei

10. 5.6.2. Források (M Ft illetve %)

11. Nettó jelenérték számítás: Hi Ki NPV = -------- - -------- (1+r)t (1+r)t ahol: Hi az adott éves többlet nettó árbevétel Ki az adott éves költség r diszkontráta (a referencia kamatlábat a Pénzügyminisztérium hivatalos közlönyében hozzák nyilvánosságra) t az adott év sorszáma

12. II. A projekt megvalósításának feladatai • Munkakezdő jelentés • Projektindítás - feladatok meghatározása - projektszervezet felállítása • A közbeszerzési eljárás lefolytatása • A projekt feladatok kivitelezése

13. III. A közbeszerzési eljárás fázisai Előkészítő eljárás Ajánlattételi szakasz Értékelés Ajánlattevők értesítése Szerződéskötés

14. IV. A feladatok kivitelezése 1. Feladatok végrehajtása - a tevékenység kifejtése - az elvégzett feladatok dokumentálása - a tervtől való eltérés rögzítése, indokolása - folyamatos szakmai felügyelet - kockázati tényezők elemzése 2. Külső – belső monitoring

15. V. A pénzügyi megvalósítás Kifizetett számlák alapján Ki nem fizetett számlák alapján Előlegfizetés Az elszámolás dokumentálása: - költségvetésnek való megfelelés - számlák ellenőrzése - pénzügyi jelentések

16. A pénzügyi menedzselés főbb eseményei • A folyamat tevékenységei • A projektfinanszírozás feladatai • A finanszírozás módjai • A támogatás • A támogatás folyósítása • Jelentések • Ellenőrzések • A pénzügyi végrehajtáshoz kapcsolódó főbb jogszabályok

17. A pénzügyi menedzselés főbb eseményei Terv Előkészítés Időközi elszámolás Végső elszámolás Szerződéskötés Ellenőrzés Ellenőrzés Támogatás átutalása ?Megvalósíthatóság? ?Fenntart- hatóság?

18. 2. A folyamat tevékenységei • A támogatás felhasználásához kapcsolódó szabályok megismerése • Pénzügyi elemzés és tervezés • Finanszírozási források keresése 4. A projekt tervezett költségvetésének adaptálása a pályázati feltételekhez

19. A költségvetés módosítása, ha a pályázat teljes összegének elfogadására nem került sor (közösségi támogatások esetében nincs csökkentett költségvetésű döntés) • Szerződéskötés - azaz a támogatás összegének és összetételének rögzítése • Megvalósítás – források felhasználása 8. Folyamatos pénzügyi nyilvántartás készítése – számlák és egyéb bizonylatok gyűjtése 9. Időközi elszámolás

20. A projekt végéhez közeledve 10. Felkészülés az időközi ellenőrzésre (11. Költségvetés módosítása – ha a megvalósítás során jelentős változások következtek be) 12. Végső elszámolás – a projekt szerződéses időtartamán belül felmerült költségek és bevételek egyenlegének jelentése • A támogatás utolsó részletének megérkezése vagy a nem megfelelően felhasznált támogatás visszafizetése • Felkészülés a projekt lezárását követő ellenőrzésre

21. 3. A projektfinanszírozás feladatai • A projekt előkészítéséhez kapcsolódó költségek biztosítása (nem mindig támogatott; a pályázat nem biztos, hogy nyer, ezért ez a tétel kockázati költség) • Folyamatos likviditás biztosítása - a számlák kiegyenlítéséig vagy az utólag fizetett támogatás megérkezéséig

22. Az elvárt önerő biztosítása • A nem támogatott, de tervezett költségek fedezetének biztosítása • Az ÁFA átmeneti megfizetése

23. Előkészítési költségek • üzleti tervezés, kiviteli tervezés, megvalósíthatósági elemzés; • közjegyzői díjak, közbeszerzési díjak (2005. jan. 1-től kötelező közbeszerzési tanácsadó alkalmazása); • bankszámlanyitás költségei; • fordítás, kommunikációs költségek. Döntés: a magas kockázat miatt milyen forrásból finanszírozzuk? (inkább belső, mint külső)

24. ÁFA • Az ÁFA a bonyodalmak egyik forrása. • Érdemes előzetes állásfoglalást kérni az APEH-tól a visszaigényelhetőségről. • Tájékozódni kell a partnerek státuszáról.

25. A Strukturális Alapok esetén a vissza nem igényelhető ÁFA elszámolható a támogatás terhére, ha a pályázónak nincs visszaigénylési jogosultsága. • Az ÁFA visszaigénylők csak az önerő ÁFA-ját igényelhetik vissza.

26. 4. A finanszírozás módjai • Saját forrás • Partnerek saját forrása • Külső forrás

27. Saját forrás jellemzői • Alkalmas a végleges és átmeneti költségek fedezésére. • Rugalmas és olcsó. • Azonnal rendelkezésre áll. • Korlátozott mértékű.

28. Külső források fajtái • Rövid lejáratú hitel • Hosszú lejáratú hitel • Profitorientált szervezetek bevonása • Egyéb pályázati támogatások (kivéve ROP, AVOP) • Egyéb forrás (pl.: faktorálás)

29. Külső források jellemzői • A rövid lejáratú hitel az átmeneti vagy előre nem tervezett költségek finanszírozására alkalmas. • A hitelek költségesek, korlátot a hitelképesség és az idegentőke/sajáttőke arány jelent. • A profitorientált partnerek bevonása korlátozott, de a tőlük származó források által nem elszámolható tételek is finanszírozhatók.

30. 5. A támogatás A támogatás maximálisan igényelhető összege megismerhető már a pályázati felhívásból. (GVOP 2-nél 50%, max. 25 m Ft) A támogatás felhasználásának alapvető szabályai is olvashatóak a pályázati dokumentumokból (Pályázati kiírás). A közösségi források vissza nem térítendő támogatások.

31. A támogatás mértéke • 100% (pl: egyes HEFOP-s projektek) • 97,5%(pl. ROP 1.1 2. komponens) • 90% (pl: Phare társfinanszírozás a Leonardo da Vinci mobilitási projektekhez • 50% GVOP 2.1

32. A támogatási szerződés pénzügyi tartalma A támogatás: - formája, • maximális összege, egyes esetekben költségkategóriánként, • aránya, • a felhasználásának időtartama vagy kezdete és vége, • kifizetésének ütemezése (N+2-es szabály), • pénzügyi elszámolásának ütemezése, az elszámolhatóság szabályai, • felhasználásához kapcsolódó ellenőrzések, • összegének módosítására, visszafizetésére vonatkozó kitételek, • kapcsolódó dokumentumok, biztosítékok, nyilvántartás és adatszolgáltatási kötelezettségek.

33. A szerződéshez kapcsolódó pénzügyi biztosítékok fajtái • Inkasszó a támogatott összes bankszámlájára vonatkozóan (felhatalmazás azonnali beszedésre) • Igazolás arról, hogy a saját források rendelkezésre állnak. • Jelzálog felajánlás. • Bankgarancia, készfizető-kezesség. • Igazolás arra vonatkozóan, hogy nincs lejárt köztartozás (APEH, VPOP, TB, stb.). (Projekt megvalósítás alatt keletkező köztartozás esetén a projektet felfüggesztik!!!) • További speciális biztosítékok.

34. A szerződés módosításának pénzügyi okai • A támogatás felhasználásának határideje kitolódik. • A felhasználás időtartama csökken vagy nő. • A támogatás összege változik. (Növekedés csak a saját forrás terhére lehetséges!!!) • A költségkategóriák között átcsoportosítás történik. • A források felhasználásának ütemezésében történik változás.

35. A módosítás feltételei • Az időpontok és időtartamok változtathatósága korlátozott (N+2 szabály). • 10%-nál nagyobb költségátcsoportosítás esetén az IH Szakmai Bizottságának engedélye szükséges. • 10% alatti módosítás esetében alapos indoklás szükséges, de nem kell bizottsági döntés. • Új költségelem beépítéséhez szintén az IH Szakmai Bizottságának engedélye szükséges.

36. 6. A támogatás folyósítása Módjai: • Egy részletben – több részletben (mérföldkövek) • Ft-ban • 50% előleg lehetséges (HEFOP) • 100% utófinanszírozás (GVOP) Kifizetett számlák, beszámoló alapján

37. A támogatás kifizetésének lépései I.Szokványos eset: 1. A szállító benyújtja a számlát a kedvezményezettnek. 2. A kedvezményezett kifizeti a számlát. 3. A kedvezményezett kifizetési kérelmet nyújt be a támogatónak. 4. A támogató megvizsgálja a kérelmet és azt, hogy megfelel-e a számla az elszámolhatóság szabályainak. 5. A támogató kifizeti a támogatást. II. Abban az esetben, ha előleg van, akkor az 5. lépéssel kezdődik a folyamat (HEFOP).

38. Árfolyamváltozás kockázata • Import esetén számolni kell az árfolyam változásból eredő árváltozással (megbízható prognózis). • A forint gyengülése árnövelő hatású (ártartalék) (Jelenleg a 2003. december 31-i MNB deviza közép árfolyammal kell átszámítani.)

39. 7. Jelentések Fajtái: • Időközi jelentések • Záró jelentés Célja: • A kifizetési kérelmek alátámasztása • A felhasználás igazolása • A felhasználás indoklása • Hatékonyság és eredményesség mérése • Az elszámolhatóság igazolása

40. A jelentések ütemezése • Függ a projekt időtartamától • A támogatás összegétől • A célok időbeni megvalósulásától (elképzelhető a felhasználást követően is) Formája és tartalma meghatározott, tényadatokat közöl.

41. A jelentések tartalma • Számszerűsíthető eredmények, az előrehaladás dokumentumai • Eltérések, módosítások magyarázata • Közbeszerzési eljárás dokumentumai • Szerződések pl.: alvállalkozói • Eredeti számlák vagy azok hiteles másolatai • Pénzmozgást tanúsító bizonylatok

42. Pénzügyi elszámolás • a projekt (beruházás) tervezett befejezését (az üzembe helyezést) követő 120. napon • pénzügyi beszámolót benyújtani a Közreműködő Szervezet részére • A pénzügyi beszámoló a projekt (beruházás) megvalósítását tanúsító, bizonylatokkal és hatósági engedélyekkel alátámasztott elszámolást tartalmazó dokumentum: • amelyhez csatoltan a helyszíni munkálatok megvalósulását fényképekkel igazoltan dokumentálni kell, • továbbá az esetlegesen fennmaradó, fel nem használt támogatás összegéről írásban le kell mondani.

43. Záró-jegyzőkönyv • Kedvezményezettnek a szerződésben vállalt valamennyi kötelezettség teljesítését követően: • a kötelezettségek megvalósulásának eredményéről • az üzleti terv ötödik évét követő ötödik hónap utolsó napjáig, 200... ... hó ...-ig záró-beszámolót kell benyújtania a Közreműködő Szervezet részére. • A benyújtást követően szerződő feleknek legkésőbb az ötödik hónap utolsó napjáig, 200... ... ...-ig a záró-jegyzőkönyvet kötelesek elkészíteni.

44. A projekt előrehaladási jelentések és a projekt monitoringja • A Kedvezményezetteknek a kifizetésekre vonatkozó igénylések alátámasztására projekt előrehaladási jelentést kell készíteniük a projektek megvalósításáról • A projekt előrehaladási jelentéseket negyedéventekell benyújtani. Az első jelentésnek a támogatási szerződés aláírásától számított harmadik hónap végéig terjedő időszakot kell lefednie. • Akkor is, ha az adott negyedévben nincs támogatás kifizetési kérelem. A projekt előrehaladási jelentés jóváhagyása a további kifizetések előfeltétele. • a negyedéves projekt előrehaladási jelentés benyújtását elmulasztotta vagy azt nem megfelelően teljesítette, felszólítása kézhezvételétől számított 15 napon belül be kell nyújtania a projekt előrehaladási jelentést az addig felmerült elszámolható költségekre vonatkozóan. • A Közreműködő Szervezet a projekt előrehaladási jelentéstösszeveti a projekt előrehaladási jelentés által felölelt időszak alatt benyújtott számlákkal. Amennyiben eltérés tapasztalható: • indokolást kérhet a Kedvezményezettől; • helyszíni ellenőrzést rendelhet el.

45. projekt előrehaladási jelentés tartalma • az előrehaladást a célokhoz mérten, beleértve a számszerűsíthető célok bemutatását és mutatóit; • főbb eredményeket; beleértve az időbeli ütemezést, annak való megfelelést, illetve eltérést is; • a céloktól való jelentős eltéréseket, megfelelő indoklással együtt; • a tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos kötelezettségek teljesítésének igazolása a jelen támogatási szerződésben foglalt rendelkezések szerint; • ténylegesen felmerült költségeket; • a projekt végrehajtása során felmerülő problémákat és a megoldásuk érdekében tett lépéseket

46. A 2.500.000 Ft, azaz kettőmillió-ötszázezer forint támogatási összeget és 6 hónap időtartamot meg nem haladó projektek esetében a Kedvezményezett nem köteles negyedévente projekt előrehaladási jelentést benyújtani. A projekt megvalósításának befejezésekor nyújtja be a Kedvezményezett a projekt előrehaladási jelentést. • Amennyiben a projektnek vannak olyan számszerűsített céljai, amelyek csak a végső kifizetés teljesítését követően valósíthatók meg, a Kedvezményezettnek a végső kifizetés teljesítését követően évente kell projekt fenntartási jelentéseket benyújtania.

47. Projekt előrehaladási jelentés Jóváhagyás 1A. Projekt azonosító adatai Cím: Hiv. szám: Program: Intézkedés: 1b. Jelentéstételi időszak A jelentés által bemutatott időszak: Teljes projektidőszak: Jelentés sorszáma: 1c. Kedvezményezett adatai Név: Cím: Kapcsolattartó: Telefon, fax: E-mail:

48. A tevékenységek rövid időrendi leírása • A projekt környezetében bekövetkezett változások • 4. a támogatási szerződésben meghatározott indikátorok (mutatók) alakulása

49. 6. Tervezett kiadások Egység: Ft