Tavolo tecnico per la mappatura dei processi e dei procedimenti amministrativi
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Tavolo tecnico per la mappatura dei processi e dei procedimenti amministrativi . Il contesto di riferimento . 1. 􀂉 Fase di deciso cambiamento per le Pubbliche Amministrazioni

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Tavolo tecnico per la mappatura dei processi e dei procedimenti amministrativi

Tavolo tecnico per la mappatura dei processi e dei procedimenti amministrativi


Tavolo tecnico per la mappatura dei processi e dei procedimenti amministrativi

Il contesto di riferimento

1

􀂉Fase di deciso cambiamento per le Pubbliche Amministrazioni

La fiducia nelle istituzioni non è più concessa a priori : le Pubbliche Amministrazioni cessano di essere istituzioni per cominciare ad essere viste quali erogatori di servizi.

Assumono quindi rilievo le dimensioni del risultato della qualità e dei costi, ovvero dell’efficienza, dell’efficacia e dell’economicità.


Tavolo tecnico per la mappatura dei processi e dei procedimenti amministrativi

Il contesto di riferimento

1

􀂉 In questo contesto l’organizzazione di successo è quello più vicina all’utente, al fruitore del servizio

Ma per questo è necessario un profondo cambiamentoorganizzativo e culturale.

Passaggio da un’organizzazione strutturata per funzioni ad una strutturata per processi


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Dall’approccio per “funzioni” a quello per “processi”

2

  • L’impostazione per processi contrasta con la storica strutturazione delle PPAA per unità funzionali.

Funzioni: aggregazioni di uomini e

mezzi necessari per lo svolgimento di

attività della stessa natura (Taylor principio

divisione del lavoro)

I processi sono aggregazioni di attività

anche di natura diversa ma finalizzate al

raggiungimento del medesimo risultato


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3

  • L’approccio per processi implica:

  • Uno spostamento del focus da “che cosa viene prodotto” a “come viene prodotto”;

  • La trasversalità.

  • I processi sono tendenzialmente trasversali ed interfunzionali, mentre le funzioni sono relative a ciascuna unità organizzativa.

  • Normalmente più funzioni concorrono alla realizzazione di un processo

  • In ogni caso:

  • La definizione dei processi e la loro reingegnerizzazione devono essere funzionali alla soddisfazione del cliente/utente


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Il processo

4.

Insieme di attività coordinate che, utilizzando input di varia natura,originano output ai quali il cliente (interno od esterno) attribuisce un valore . (Candiotto 2003)

o anche

Aggregazione di un insieme di attività, svolte secondo una determinata sequenzialità e/o simultaneità, che ha un’origine (un punto di partenza) e che permette di raggiungere un determinato risultato (punto di arrivo).” (Tonti 2002)


Tavolo tecnico per la mappatura dei processi e dei procedimenti amministrativi

In ogni caso

5.

  • Ogni processo presenta un input, un ordine logico spazio-temporale di attività lavorative, un output;

  • Attraverso i processi si realizza la creazione di valore

  • La qualità del prodotto o del servizio reso all’utente è funzione della qualità dell’intero processo


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6.

Ma le PPAA conoscono i loro processi???

Una caratteristica che accomuna gran parte delle Pubbliche Amministrazioni: non conoscere e soprattutto non avere una mappatura completa dei processi che si svolgono al loro interno.

Gli uffici sono spesso consapevoli unicamente dell’attività che svolgono, delle cui regole e procedure sono gelosi sacerdoti, mentre spesso ignorano se tali attività integrino un procedimento e se questo sia un procedimento autonomo o un sub

procedimento.

Ne deriva inevitabilmente che molto di rado sono in grado di comprendere se quello che si segue è il miglior procedimento possibile


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L’analisi e la reingegnerizzazione dei processi

7.

L’analisi del processo viene svolta applicando un metodo costituito da una serie di fasi:

  • identificazione delle attività/procedimenti

  • mappatura del processo attuale (“as is”)

  • analisi criticità/cause

  • individuazione ipotesi di soluzione

  • mappatura del processo revisionato (“to be”)

  • piano di implementazione delle soluzioni


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Il Tavolo Tecnico per la mappatura dei processi

e dei procedimenti amministrativi

8.

Costituito con DDA 2159 dd. 27/12/2008

Finalitàeffettuare e testare una prima mappatura delle attività, dei procedimenti e processi di lavoro svolti all’interno della struttura campione (SezioneServizi agli studenti ed alla Didattica), con l’obiettivo di elaborare proposte mirate di riorganizzazione e di elaborare la carta dei servizi dello studente.

Partecipanti: Sonia Bertorelle, Serena Bussani, Rossella Diviacco, Giovanna Locascio, Francesca Paperio, Gabriella Staraz, Doris Temel, Guido Travaglia, Giulia Ventin, Manuela Vidal.

Gruppo di lavoro ristretto: Serena Bussani, Raffaella di Biase, Francesca Paperio


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L’elaborazione del metodo

9.

Quale tappa preliminare i componenti il gruppo di lavoro hanno ritenuto di dover definire alcuni orientamenti di fondo, quali:

  • l’individuazione e l’utilizzo di una comune terminologia definitoria, che permettesse di identificare univocamente, dal punto di vista pratico più che teorico, l’oggetto dell’analisi;

  • il livello di dettaglio e approfondimento da prediligere nella rilevazione.


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Il livello di dettaglio

10.

Si è concordato di scegliere un approccio nell’analisi sufficientemente “alto”, che consentisse l’adozione di un’ottica sintetica ed evitasse il rischio di perdersi in dettagli eccessivi;

operativamente, pertanto, i componenti il tavolo hanno ritenuto opportuno individuare, preliminarmente, i “macroprocessi” in qualche modo caratterizzanti la “mission” della struttura presa in esame e che costituiscono i macroinsiemi di attività, tra loro interrelate, finalizzate alla realizzazione di un risultato definito e misurabile (il prodotto/servizio).


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La scomposizione funzionale

11.

Partendo dalla definizione adottata, centrata sul "prodotto/servizio" che va verso il cliente esterno, si è deciso, quale prima via per individuare i macroprocessi, di partire dai principali prodotti/servizi forniti (rilascio titoli di studio, informazione ed orientamento, ecc.) e di aggregare progressivamente attorno ad essi tutte le attività loro correlate.

A tali macroprocessi si è poi applicato il principio di “scomposizione funzionale”, individuando, per ciascun macroprocesso, a livelli di dettaglio progressivamente sempre maggiori

i processi,

i sottoprocessi,

le attività correlate.


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Il data base

12.

Per descrivere e gestire, in maniera dinamica e decentrata, queste informazioni è stato creato un data base nel quale è possibile visualizzare ed operare nell’ambito dei macroprocessi e delle successive scomposizioni, fino all’ultimo livello delle attività


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Il data base

13.


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Il data base

14.


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Il data base

15.


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Le applicazioni attuali e future

16.

  • Attualmente, risulta completa la rilevazione dei processi:

  • degli Uffici di Staff.

  • della quasi totalità delle Sezioni dell’Amm.ne centrale

    Il Gruppo di lavoro ristretto sta ultimando, assieme al tt. 4 “per il coordinamento permanente dei segretari amministrativi dei centri di spesa autonomi” la mappatura dei processi dei Dipartimenti


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Le applicazioni attuali e future

17.

  • La rilevazione dei processi effettuata è in grado già ora di dare risposta ad alcune pressanti esigenze:

  • implementazione del sistema di valutazione di Ateneo

  • Pubblicazione sul sito web dei processi di ciascuna struttura (trasparenza)

  • Rilevazione e raccolta dei dati – privacy necessari alla redazione del Documento Programmatico sulla sicurezza (D.lvo 196/2003)


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Le applicazioni attuali e future

18.

  • Il prossimo obiettivo: la rilevazione dei processi interfunzionali (trasversali)

  • Obiettivo finale:il Business Process Reengineering (BPR)

  • ossia la reingegnerizzazione dei processi non funzionali.

  • Per

  • semplificazione del processo

  • automazione (laddove possibile)

  • eliminazione delle attività inutili.

  • collegamento con risultati della valutazione.


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Grazie per l’attenzione!


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