Download
1 / 21
240 likes | 498 Views
گلنوش سامعی بهاره جعفری پریا رئوفی. (RFP) درخواست پیشنهاد نامه. زیر نظر : دکتر لیلا شریف. چیست؟ RFP. یک ابزار استاندارد برای بدست آوردن خدمات .
E N D
گلنوش سامعی بهاره جعفری پریا رئوفی (RFP) درخواست پیشنهاد نامه • زیر نظر : • دکتر لیلا شریف
چیست؟ RFP • یک ابزار استاندارد برای بدست آوردن خدمات . • یک درخواست رسمی برای ارائه پیشنهاد از طرف فروشندگان که ممکن است هنگامی که مذاکرات بین کارفرما وفروشنده به اتمام رسد ,قسمتی از قرار داد نهایی شود.
پیشنهاد 100% RFP ((درخواست پیشنهاد نامه ارزیابی % 40 رتبه بندی و انتخاب % 60 رتبه بندی نمی شود مشاوره 20% توصیه نمی شود % 20 قرارداد
RFP در چه زمان هایی استفاده می شود؟ • هنگامی استفاده می شود که • ارزیابی و انتخاب فروشنده در یک فرایند باز و بی طرفانه و رقابتی صورت گیرد. • بخواهیم مشخصات مورد نیاز خاصی را انتقال دهیم که احتیاج به جواب های خاصی دارد(که راه حل های متداول در بازار پاسخگو نیست) • میخواهیم یک رابطه غیر متداول بر اساس شرایط و امکانات به خصوص کارفرما و با توافق طرفین قرارداد ایجاد کنیم.
ساختار RFP • باید با یک صفحه شامل عنوان و فهرست مندرجات شروع شود و شامل ۹ بخش زیر باشد: • نظر اجمالی بر پروژه • مدیریت فنی پروژه • جامعه • مشخصات فنی مورد نیاز • نیاز مندی های مدیریتی پروژه • صلاحیت فنی فروشنده و سوابق کاری قابل ارائه • براورد بودجه مورد نیاز و لیست قیمت ها • قرارداد و گواهینامه موافقت نامه ها • ضمیمه ها
نظر اجمالی بر پروژه • توضیح دلیل صدور RFP و توصیف پروژه • تعربف وظائف فروشنده و کار فرما... • توضیح پروژه اصلی و گذاشتن آدرس سایت اینترنتی • اطلاعات در مورد ارائه طرح و چگونگی فرستادن پاسخ توسط پیمانکار • اطلاعات کامل شخص ذیصلاح که طرح ها را دریافت می کند • زمان نهایی ارسال طرح و ذکر این موضوع که طرح های دریافت شده پس از این تاریخ قابل قبول نمی باشد. • ساختار پیشنهاد نامه
مثال : همه اطلاعاتي كه در جواب درخواست پيشنهاد نامه پذيرفته مي شود به عنوان اموال درخواست کننده پیشنهاد محسوب مي شود. پيشنهادنامه وموارد جانبی به فروشنده برگردانده نمي شود. ساختار پيشنهادنامه : نحوه پذيرش پيشنهادنامه ها : شامل ليست نمونه از عناوين پيشنهادنامه: تايين دستورالعمل برای فروشنده هايي كه قصد بيان پرسشي را دارند : اعلام زمان و مكان جلسه اطلاع رساني به فروشنده ها که در آن : فرايند ارزيابی نهايی طرح برای تعيين پيشنهادنامه. زمان اعلام فروشنده منتخب . بيان مالكيت اطلاعات و مواد . نظر اجمالی بر پروژه(ادامه) • اطلاعات برای تماس با شخص ذی ربط . • چگونگي ارسال پرسشها ( تلفن , ایمیل... ) • تايين تاريخ نهايي پذيرفتن پرسشها • آيا فروشنده ها اجازه تماس مستقيم با اعضاي كميته را دارند يا خير و اگر امكان پذير است چگونه . • نتيجه : اطمينان از دادن اطلاعات یکسان به فروشنده ها • نحوه ارسال پیشنهادنامه : • پرينت . • نمابر. • الكترونيكي (مشخص كردن برنامه نرم افزاري كه استفاده مي شود مثل wordMS ) • تعداد كپي هاي مورد نياز • بخشهاي لازم درپيشنهادنامه. • نتيجه : ايجاد نوعي هماهنگي در پيشنهادنامه ها ی دريافت شده و آسانتر شدن عمل مقايسه . • آیا مناقصه باید مهرو موم شده باشد. • آیا جزیيات مالی مناقصه مهروموم شده و در پاكتی جدا از بقيه پيشنهادنامه قرار بگيرد. • جزييات معيارهاي ارزيابي نهاييهر چند فقط معيارهاي كلي ارزيابي بايد در اختيار قرار گيرند . • اجازه دهيم فروشنده ها درخواست پيشنهاد نامه را با تيم پروژه بازخواني كنند و سؤالات خود را مطرح كنند . • اين جلسه مي تواند اجباري يا اختياري باشد. • ممكن است درخواست كنيم كه پرسشها قبل از جلسه به صورت كتبي دريافت شوند.(پاسخ همه پرسشها بين فروشنده هاي حاضر پخش ميشود). • زمان نهايي براي پرسشها بايد ذكر شود. • خلاصه اجرايي • توصيف پيشنهادنامه • توصيف مديريت پروژه • صلاحیت ها ی فروشنده • جدول زمان بندی • قیمت ها • اطلاعات تماس
آگاه كردن فروشنده ها از سياست قيمت گذاري بسته به بودجه موجود براي پروژه RFPبايد شامل يكي از گزاره هاي زير باشد: آگاهي دادن به فروشنده ها كه درخواست كننده پيشنهاد نامه حق رد كردن پيشنهاد نامه ها را دارد. قیمت به عنوان بخشي از فرايند ارزيابي پيشنهادنامه در نظرگرفته مي شود. طرح الزاما به پيشنهاد نامه اي كه كمترين قیمت پیشنهادی را دارد تعلق نمي گيرد. نظر اجمالی بر پروژه (ادامه) • درخواست کننده پيشنهاد نامه آماده توافق با فروشنده بدون كمك مالي دولت است . • امضاي توافق بين درخواست کننده پيشنهاد نامه و فروشنده وابسته به دريافت كمك مالي دولت است .
25 امتیاز امتیاز 25 امتیاز 100 امتیاز 25 امتیاز 75 50 امتیاز امتیاز 300 مجموع: فهمیدن حوزه کاری ملزومات اجرائی مشخصات فنی ملزومات مدیریتی قیمت ارائه ومراجع مثال :
جامعه • نظر اجمالی بر جامعه • توصیف جامعه • میزان استفاده کنونی از این خدمت • وضعیت کنونی جامعه از نظر خدمات مورد نظر • شرکت های تامین کننده فعلی • سطح خدمت ارائه شده
مشخصات فنی مورد نیاز RFP باید شامل اطلاعات دقیقی درباره مشخصات فنی پروژه باشد .شامل : • جامعه استفاده کننده از خدمات پروژه (اندازه جامعه و ...) • اهداف پروژه وظیفه مندی های پروژه (چگونگی عملکرد پروژه و نتیجه مورد انتظار) • محیطی که سیستم یا پروژه های خاص در آن عمل می کند. • تدابیر امنیتی مورد نیاز
مشخصات فنی مورد نیاز(ادامه) • همچنین از فروشنده خواسته می شود موارد زیر را توضیح دهد : • تکنولوژی ها و متودلوژیهای استفاده شده در پروژه . • استانداردهایی که باید رعایت شود . • میزان انعطاف پذیری (چگونگی گسترش و به روزرسانی) • تدابیر امنیتی .
برنامه ریزی و زمان بندی پروژه مدیران پروژه ) افراد کلیدی و تخصص های آن ها ( چگونگی طراحی و اجرا نحوه تحویل پروژه آزمایش سیستم پشتیبانی و نگهداری آموزش به افراد مستندات سیستم تقسیم پروژه به زیر پروژه ها و تعیین رابطه بین آن ها برنامه ریزی منابع تعیین استاندارد ها و رویه های کاری یک برنامه بودجه مقدماتی برنامه زمان بندی مقدماتی نیاز مندی های مدیریتی از فروشنده ها خواسته می شود که نحوه مدیریت پروژه را با جزئیات شرح دهد , همچنین حداقل ها شرح داده می شود: • نوع آموزش هایی که باید داده شود . • چگونگی آموزش . • نظارت بر پیشرفت پروژه • اعلام وضعیت پروژه • افراد کلیدی و تخصص های آن ها
خواستن توضیح مختصری در مورد شرکت شامل: توضیحی در مورد توانایی های افرادی که برای پروژه انتخاب می شوند. توضیح پیرامون پروژه های مشابه که شرکت به عهده داشته و دارد شامل : اطلاعات تماس با شرکت پیشنهاد دهنده از فروشنده ها خواسته می شود توانایی ها و صلاحیت هایشان برای انجام پروژه توضیح دهند حداقل ها شرح داده می شوندو شامل موارد زیر است: مشخصات و قابلیت های فروشنده • اسم کامل و قانونی شرکت • زمان تاسیس و شروع به کار • تعداد کارکنان • پروژه هایی که در سال های اخیر به عهده داشته است. تعداد مشتری هایی که شرکت در حال حاضر دارد. • تعداد مشتری هایی که شرکت در حال حاضر دارد. • تهیه لیستی از پروژه های مشابهی که شرکت در گذشته انجام داده • شواهدی حاکی از پایان موفقیت آمیز پروژه هایی با اندازه و پیچیدگی مشابه • اطلاعات تماس با سازمان های فوق
براورد درآمد و هزینه ها برآورد درآمد: • RFP می باست شامل درامد ماهیانه تخمینی باشد که انتظار می رود که از خدماتی که داده می شود بدست آید. • زمانی که مشتریان تعهد دارند که این سرویس را خریداری نمایند. • پیش بینی بازار و تخمین این که سرویس مورد نظر در سال های آینده به چه میزان رشد می کند.
براورد هزینه ها RFP باید فروشنده ها را به موارد زیر ملزم کند: جزئیات فهرست مقادیر و خلاصه هزینه ها برای ارائه خدمات به مشتری هایی که در RFP مشخص شده اند. تمام شرکت کنندگان در مناقصه قیمت های خود را در یک قالب یکسان ارایه دهند که بتوان یک مقایسه عادلانه با سایر شرکت کنندگان انجام داد. از این رو RFP باید مشخص کند که پیشنهاد دهنده پیشنهاد را به بخش های مشخص سازمان دهی کند(کالای سرمایه ای و غیر سرمایه ای )
برآورد هزینه ها: • فروشنده باید • مشخص کند که درامد پیش بینی شده ماهیانه چه مقدار از هزینه ای مورد انتظار بیش تر است. • میزان هزینه های یکباره برای تامین خدمات را تعیین کندو همچنین بازه زمانی بازپرداخت سرمایه سرمایه گذاری شده با تزریق سرمایه و بدون تزریق سرمایه. • باید مشخص کرد که فقط کار کامل از فروشنده اولیه پذیرفته می شود. • شامل یک جدول زمان بندی پرداخت هاو شرایط باشد که پرداخت ها را در قبال تحویل انجام دهد. • مدت زمانی را که این قیمت ها باید معتبر باشند را مشخص کند.
قرارداد و گواهینامه توافقات این قسمت شامل تمامی قرار دادهای خرید وقراردهای عدم افشا و سایر مدارک قانونی است. • مثال : • درخواست از فروشنده برای بیمه اعتماد • نگه داشتن مقداری از پرداخت برای حسن انجام کار • نهایی شدن قرارداد هنگامی که این قرار داد بر موازین کشور منطبق باشد. • اگر جزئیات پروژه باید محرمانه باقی بماند می شود یک قرارداد عدم افشا نوشت.
ضمایم • ضمایم انتخاب شده باید شامل اطلاعاتی در مورد جامعه که خدمت ارائه می شود باشد که به فروشنده برای ارائه پیشنهادنامه کمک کند.
منابع اینترنتی • http://www.largebande.gc.ca/pub/appcentre/rfptemplate_e.pdf • http://www.hsmh.utah.gov/docs/disastermentalhealth.pdf • www.bookpool.com • http://www.internetraining.com/6art2.htm
