ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
This presentation is the property of its rightful owner.
Sponsored Links
1 / 40

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN PowerPoint PPT Presentation


  • 79 Views
  • Uploaded on
  • Presentation posted in: General

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. VIII JORNADAS ARCHIVISTICAS 2008. ARCHIVOS. Artículo 32. Lineamientos para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la administración pública federal Diario Oficial del 20 de febrero de 2004. I. Disposiciones Generales.

Download Presentation

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Presentation Transcript


Archivo general de la naci n

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

VIII JORNADAS ARCHIVISTICAS 2008


Archivo general de la naci n

ARCHIVOS


Archivo general de la naci n

Artículo 32


Archivo general de la naci n

Lineamientos para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la administración pública federal

Diario Oficial del 20 de febrero de 2004


Archivo general de la naci n

I. Disposiciones Generales

II De la organización de los archivos

I.Del control de gestión

II.De los archivos de trámite

III.Del archivo de concentración

IV.Del archivo histórico

V.De los instrumentos de consulta y control archivístico

VI.De los expedientes de archivo

  • De la conservación de archivos

  • De los archivos electrónicos

Transitorios


Archivo general de la naci n

LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DELOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL

DOF 20/02/2004

V. De los instrumentos de consulta y de control archivístico

El cuadro de clasificación archivística

El catálogo de disposición documental


Archivo general de la naci n

Artículo 32

...Dichos criterios tomarán en cuenta los estándares y mejores prácticas internacionales en la materia.


Archivo general de la naci n

CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS

ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL PARA LA ESTANDARIZACIÓN

ISAD (G)

Norma Internacional General de Descripción Archivística

ISAAR(CPF)

Norma Internacional sobre los

Registros de Autoridad de Archivos

relativos a Instituciones, Personas o Familias

ISAF

Norma Internacional para Actividades

y Funciones de las Instituciones

(versión preliminar)

ISO 15489

Norma de Administración de Archivos


Archivo general de la naci n

ISO 15489

ADMINISTRACIÓN

DE DOCUMENTOS

NORMA INTERNACIONAL

PARA ACTIVIDADES Y FUNCIONES

DE LAS INSTITUCIONES

(VERSIÓN PRELIMINAR)


Elaboraci n del cat logo de disposici n documental

ELABORACIÓN DEL CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

  • Identificación

  • Valoración

  • Regulación

  • Control


Archivo general de la naci n

Identificación

IDENTIFICACION

Consiste en la Investigación y análisis de las características de los elementos esenciales que constituyen la serie documental:

El Productor

Función

Documento de Archivo


Archivo general de la naci n

Identificación

IDENTIFICACION

  • Compilar la información institucional:

  • Disposiciones legales

  • Normas relativas a la creación y a los cambios estructurales de la dependencia


Archivo general de la naci n

Identificación

IDENTIFICACION

  • Disposiciones que regulan las competencias administrativas.

  • Normas y procedimientos


Archivo general de la naci n

Identificación

IDENTIFICACION

Normas de circulación interna y externa de los documentos en la fase de producción


Archivo general de la naci n

Identificación

IDENTIFICACION

  • Entrevistar a los productores de los documentos

  • Ubicar la procedencia institucional de la documentación

  • Caracterizar a los documentos en relación con sus soportes


Archivo general de la naci n

Identificación

IDENTIFICACION

  • Efectuar una descripción que comprenda el contenido informativo

  • Relación:

    • Serie-Función

    • Serie-Series

    • Serie-otras Fuentes de Información


Archivo general de la naci n

Resultados de esta etapa

IDENTIFICACION

  • Conocer la evolución del sujeto productor

  • Identificar las funciones del organismo y de cada una de unidades administrativas productoras de los documentos

  • Identificar series documentales

  • Conocer tramites y procedimientos


Archivo general de la naci n

Valoración

IDENTIFICACION

  • Consiste en el análisis y la determinación de los valores, para fijar sus plazos de acceso, transferencia, conservación o eliminación


Archivo general de la naci n

VALORACIÓN

Es el proceso de análisis de la información desde diferentes ópticas , y a partir de los resultados de dicho análisis se establece su utilidad o valor a lo largo de su ciclo de vida, y se asigna tiempo y espacio de conservación o eliminación


Archivo general de la naci n

SECUNDARIA

PRIMARIA

ACTIVA

INACTIVA

SEMIACTIVA

VALORACIÓN

SERIE

SERIE

SERIE

SERIE

SERIE

SERIE

SERIE


Valoraci n primaria

VALORACIÓN PRIMARIA

IDENTIFICACIÓN Y DETERMINACIÓN DE LOS PLAZOS Y MODALIDADES DE USO DE LOS DOCUMENTOS POR PARTE DE LAS INSTITUCIONES QUE LOS PRODUCEN O CONSERVAN

VIGENCIA es la necesidad institucional de retener por determinado tiempo sus documentos


Archivo general de la naci n

ES LA IDENTIFICACIÓN Y APLICACIÓN DE LOS USOS QUE LOS DOCUMENTOS TENDRÁN PARA LA INVESTIGACIÓN CIENTÍFICA Y SOCIAL EN TODOS SUS CAMPOS, ASÍ COMO SU UTILIDAD COMO FUENTES DE INFORMACIÓN DE CARÁCTER ÚNICO O PERMANENTE.

VALORACIÓN

SECUNDARIA


Resultados de la valoraci n

RESULTADOS DE LA VALORACIÓN

• Conformación de las series con sus características generales, incluyendo el expediente tipo.

• Estudio comparativo de las series complementarias (a) y paralelas (b) de las distintas unidades administrativas, indicando dónde se encuentran.

• Elaboración de propuestas de valoración de cada serie documental con expresión de sus plazos de transferencia, conservación o eliminación y plazos de acceso.


Resultados de la valoraci n1

RESULTADOS DE LA VALORACIÓN

• Disponer de la información necesaria sobre el plazo de prescripción de los valores administrativo, legal, fiscal o contable.

• Establecer los plazos de permanencia de cada serie documental en los archivos de trámite o de concentración.

• Eliminar los ejemplares duplicados de cada serie.

• Identificar la posibilidad de desarrollo de valores secundarios.


Otros criterios a considerar

OTROS CRITERIOS A CONSIDERAR

Criterio de procedencia y evidencia: son más valiosos los documentos que proceden de una institución o sección de rango superior en la jerarquía administrativa.

Los documentos de unidades administrativas de rango inferior son importantes cuando reflejan su propia actividad irrepetible.

Criterio de contenido: es mejor conservar la misma información comprimida que extendida (ej.: informes anuales y no mensuales).

Criterio diplomático: es preferible conservar un original que una copia.

Criterio cronológico: fecha determinada por cada dependencia o entidad a partir de la cual no se puede realizar ninguna eliminación.


Regulaci n

REGULACIÓN

En esta fase se elaborará e integrará el catálogo de disposición documental en los formatos establecidos, determinando con toda claridad los plazos de conservación y las técnicas de selección.


Regulaci n1

REGULACIÓN

El Catálogo de disposición documental se integrará por:

Textos o anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren su comprensión y aplicación.

• Registro de todas y cada una de las series documentales con sus plazos de conservación y técnicas de disposición documental.


Regulaci n2

REGULACIÓN

El Catálogo de disposición documental se integrará por:

• Introducción o presentación. Aquí se explicará el contexto institucional de la dependencia o entidad correspondiente.

• Marco legal. Debe incluir, además de la referencia a la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y a los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

la base jurídica institucional.


Resultados de esta etapa

RESULTADOS DE ESTA ETAPA

Integrar, en un formato electrónico susceptible de actualizarse permanentemente, el Catálogo de disposición documental.

• Contar con un instrumento de consulta y control archivístico que permita conocer con precisión los plazos de conservación de los documentos en cada uno de los momentos del ciclo vital, así como controlar su accesibilidad y regular su transferencia.


Archivo general de la naci n

RESULTADOS DE ESTA ETAPA

5CRECURSOS FINANCIEROS

T.

valor

AC

DISPOSICIÓN

AT.

5C.2Programas y proyectos sobre

recursos financierosadministrativo 3 03 BAJA

5C.3Gastos o egresos por partida

presupuestalcontable 325 BAJA5C.4Ingresoscontable 23 5 BAJA5C.5Libros contablescontable 4 1 5 PERMANENTE5C.6Registros contables (glosa)contable 3 25 BAJA5C.7Valores financieroscontable 14 5 MUESTREO


Control

CONTROL

Es la última fase y consiste en validar y aplicar el Catálogo de disposición documental.


Control1

CONTROL

Recabar las firmas de los funcionarios autorizados.

Aprobar y validar el Catálogo, por parte de la Coordinación de Archivos y el Comité de Información.

Remitir a las instancias correspondientes, si fuera el caso, el Catálogo para su validación y registro mediante el Coordinador de archivos de la dependencia o entidad.

Difundir el Catálogo y establecer los mecanismos para su permanente actualización.


Resultados de esta etapa1

SE DEPURAN

RESULTADOS DE ESTA ETAPA

SE DETARMINA

SU DESTINO

FINAL

DOCUMENTOS

GENERADOS

O

RECIBIDOS

SE TRAMITAN

SE CUSTODIAN

DAR CUMPLIMIENTO A LAS DISPOSICIONES EN LA MATERIA Y CONTAR CON UN DOCUMENTO TECNICO QUE NOS PERMITA REGULAR EL FLUJO DOCUMENTAL

SE CONSERVAN

ARCHIVO DE TRÁMITE

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

ARCHIVO HISTORICO


Cat logo de disposici n documental

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

ES EL REGISTRO GENERAL, SISTEMÁTICO Y NORMALIZADO DE LOS VALORES DE DISPOSICIÓN DE TODOS LOS DOCUMENTOS EXISTENTES, YA SEA PRODUCIDOS O RECIBIDOS EN UN SISTEMA ADMINISTRATIVO


Archivo general de la naci n

FONDO

Sección

4C RECURSOS HUMANOS

4C.3 EXPEDIENTE ÚNICO DE PERSONAL

Serie

Filiación

FM2 (en su caso)

Dispensa de edad (en su caso)

Cartilla de Liberación (en su caso)

Comprobantes de domicilio

Acta de Nacimiento

Constancia máxima de estudios

Licencias sin goce de sueldo

Licencias con goce de sueldo

Licencias médicas o cuidados maternos del ISSTE

Suspensiones temporales en sueldos y funciones

Comisiones

Estímulos y recompensas

Actas administrativas

Días Económicos

Alta acreedor a pensión

Integración de antigüedad

Expediente

Comprobantes de cursos de capacitación

Tipos documentales

Renuncia

Licencia pre jubilatoria

Hoja de servicio

Dictámenes o actas de accidentes de trabajo

Contratos

Movimientos únicos (FUNP)


Archivo general de la naci n

IDENTIFICACIÓN

JERARQUIZACIÓN

CODIFICACIÓN

VALIDACIÓN

FORMALIZACIÓN

CAPACITACIÓN


  • Login