Pentadbiran dan pengurusan pejabat
Download
1 / 69

PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN PEJABAT - PowerPoint PPT Presentation


  • 151 Views
  • Uploaded on

PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN PEJABAT. MUSA ZAINAL ABIDIN OTHMAN BAHAGIAN PENTADBIRAN AM JABATAN PENDAFTAR. PERANAN KERAJAAN. Kerajaan berperanan membangunkan negara untuk kepentingan dan kesejahteraan rakyat Agensi kerajaan bertanggung jawab:

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about ' PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN PEJABAT' - ita


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
Pentadbiran dan pengurusan pejabat

PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN PEJABAT

MUSA ZAINAL ABIDIN OTHMAN

BAHAGIAN PENTADBIRAN AM

JABATAN PENDAFTAR


PERANAN KERAJAAN

  • Kerajaan berperanan membangunkan negara untuk kepentingan dan kesejahteraan rakyat

  • Agensi kerajaan bertanggung jawab:

    • melaksanakan dasar dan rancangan kerajaan dengan cekap dan berkesan

    • Mengoptimumkan penggunaan semua sumber

    • Mencegah pembaziran dan salah guna

    • Memberi khidmat terbaik kepada orang ramai


PERANAN KETUA JABATAN

  • Ketua Jabatan bertanggung jawab mentadbir agensi dengan cekap dan berkesan:

  • menyedia dan memastikan kakitangan memahami dan menghayati Visi, Objektif, Fungsi, Piagam Pelanggan, Carta Organisasi

  • Menyedia SKT jabatan dan individu

  • Menggalakkan perhubungan sihat antara pegawai

  • Mengadakan program kebajikan

  • Menggunakan aplikasi psikologi dalam pengurusan sumber manusia

  • Menyedia dan melaksana program kualiti jabatan


PERANAN KETUA JABATAN

  • Menyemak semula fungsi jabatan

  • Menilai semula aktiviti jabatan

  • Mengemakini undang-udang dan peraturan

  • Mengadakan perhimpunan bulanan

  • Memastikan ruang pejabat mengikut spesifikasi

  • Menyediakan senarai tugas


UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN

  • Undang-undang dan peraturan yang berkaitan dengan fungsi jabatan perlu difahami dan dipatuhi.

  • undang-undang dan peraturan perlu dikemas kini supaya sentiasa relevan.


SENARAI TUGAS

  • Senarai tugas perlu dikemaskini jika berlaku:

  • Pertukaran dasar Kerajaan atau objektif jabatan

  • Pengstukturan semula organisasi

  • pengurangan /penambahan fungsi jabatan

  • pengurangan /penambahan jumlah kakitangan

  • perubahan dalam sistem atau cara bekerja


KEMUDAHAN KOMUNIKASI

  • Alat komunikasi bertujuan memudahkan pegawai melaksanakan tugas dengan cekap dan berkesan. Ia perlu digunakan dengan berhemah dan dihadkan kepada urusan rasmi sahaja.

  • perkhidmatan Pos: stem, Mesin Franking, pos jelas, online, dan lain-lain

  • telegram

  • telefon : talian tetap, telefon bimbit

  • faksimili

  • persidangan video

  • komunikasi manual

  • kemudahan komunikasi secara elektronik : e-mel, SMS dan lain-lain


KEBERSIHAN PEJABAT

  • asingkan bahan yang tidak bernilai, buang barang yang tidak perlu.

  • menyusun atur peralatan yang dibekalkan

  • membersihkan peralatan, tempat bertugas dan mencegah segala kecacatan terutama selepas bertugas.

  • menyimpan dokumen di tempat yang ditetapkan.


MENCEGAH KEBAKARAN

  • pelan tindakan kebakaran dipamerkan.

  • panduan, tanda arah dan simbol pencegahan kebakaran yang jelas dan sentiasa dikemaskin

  • pemeriksaan alat pemadan api secara berkala

  • latihan mencegah kebakaran secara berkala

  • bilik simpanan rekod tahan api/bilik kebal


KHIDMAT NASIHAT

  • perundangan : Jabatan Peguan Negara

  • kewangan : Perbendaharaan Malaysia, Jabatan Akauntan Negara dan Jabatan Audit Negara

  • keselamatan : Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan, Kementerian Keselamatan Dalam Negeri dan Polis Diraja Malaysia

  • keselamatan ICT : Unit Permodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU)

  • personel : Jabatan Perkhidmatan Awam

  • sistem dan cara kerja : MAMPU

  • pengurusan rekod kerajaan : Jabatan Arkib Negara



REKOD PERKHIDMATAN PEGAWAI

  • Maklumat perkhidmatan pegawai hendaklah direkodkan dengan teratur, lengkap dan terkini.

  • maklumat direkod dalam sistem komputer atau buku rekod perkhidmatan.

  • rekod secara manual hendaklah menggunakan dakwat kekal

  • pegawai bertanggung jawab memaklumkan perubahan maklumat diri supaya rekod peribadinya terkini.



KEPERIBADIAN

  • sentiasa menjaga dan memelihara penampilan diri, cara berpakaian, cara bekerja, tatakelakuan, disiplin dan adap sopan semasa bertugas atau di luar masa bertugas.

  • memiliki keperibadian unggul yan gdizahirkan melalui sikap dan tatakelakuan yang berasaskan nilai-nilai murni.

  • memiliki profesionalisma competency pada tahap yang tinggi


NILAI MURNI

  • berintegriti

  • berkebolehan mengawal emosi

  • berkebolehan bertindakah secara bijaksana dan berhemah

  • mempunyai pendekatan yang fleksibel tetapi tegas

  • mempunyai keaazaman dan kegigihan

  • mempunyai sifat amanah, jujur dan kebolehpercayaan

  • bersedia berkhidmat untuk kepentingan awam dan negara

  • mempunyai sifat keberanian dan sanggup menerima cabaran


NILAI MURNI

  • berfikiran positif

  • mempunyai kestabilan dalam kehidupan berkerluarga , peribadi dan kerjaya


TATAKELAKUAN

Pegawai hendaklah mempunyai disiplin diri dengan mematuhi Aku Janji dan tatakelakuan yang ditetapkan.


Surat aku janji
SURAT AKU JANJI

  • Saya, ………………………….…No. K.P (baru) …………………………… beralamat di …………………………………………………………………... dengan sesungguhnya berjanji bahawa saya akan mematuhi Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta 605) Perintah-Perintah Am, pekeliling dan surat pekeliling serta peraturan dan arahan lain yang dikeluar dan dikuatkuasakan oleh Kerajaan dari semasa ke semasa sepanjang perkhidmatan saya dengan Kerajaan. Maka dengan itu saya berjanji sebagaimana yang dikehendaki di bawah Peraturan 3, Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta 605), bahawa saya:


Surat aku janji1
SURAT AKU JANJI

  • akansentiasataatkepada Yang di-PertuanAgong, negaradanKerajaan;

  • Akansentiasamelaksanakantugasdengancermat, bersungguh-sungguh, cekap, jujur, amanahdanbertanggungjawab;

  • Tidakakanmembelakangkantugasawamdemikepentinganperibadisaya;

  • Tidakakanberkelakuandengancara yang mungkinmenyebabkankepentinganbercanggahdengantugasawamsaya;

  • Tidakakanberkelakuandengancara yang bolehmenimbulkansyak yang munasabahbahawasayatelahmembiarkankepentinganperibadisayabercanggahdengantugasrasmisehinggamenjejaskankegunaansayasebagaipegawaiawam;


Surat aku janji2
SURAT AKU JANJI

  • Tidakakanmenggunakankedudukansayasebagaipegawaiawambagifaedahdirisayasendiri;

  • vii) Tidakakanberkelakuandengancara yang bolehmemburukkandanmencemarkannamaperkhidmatanawam;

  • viii) Tidakakanmembawasebarangbentukpengaruhatautekananluaruntukmenyokongataumemajukantuntutansayaataupegawai lain berhubungdenganperkhidmatanawam; dan

  • ix) Tidakakaningkarperintahatauberkelakuandengancara yang bolehditafsirkansebagaiingkarperintah.


Surat aku janji3
SURAT AKU JANJI

  • SayasesungguhnyafahambahawajikasayadisabitkankeranatelahmelanggarAkuJanjiini, sayabolehdikenakantindakantatatertibmengikutAktaBadan-BadanBerkanun (TatatertibdanSurcaj) 2000 (Akta 605).

  • Di hadapan:

  • …………………………. …………………………………….

  • (TandatanganPegawai) (NamaKetua Yang DiberiKuasa)

  • …………………………. ……………………………….

  • (JawatanPegawai) (Cop RasmiJabatan)


PAKAIAN DAN TANDA NAMA

  • memakai pakaian yang kemas dan sesuai

  • mematuhi peraturan pakaian

  • memakai pakaian seragam

  • memakai tanda nama



MENGUTAMAKAN PELANGGAN

  • layanan yang mesra dan adil

  • mewujdukan pejabat perkhidmatan pelanggan

  • memperluaskan mekanisma penyebaran dan penyampaian kemudahan perkhidmatan

  • mengurangkan karenah birokrasi


KEMUDAHAN PELANGGAN

  • telefon awam : membolehkan orang awam membuat panggilan

  • alat siar raya : menyampaikan maklumat dengan jelas, cepat dan berkesan

  • kafeteria : kemudahan kepada pelanggan

  • galeri : pameran aktiviti jabatan

  • kemudahan sukan dan riadah


PIAGAM PELANGGAN

  • menyemak dan mengkaji jaminan kualiti perkhidmatan yang dijanjikan

  • pastikan jaminan kualiti perkhidmatan yang dijanji dipatuhi setiap masa

  • sediakan sistem pemulihan perkhidmatan bagi mengukuhkan keyakinan pelanggan

  • pamerkan piagam pelanggan di tempat strategik


PENGURUSAN ADUAN AWAM

  • melantik pegawai perhubungan aduan

  • pelbagai saluran untuk kemukakan masalah

  • tempoh penyelesaian yang munasabah

  • Sistem aduan dipertingkatkan mengikut peraturan yang berkuatkuasa dari masa ke masa



PERKHIDMATAN KAUNTER

  • sediakan jumlah kaunter yang mencukupi

  • memusatkan semua perkhidmatan kaunter di satu lokasi

  • menyediakan pelbagai perkhidmatan di setiap kaunter

  • kaunter khas untuk OKU dan warga emas

  • sistem giliran

  • buka kaunter pada masa yang dijanjikan



SISTEM DAN PROSEDUR KERJA

  • semak dan kaji sistem dan prosedur sedia ada untuk memudahkan urusan.

  • mengadakan Pusat Khidmat Setempat

  • mempamerkan carta alir proses kerja

  • mempamerkan senarai semak dalam proses kelulusan sesuatu jenis permohonan

  • mengeluarkan surat akuan terima

  • memaklumkan pelanggan status permohonan dan jangkamasa proses permohonan


Perkhidmatan telefon berkualiti
PERKHIDMATAN TELEFON BERKUALITI

  • Layanan cekap, berkesan dan mematuhi standard kualiti

  • Menyambut panggilan dengan sopan, mesra dan berbudi bahasa

  • Membekalkan maklumat yang tepat, lengkap dan terkini

  • Penggunaan answering machine yang mesra pelanggan, ringkas dan jelas dan mesra pelanggan

  • Kembalikan panggilan kepada telefonis jika tiada jawapan selepas deringan ke enam


MANUAL PROSEDUA KERJA (MPK) DAN FAIL MEJA

  • MPK hendaklah komprehensif bagi jabatan

  • setiap pegawai mempunyai Fail Meja yang lengkap dan kemas kini

  • MPK dan Fail Meja perlu kemas kini setiap masa


BORANG PERMOHONAN

  • kurangkan atau hapuskan penggunaan borang bagi urusan tertentu.

  • kaji penggabungan borang bagi sesuatu urusan

  • gunakan borang untuk mengisi maklumat tertentu sahaja

  • borang hendaklah mudah diperolehi dari pelbagai saluran



SURAT RASMI KERAJAAN

  • alamat pengirim

  • alamat penerima

  • nombor rujukan

  • tarikh surat

  • tajuk surat

  • pembukaan dan mengakhiri surat

  • nombor perenggan, muka surat dan lampiran

  • sediakan 3 salinan surat : penerima (salinan asal), fail surat dan fail timbul

  • tentukan taraf keselamatan surat


PENDAFTARAN DAN PENGEDARAN SURAT

  • surat khusus kepada Ketua Jabatan diserahkan tanpa dibuka

  • surat di alamat untuk perhatian pegawai tertentu diserah kepada pegawai berkenaan

  • pegawai yang bertanggung jawab sahaja boleh membuka dan mendaftar surat mengikut prosedur.

  • surat hendaklah dimasukkan dalam fail berkenaan.


  • semua surat perlu diambil tindakan segera

  • surat keluar hendak salinan asal, lengkap dengan tarikh, nombor rujukan, alamat yang betul dan tanda tangan pegawai.

  • penghantaran surat boleh dibuat melalui mesin faksimili dan disusuli dengan surat asal


Tafsiran
Tafsiran

  • RAHSIA BESAR - Dokumen rasmi atau maklumat rasmi yang boleh menyebabkan kerosakan yang amat besar kepada negara.

    Contoh : Kertas-kertas jemaah menteri, maklumat ketenteraan.

  • RAHSIA - Dokumen rasmi atau maklumat rasmi yang boleh membahayakan keselamatan negara, kerosakan besar kepada kepentingan dan martabat negara atau memberi keuntungan besar kepada negara asing.

    Contoh : Arahan penting untuk perwakilan negara yang membuat perundingan dengan negara asing.


  • SULIT - Dokumen rasmi yang tidak membahayakan keselamatan negara tetapi memudaratkan kepentingan atau martabat negara atau kegiatan kerajaan, boleh menyebabkan kesusahan kepada pentadbiran atau orang perseorangan dan menguntungkan sebuah kuasa asing.

    Contoh : Maklumat yang mungkin membolehkanpendapatan faedah kewangan daripadanya jika terdedah sebelum masa.

  • TERHAD - Dokumen rasmi selain daripada di atas tetapi masih perlu diberi perlindungan keselamatan.

    Contoh : Perintah dan arahan biasa jabatan.


  • DOKUMEN - Dokumen rasmi yang TERPERINGKAT mengandungi maklumat rasmi yang mesti diberi perlindungan keselamatan.

  • MAKLUMAT RASMI - Pengetahuan mengenai perkara rasmi, termasuk

    -Jenis atau kandungan

    -Jenis kegunaan dan komposisi

    -Kaedah,cara menghasil, teknik,proses pengeluaran

    -Proses saintifik

    -Butiran kegiatan rasmi yang diperolehi secara lisan


  • PERSENDIRIAN - Maklumat yang dihadkan kepada pengetahuan orang tertentu sahaja.

  • DOKUMEN RASMI- Apa-apa maklumat yang tercatat berkenaan dengan perkara rasmi :

    -perkara bertulis, bertaip

    -fotograf,fotosalinan,pelan cetak,jalur rakaman.

    -pelan,lepan lakar,lukisan

    -huruf cetak atur,huruf cetak miring,acuan..

  • DOKUMEN - Dokumen rasmi yang mesti TERPERINGKAT diberi perlindungan keselamatan.


PENGURUSAN FAIL pengetahuan orang tertentu sahaja.


PEMBUKAAN FAIL pengetahuan orang tertentu sahaja.

  • tajuk, nombor rujukan, tarikh pembukaan

  • kertas minit, kandungan surat dan dokumen lampiran disusun mengikut tarikh

  • minitkan surat masuk dengan dakwat merah

  • minitkan surat keluar dengan dakwat hitam/biru

  • minit yang pendek dicatat pada kertas minit

  • tutup fail apabila mencapai 100 kandungan atau tebal melebihi 4 sm.


FAIL SEMENTARA pengetahuan orang tertentu sahaja.

  • surat/dokumen yang diterima memerlukan tindakan segera sedangkan fail yang berkenaan tidak dapat dikesan.

  • lebih daripada seorang pegawai perlu mengambil tindakan menggunakan fail yang sama.


PENYIMPANAN DAN PERGERAKAN FAIL pengetahuan orang tertentu sahaja.

  • fail terbuka disimpan di Bilik Rekod dan disusun mengikut rujukan

  • pergerakan fail direkod bagi memudahkan pengawalan dan pengesanan

  • simpanan dalam perhatian (SDP/KIV) bertujuan memudahkan tindakan susulan ke atas sesuatu surat dalam tempoh yang ditetapkan

  • fail timbil bertujuan memaklumkan pegawai atasan/lain mengenai tindakan yang telah diambil


PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN PELUPUSAN REKOD AWAM pengetahuan orang tertentu sahaja.


REKOD AWAM pengetahuan orang tertentu sahaja.

  • rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam, perusahan Kerajaan dan perkhidmatan awam.

  • merangkumi segala jenis surat, dokumen, bahan bercetak dan elektronik.

  • mematuhi prosedur rekod awam yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara Malaysia

  • mengadakan bilik rekod jabatan dengan kelengkapan yang bersesuaian

  • melupuskan rekod awam mengikut Akta Arkib Negara Malaysia

  • melantik seorang Pegawai Rekod Jabatan


PENYELENGGARAAN REKOD AWAM pengetahuan orang tertentu sahaja.

  • gunakan bahan perekat yang diperbuat daripada tepung ubi

  • rekod yang basah dikeringkan dengan kertas serap air dan dianginkan mengguna kipas

  • rekod yang basah tidak boleh dijemur di bawah sinaran matahari atau disalai


Punca ancaman
PUNCA ANCAMAN pengetahuan orang tertentu sahaja.

  • Subversif - kegiatan seorang atau kumpulan atau pertubuhan untuk membinasakan ketenteraman.

  • Espionaj - mendapatkan maklumat terperingkat dengan cara salah atau tersembunyi dengan tujuan memudaratkan keselamatan atau kepentingan negara.

  • Sabotaj - menyebabkan kerosakan fizikal untuk kepentingan negara asing untuk tujuan politik yang subversif.


  • Kelemahan manusia pengetahuan orang tertentu sahaja.

    • Keinginan untuk menunjuk-nunjuk.

    • Cuai mematuhi arahan keselamatan.

    • Cuai kerana dipengaruhi alkohol atau dadah.

    • Tidak cermat ketika bercakap melalui telefon atau di tempat awam.

    • Pemerasan – diugut kerana berhutang, rasuah atau latar belakang yang tidak baik.


Penyimpanan perkara terperingkat
Penyimpanan Perkara Terperingkat pengetahuan orang tertentu sahaja.

  • Rahsia Besar

    - simpan dibilik kebal atau peti besi dan dipasang kunci.

    - simpanan sementara boleh dibuat dalam kabinet fail yang dipasang palang besi berkunci.

    - jika tiada kawalan keselamatan pulangkan ke peti besi.

  • Rahsia

    - simpan dibilik kebal atau kabinet keluli yang dipasang palang besi berkunci.

  • Sulit dan Terhad

    - kabinet keluli atau almari keluli.


Penyimpanan perkara terperingkat1
Penyimpanan Perkara Terperingkat pengetahuan orang tertentu sahaja.

Perkara terperingkat selain daripada dokumen terperingkat termasuk buangan terperingkat yang belum dibinasakan disimpan sama seperti simpanan perkara terperingkat.

Perkara terperingkat ditinggal tanpa ditunggu :

  • Waktu singkat - kunci pintu dan tingkat

  • Waktu lama - kunci dalam peti keselamatan


Penghantaran dokumen terperingkat
Penghantaran Dokumen Terperingkat pengetahuan orang tertentu sahaja.

  • Dokumen terperingkat dihantar bersama resit akuan terma.

  • Resit akuan terima akan digunakan untuk seorang penerima sahaja.

  • Lekatkan resit penerimaan bersama salinan asal.

  • Letatkan bersama salinan borang akuan terima.

  • Siasatan perlu dilakukan sekiranya resit akuan tidak dikembalikan selepas 7 hari.


Sistem satu lapis surat
Sistem Satu Lapis Surat pengetahuan orang tertentu sahaja.

  • Sistem satu lapis surat dihantar menggunakan peti atau beg berkunci.

  • Peringkat keselamatan, no. rujukan dokumen nama dan alamat penerima dicatatkan pada sampul dan dimeterikan.


Sistem dua lapis surat
Sistem Dua Lapis Surat pengetahuan orang tertentu sahaja.

  • Digunakan bagi penghantaran dokumen terperingkat yang tidak menggunakan peti atau beg berkunci.

  • Peringkat keselamatan, no. rujukan, nama dan alamat penerima dicatat pada sampul dalam dan dimatrikan.

  • Nama dan alamat penerima dicatatkan pada sampul luar.


Prosedur penghantaran dokumen terperingkat
Prosedur penghantaran dokumen terperingkat pengetahuan orang tertentu sahaja.

Penghantaran dalam sesebuah pejabat

  • Menerusi fail terperingkat oleh pegawai yang dibenarkan mencapai.

  • Menerusi peti atau beg berkunci bagi kakitangan lain.

  • Penghantaran dibuat melalui Pendaftaran Rahsia.


Penghantaran ke jabatan lain dalam bangunan atau kawasan atau bandar yang sama

  • Peti atau beg berkunci + satu lapis sampul surat

  • Utusan selamat + 2 lapis sampul surat.

  • Dokumen tidak terhad dihantar melalui pos biasa atau cara lain yang sesuai.


  • Penghantaran ke lain-lain tempat dalam Malaysia : atau bandar yang sama

    - Rahsia besar - utusan selamat/semboyan

    - Rahsia - semboyan/pos berdaftar

    - Sulit - semboyan/pos berdaftar

  • Penghantaran ke luar negara menggunakan sistem 2 lapis sampul surat.

  • Penghantaran maklumat terperingkat melalui telefon telegraf dan wayarles perlu mendapat kebenaran Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan.


Membawa dokumen terperingkat ke luar pejabat
Membawa Dokumen Terperingkat Ke Luar Pejabat atau bandar yang sama

  • Dokumen terperingkat tidak boleh dibawa kelur pejabat kecuali untuk rujukan rasmi ditempat lain.

  • Rahsia Besar dan rahsia tidak boleh di bawa ke rumah.

  • Kebenaran KSU atau SUK diperlukan untuk pengecualian Rahsia Besar dan Rahsia.

  • Kebenaran Ketua Jabatan diperlukan untuk dokumen Sulit dan Terhad.


INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT atau bandar yang sama


INVENTORI atau bandar yang sama

Inventori ialah barang-barang tak luak yang bernilai kurang daripada RM500.00 setiap satu unit pada masa perolehan termasuklah perabot, permaidani, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira kos.


BEKALAN PEJABAT atau bandar yang sama

Bekalan Pejabat terdiri daripada semua barang luak dan tak luak yang mana setiap satunya bernilai rendah dan tidak ekonomik untuk dikesan penempatannya secara satu persatu.

Bekalan pejabat merupakan alat tulis dan kelengkapan pejabat yang mana adalah aset dalam melaksanakan tugas rasmi.


PEROLEHAN INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT atau bandar yang sama

  • perlu mendapat kelulusan seperti peraturan

  • barang yang tersenarai dalam Kontrak Pusat hendaklah dibeli melalui kontrak berkenaan.

  • pembelian di luar kontrak pusat perlu dibuat selaras dengan peraturan kewangan

  • penerimaan bahan dari pembekal perlu diperiksa untuk memastikan menepati spesifikasi pesanan.


KAWALAN PENGGUNAAN atau bandar yang sama

  • merekod dengan lengkap, tepat dan diberi nombor

  • Pengeluaran bagi tujuan rasmi mengikut keperluan

  • pengeluaran perlu dilulus dan direkodkan

  • pengeluaran dilaksanakan secara MDKD

  • sistem kawalan secara berkomputer lebih sistematik

  • penyalahgunaan/kecuaian boleh diambil tindakan tatatertib atau surcaj


PENYIMPANAN atau bandar yang sama

  • tempat penyimpanan hendaklah mempunyai ciri- ciri keselamatan mengikut kesesuaian jenis aset.

  • sesuai mengikut fizikal dan ciri-ciri aset

  • aset dalam proses pelupusan disimpan di tempat selamat untuk mengelakkan kehilangan


PENYELENGGARAAN atau bandar yang sama

  • penyelenggaraan peralatan dibuat secara terancang mengikut jadual

  • perjanjian perkhidmatan penyelenggaraan dibuat dengan pembekal yang dilantik

  • aktiviti penyelenggaraan hendaklah direkodkan

  • penyelenggaraan hendaklah dibuat penilaian


PEMERIKSAAN atau bandar yang sama

  • baki dalam buku rekod hendaklah sama dengan baki dalam simpanan

  • berkeadaan sempurna

  • tempoh penggunaan belum luput

  • stok mencukupi mengikut had keperluan

  • disimpan di tempat yang ditetapkan

  • Sijil Pemeriksaan Inventori dan Bekalan Pejabat dikemukakan kepada KSU Kementerian


SEKIAN atau bandar yang sama

DAN

TERIMA KASIH


ad