Curso Básico de C.I.O. Light

1. Sección 13 Programación de Obra Curso Básico de C.I.O. Light Sección 13 - Programación de Obra

2. Introducción C.I.O. no maneja programación de obra directamente, pero tiene la capacidad de interfazarse automáticamente con Microsoft Project. Para poder utilizar las funciones descritas en esta sección, se debe tener Project instalado en el mismo equipo donde se esta utilizando el C.I.O. Más... Todas las opciones de la interface se encuentran en el menú de Programación en el listado principal del presupuesto. Curso Básico de C.I.O. Light Sección 13 - Programación de Obra

3. Conceptos La programación con C.I.O. funciona de la siguiente manera : 1. El presupuesto se crea en C.I.O. Normalmente. 2. Se exportan las actividades presupuestadas, con sus duraciones, hacia Project. 3. Se utilizan las funciones de Project para crear las relaciones lógicas entre actividades, estableciendo de esta manera las fechas de ejecución programadas de cada actividad. 4. C.I.O. toma estas fechas programadas para alimentar su base de datos del presupuesto. Más... Una vez que C.I.O. tiene las fechas de cada actividad, puede generar reportes de flujo de caja, flujos de uso de recursos, pedidos, etc., distribuyendo el presupuesto en tiempo de acuerdo con estas fechas. Curso Básico de C.I.O. Light Sección 13 - Programación de Obra

4. Configuración - 1 C.I.O. como tal no requiere de una configuración especial para trabajar con la interface con Project. Pero si hay que configurar los datos de la programación para cada presupuesto. Esta se hace en el menú Datos - Ficha Presupuesto. Más... Nombre del archivo a crear en Project (debe incluir la extensión .mpp). Directorio donde debe crear el archivo. Curso Básico de C.I.O. Light Sección 13 - Programación de Obra

5. Configuración - 2 Capítulos/Subcaps/Items envía la misma estructura del presupuesto hacía Project Más... Capítulos/Items ignora los subcapítulos en el momento de exportar datos hacía Project. Etapas permite utilizar una estructura de capítulos o cabeceras distintas a la del presupuesto. Hay tres opciones disponibles para el tipo de estructura de información a manejar en Project. Para el resto del tutorial, asumimos que se esta utilizando la opción de Capítulos/Items. El manejo de las Etapas esta descrito al final de la sección. Unicamente esta disponible la opción Manual. Seleccionar Microsoft Project. Curso Básico de C.I.O. Light Sección 13 - Programación de Obra

6. Preparando la Información - 1 Para exportar la información hacia Project, lo único que se necesita hacer es tener las actividades del presupuesto creadas. Adicionalmente se pueden definir las duraciones de las actividades en C.I.O. Esto se puede hacer en la ficha detallada de cada actividad, o en la opción del menú Programación - Editar Datos. Hay dos maneras de especificar las duraciones. Lo mas sencillo es estipular una duración en días para el total de la actividad. También se puede especificar un rendimiento diario de la actividad (ej: xx mts/dia), y C.I.O. calcula la duración en días con base en la cantidad presupuestada. Más... La opción de rendimiento es dinámica - al cambiar la cantidad presupuestada, C.I.O. recalcula la duración automáticamente. Curso Básico de C.I.O. Light Sección 13 - Programación de Obra

7. Preparando la Información - 2 Las duraciones de las actividades se pueden editar mas fácilmente en la opción Programación - Editar Datos. Aquí C.I.O. presenta un listado de actividades con columnas para editar la información relevante a las duraciones. Con un doble-click en la columna Tipo Duración se puede escoger entre por rendimiento diario o una duración dada por el usuario para toda lactividad. Más... Más... Para actividades por rendimiento diario, se debe llenar la cantidad del rendimiento en la columna “rendimiento”, y para las demás actividades se debe llenar la duración de las actividades en días, en la ultima columna, “duración”. Curso Básico de C.I.O. Light Sección 13 - Programación de Obra

8. Exportando Datos a Project Ahora se puede exportar la información hacia Project. La unidad mínima para exportar es un capítulo, pero no se tienen que exportar todos los capítulos en el mismo momento - se puede ir colocando la información a cada capítulo y exportando poco a poco. Señale el capítulo a exportar, y oprima el botón Crear/Actualizar Tareas. Más... Curso Básico de C.I.O. Light Sección 13 - Programación de Obra

9. La Información en Project C.I.O. abre Project automáticamente, y va creando las actividades para el capítulo indicado. Cada actividad es creada con la descripción y duración dada en C.I.O., y como tarea subordinada al capítulo al cual pertenece. Ninguna información de recursos o costos pasa a Project. Más... Capítulo (su duración es un reflejo de las duraciones de las actividades que contiene. Actividades Curso Básico de C.I.O. Light Sección 13 - Programación de Obra

10. Trabajando en Project Ahora deben utilizar las funciones de Project (para su uso consulte el manual del Project) para establecer las relaciones lógicas entre las actividades, la fecha de inicio del proyecto, etc. Más... Se pueden agregar actividades adicionales, por ejemplo hitos (milestones) para una mejor organización de la programación - C.I.O. sencillamente ignorará estas actividades. También se pueden ajustar las duraciones si es necesario. Curso Básico de C.I.O. Light Sección 13 - Programación de Obra

11. Devolviendo los Datos a C.I.O. Con el trabajo en Project terminado, ahora nuevamente se debe ir a C.I.O., seleccionar la parte del presupuesto requerido, y oprimir el botón Actualizar Fechas. Más... En este momento, C.I.O. saca de Project las fechas de inicio y terminación de cada actividad. Abriendo el listado de Programación - Editar Datos, se puede ver que cada actividad ya tiene sus fechas grabadas en C.I.O. Curso Básico de C.I.O. Light Sección 13 - Programación de Obra

12. Uso de los Datos en C.I.O. Con esto, ya queda completo el proceso de movimiento de información entre C.I.O. y Project, y C.I.O. ahora tiene los datos de fechas disponibles para poder sacar reportes con la perspectiva de tiempo. Más... Hay dos categorías de reportes que se pueden sacar de C.I.O. - flujos de caja, que muestran los valores del presupuesto desglosados en tiempo, y flujos de recursos, que muestran los requerimientos de recursos (materiales, equipos, mano de obra, transporte) durante el desarrollo del proyecto. Más... Estas dos opciones están en el menú de Programación. Para poder ver los flujos de caja, el presupuesto debe ser calculado - de lo contrario la opción queda apagada en el menú. Curso Básico de C.I.O. Light Sección 13 - Programación de Obra

13. Flujo de Caja - 1 Después de calcular el presupuesto, se puede consultar la opción Programación - Flujo de Caja. C.I.O. muestra datos para la parte del presupuesto señalado en el momento. Sale una ventana de configuración donde se pueden definir los datos para mostrar, y por ejemplo, agregar un factor de inflación mensual. Más... Con estas opciones se puede ver un flujo de caja resumido por capítulos o subcapítulos. Curso Básico de C.I.O. Light Sección 13 - Programación de Obra

14. Flujo de Caja - 2 El flujo de caja que muestra C.I.O. es mensual. C.I.O. distribuye el costo de cada actividad proporcionalmente en cada mes. Si utiliza un factor de inflación mensual, C.I.O. lo aplica a cada mes. Por ejemplo, con 1% mensual, el primer mes tendrá los mismos costos que el presupuesto, los valores en el segundo mes serán inflados por 1%, los costos del tercer mes serán inflados 2%, y así sucesivamente. Más... Curso Básico de C.I.O. Light Sección 13 - Programación de Obra

15. Flujo de Recursos - 1 El flujo de recursos muestra los requisitos de recursos básicos en tiempo. Es el mismo reporte de la distribución de recursos por actividad, pero ahora con la perspectiva de tiempo. Con esta opción se puede ver el detalle actividad por actividad, o resumido para cada insumo. Más... El reporte puede ser en términos de cantidades de cada recurso, o sus costos. Cuando el reporte es por costos, se puede aplicar inflación mensual. Curso Básico de C.I.O. Light Sección 13 - Programación de Obra

16. Flujo de Recursos - 2 En este caso el reporte esta organizado por insumo, con el detalle de cada actividad, y muestra la cantidad requerida de cada insumo por mes. Este reporte, y el flujo de caja, se puede exportar directamente a Excel o a un archivo plano de texto. Más... Curso Básico de C.I.O. Light Sección 13 - Programación de Obra

17. Flujo de Recursos - 3 Por defecto el flujo de recursos muestra en que momento se va a utilizar cada recurso. Pero también se puede ver en términos del momento de compra. En la ficha de cada insumo en la base de datos, se puede indicar el tiempo requerido para la entrega del producto. Más... Más... En la ficha de configuración del flujo de recursos, se puede seleccionar la opción de Pedidos. En este caso C.I.O. ajusta el reporte restando el numero de días que demora la entrega, de la fecha de uso indicada por la programación. Esto indica cuando debe pedir el insumo. Curso Básico de C.I.O. Light Sección 13 - Programación de Obra

18. Actualizando Datos de Tareas Después de exportar un capítulo hacia Project, se pueden actualizar los datos cuando sea necesario. Más... Por ejemplo, después de cambiar la descripción de una actividad en C.I.O., o ajustar la cantidad para ejecutar de una actividad por rendimiento diario (causando así una variación en la duración), se debe reflejar el cambio en Project. Si el cambio afecta una sola actividad, se puede señalar la actividad en C.I.O. y oprimir el botón de Crear/Actualizar Tareas nuevamente. C.I.O. identifica la actividad en Project y hace los ajustes necesarios. Si hay varios cambios en un capítulo, se puede señalar el capítulo, y C.I.O. repasa todo el capítulo actualizando las actividades que presentan cambios. Igual aplica para un subcapítulo. Más... Curso Básico de C.I.O. Light Sección 13 - Programación de Obra

19. Otras Opciones Existen otras opciones del menú de Programación que se necesitan de vez en cuando : Traer Duraciones desde Programación - cuando se han cambiado duraciones en Project, esta opción actualiza las duraciones en C.I.O. reemplazandolas con las duraciones en Project. Actividades definidas por rendimiento diario quedan como actividades por duración, y con la duración dada en Project. Exportar Avance de Obra - exporta datos de obra ejecutada. Esta opción esta explicada en el Curso de Control. Anular Datos Programados - anula los datos traídos desde la programación - las fechas de inicio y terminación y el número de identificación en Project. Se utiliza cuando se necesita exportar una actividad nuevamente (por ejemplo después de borrarla por equivocación en Project). Después de Anular, se puede exportar de nuevo, y C.I.O. creará una actividad nueva en Project. Borrar Tarea - hace lo mismo que la anterior, pero también borra completamente la tarea asociada en Project. Refrescar Vista y Resetear Identificación normalmente no se necesita con la interface con Project. Curso Básico de C.I.O. Light Sección 13 - Programación de Obra

20. Uso de Etapas - 1 Hay otra manera de estructurar los datos para su envío hacia Project, utilizando la opción de Etapas. Más... Al seleccionar Etapas se activa la opción de Etapas en el menú de Programación. En esta ventana se puede crear una serie de capítulos o etapas adecuadas para la programación. Curso Básico de C.I.O. Light Sección 13 - Programación de Obra

21. Uso de Etapas - 2 Después, en la opción Programación - Editar Datos, se debe asignar cada actividad del presupuesto a una de las etapas. Ahora los capítulos y subcapítulos no tienen ninguna relevancia para la programación - su función de organización en la programación esta tomada por las etapas. Más... Curso Básico de C.I.O. Light Sección 13 - Programación de Obra

22. Uso de Etapas - 3 Para exportar hacia Project, primero se deben exportar las etapas, utilizando el botón de Crear/Actualizar Etapas de la ventana de Etapas. Después de exportar las etapas, se pueden exportar las actividades del presupuesto - esto se puede hacer una por una, o seleccionando un capítulo o subcapítulo. Más... Típicamente se utiliza la opción de Etapas, cuando la programación debe tener una estructura u organización distinta a la del presupuesto. Curso Básico de C.I.O. Light Sección 13 - Programación de Obra

23. Terminando No es necesario cerrar Project directamente. Cuando se cierre la ventana del presupuesto asociado en C.I.O., se cerrará el Project automáticamente, y Project solicita al usuario Guardar o Descartar los cambios hechos - se elige la opción Guardar o se pierde el trabajo hecho! Si por equivocación se cierra Project mientras se está trabajando con C.I.O., C.I.O. perderá su vinculo con Project y puede generar errores. En este caso, sencillamente cierre el presupuesto en C.I.O. y abralo de nuevo. Ahora C.I.O. puede reabrir el Project y restablecer su comunicación. Más... Más... También en cualquier momento, desde C.I.O. se pueden seleccionar las opciones PERT y GANTT del menú de Programación. C.I.O. abre la programación en Project con la vista indicada. Curso Básico de C.I.O. Light Sección 13 - Programación de Obra