사 무 관 리

1. 충청남도지방공무원교육원 지방행정주사 김 태 회 사 무 관 리 김태회 http://www.mikmik.com.ne.kr

2. 기안과 결재 어떻게 할까 충청남도지방공무원교육원 지방행정주사 김태회

3. 당해 기관의 의사표시가 명확할 것 • 위법·부당한 사항이 없을 것 16 • 권한내의 사항 중에서 작성할 것 • 법령에 규정된 절차 · 형식이 정리될 것 1. 문서관리 개설 ㅇ 공문서의 개념 • . 충청남도지방공무원교육원

4. 즉일처리 원칙 = 그날로 처리 하는 것 • 사무분장에 의한 책임처리의 원칙 17 • 권한 있는 자에 의하여 작성처리 • 관련규정에 맞게 적법하게 처리 공문서의 관리 문서처리 원칙 • . 충청남도지방공무원교육원

5. 2. 성립과 효력발생 • 문서의 성립요건 24 ⇒ 정당한 권한이 있는 공무원이 직무의 범위 내에서 공무상 작성한 후 결재권자의 결재로 성립 충청남도지방공무원교육원

6. 3. 성립과 효력발생 • 문서의 효력발생시기 24 ⇒ 일반문서 : 수신자 도달주의 원칙 ⇒ 공고문서 : 고시•공고 후 5일 경과 19 ⇒ 전자문서 : 수신자PC에 기록된 때 충청남도지방공무원교육원

7. 기안 사례 비교 기안형식연찬 기안이란 ? • 누가, 왜, 언제 어떻게 작성하나? 결재란?63 ①결재 ②전결 ③대결 이 시간 학습내용 45)기안과 결재 § 기본 개념의 이해 § § 참여 학습 활동 § 정확하게 기안할 수 있고, 잘못된 기안을 찾아낼 수 있고 결재절차를 제대로 밟을 수 있다. 충청남도지방공무원교육원

8. 문서관리 개설 문서처리의 원칙즉일처리의 원칙 책임처리의 원칙 적법성의 원칙 문서의 성질에 의한 분류 법규문서에는 (헌법, 법률, 대통령령,총리령, 부령, 조례,규칙) 등이있다훈령은 지시문서 문서의 성질에 의한 분류 지시문서= 훈령, 지시, 예규, 일일명령 일일명령에는 당직,출장,시간외, 휴가,교육등이있다, 학습의 요점정리 충청남도지방공무원교육원

9. 문서의 성질에 의한 분류 문서의 성립과 효력발생 문서의 성립과 효력발생 ㅇ 공고문서의 성격 3가지 = 공고문서의 특성 = 공고문서의 공통점, = 효력발생시기, ㅇ 문서 용어의 정의 공문서란 전자 문서란 서명이란 전자이미지서명은 무었이냐 ㅇ 문서의 용어 / 글자/ 숫자/ 연호/ 날짜/ 시분 ㅇ 문서의 수정= 수정방법/수정표시/시행문의 표시방법 학습의 요점정리 충청남도지방공무원교육원

10. 문서의 성립요건 정부공문서의 규격 문서의 수정방법 ㅇ 공문서의 성림 3가지 = 결재권자의 결재 = 권한있는자의 전결, = 직무의범위 내에서읠 공무상작성, ㅇ 문서 규격 A4(210*297)1991.6.19일개정 위로3 , 왼쪽2 , 우,하 1.5mm ㅇ 문서의 여백에수정자수표시후서명 글자중앙에 두선그어수정 ㅇ 원안의 글자을 알아볼수있도록수정표시 학습의 요점정리 충청남도지방공무원교육원

11. 기관의 의사결정을 위해 문안 작성 문서형식을 빌어 기관의 공통적인 의사를 요약 ·정리하여 보고형식으로 작성하는 것 • 기안용지 사 용 : 일반 · 일괄 · 공동기안 51 • 기안용지 미사용:수정기안 · 서식에 의한 처리 기 안 이 란 ? 충청남도지방공무원교육원

12. 민원서류처리시 자주 활용 기안용지의 작성방법 51 일반기안 규정기안용지에 하나의 안건 작성 일괄기안 관련된 2 이상 안건을 일괄작성 공동기안 2 이상 기관결재를 공동명의 시행 수정기안 수신된 문서에 수정/ 필요사항 추가 서식기안 기존서식에 의한 간이결재 형식 충청남도지방공무원교육원

13. 기 안 의 작 성 누가 언제 개관 왜 어떻게 충청남도지방공무원교육원

14. 기안은 누가 할 수 있나 직급에 관계없이 분장받은 업무 담당자 업무처리 담당자로 지정받은자 공무원은 누구든지 기안할 수 있다

15. 기안문서는 왜 작성하나 ? 책임 소재의 명확성 확정된 의사의 유지 · 보존 사전 경험 행위  행정의 일관성 유지 행위의 보존

16. 기안은 언제 작성하나 ? 접수된 문서의 내용을 처리하기 위한 경우 상급자의 지시사항을 처리하기 위한 경우 순수한 자기 발안 법령이나 훈령, 예규 등 규정에 의한 경우 충청남도지방공무원교육원

17. 기안문서 작성시 유의사항 ? 문장은 짧게 항목별로 표현 작성 지나친 과장,형식적 표현 배제  복잡한 내용은 결론 후 설명 형식  받는 사람의 이해력과 독해능력  관련된 문서를 표시한다

18. 기안문은 어떻게 작성하나 ? • 정확하게 표현 • 설명·기록•숫자가 확실한지 • 필요한 내용 누락 여부 • 문장부호·용어는 정확한가 • 간결하게 표현 • 필요한 내용만 간략 하게 (1건 1매 주의) • 어구의 표현은 간략 • 명확하게 작성 • 6하원칙에 의한 구체적 표현 • 현실적이고 적극적인 표현 • 결론을 먼저 제시 • 애매모호한 표현·과장 금지 • 쉽게 이해하기 쉬운 표현 • 성실하게 표현 • 내용은 사실 그대로 작성 • 원칙에 충실하고 • 최선을 다한다 충청남도지방공무원교육원

19. 31 문서의 수정 ? 글자 중앙에 두선 그어 수정 삭제, 수정 두선 그어 삭제  여백에 삭제/수정자수 표시 서명  시행문은 관인으로 날인  3자 수정/삭제 서명(관인), 날인

20. 기안 例示1) 제 목 : 3·1절 기념행사 참석 통지 (본문내용) 3·1절을 맞이하여 기념행사를 다음과 같이 개최하오니 직원 4명을 참석토록 조치하시기 바랍니다. 다 음 (1) 일 시 : 2004. 2. 1 (10:00∼11:00) (2) 장 소 : 0 0 시민회관. 끝. 충청남도지방공무원교육원

21. 제 목 : 3·1절 기념행사 참석 통지 (본문내용) 3·1절을 맞이하여 기념행사를 개최하오니 소속직원을 참석토록 조치하시기 바람. 가. 행사개요 (1) 일 시 : 2002. 3. 1 (10:00∼11:00) (2) 장 소 : 0 0 시민회관 나. 참석범위 끝. 실과별 인 원 직 급 성 별 비 고 남 여 4명 8급이상 2 2 총무과직원; 행사진행요원 기안 例示 2) 충청남도지방공무원교육원

22. 기 안 의 형 식 • 문서의 기안은 전자문서로 함을 원칙※ 업무성격•특별한 사정의 경우 ⇒ 종이문서 기안 • 기안용지의 종류 ① 일반 기안용지: “이 부분에 대해서 학습” ② 일반 간이서식 ③ 대통령 재가용 기안용지 ④ 대통령 재가용 간이서식 ⑤ 관계서식이 따로 있는 경우 그 서식 충청남도지방공무원교육원

23. [별지3호서식] (20)관인생략 ①기 관 명 (18) 지급, 기관장 보고 후 처리, 모사전송 등 보고심사, 협조심사 (19) 두 문 ②우300-110 주소 공주시 금흥동 /③전화(041)851-1240/④전송 851-1249 ⑤총무과 ⑥과장 이 서 규 ⑦사무관 이 종 호 ⑧담당자 김 태 회 ⑨문서번호12130 -1 ⑩시행일자 2002.1.19 (영,준,20,10,5,3,1) ( 경 유 ) 수 신(받 음) 참 조 제 목 : 교안작성 본 문 1.*(본문내용)-------------------------------------- 입니다. ×가.*○-------------. ××(1)*○----------------------------------. 2.*○ (×는 2타(한글 1자) *는 1타(숫자 1자)를 띄움).×끝. 첨부 : 보고서식 1부.×끝. 결 문 발 신 명 의 33, 52 수신처 : 충청남도지방공무원교육원

24. 협의·합의 협조전ㅁ 건 명 : 2002년도 공무원훈련계획

25. 기안(안)에 대한 검토사항 형식적 행정적 검토 내용적 경제성 충청남도지방공무원교육원

26. • 법령의 형식요건 • 소관(所管)사항 • 결재권자 표시 • 관련부서 협의 기안내용 검토사항 50 1. 형 식 면

27. • 허가/인가/승인 등 법정요건 충족 • 의결기관의 심의 • 의결 여부 • 법정기한/ 조건/ 시효 충족 여부 • 각종 법령/ 예규/ 지시 위배여부 기안내용 검토사항 2. 내 용 면

28. • 공공복지관계 • 재량 적부 범위 • 여론의 영향 • 관례/선례여부 • 처리지연여부• 경과조치 여부 기안내용 검토사항 51 3. 행정적인면

29. 문서의 구성체제 문서의 결재 문서의 심사 ㅇ 문서의 구성방법 = 두문/ 본문/ 결문 구분하라 두문 작성방법중 공개여부결정 최종결재권자 ㅇ 문서 의 결재의의의 =좁은의미의결재 전결규정에의한전결자 = 결재자유고시 대결지정자 대결 ㅇ 기안문과 시행문과의 일치여부 ㅇ 전결,대결표시 ㅇ 첨부물확인, 발신방법지정상태 학습의 요점정리 충청남도지방공무원교육원

30. 문서의 구성체제 문서의 구성체제 문서의 구성체제 ㅇ 문서의 구성방법 = 두문/ 본문/ 결문 구분하라 두문 작성방법 본문/제목,내용,첨부 결문/기관명,수신처란 ㅇ 문서 일반사항 2 ( = 기안의 의의 =기안의 형식/원칙 ) = 기안용지를 사용하는 경우 와 사용하지 않는 경우 ㅇ 기안의 방법 과 종류 숙지 =일반기안 일괄기안 공동기안, 수정기안방법, 서식기안/ 학습의 요점정리 충청남도지방공무원교육원

31. 문서의 구성체제 문 서 의 심 사 문 서 의 시 행 ㅇ 기안의 방법과 내용 숙지 2 =일반기안용지의 작성방법 보존기간, 수신기관, 기안자, 심사자등, 공개여부 ㅇ 문서 심사의 시기와 대상문서 = 시기는 언제, 대상은, 심사제외 종류등 ㅇ 문서의 시행 작성 = 대 상 문 서 = 제 외 문 서 = 시 행 문 서 식 학습의 요점정리 충청남도지방공무원교육원

32. • 과다경비투입 여부(편익/비용) • 재정수반여부 • 경비절감 대책 기안내용 검토사항 51 4. 경제적인면

33. 다음시간에는 결재란 무엇인가? 충청남도공무원교육원

34. 결재 의 종류63 결 재 기관의 의사를 결정할 권한을 가진 자가 직접 그 의사를 결정하는 행위 전 결 기관장으로부터 결재권을 위임 받은 자가 행하는 결재 대 결 결재권자가 휴가 · 출장 · 기타 사유 등 결재권자가 사정에 의하여 결재할 수 없을 때 그 직무를 대리하는 자가 행하는 결재 충청남도지방공무원교육원

35. ☞ 전결 표시 방법) • 국장이 전결하는 경우의 표시 • 시행문의 발신명의 표시 공 무 원 교 육 원 장 전결 OOO과장 조병욱 충청남도지방공무원교육원

36. ☞ 대결 표시 방법 • 전결권자인 국장 부재시 대결 • 시행문의 발신명의 표시 공 무 원 교 육 원 장 대결 연구담당관 이서규

37. ☞ 대결 표시 방법 • 과장전결문서를 직무대리자가 대결 • 시행문의 발신명의 표시 공 무 원 교 육 원 장 대결 지방행정서기관 이 서 규 충청남도지방공무원교육원

38. 결재권을 하급자에게 대폭 위임 • 결재•처리과정의 간소화 • 지나친 증거·형식적인 문서화 탈피 결재의 장·단점 장 점 단 점 • 직원의 직무수행 통제 • 창의 · 연구 · 훈련의 기회 • 결재권자의 지식·경험 보완 • 하위직원으로부터 정보제공 • 결재과정 의존 → 정책 구상·계획수립 곤란 • 다단계 결재로 의사결정 지연 • 형식적인 확인 사례 다발 • 상사의 결정에 의존→ 기안자 창의성 배제

39. 기안문서는 왜 작성하나 책임소재 명확성 확정된 의사의 유지보존 일관성 있는 행정유지 기안문은 어떻게 작성하나 정확·명확하게 표현 간결하게 작성 성실하게 작성 결재의 종류 결재란 기관의 의사를 결정하는 행위 종류 : 결재, 전결, 대결 오늘 학습의 요점 충청남도지방공무원교육원

40. 문서의 등록 문서의 심사 기안문서와 시행문서의 적정성 검토 결재 받은 문서를 시행하기 위한 준비 문서접수 및 처리 문서의 시행 타기관에서 보낸 문서를 수신하고 처리하는 방법 결재문서를 수신기관에 보내는 절차 다음시간 학습 내용 충청남도지방공무원교육원

41. 문서관리 개설 문서처리의 원칙즉일처리의 원칙 책임처리의 원칙 적법성의 원칙 문서의 성질에 의한 분류 문서의 성질에 의한 분류법규문서, 지시문서, 공고문서 (공고, 고시)용어 : 서명, 전자서명 문서의 성립과 효력발생 문서의 성립 ㅇ 문서의 성립요건 3가지 = 정당한 권한자, 직무범위, 결재여부 학습의 요점정리 충청남도지방공무원교육원

42. 기안문서는 왜 작성하나 책임소재 명확성 확정된 의사의 유지보존 일관성 있는 행정유지 기안문은 어떻게 작성하나 정확·명확하게 표현 간결하게 작성 성실하게 작성 결재의 종류 결재란 기관의 의사를 결정하는 행위 종류 : 결재, 전결, 대결 오늘 학습의 요점 충청남도지방공무원교육원

43. 질의 및 답변 희망을 분양하는 충청남도지방공무원교육원 충청남도지방공무원교육원

44. 강의섭외 김태회(011-9822-1304) • 사무관리 강의 관련입니다 • 안녕하세요? 김태회입니다.저의 강의 교육자료을 이용해주시기 위해 섭외을 주셔서 감사드립니다부족한 저에게 강의 요청이있으시면 검토해볼 용의가 있으니 좀더 구체적인내용이 필요합니다 강의 자료는 개인실명 등이 있어 재손질이 불가피합니다. 강의 요청시 강사료는 ???교재만 사용시 교재사용료는 ???등을 제시해주시면 기꺼이 답변드리겠습니다 본인의 동의없이 사용을 금함 저작권의 보호를 받습니다. • 감사합니다 (연락처 011-9822-1304 kimkim@hanmir.com)

45. 감사합니다. 대한체육회교육원