Démarche de suivi et de contrôle des coûts

1. Maîtriser les coûts informatiques2010 / 2011M2CG -CCAPartie 2Démarche de suivi et de contrôle des CoûtsB QuinioUniversité Paris X Nanterre

2. Démarche de suivi et de contrôle des coûts • La question de l’amortissement • La démarche classique de coût complet • La démarche de ITGI • Principe de l’ABM • Déclinaison des 6 processus de base • Le TCO

3. La question de l’amortissement pour le SI • Les durées d’amortissement sont hétérogènes selon les entreprises • Les dépenses de fonctionnement doivent tenir compte des amortissements : • C’est le lien entre fonctionnement et investissement • Des questions demeures et sont traitées différement selon les entreprises : • Amortissement des logiciel ? (oui) • Amortissement des études ? (non) • Amortissement des progicels ? (oui)

4. Exemple de durée d’amortissement (1) • Matériel (serveurs ou poste de travail) : • 3 ans • Périphériques décentralisés • 5 ans • Réseau et câblage : • 10 ans • Application métier évolutive • 3 ans • Application de gestion standard : • 5 ans • Application comptable (module ERP) : • 10 ans

5. Première démarche de suivi des coûts informatique : le classique coût complet • 1 Identification des postes de charges • salaires • Achat de prestation • Matériel • 2 découpage en sections principales • Etudes • Support technique • Réseaux • Application Paie • 3 découpage en section secondaire • Service Administratif de la DSI • Infrastructure réseau • 4 Imputation des charges directes aux sections • salaires et matériels par exemple

6. Première démarche de suivi des coûts informatique : le classique coût complet • 5 Ventilation des coûts des sections secondaires aux sections principales • EXEMPLE : répartition des charges administratives en fonction du nb de personnes • 6 Identification des UO pour les sections principales et de leur nombre • EXEMPLE : pour le service Etude 200 J/H • 7 calcul du coût de revient de chaque UO des sections principales • Exemple : Pour le service Etude le J/H à 310 €

7. Un principe simple de coût complet Coûts directs : salaires, achat, m², … Centres auxiliaires : Infrastructures administration Clefs Centres principaux de services : Support Réseaux Application paye comptabilité Volume traité Coût par UO lié à un service utilisateur : Appel Hot line Bulletin de paie Ecriture comptable J/H étude …

8. Typologie et nature des coûts • Le modèle présenté est celui du CIGREF développé avec l’AFAI • IGSI 2009 : Modèle d’analyse et de benchmarking des coûts informatiques DG Communication Transparence Maîtrise DO DSI

9. Une inspiration : ABC Brigitte OGIER ABC : Facteur d’efficience des services internes ; doc de recherche

10. Objectif final du suivi des coûts • Les coûts seront, dans un premier temps, regroupés par Service / Application ou Projet • Ensuite identification des activité Principe de l’ABC • Ensuite, identifier l’inducteur de coût de chaque service / application / projet pour pouvoir comparer des indicateurs ayant une valeur «business» • Exemple : nombre de bulletins de salaire , nombre de PC, nombre de clients, nombre d’écritures comptable • Le TCO unitaire de chaque inducteur de coût « business » s’obtient en divisant le TCO global du service/application/projet par le nombre d’inducteurs de coût • Exemple : TCO global de l’application de gestion de la paie / Nombre de bulletins de salaire = TC

11. Le principe du modèle CIGREF 1 définir les services 6 analyser et comparer Services mis à disposition des métiers PC, imprimantes, téléphones Applications (paye, messagerie, etc) Projets techniques, Projet métiers 5 ventiler activités sur services Activités (modélisant la DSI) Exploitation, projets, études Support, hébergement, urbanisation, etc 2 modèle activités Ressources (budget de charges DSI) Personnel, matériel, logiciel Télécom, prestation, structure 3 Budget en 6 rubriques 4 affecter ressources aux activités

12. Description du modèle CIGREF • Modèle de type ABC • Ressources décomposées en 6 rubriques • 39 activités • 4 processus : • Bureautique et mise à disposition des applications (RUN) • Projets métiers et Projets techniques (BUILD)

13. On obtient des ratios et indicateurs à chaque niveau Pour les services Source : Cigref – Analyse des coûts 2009

14. On obtient des ratios et indicateurs à chaque niveau Pour les activités Source : Cigref – Analyse des coûts 2009

15. On obtient des ratios et indicateurs à chaque niveau Pour les ressources Source : Cigref – Analyse des coûts 2009

16. Mise à disposition des postes de travail Catégories de PCInducteurs de coût standard / « gonflé » Nombre de postes fixe / nomade

17. Mise à disposition des applications Catégories de serveurs utilisés Mainframe / Unix / AS400 / serveur Coût très variables selon la nature de l’application, le type de support et le type de serveurs : de 1000 € à 10000 € par mois La maintenance applicative représente de 15 à 25% du coût d’achat de l’application (développement ou progiciel)

18. Processus Projet (hors exploitation) Coût très variables selon la durée et la complexité : Le J-H de développement de 350 € à 800 € Attention au mode de calcul du J-H interne

19. Projet : les dépenses d’exploitation et les recettes • Calcul du tableau des cash-flow (FNT) • Tous les coûts d'exploitation par année • Les recettes estimées par année • L'investissement est en année 0

20. Projet : calcul de la rentabilité • Calcul de la rentabilité • Comparaison entre l'investissement et les cash-flow générés • Actualisation • VAN, DRC, IP, TRI Investissement en ANNEE 0 = XXX €

21. TCO : 1986 le Gartner Group • Analyse global du coût de possession des postes de travail: • Capital (matériels, réseaux, logiciels) • Maintenance des systèmes • Support techniques aux utilisateurs • Communications et réseaux • Temps utilisateurs

22. TCO : 1986 le Gartner Group • Le temps utilisateurs : • Coût lié à l ’organisation (réorganisation, participation des utilisateurs aux projets) • Coût lié à l ’activité métier (adaptation et apprentissage, transition, erreurs, dysfonctionnements) • Représente 30 à 40% du TCO selon les études

23. TCO : 2004 estimation • Analyse d ’un micro sur 3 ans en euros : • Capital 2000 • Maintenance 1200 • Support 1200 • Réseaux 2000 • Temps users 3600 • En 1986, un micro-ordinateur = 13000 $

24. TCO : Limites • Des résultats fortement discutés : • Voir polémique autour du duel Linux / Windows • Des concepts flottants : • TEI Total Economic Impact développé par le Giga Group : • Bénéfices ou rapport entre coût de possession et gains d ’infrastructure et résultats sur les « business units » • Flexibilité : coût d ’évolution sur la base de scénari • Risque : de maintenance et de pérennité • Une étude TCO coûte à minima 20 000 Euros (source EDS) • Réservé à de grands projets • « Popularité » des indicateurs de ce type • Le plus connu n ’est pas toujours le plus adapté