Procesbeschrijvingen opstellen en beheren in een departement incl mod bij ewi en wse
Download
1 / 18

Procesbeschrijvingen opstellen en beheren in een departement incl. MOD bij EWI en WSE - PowerPoint PPT Presentation


  • 94 Views
  • Uploaded on

Procesbeschrijvingen opstellen en beheren in een departement incl. MOD bij EWI en WSE. Rita Hauchecorne Departement EWI. Inhoud. Wat is een proces? Hoe starten? Hoe succes verzekeren? Ons doel m.b.t. procesbeschrijvingen Onze keuze Onze aanpak: project ‘procesbeschrijvingen’ Sjabloon

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about ' Procesbeschrijvingen opstellen en beheren in een departement incl. MOD bij EWI en WSE' - james-bennett


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
Procesbeschrijvingen opstellen en beheren in een departement incl mod bij ewi en wse

Procesbeschrijvingen opstellen en beheren in een departement incl. MODbij EWI en WSE

Rita Hauchecorne

Departement EWI


Inhoud
Inhoud

  • Wat is een proces?

  • Hoe starten?

  • Hoe succes verzekeren?

  • Ons doel m.b.t. procesbeschrijvingen

  • Onze keuze

  • Onze aanpak: project ‘procesbeschrijvingen’

  • Sjabloon

  • Voorbeelden

  • Optimalisatie

  • Volgende fase: ontsluiting en beheer

  • Onze ervaringen

  • Nut



Ii hoe starten
II - Hoe starten?

  • Doel bepalen: waarvoor dienen de procesbeschrijvingen?

  • Keuze techniek : afstemmen op doel

  • Afbakening scope : aantal beperken - begin met eenvoudige processen

III - Hoe succes verzekeren ?

Kritische Succesfactoren KSF :

  • Steun management

  • Geïntegreerde aanpak in organisatiewerking, niet ‘iets aparts’

  • Communicatie organisatiebreed

  • Gestandaardiseerd aanpak voor opmaak, ontsluiting, beheer en actualisatie

Bewust stapsgewijze aanpak

Procesbeschrijvingen maken is ook een (leer) proces

 verschillende fases


Iv ons doel procesbeschrijvingen
IV - Ons doel Procesbeschrijvingen:

  • Praktisch nut in dagelijkse werking

  • Eenvoudig qua techniek – lage drempel

  • Participatie personeelsleden

  • Borging kennis ‘procesmatig werken’

  • Duurzaam

  • Voorbereiding aanpak (operationele) risico’s


V onze keuze
V - Onze Keuze

  • Processen op operationeel niveau beschrijven

  • Software Word

  • Sjabloon Tabel : ‘Wat’‘Wie’‘Hoe’ en ‘Waar’

  • aangevuld met ‘rand informatie’

  • Personeelsleden beschrijven zelf hoe zij nu hun taak uitvoeren = huidig proces ‘as is’

  • Coaching – standaardisatie = training en steun groepsbesprekingen = leertraject

  • Validatie door management


Vi onze aanpak project procesbeschrijvingen
VI - Onze aanpak : project ‘procesbeschrijvingen’

  • Vraag van secretaris-generaal D. Vanderpoorten

  • deel van Totaal project ‘Organisatiebeheersing’

  • Aanpak project voorgelegd aan Directiecomité - start

  • Verder besproken op Afdelingsvergaderingen

  • draagvlak organisatiebreed – elk team

  • Keuze welke processen?

  • Procesbeschrijvingen opgesteld door teamleiders + dossierbehandelaars

  • Afdelingshoofd = coach

  • Validatie door Directiecomité



Vii voorbeelden procesbeschrijvingen
VII - Voorbeelden procesbeschrijvingen:

  • MOD : Abonnementen woon-werkverkeer

  • Dept WSE : Het schrijven van de beleidsbrief Werk




Ix optimalisatie huidige procesbeschrijvingen
IX - Optimalisatie Huidige procesbeschrijvingen

  • Layout

  • Codering

  • Inhoud: ‘Wie’ – kolom : functies ipv initialen

  • Namen in afzonderlijke tabel:

  • - handiger bij personeelsverschuivingen

  • - overzicht m.b.t. functiescheidingen

  • - zicht op potentieel voor courante vervangingen



X volgende fase ontsluiting en beheer
X - Volgende fase: ontsluiting en beheer

  • Rollen : verantwoordelijkheden afbakenen

  • Procedure voor ‘actualisatie’

  • Pdf van de ‘gehandtekende procesbeschrijvingen’ – extranet

  • Formele ontsluiting - organisatiebreed

  • Integreren in organisatie: Ploeg – Delegatieregeling - etc

  • Evaluatie ‘project procesbeschrijvingen’

  • Periodieke evaluatie en bijsturing : Plan - Do - Check – Act

  • - Onderlinge relatie in kaart brengen : potentiële winsten

  • - Risico’s opsporen – optimalisatie organisatiebeheersing


Xi onze ervaringen
XI - Onze ervaringen

  • Begin is moeilijk - rendement komt pas later

  • Arbeidsintensief - extra werk

  • Iedere betrokkene kan eraan meewerken

  • Gedragen door het hele organisatie ‘WIJ’-gebeuren

  • Zelf opstellen – maakt vertrouwd


Xii nut
XII - Nut

  • Maakt zichtbaar wat er in de organisatie gebeurt

  • Ieders rol is duidelijk: ‘wie’ ‘doet’ ‘wat’ en ‘hoe’

  • Draagt bij tot responsabilisering

  • Middel voor standaardisatie in ‘uitvoering taken’  standaardisatie van de dienstverlening

  • Personeelsleden krijgen inzicht over hun taak als ‘schakel’ in het geheel - waardering

  • Kennisborging en kennisdeling m.b.t. methodiek uitvoering opdracht - nut bij vervangingen

  • Nieuwkomers zullen sneller renderen


Inhoud1
Inhoud

  • Wat is een proces?

  • Hoe starten?

  • Hoe succes verzekeren?

  • Ons doel m.b.t. procesbeschrijvingen

  • Onze keuze

  • Onze aanpak: project ‘procesbeschrijvingen’

  • Sjabloon

  • Voorbeelden

  • Optimalisatie

  • Volgende fase: ontsluiting en beheer

  • Onze ervaringen

  • Nut


Veel succes
Veel succes !

[email protected]


ad