s hk isen asianhallinnan kehitt minen
Download
Skip this Video
Download Presentation
Sähköisen asianhallinnan kehittäminen

Loading in 2 Seconds...

play fullscreen
1 / 16

S hk isen asianhallinnan kehitt minen - PowerPoint PPT Presentation


  • 180 Views
  • Uploaded on

Sähköisen asianhallinnan kehittäminen. Korkeakoulujen pitkäaikaissäilytysseminaari 26.10.2006 Päivi Happonen Kansallisarkisto Asiakirjahallintoyksikkö. Esityksen sisältö. Sähköisen asiakirjallisen tiedon hallintaan liittyvät vaatimukset Käsittelyprosessien kehittäminen

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about 'S hk isen asianhallinnan kehitt minen' - jaden


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
s hk isen asianhallinnan kehitt minen

Sähköisen asianhallinnan kehittäminen

Korkeakoulujen pitkäaikaissäilytysseminaari 26.10.2006

Päivi Happonen

Kansallisarkisto

Asiakirjahallintoyksikkö

esityksen sis lt
Esityksen sisältö
  • Sähköisen asiakirjallisen tiedon hallintaan liittyvät vaatimukset
    • Käsittelyprosessien kehittäminen
    • Asiakirjahallinnollisten vaatimusten toteuttaminen tietojärjestelmissä
    • Arkistonmuodostussuunnitelma metatietoarvojen lähteenä

<= SÄHKE-hankkeen ja ValtIT:n linjaukset

arkistolaitoksen s hke normi
Arkistolaitoksen SÄHKE-normi
  • Kohderyhmänä asiankäsittelyjärjestelmät
    • Määrittää ne vaatimukset ja ominaisuudet, jotka asiankäsittelyjärjestelmissä tulee olla, jotta pysyvästi säilytettävät tiedot voidaan säilyttää yksinomaan sähköisessä muodossa
      • Sähköisen asianhallinnan ohjaamisen periaatteet
      • Asiankäsittelyprosessiin kohdistuvat vaatimukset
      • Asiankäsittelyjärjestelmistä muodostettava siirtotiedosto ja sen siirtäminen arkistolaitokseen
  • Koskee valtionhallinnon ja kuntasektorin organisaatioita
  • Voimassa 1.1.2006 – 31.12.2008
s hk isen tiedonhallinnan vaatimukset
Sähköisen tiedonhallinnan vaatimukset
  • Suunniteltavuus
    • tehtävät, prosessit ja asiakirjatyypit kuvattu
    • asiakirjallisen tiedon elinkaari määritelty
  • Tehokkuus
    • asiakirjalliset tiedot löytyvät nopeasti
    • kaksinkertaisen säilyttämisen välttäminen
    • tarpeettomat asiakirjalliset tiedot hävitetään
  • Luotettavuus
    • asiakirjallisten tietojen alkuperäisyys ja eheys turvattu
  • Käytettävyys
    • säilytysmuodosta riippumaton käytettävyys turvattu
  • Tietoturvallisuus
    • julkisuus ja salassapito määritetty
kohti s hk ist asianhallintaa
Kohti sähköistä asianhallintaa
  • Tällä hetkellä asiakirjoja käsitellään rinnakkain sekä manuaalisesti että sähköisesti
    • Tavoitteena: sähköisesti tuotettu tieto on koko elinkaarensa ajan sähköisessä muodossa
      • Luotettavuusvaatimukset
      • Käytettävyysvaatimukset
      • Säilytys(aika)vaatimukset
      • Kytkentä tehtävään/asiaan

=>Tietojärjestelmien täytettävä luotettavalle tietojärjestelmälle asetetut vaatimukset

kohti s hk ist asianhallintaa1
Kohti sähköistä asianhallintaa
  • Tavoitteena yhtenäistetyt tietojärjestelmät ja yhteentoimivat prosessit
  • Käsittelyprosessien kehittäminen
    • ”Lehmipolkuja ei kannata päällystää”
      • Vanhentuneita prosesseja ei automatisoida
    • Rohkea analysointi
      • Prosesseissa huomioitava asiakirjahallinnon vaatimukset
      • Tavoitteena sujuvuus, tehokkuus ja tuottavuus
    • Prosessien omistajien tunnistaminen
      • Vastuukysymykset
    • Prosessien mallintaminen
kohti s hk ist asianhallintaa2
Kohti sähköistä asianhallintaa
  • Työnkulun hallinta ja automatisointi
    • Tehtävät ja asiakirjat siirtyvät käsittelijältä toiselle ennalta määritettyjen ja sovittujen sääntöjen ja toimintamallien ohjaamalla tavalla
    • Käsittelyvaihetietojen kattava tallentuminen
    • Sähköisen asioinnin kytkeminen osaksi asianhallintaa
    • Asiakirjapohjien kehittäminen ja yhtenäistäminen
    • Hakumahdollisuudet
      • Sisäinen haku/valtionhallinnon sisäinen haku
    • Järjestelmien hävittämistoiminnallisuuksien kehittäminen
    • Sähköinen säilyttäminen ja arkistointi
s hk isen asianhallinnan vaatimuksia
Sähköisen asianhallinnan vaatimuksia
  • Järjestelmän vaatimusmäärittelyssä huomioon asiakirjahallinnon ja arkistoinnin vaatimukset
  • Järjestelmää käytetään vain yhdellä tapaa
    • Koulutuksen merkitys
    • Työnkulkujen ohjaaminen
    • Käyttöoikeudet vastaavat työtehtäviä ja niitä pidetään ajan tasalla
  • Järjestelmään tallentuu loki- ja säilytyshistoriatietoa
    • Lokitietojen seuranta
elinkaaren hallinta ja ohjaaminen
Elinkaaren hallinta ja ohjaaminen
  • Asiakirjallisen tiedon elinkaarta hallitaan ja ohjataan metatietojen avulla
    • Sähköisessä ympäristössä asiakirja ei ole asiakirja ilman ulkoisia metatietoja
  • Lähtökohtana metatietoarvojen automaattinen tallentuminen
    • Järjestelmä ja arkistonmuodostussuunnitelma tuottavat suurimman osan arvoista
    • Käyttäjä tallentaa hyvin vähän
    • Asiankäsittelyn luotettavuuden ja aukottomuuden turvaaminen
arkistonmuodostussuunnitelma asianhallinnan ohjausv lineen
Arkistonmuodostussuunnitelma asianhallinnan ohjausvälineenä
  • AMS ohjaa organisaation asiakirjallisten tietojen elinkaaren suunnittelua ja hallintaa
    • Asiakirjalliset tiedot sidotaan tehtävä- ja asiayhteyteen
    • Tietosisällön yksityiskohtaisuus
      • www.narc.fi/ams-opas
      • www.narc.fi/Arkistolaitos/pdf-ohjeet/akj_maarays.pdf
        • Asianhallinnan metatietomalli (SÄHKE-metatietomalli)
      • www.jhs-suositukset.fi/suomi/jhs143
    • AMS kehittyy tiedonhallintajärjestelmäksi
    • AMS-integraation toteuttaminen
      • Asiankäsittelyjärjestelmän asiaryhmityksen on perustuttava AMS:n luokitukseen
slide12

AMS

Seulotut

Asian

avaaminen

Toimen-

piteitä

Asian

päättäminen

Säilytys

Metatiedot

Siirtotiedosto

arkistonmuodostussuunnitelma asianhallinnan ohjausv lineen1
Arkistonmuodostussuunnitelma asianhallinnan ohjausvälineenä
  • AMS:n avulla mahdollisuus ohjata asian käsittelyn etenemistä ja metatietoarvojen tallentumista ja täydentymistä tietojärjestelmässä
    • Edellyttää käsittelyvaihetietojen tallentamista AMS:iin
    • Tiedon elinkaarta ohjaavat toiminnallisuudet ja käsittelysäännöt
      • esimerkiksi: säilytysajan tallentuminen/muuttuminen sidotaan johonkin käsittelyvaiheeseen
      • esimerkiksi: asiakirjallinen tieto muuttuu julkiseksi päätöstoimenpiteen yhteydessä
      • esimerkiksi: tuotetaan asiakirjatiedostoista TIFF-tiedostot, kun asian käsittely on päättynyt
      • esimerkiksi: asiakirja tulostetaan paperille asian käsittelyn päätyttyä
    • Käsittely- ja säilytysaikasääntöjen yksinkertaisuus
s hk isen ams n yll pito
Sähköisen AMS:n ylläpito
  • AMS:n kulloinenkin tietosisältö oltava todennettavissa
  • SÄHKE-normi edellyttää, että AMS-sovelluksen tallennettava loki- ja säilytyshistoriatietoja
    • Luokitus- ja asiakirjatyyppimuutokset ja niihin liittyvät aikamääreet
    • Metatietoarvojen muutokset ja niihin liittyvät aikamääreet
  • Säilytysaikahistoria
  • Muuttuvien AMS-tietojen tallentuminen tietojärjestelmiin määritellyistä ajankohdista alkaen
ajankohtaisia ams ohjeita
Ajankohtaisia AMS-ohjeita
  • VAHTI Asianhallinnan tietoturvaohje 5/2006
    • AMS keskeisessä osassa asianhallinnan tietoturvallisuutta kehitettäessä
  • JHS-suosituksen laatiminen asianhallintaprosessin kehittämiseksi
  • JHS-suosituksen laatiminen julkishallinnon yhteiseksi tehtäväluokitukseksi
  • Arkistolaitoksen AMS-oppaan päivittäminen
    • Sähköisen AMS:n tietosisältövaatimukset
    • Rajapinnat AMS:n ja järjestelmien välillä
  • Yhteisten AMS-rakenteiden määrittely?
tutkimustiedon s ilytt minen
Tutkimustiedon säilyttäminen
  • Arvonmääritystä pohdittu vuosien varrella useasti
  • Rekisterien ja tietokantojen säilyttäminen
    • Mitä säilytetään
    • Hyödynnettävyys myöhemmin
    • Laatuvaatimusten täyttäminen
    • Arkistolaitoksen määritykset puuttuvat
      • Tekninen ja tietorakenteellinen näkökulma
      • Toiminnalliset vaatimukset SÄHKE-normiin pohjautuvia
ad