S hk isen asianhallinnan kehitt minen
This presentation is the property of its rightful owner.
Sponsored Links
1 / 16

Sähköisen asianhallinnan kehittäminen PowerPoint PPT Presentation


  • 111 Views
  • Uploaded on
  • Presentation posted in: General

Sähköisen asianhallinnan kehittäminen. Korkeakoulujen pitkäaikaissäilytysseminaari 26.10.2006 Päivi Happonen Kansallisarkisto Asiakirjahallintoyksikkö. Esityksen sisältö. Sähköisen asiakirjallisen tiedon hallintaan liittyvät vaatimukset Käsittelyprosessien kehittäminen

Download Presentation

Sähköisen asianhallinnan kehittäminen

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Presentation Transcript


S hk isen asianhallinnan kehitt minen

Sähköisen asianhallinnan kehittäminen

Korkeakoulujen pitkäaikaissäilytysseminaari 26.10.2006

Päivi Happonen

Kansallisarkisto

Asiakirjahallintoyksikkö


Esityksen sis lt

Esityksen sisältö

  • Sähköisen asiakirjallisen tiedon hallintaan liittyvät vaatimukset

    • Käsittelyprosessien kehittäminen

    • Asiakirjahallinnollisten vaatimusten toteuttaminen tietojärjestelmissä

    • Arkistonmuodostussuunnitelma metatietoarvojen lähteenä

      <= SÄHKE-hankkeen ja ValtIT:n linjaukset


Arkistolaitoksen s hke normi

Arkistolaitoksen SÄHKE-normi

  • Kohderyhmänä asiankäsittelyjärjestelmät

    • Määrittää ne vaatimukset ja ominaisuudet, jotka asiankäsittelyjärjestelmissä tulee olla, jotta pysyvästi säilytettävät tiedot voidaan säilyttää yksinomaan sähköisessä muodossa

      • Sähköisen asianhallinnan ohjaamisen periaatteet

      • Asiankäsittelyprosessiin kohdistuvat vaatimukset

      • Asiankäsittelyjärjestelmistä muodostettava siirtotiedosto ja sen siirtäminen arkistolaitokseen

  • Koskee valtionhallinnon ja kuntasektorin organisaatioita

  • Voimassa 1.1.2006 – 31.12.2008


S hk isen tiedonhallinnan vaatimukset

Sähköisen tiedonhallinnan vaatimukset

  • Suunniteltavuus

    • tehtävät, prosessit ja asiakirjatyypit kuvattu

    • asiakirjallisen tiedon elinkaari määritelty

  • Tehokkuus

    • asiakirjalliset tiedot löytyvät nopeasti

    • kaksinkertaisen säilyttämisen välttäminen

    • tarpeettomat asiakirjalliset tiedot hävitetään

  • Luotettavuus

    • asiakirjallisten tietojen alkuperäisyys ja eheys turvattu

  • Käytettävyys

    • säilytysmuodosta riippumaton käytettävyys turvattu

  • Tietoturvallisuus

    • julkisuus ja salassapito määritetty


Kohti s hk ist asianhallintaa

Kohti sähköistä asianhallintaa

  • Tällä hetkellä asiakirjoja käsitellään rinnakkain sekä manuaalisesti että sähköisesti

    • Tavoitteena: sähköisesti tuotettu tieto on koko elinkaarensa ajan sähköisessä muodossa

      • Luotettavuusvaatimukset

      • Käytettävyysvaatimukset

      • Säilytys(aika)vaatimukset

      • Kytkentä tehtävään/asiaan

        =>Tietojärjestelmien täytettävä luotettavalle tietojärjestelmälle asetetut vaatimukset


Kohti s hk ist asianhallintaa1

Kohti sähköistä asianhallintaa

  • Tavoitteena yhtenäistetyt tietojärjestelmät ja yhteentoimivat prosessit

  • Käsittelyprosessien kehittäminen

    • ”Lehmipolkuja ei kannata päällystää”

      • Vanhentuneita prosesseja ei automatisoida

    • Rohkea analysointi

      • Prosesseissa huomioitava asiakirjahallinnon vaatimukset

      • Tavoitteena sujuvuus, tehokkuus ja tuottavuus

    • Prosessien omistajien tunnistaminen

      • Vastuukysymykset

    • Prosessien mallintaminen


Kohti s hk ist asianhallintaa2

Kohti sähköistä asianhallintaa

  • Työnkulun hallinta ja automatisointi

    • Tehtävät ja asiakirjat siirtyvät käsittelijältä toiselle ennalta määritettyjen ja sovittujen sääntöjen ja toimintamallien ohjaamalla tavalla

    • Käsittelyvaihetietojen kattava tallentuminen

    • Sähköisen asioinnin kytkeminen osaksi asianhallintaa

    • Asiakirjapohjien kehittäminen ja yhtenäistäminen

    • Hakumahdollisuudet

      • Sisäinen haku/valtionhallinnon sisäinen haku

    • Järjestelmien hävittämistoiminnallisuuksien kehittäminen

    • Sähköinen säilyttäminen ja arkistointi


S hk isen asianhallinnan vaatimuksia

Sähköisen asianhallinnan vaatimuksia

  • Järjestelmän vaatimusmäärittelyssä huomioon asiakirjahallinnon ja arkistoinnin vaatimukset

  • Järjestelmää käytetään vain yhdellä tapaa

    • Koulutuksen merkitys

    • Työnkulkujen ohjaaminen

    • Käyttöoikeudet vastaavat työtehtäviä ja niitä pidetään ajan tasalla

  • Järjestelmään tallentuu loki- ja säilytyshistoriatietoa

    • Lokitietojen seuranta


Elinkaaren hallinta ja ohjaaminen

Elinkaaren hallinta ja ohjaaminen

  • Asiakirjallisen tiedon elinkaarta hallitaan ja ohjataan metatietojen avulla

    • Sähköisessä ympäristössä asiakirja ei ole asiakirja ilman ulkoisia metatietoja

  • Lähtökohtana metatietoarvojen automaattinen tallentuminen

    • Järjestelmä ja arkistonmuodostussuunnitelma tuottavat suurimman osan arvoista

    • Käyttäjä tallentaa hyvin vähän

    • Asiankäsittelyn luotettavuuden ja aukottomuuden turvaaminen


Arkistonmuodostussuunnitelma asianhallinnan ohjausv lineen

Arkistonmuodostussuunnitelma asianhallinnan ohjausvälineenä

  • AMS ohjaa organisaation asiakirjallisten tietojen elinkaaren suunnittelua ja hallintaa

    • Asiakirjalliset tiedot sidotaan tehtävä- ja asiayhteyteen

    • Tietosisällön yksityiskohtaisuus

      • www.narc.fi/ams-opas

      • www.narc.fi/Arkistolaitos/pdf-ohjeet/akj_maarays.pdf

        • Asianhallinnan metatietomalli (SÄHKE-metatietomalli)

      • www.jhs-suositukset.fi/suomi/jhs143

    • AMS kehittyy tiedonhallintajärjestelmäksi

    • AMS-integraation toteuttaminen

      • Asiankäsittelyjärjestelmän asiaryhmityksen on perustuttava AMS:n luokitukseen


S hk isen asianhallinnan kehitt minen

AMS

Seulotut

Asian

avaaminen

Toimen-

piteitä

Asian

päättäminen

Säilytys

Metatiedot

Siirtotiedosto


Arkistonmuodostussuunnitelma asianhallinnan ohjausv lineen1

Arkistonmuodostussuunnitelma asianhallinnan ohjausvälineenä

  • AMS:n avulla mahdollisuus ohjata asian käsittelyn etenemistä ja metatietoarvojen tallentumista ja täydentymistä tietojärjestelmässä

    • Edellyttää käsittelyvaihetietojen tallentamista AMS:iin

    • Tiedon elinkaarta ohjaavat toiminnallisuudet ja käsittelysäännöt

      • esimerkiksi: säilytysajan tallentuminen/muuttuminen sidotaan johonkin käsittelyvaiheeseen

      • esimerkiksi: asiakirjallinen tieto muuttuu julkiseksi päätöstoimenpiteen yhteydessä

      • esimerkiksi: tuotetaan asiakirjatiedostoista TIFF-tiedostot, kun asian käsittely on päättynyt

      • esimerkiksi: asiakirja tulostetaan paperille asian käsittelyn päätyttyä

    • Käsittely- ja säilytysaikasääntöjen yksinkertaisuus


S hk isen ams n yll pito

Sähköisen AMS:n ylläpito

  • AMS:n kulloinenkin tietosisältö oltava todennettavissa

  • SÄHKE-normi edellyttää, että AMS-sovelluksen tallennettava loki- ja säilytyshistoriatietoja

    • Luokitus- ja asiakirjatyyppimuutokset ja niihin liittyvät aikamääreet

    • Metatietoarvojen muutokset ja niihin liittyvät aikamääreet

  • Säilytysaikahistoria

  • Muuttuvien AMS-tietojen tallentuminen tietojärjestelmiin määritellyistä ajankohdista alkaen


Ajankohtaisia ams ohjeita

Ajankohtaisia AMS-ohjeita

  • VAHTI Asianhallinnan tietoturvaohje 5/2006

    • AMS keskeisessä osassa asianhallinnan tietoturvallisuutta kehitettäessä

  • JHS-suosituksen laatiminen asianhallintaprosessin kehittämiseksi

  • JHS-suosituksen laatiminen julkishallinnon yhteiseksi tehtäväluokitukseksi

  • Arkistolaitoksen AMS-oppaan päivittäminen

    • Sähköisen AMS:n tietosisältövaatimukset

    • Rajapinnat AMS:n ja järjestelmien välillä

  • Yhteisten AMS-rakenteiden määrittely?


Tutkimustiedon s ilytt minen

Tutkimustiedon säilyttäminen

  • Arvonmääritystä pohdittu vuosien varrella useasti

  • Rekisterien ja tietokantojen säilyttäminen

    • Mitä säilytetään

    • Hyödynnettävyys myöhemmin

    • Laatuvaatimusten täyttäminen

    • Arkistolaitoksen määritykset puuttuvat

      • Tekninen ja tietorakenteellinen näkökulma

      • Toiminnalliset vaatimukset SÄHKE-normiin pohjautuvia


  • Login