1 / 19

URZĄD MIASTA RYBNIKA

URZĄD MIASTA RYBNIKA. Doręczanie korespondencji za pośrednictwem gońców. czyli taniej, szybciej, skuteczniej. DANE PODSTAWOWE. Rybnik w liczbach. Liczba dzielnic – 27 Liczba mieszkańców – 141 tys. Liczba podmiotów gospodarczych – 11 tys. Województwo Śląskie. Obszar – 148,1 km 2.

jabir
Download Presentation

URZĄD MIASTA RYBNIKA

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript


  1. URZĄD MIASTA RYBNIKA Doręczanie korespondencji za pośrednictwem gońców czyli taniej, szybciej, skuteczniej

  2. DANE PODSTAWOWE Rybnik w liczbach • Liczba dzielnic – 27 • Liczba mieszkańców – 141 tys. • Liczba podmiotów gospodarczych – 11 tys. • Województwo Śląskie • Obszar – 148,1 km2

  3. Tańsze, szybsze i skuteczne dotarcie z informacją jako ważny element kompleksowego systemu obsługi Klientów w Urzędzie Miasta Rybnika

  4. SYSTEM DDM 9000 Informatyczny System Zarządzania Obiegiem Spraw i Dokumentów • Rejestrowanie korespondencji • Zakładanie spraw,rejestry kancelaryjne • Informacja wewnętrzna • Zamówienia publiczne, umowy, uchwały Rady Miasta, zarządzenia Prezydenta Miasta

  5. SYSTEM DDM 9000 Informatyczny System Zarządzania Obiegiem Spraw i Dokumentów • Procedury ISO, poziom dostępu do dokumentów • Rezerwacja sal, zamówienia na materiały biurowe • Nagroda „Złotej @” • Prace nad zintegrowaniem z programem „gońcy”

  6. CERTYFIKAT ISO • Certyfikat systemu jakościna zgodność z normą PN-EN ISO 9001:2001 • Przyznany w czerwcu 2001 r. • Przedłużony w czerwcu 2004 r. • Zapewnienie sprawnej i kompe-tentnej realizacji zadań urzędu • Wyjście w stronę mieszkańców • Gromadzenie i wykorzystywaniewiedzy o potrzebach i oczekiwaniach Klienta

  7. BUDYNEK PRZYSTOSOWANY DO OBSŁUGI KLIENTA • Punkt informacyjny • Sale obsługi Klientów z elektronicznym systemem kolejkowym • Jednolity system informacyjny • W pełni przystosowany do obsługi osób niepełnosprawnych

  8. PROGRAM „STANDARD OBSŁUGI KLIENTA” • Szkolenia • Sposoby postępowaniaz Klientem • Umiejętność prowadzeniarozmów • Wygląd i strój • Ankiety badające potrzebyi oczekiwania Klienta

  9. „WIRTUALNE BIURO” • Możliwość pobraniawniosków • Pełne opisy przeszło 150 spraw załatwianych w Urzędzie Miasta • Pełny rejestr działalnościgospodarczej i wydanychkoncesji

  10. SPOŁECZEŃSTWO INFORMACYJNE SIT • Szczegółowainformacja o terenie • Powiązanie EGB, mapy, Pesel • Powiązanie z danymi wydziałowymi • Centrum Zarządzania Kryzysowego • Telecentra, infokioski • Płatności elektroniczne • Sieć szkieletowa • Monitoring miasta • e-Biblioteki • e-Nauczanie E-URZĄD • Elektronicznezałatwianie spraw • Systemy obiegu dokumentów • Wymiana danych UM-KW-US-ZUS PROJEKT „RYBNICKA PLATFORMA INFORMACJI CYFROWEJ” RPIC

  11. CELE WDROŻENIA • Obniżenie kosztów w stosunku doPoczty Polskiej • Zwiększenie skuteczności doręczenia • Skrócenie czasu od wysłania korespondencji do otrzymania informacji zwrotnej • Inne: wybory, akcja podatkowa, projekty inwes-tycyjne, świadczenia rodzinne, sprawy porządkowe

  12. DEFINICJA GOŃCA • Nie doręczyciel, ale urzędnik (wysunięta placówka Urzęduw terenie) • Pomaga, zbiera i przekazujeinformacje • Uprzejmy, schludny,kompetentny • Osoba spośród lokalnejspołeczności

  13. PUŁAPKI WDROŻENIA • Przygotowanie koncepcji • Zasady naboru • Szkolenia • Podział miasta na rejony • Racjonalne wyliczenie obciążenia pracą • Lista rezerwowa • Zastępstwa • Bieżące analizy pracy, ankiety, kontrole • Comiesięczne spotkania

  14. ŻELAZNE ZASADY PRAKTYKI • Doręczanie całej korespondencji • Praca popołudniami • Każda korespondencjaze zwrotką • Trzykrotne próby doręczenia (o różnych godzinach) • Każda przesyłka rejestrowana w komputerze • Rozliczenia w następnym dniu

  15. NIECH PRZEMÓWIĄ LICZBY Oszczędności • Pełne koszty praktyki w 2003 r. – 264 000 zł • Liczba przesyłek w 2003 r. – 75 562 • Liczba podatków w 2003 r. – 23 398 • Zwroty w 2003 r. – 1126 • Oszczędności w 2003 r. – 256 000 zł

  16. NIECH PRZEMÓWIĄ LICZBY Ilość korespondencji

  17. NIECH PRZEMÓWIĄ LICZBY Ilość podatków

  18. NIECH PRZEMÓWIĄ LICZBY Korespondencja nieodebrana

  19. DLACZEGO GOŃCY? A dlaczego nie? • Rozwiązanie proste • Usprawnia i upraszczapracę Urzędu • Szybkie efekty wdrożenia (finansowei pozafinansowe) • Możliwe do zastosowania „z marszu” w każdym urzędzie • Rozwiązanie dla ludzi i z ludźmi

More Related