Procesbeschrijvingen opstellen en beheren in een departement incl mod bij ewi en wse
This presentation is the property of its rightful owner.
Sponsored Links
1 / 18

Procesbeschrijvingen opstellen en beheren in een departement incl. MOD bij EWI en WSE PowerPoint PPT Presentation


  • 69 Views
  • Uploaded on
  • Presentation posted in: General

Procesbeschrijvingen opstellen en beheren in een departement incl. MOD bij EWI en WSE. Rita Hauchecorne Departement EWI. Inhoud. Wat is een proces? Hoe starten? Hoe succes verzekeren? Ons doel m.b.t. procesbeschrijvingen Onze keuze Onze aanpak: project ‘procesbeschrijvingen’ Sjabloon

Download Presentation

Procesbeschrijvingen opstellen en beheren in een departement incl. MOD bij EWI en WSE

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Presentation Transcript


Procesbeschrijvingen opstellen en beheren in een departement incl mod bij ewi en wse

Procesbeschrijvingen opstellen en beheren in een departement incl. MODbij EWI en WSE

Rita Hauchecorne

Departement EWI


Inhoud

Inhoud

  • Wat is een proces?

  • Hoe starten?

  • Hoe succes verzekeren?

  • Ons doel m.b.t. procesbeschrijvingen

  • Onze keuze

  • Onze aanpak: project ‘procesbeschrijvingen’

  • Sjabloon

  • Voorbeelden

  • Optimalisatie

  • Volgende fase: ontsluiting en beheer

  • Onze ervaringen

  • Nut


I wat is een proces

I - Wat is een proces?


Ii hoe starten

II - Hoe starten?

  • Doel bepalen: waarvoor dienen de procesbeschrijvingen?

  • Keuze techniek : afstemmen op doel

  • Afbakening scope : aantal beperken - begin met eenvoudige processen

III - Hoe succes verzekeren ?

Kritische Succesfactoren KSF :

  • Steun management

  • Geïntegreerde aanpak in organisatiewerking, niet ‘iets aparts’

  • Communicatie organisatiebreed

  • Gestandaardiseerd aanpak voor opmaak, ontsluiting, beheer en actualisatie

Bewust stapsgewijze aanpak

Procesbeschrijvingen maken is ook een (leer) proces

 verschillende fases


Iv ons doel procesbeschrijvingen

IV - Ons doel Procesbeschrijvingen:

  • Praktisch nut in dagelijkse werking

  • Eenvoudig qua techniek – lage drempel

  • Participatie personeelsleden

  • Borging kennis ‘procesmatig werken’

  • Duurzaam

  • Voorbereiding aanpak (operationele) risico’s


V onze keuze

V - Onze Keuze

  • Processen op operationeel niveau beschrijven

  • Software Word

  • Sjabloon Tabel : ‘Wat’‘Wie’‘Hoe’ en ‘Waar’

  • aangevuld met ‘rand informatie’

  • Personeelsleden beschrijven zelf hoe zij nu hun taak uitvoeren = huidig proces ‘as is’

  • Coaching – standaardisatie = training en steun groepsbesprekingen = leertraject

  • Validatie door management


Vi onze aanpak project procesbeschrijvingen

VI - Onze aanpak : project ‘procesbeschrijvingen’

  • Vraag van secretaris-generaal D. Vanderpoorten

  • deel van Totaal project ‘Organisatiebeheersing’

  • Aanpak project voorgelegd aan Directiecomité - start

  • Verder besproken op Afdelingsvergaderingen

  • draagvlak organisatiebreed – elk team

  • Keuze welke processen?

  • Procesbeschrijvingen opgesteld door teamleiders + dossierbehandelaars

  • Afdelingshoofd = coach

  • Validatie door Directiecomité


Procesbeschrijvingen opstellen en beheren in een departement incl mod bij ewi en wse

VI - Sjabloon


Vii voorbeelden procesbeschrijvingen

VII - Voorbeelden procesbeschrijvingen:

  • MOD : Abonnementen woon-werkverkeer

  • Dept WSE : Het schrijven van de beleidsbrief Werk


Procesbeschrijvingen opstellen en beheren in een departement incl mod bij ewi en wse

5 pagina’s


Procesbeschrijvingen opstellen en beheren in een departement incl mod bij ewi en wse

7 pagina’s


Ix optimalisatie huidige procesbeschrijvingen

IX - Optimalisatie Huidige procesbeschrijvingen

  • Layout

  • Codering

  • Inhoud: ‘Wie’ – kolom : functies ipv initialen

  • Namen in afzonderlijke tabel:

  • - handiger bij personeelsverschuivingen

  • - overzicht m.b.t. functiescheidingen

  • - zicht op potentieel voor courante vervangingen


Tabel wie heeft welke functie

Tabel: Wie heeft welke functie

Bijvoorbeeld:


X volgende fase ontsluiting en beheer

X - Volgende fase: ontsluiting en beheer

  • Rollen : verantwoordelijkheden afbakenen

  • Procedure voor ‘actualisatie’

  • Pdf van de ‘gehandtekende procesbeschrijvingen’ – extranet

  • Formele ontsluiting - organisatiebreed

  • Integreren in organisatie: Ploeg – Delegatieregeling - etc

  • Evaluatie ‘project procesbeschrijvingen’

  • Periodieke evaluatie en bijsturing : Plan - Do - Check – Act

  • - Onderlinge relatie in kaart brengen : potentiële winsten

  • - Risico’s opsporen – optimalisatie organisatiebeheersing


Xi onze ervaringen

XI - Onze ervaringen

  • Begin is moeilijk - rendement komt pas later

  • Arbeidsintensief - extra werk

  • Iedere betrokkene kan eraan meewerken

  • Gedragen door het hele organisatie ‘WIJ’-gebeuren

  • Zelf opstellen – maakt vertrouwd


Xii nut

XII - Nut

  • Maakt zichtbaar wat er in de organisatie gebeurt

  • Ieders rol is duidelijk: ‘wie’ ‘doet’ ‘wat’ en ‘hoe’

  • Draagt bij tot responsabilisering

  • Middel voor standaardisatie in ‘uitvoering taken’  standaardisatie van de dienstverlening

  • Personeelsleden krijgen inzicht over hun taak als ‘schakel’ in het geheel - waardering

  • Kennisborging en kennisdeling m.b.t. methodiek uitvoering opdracht - nut bij vervangingen

  • Nieuwkomers zullen sneller renderen


Inhoud1

Inhoud

  • Wat is een proces?

  • Hoe starten?

  • Hoe succes verzekeren?

  • Ons doel m.b.t. procesbeschrijvingen

  • Onze keuze

  • Onze aanpak: project ‘procesbeschrijvingen’

  • Sjabloon

  • Voorbeelden

  • Optimalisatie

  • Volgende fase: ontsluiting en beheer

  • Onze ervaringen

  • Nut


Veel succes

Veel succes !

[email protected]


  • Login