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Programa en Gestión Profesional de Proyectos Administración del Costo Instructor: Ing. Ezequiel Chávez Alcaraz Enero, 2009. Ing. Ezequiel Chávez Alcaraz Puesto: Profesor de Planta del Departamento de Ingeniería Eléctrica y Electrónica.

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Presentation Transcript

Programa en Gestión Profesional de Proyectos

Administración del Costo

Instructor:

Ing. Ezequiel Chávez Alcaraz

Enero, 2009


Ing. Ezequiel Chávez Alcaraz

Puesto:

Profesor de Planta del Departamento de Ingeniería Eléctrica y Electrónica.

Institución: Tecnológico de Monterrey. Campus Estado de México.

Estudios:

Maestría en Ética Aplicada. Universidad Católica de Lovaina, Bélgica. 2003

Maestría en Técnicas Aeronáuticas y Espaciales con especialidad en Lanzadores y Satélites. École Nationale Supérieure de l’Aéronautique et de l’Espace, Sup’Aéro. Francia. 1994

Estudios de licenciatura en Ingeniería Aeronáutica. Instituto Politécnico Nacional. México. 1992.

Especialidad:

El maestro es profesor del ITESM-CEM de materias como: Procesamiento Digital de Señales, Señales y Sistemas, Circuitos Eléctricos, Dibujo Computarizado, Vibraciones Mecánicas, Mecánica de Materiales y Valores en el Ejercicio Profesional.

Actividades Profesionales:

Trabajó en el diseño aerodinámico del proyecto de aeronave a control remoto Tlalloc del IPN. En 1993 trabajó en el proyecto de Ensamble, Integración y Pruebas del satélite de observación remota ERS-II de la Agencia Espacial Europea.

De 1994 a 1996 trabajó como asesor de la oficina de Proyectos Espaciales en el Instituto Mexicano de Comunicaciones donde fue asesor en el proyecto del satélite de telecomunicaciones Solidaridad II . De 1996 a 1998 estuvo encargado de la oficina de Asuntos Espaciales en la Comisión Federal de Telecomunicaciones y participó como asesor en la licitación del satélite SATMEX V además de participar en otros proyectos con diversas agencias como la NASA y la ESA. Estuvo a cargo de la fase de Integración del proyecto interinstitucional del Micro-satélite SATEX.

De 1999 a 2001 estuvo a cargo del proyecto ARIES para el diseño de un microsatélite de observación remota.

Ha sido docente desde 1994 tanto en el IPN como en el ITESM. De 2004 a 2006 fue director de las carreras de Ingeniería en Sistemas Electrónicos e Ingeniería en Tecnologías de la Información en el ITESM. Actualmente es profesor de tiempo completo en el Departamento de Ingeniería Eléctrica y Electrónica.

En 2002 recibió el reconocimiento del campus al profesor mejor evaluado y actualmente está en proceso de certificación PMP del Project Management Institute.


Objetivos de aprendizaje
Objetivos de Aprendizaje

  • Conocer los conceptos fundamentales de la formulación y evaluación de proyectos y su relación con la administración del proyecto.

  • Identificar las actividades y procesos requeridos para el manejo efectivo de los costos en el proyecto.

  • Describir el plan de administración del costo.

  • Conocer las técnicas y herramientas necesarias para la administración de costos en los proyectos desde su estimación hasta su aplicación.

  • Utilizar software especializado de administración de proyectos para la planeación y control de los costos del proyecto.


Agenda
Agenda:

Administración de Costos

  • Estimación de costos.

  • Preparación del Presupuesto.

  • Control de costos.


Evaluaci n del m dulo
Evaluación del módulo:

1.- Puntualidad y Participación 20%

2.- Ejercicios durante el módulo 20%

3.- Caso de tarea. 40%

4.- Examen 20%


Project cost management

Project Cost Management

Capítulo 7

PMBOK®


Administraci n del costo
Administración del Costo

“ La Administración de los Costos del proyecto incluye los procesos involucrados en la planificación, estimación, preparación del presupuesto y control de costos de manera que el proyecto se pueda completar dentro del presupuesto aprobado.” PMBOK®.

Introducción


Los procesos
Los Procesos

Cost Management

Cost Estimating

Cost Control

Cost Budgeting

Introducción


Los procesos1
Los Procesos

O sea, cuánto se espera que cueste cada actividad que se va a realizar. El costo de cada actividad se estima en función del tiempo, material y cualquier otro factor que pueda intervenir

Se requiere tener una idea clara del trabajo que se va a hacer y cuánto tiempo se tardará en hacerlo

  • Estimación de Costos: Desarrollar una aproximación de los costos de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto.

  • Presupuestación de Costos: Sumar los costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo a fin de establecer una línea base de costo.

  • Control de Costos: Influir sobre los factores que crean variaciones del costo y controlar los cambios en el presupuesto del proyecto.

Exactamente como las líneas base de alcance y de tiempo. Todos los gastos futuros serán comparados con ella.

Controlar los costos significa saber siempre cómo se esta haciendo realmente el trabajo , en comparación a cómo se pensaba que sería hecho.

También quiere decir dar seguimiento al trabajo real realizado (actual work) en relación al presupuestado

Introducción


Plan de administraci n del proyecto

Project Management Plan

Scope Management Plan

Time Management Plan

Cost Management Plan

Quality Management Plan

HR Management Plan

Communication Management Plan

Risk Management Plan

ProcurementManagement Plan

Plan de Administración del Proyecto

  • Milestone list

  • Scope Statement

  • WBS

  • Time baseline

  • Cost baseline

  • Quality baseline

  • Risk Breakdown Structure

  • Risk register

  • Resource list

  • Resource calendar

  • Change control systems

Introducción


Plan de administraci n del costo
Plan de Administración del Costo

El plan de administración del costo dispone el formato y establece los criterios para planificar, estructurar, estimar, preparar el presupuesto y controlar los costos del proyecto. Puede incluir lo siguiente:

  • Nivel de precisión

  • Unidades de medida

  • Enlaces con los procedimientos de la organización

  • Reglas de valor ganado

  • Formatos de informe

  • Descripciones del proceso

Introducción



Estimaci n de costos
Estimación de Costos

  • “Desarrollar una aproximación de los costos de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto.” PMBOK®.

Imagen tomada de PMP Head First. Ver ref.

Los costos de las actividades del cronograma se estiman para todos los recursos que se cargarán al proyecto. Esto incluye, entre otros, la mano de obra, los materiales, los equipos, los servicios y las instalaciones, así como categorías especiales tales como una asignación por inflación o un costo por contingencia.

Estimación de Costos


Major reasons why projects fail
MajorReasonsWhyProjectsFail...

  • Poor financial estimates.

  • No systematic planning process.

  • Estimates are based on guesses NOT standards or history.

  • Harold Kerzner

Estimación de Costos


Proceso de estimaci n de costos
Proceso de Estimación de Costos

Estimación de Costos


Procesos de administraci n del costo1

PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN DEL COSTO

Entradas

Técnicas y Herramientas

Salidas

Estimación de Costos


Entradas inputs
EntradasInputs

Imagen tomada de PMP Head First. Ver ref.


Factores ambientales de la empresa
Factores Ambientales de la Empresa

El proceso de estimación de costos considera:

  • Condiciones del mercado:

    • Qué productos, servicios y resultados están disponibles en el mercado, quién los tiene y en qué términos y condiciones.

  • Bases de datos comerciales:

    • Generalmente, la información de las tasas de costos de recursos se pueden obtener de bases de datos comerciales que realizan el seguimiento de las habilidades y los costos de los recursos humanos, y proporcionan costos estándar para materiales y equipos. Las listas de precios de proveedores son otra fuente de información.

Imagen tomada de PMP Head First. Ver ref.

Estimación de Costos - Entradas


Activos de los procesos de la organizaci n
Activos de los Procesos de la Organización

  • Políticas de estimación de costos.

  • Plantillas de estimación de costos.

  • Información histórica.

  • Archivos del proyecto.

  • Conocimiento (knowledge) del equipo del proyecto.

  • Lecciones aprendidas.

Estimación de Costos - Entradas


Wbs edt y su diccionario
WBS (EDT) y su Diccionario

  • La estructura de desglose del trabajo del proyecto suministra la relación entre todos los componentes del proyecto y los productos entregables del proyecto.

  • El diccionario de la WBS y los enunciados detallados del trabajo proporcionan una identificación de los entregables.

Estimación de Costos - Entradas


Wbs vs obs

OBS

(Organizational Breakdown Structure).

Organization

WBS

Manufacturing

Engineering

Testing

1.3

CAD-CAM-CAE

1

1.2

1.2.1

1.1

1.2.1

Paquetede Trabajo

Cuenta de Control

Chart of accounts: Sistema de numeración utilizado para monitorear los costos del proyecto por categoría

WBS vs. OBS

Code of accounts: Sistema de numeración que identifica de forma única cada elemento de la WBS

Design

Estimación de Costos - Entradas


Wbs obs identificaci n de elementos de costo
WBS / OBS / Identificación de elementos de costo

Estimación de Costos - Entradas


Plan de administraci n del proyecto1
Plan de Administración del Proyecto

  • Plan de gestión del cronograma:

    • El tipo y la cantidad de recursos, y la cantidad de tiempo que dichos recursos se aplican para concluir el trabajo del proyecto.

  • Plan de gestión del personal:

    • Los atributos de selección del personal del proyecto y los costos del personal

  • Registro de riesgos:

    • Los riesgos (oportunidades o amenazas) típicamente tienen un impacto en los elementos de tiempo y costo del proyecto.

Estimación de Costos - Entradas


Procesos de administraci n del costo2

PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN DEL COSTO

Entradas

Técnicas y Herramientas

Salidas

Estimación de Costos


Recordando algunas herramientas y técnicas para la estimación de tiempo… y costos!

  • Bottom-up estimating

  • B. Analogousestimating

  • C. Project management software

  • D. Parametricestimating

Tomado de PMP Head First. Ver referencia.


Estimados por analog a
Estimados por Analogía estimación de tiempo… y costos!

Los estimados de Orden de Magnitud se usan sólo al inicio del proyecto. La tolerancia aquí es de -25% a 75% *

  • También conocidos como estimados Top-Down o de orden de magnitud (ROM).

  • Implica usar el costo real de proyectos anteriores similares como base para estimar el costo del proyecto actual.

  • Se utiliza frecuentemente cuando la cantidad de información detallada sobre el proyecto es limitada (fases tempranas).

  • Se basa en el juicio de expertos (expertjudgement).

Estimación de Costos – T & H


Determinaci n de tarifas de costos de recursos
Determinación de Tarifas de Costos de Recursos estimación de tiempo… y costos!

Determining Resource Cost Rates

  • Implica conocer las tarifas de costos unitarios de los recursos tales como el costo de personal por hora o el costo por unidad de materiales.

  • Fuentes de información:

    • Contratos

    • Bases de datos comerciales

    • Listas de precios de proveedores

Estimación de Costos – T & H


Estimaci n ascendente o definitiva
ESTIMACIÓN ASCENDENTE O DEFINITIVA estimación de tiempo… y costos!

Bottom – Up Estimating

  • Esta técnica implica estimar el costo de paquetes de trabajo o actividades individuales del cronograma con el nivel más bajo de detalle.

  • Este costo se resume o acumula en los niveles de la WBS para calcular el costo total del proyecto.

  • El equipo del proyecto debe analizar el “costo-beneficio” de la utilización de esta técnica.

Estimación de Costos – T & H


Estimaci n param trica
Estimación Paramétrica estimación de tiempo… y costos!

  • Esta técnica utiliza una relación estadística entre los datos históricos y otras variables (ej. metros cuadrados de construcción, líneas de código en software) para calcular la estimación de costos.

  • El equipo del proyecto debe identificar correctamente los parámetros aplicables a cada actividad o recurso a ser estimado.

Estimación de Costos – T & H


Otras t cnicas y herramientas
Otras Técnicas y Herramientas estimación de tiempo… y costos!

  • Software de Administración de Proyectos(Project Management software) como hojas de cálculo, software de estimación o herramientas de simulación y estadística.

  • Propuestas para Licitaciones(VendorBidAnalysis).

  • Análisis de reserva(Reserve Analysis) asignaciones para contingencia.

  • Costos de Calidad (Cost of Quality).

Se tienen que determinar los costos relacionados con las actividades de administración de la calidad. Debido a que es más barato encontrar defectos temprano en el proyecto que tarde. Siempre hay costos de calidad relacionados con todo lo que produzca tu proyecto. El Costo de Calidad es tan solo la forma de mantener un récord de esas actividades.

Estimación de Costos – T & H


Tabla de variaciones
Tabla de Variaciones estimación de tiempo… y costos!

Estimación de Costos – T & H


Algunas definiciones tiles
Algunas definiciones útiles estimación de tiempo… y costos!

BenefitCost Ratio (BCR)

Thisistheamount of money a projectisgoingtomake versus howmuchitwillcosttobuildit. Generallyifthebenefitishigherthanthecost, theprojectis a goodinvestment. Theformatis 3.65:1 meaningthatthebenefits of theprojectoutweightthecosts 3.65 to 1.

OpportunityCost

Itiswhatyougive up, orleaveonthetabletotakeanotheropportunity. Forexampleifyoutake a $75’000 a yearjobover a $60’000 a yearjob, thentheopportunitycost of takingthe $75’000 jobis $60’000.

You’ll need to know what standard depreciation and accelerated depreciation are! (See also Sum of the year’s digits and Double declining balance (DDB).

Depreciation

Thisistherate at whichyourproject loses valueovertiem. Istheprocess of devaluating capital assets in thetaxsystem. Capital assests are thosethat are purchased and depreciatedover time likeequipment, vehicles and technologyinfrastructure.


Valor del dinero en el tiempo
VALOR DEL DINERO EN EL TIEMPO estimación de tiempo… y costos!

Time Value of Money

  • Un concepto central en al análisis de la factibilidad de un proyecto es el valor del dinero en el tiempo.

  • Debido a que el dinero puede ganar un rendimiento, su valor depende del periodo en el que se recibe.

  • Los flujos de efectivo que se reciben en diferentes periodos de tiempo deben convertirse a un valor equivalente común para poder ser comparados.

Ejercicios 1,2 y 3


Valor futuro
Valor Futuro estimación de tiempo… y costos!

FutureValue

  • El valor futuro del dinero es el valor de una cantidad invertida hoy después de haber generado un rendimiento durante un número de periodos dados.

¿Cuánto acumularía una inversión inicial de $100 durante 5 años a una tasa de interés del 5% anual?


Valor del dinero en el tiempo1
Valor del dinero en el tiempo estimación de tiempo… y costos!

Hoy

Año 5

5%

5%

5%

5%

5%

$100.00

$127.63


Valor presente
Valor Presente estimación de tiempo… y costos!

PresentValue

  • ¿Qué es el valor presente del dinero?

  • Es el valor monetario actual de una cantidad pagada en el futuro bajo una tasa de interés.

  • Un flujo futuro de dinero en el tiempo cero se conoce como su valor presente.

  • El proceso de calcular el valor presente es conocido como el cálculo de flujos descontados.


Valor presente1
Valor Presente estimación de tiempo… y costos!

¿Cuál es el valor presente de $127.63 recibidos 5 años adelante si la tasa de interés es del 5% anual?

Respuesta: $100.00


Valor del dinero en el tiempo2
Valor del dinero en el tiempo estimación de tiempo… y costos!

Hoy

5 años

5%

5%

5%

5%

5%

$100.00

$127.63

El valor presente de $127.63 en 5

años a una tasa del 5% anual

Ejercicio 4


Indicadores de rentabilidad en proyectos
Indicadores estimación de tiempo… y costos! de Rentabilidad en Proyectos

  • Payback Period

  • Valor PresenteNeto (VPN) Net present value (NPV)

  • TasaInterna de Retorno (TIR) Internal rate of return (IRR)


Problema
Problema estimación de tiempo… y costos!

Un project manager está considerando la compra de un equipo a un costo de $70,000 y una vida útil de 5 años.

El valor de rescate de la inversión es de $10,000.

El equipo incrementará las ganancias de la empresa en $20,000 por año.

El costo de capital es del 10%.

¿Es la inversión aceptable?


Payback period
Payback Period estimación de tiempo… y costos!

  • Este indicador es utilizado como una medida “rápida” de la rentabilidad de un proyecto.

  • También se le conoce como Payout Time.

  • Se define en unidades de tiempo (meses o años).

  • Es el tiempo en que el flujo de efectivo acumulado se hace 0.

  • Este indicador no considera el valor del dinero en el tiempo.


Payback period1
Payback Period estimación de tiempo… y costos!

  • El payback period, calcula el número de periodos necesarios para recuperar la inversión inicial.

Payback time = 70,000 ÷ 20,000

= 3.5 years


Net present value npv

0 estimación de tiempo… y costos!

1

2

3

4

Net PresentValue (NPV)

  • Examina el valor total de los flujos de efectivo en el periodo 0.

  • “i” es la tasa de interés que debe ser lograda, o el costo de capital.

  • Si NPV > 0, el proyecto es rentable.


Net present value npv1
Net estimación de tiempo… y costos!PresentValue (NPV)

  • El valor presente neto es la suma de los valores presentes de los flujos de efectivos asociados al proyecto.

  • Este indicador es el más recomendado y reconocido para calcular la rentabilidad de un proyecto.

  • Considera el valor del dinero en el tiempo.


Net present value npv2
Net estimación de tiempo… y costos!PresentValue (NPV)

PeriodsAmountPV FactorPresent Value

0 ($70,000) 1.0000 ($70,000.00)

1 20,000 0.9091 18,181.82

2 20,000 0.8264 16,528.93

3 20,000 0.7513 15,026.30

4 20,000 0.6830 13,660.27

5 30,000 0.6209 18,627.64

Total $12,024.96

Ejercicios 10 y 11


Tasa interna de retorno tir
TASA INTERNA DE RETORNO (TIR) estimación de tiempo… y costos!

InternalRate of Return (IIR)

  • La TIR se define como la tasa de interés que resulta en un valor presente neto igual a cero, se interpreta como el retorno generado por la inversión.

  • En general si la TIR es mayor que el retorno esperado del proyecto o costo de capital, el proyecto es aceptado.


Tasa interna de retorno tir1
Tasa Interna de Retorno (TIR) estimación de tiempo… y costos!

  • La tasa interna de retorno (internalrate of returnor IRR) es la tasa actual de retorno esperada de la inversión.

  • La TIR es la tasa de descuento que hace el valor presente neto del proyecto igual a cero.


Tasa interna de retorno tir2
Tasa Interna de Retorno (TIR) estimación de tiempo… y costos!

Internal Rate of Return: 16.14%

PeriodsAmountPV FactorPresent Value

0 ($70,000) 1.0000 ($70,000.00)

1 20,000 0.8610 17,220.60

2 20,000 0.7414 14,827.45

3 20,000 0.6383 12,766.87

4 20,000 0.5496 10,992.66

5 30,000 0.4733 14,197.51

Total $ 5.09

Ejercicio 12


Regla para la selecci n de un proyecto
Regla para la selección de un Proyecto estimación de tiempo… y costos!

Si se tiene que elegir entre varios proyectos de inversión se debe seleccionar aquel con mayor NPV o IIR y cualquiera de los dos debe ser positivo.


Procesos de administraci n del costo3

PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN DEL COSTO estimación de tiempo… y costos!

Entradas

Técnicas y Herramientas

Salidas

Estimación de Costos


Salidas del proceso de estimaci n
Salidas del Proceso de Estimación estimación de tiempo… y costos!

  • Estimación del Costo de las Actividades:Incluye mano de obra, materiales, servicios, equipos, instalaciones y categorías especiales (inflación o contingencias).

  • Información de Soporte: Documentación de las bases para la estimación, nivel de detalle, rangos de tolerancia, supuestos y restricciones.

  • Cambios Solicitados.

  • Plan de Costo (actualizaciones): Impacto de las solicitudes de cambio aprobadas.

Estimación de Costos - Salidas


Procesos de administraci n del costo4

PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN DEL COSTO estimación de tiempo… y costos!

Presupuestación de Costos


Preparaci n del presupuesto de costos
Preparación del Presupuesto estimación de tiempo… y costos!de Costos

“La preparación del presupuesto de costos implica sumar los costos estimados de las actividades del cronograma o paquetes de trabajo individuales para establecer una línea base de costo total, a fin de medir el rendimiento del proyecto”

PMBOK®

Presupuesto


Presupuesto de costos
Presupuesto de Costos estimación de tiempo… y costos!

Presupuesto


PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN DEL COSTO estimación de tiempo… y costos!

Presupuestación de Costos

Entradas

Técnicas y Herramientas

Salidas


Entradas para la presupuestaci n
Entradas para la estimación de tiempo… y costos!Presupuestación

Las dos principales salidas del proceso de estimación se convierten en las principales entradas para la construcción del presupuesto que está basado en estas estimaciones.


Entradas para la presupuestaci n1
Entradas para la Presupuestación estimación de tiempo… y costos!

  • Cronograma del Proyecto: Esta información se utiliza para sumar costos a los periodos del calendario cuando se planifica incurrir en dichos costos.

  • Calendario de Recursos: Documentación de periodos laborables y no laborables de los recursos.

  • Contratos:La información del contrato relacionada con los productos, servicios o resultados que se han comprado y sus costos.

Presupuesto - Entradas


Procesos de administraci n del costo5

PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN DEL COSTO estimación de tiempo… y costos!

Entradas

Técnicas y Herramientas

Salidas

Presupuesto de Costos


T cnicas y herramientas de presupuestaci n
Técnicas y Herramientas de Presupuestación estimación de tiempo… y costos!

  • Suma de costos (CostAggregation): Las estimaciones de costos de las actividades se suman por paquetes de trabajo de acuerdo con la WBS.

  • Conciliación del Límite de Financiamiento (FundingLimitReconciliation):Los gastos de fondos se concilian con los límites de financiamiento establecidos por el cliente o la organización ejecutante sobre el desembolso de fondos para el proyecto

El producto final de estas iteraciones en la planeación es una línea base de costo para el proyecto

Presupuestación – T&H


L nea base de costo
Línea Base de Costo estimación de tiempo… y costos!

  • La línea base de costo es el presupuesto distribuido en el tiempo que se usa como base para medir, supervisar y controlar el rendimiento general del costo del proyecto.

  • Se desarrolla sumando los costos estimados por periodo y normalmente se presenta gráficamente como una Curva S.

  • Los proyectos grandes pueden tener múltiples líneas base de costos por recurso.

Presupuestación – T&H


Curva s

Línea Base Acumulada estimación de tiempo… y costos!

Tiempo

Actividades

Curva S

Costo Acumulado $

Presupuestación – T&H


L nea base
Línea Base estimación de tiempo… y costos!

100

Porcentaje acumulado del presupuesto aprobado

Costo Acumulado

90

70

50

30

Presupuesto

Periodo 1

0

Periodo N

Inicio

Cierre

Presupuestación – T&H


100 estimación de tiempo… y costos!

Porcentaje acumulado del presupuesto aprobado

Costo Acumulado

90

Cost Baseline

70

50

Budget by Early

Start Dates

30

Budget by Late

Start Dates

Periodo 1

0

Periodo N

Inicio

Cierre

Presupuestación – T&H


C lculo de la l nea base de costo
Cálculo de la Línea Base de Costo estimación de tiempo… y costos!

Presupuestación – T&H


Ejercicio 1 l nea base
Ejercicio 1. Línea Base estimación de tiempo… y costos!

  • Se está planeando un proyecto para el que se obtuvo la información de la siguiente tabla. El costo directo por hora hombre de los recursos es de $100. Se considera una semana laboral de 40 horas.

Presupuestación – T&H


Ejercicio 1 l nea base1
Ejercicio 1. Línea Base estimación de tiempo… y costos!

  • Elaborar y graficar la línea base de costo del proyecto:

    1. Manualmente (Utilizando MS Excel).

    2. Utilizando WINQSB.

    3. Utilizando MS Project.

Presupuestación – T&H


Pasos para obtener la l nea base en ms project
Pasos estimación de tiempo… y costos!paraobtener la línea base en MS Project

  • Mostrar la vista de gráfico de recursos.

  • Modificar la presentación del gráfico a “costo acumulado”.

  • Cambiar los estilos de barra por línea.

Presupuestación – T&H


Pasos para exportar la l nea base a excel
Pasos estimación de tiempo… y costos!paraexportar la línea base a Excel

  • Mostrar la vista barra de herramienta de análisis.

  • Seguir los 5 pasos del asistente “Análisis de datos de escala temporal en Excel”.

    • En el paso 2 del asistente indicar el campo “costo acumulado” para exportarse a Excel.

    • Revisar las unidades de tiempo en que se presentará la gráfica.

  • Dar la presentación que se desee en Excel.

Presupuestación – T&H


Caso 1 desarrollo de software

Caso 1. Desarrollo de Software estimación de tiempo… y costos!

Presupuestación – T&H


Caso 1 desarrollo de software1
Caso 1. Desarrollo de Software estimación de tiempo… y costos!

Una empresa está planeando el desarrollo de un sistema de información. Se han determinado las actividades y recursos necesarios para el proyecto basándose en experiencias anteriores. La siguiente tabla muestra dicha información.

Elaborar en MS Project:

El diagrama de Gantt

La Línea Base por Recurso

Exportar los datos a Excel y elaborar la línea base para el proyecto total.

Presupuestación – T&H


Caso 1. Desarrollo de Software estimación de tiempo… y costos!

Presupuestación – T&H


Caso 2 construcci n residencial

Caso 2. Construcción Residencial estimación de tiempo… y costos!

Presupuestación – T&H


Caso 2 construcci n residencial1
Caso 2. Construcción Residencial estimación de tiempo… y costos!

La empresa Desarrollos Urbanos S.A va a construir una residencia particular para lo cual se han determinado las actividades y los recursos necesarios para llevar acabo el proyecto. A continuación se presenta un resumen.

Elaborar en MS Project:

El diagrama de Gantt

La Línea Base por Recurso

Exportar los datos a Excel y elaborar la línea base para el proyecto total.

Presupuestación – T&H


Caso 2 construcci n residencial2
Caso 2. Construcción Residencial estimación de tiempo… y costos!

Presupuestación – T&H


Procesos de administraci n del costo6

PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN DEL COSTO estimación de tiempo… y costos!

Entradas

Técnicas y Herramientas

Salidas

Presupuesto de Costos


Presupuestaci n salidas
Presupuestación - Salidas estimación de tiempo… y costos!

  • Línea base de costo.

  • Requerimientos para el financiamiento del proyecto.

  • Plan de Administración del Costo (actualizaciones)

  • Cambios Solicitados

Presupuestación - Salidas


Procesos de administraci n del costo7

PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN DEL COSTO estimación de tiempo… y costos!

Control de Costos


Control de costos
Control de Costos estimación de tiempo… y costos!

  • Este proceso incluye, entre otras cosas :

    • Influir sobre los factores que producen cambios en la línea base de costo.

    • Asegurar que los posible sobre-costos no afecten el financiamiento autorizado para el proyecto.

    • Realizar el seguimiento de los rendimientos de costos para detectar y entender las variaciones en la línea base.

    • Actuar para mantener los costos esperados dentro de los límites aceptables.

Control de Costos


Some project facts
Some estimación de tiempo… y costos! Project Facts…

“ In a Standish Group Study of software projects in both the public and private sectors, nearly 90% of the studied projects failed due to the cost and time overruns. In addition, more than 33% were cancelled before they ever came to completion. Nearly one third of the companies studied experienced cost overruns of 150-200%, with projects cost coming in with an average overrun of 189%of the original cost estimate. Likewise, time overruns experienced similar difficulties. Over one third of all the companies in the study report time overruns of 200-300%, with and average overrun being 222% of the original time estimate.

Failure records like these can be interpreted to mean that project management tools and techniques are not being effectively used and applied. Overall, failed and challenged projects alone cost US companies and government agencies an estimated $145 billion per year.”

(Chaos, 2004)

Control de Costos


Proceso de control de costos
Proceso de Control de Costos estimación de tiempo… y costos!

Control de Costos


Procesos de administraci n del costo8

PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN DEL COSTO estimación de tiempo… y costos!

Entradas

Técnicas y Herramientas

Salidas

Control de Costos


Control de costos entradas
Control de Costos - estimación de tiempo… y costos!Entradas

  • Informes de rendimiento:

    Proporcionan información sobre el rendimiento del costo y de los recursos como resultado del avance real del trabajo.

  • Información sobre el rendimiento del trabajo: Incluye el estado y costo de las actividades del proyecto que se están realizando:

    • Entregables completados y no completados.

    • Costos incurridos.

    • Estimaciones de terminación de actividades.

    • Porcentaje completado de actividades programadas.

Control de Costos - Entradas


Procesos de administraci n del costo9

PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN DEL COSTO estimación de tiempo… y costos!

Entradas

Técnicas y Herramientas

Salidas

Control de Costos


An lisis de medici n del rendimiento
ANÁLISIS DE MEDICIÓN DEL RENDIMIENTO estimación de tiempo… y costos!

Performance Measurement Analysis

  • Está técnica ayuda a evaluar la magnitud de las variaciones

  • Se basa en la técnica de valor ganado (Earned Value Technique)

  • Reglas para medir el desempeño:

    • 50/50

    • 0/100 Actividades de corta duración

    • Prorrateado Actividades de larga duración

    • Otras

Control de Costos T&H


Earned value technique and the triple constraint

Quality estimación de tiempo… y costos!

Cost

EarnedValueTechniqueand the Triple Constraint

Time

Control de Costos T&H


Earned value and project management
Earned estimación de tiempo… y costos!Value and Project Management


Valores clave
Valores Clave estimación de tiempo… y costos!

  • PV = PlannedValue.Budgetcost of workschedule (BCWS).

  • EV = EarnedValue. Budgetcost of workperformed (BCWP).

  • AC = Actual Cost. Actual cost of workperformed (ACWP).

  • BAC= Budget at Completion.

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Earned value technique

Cost estimación de tiempo… y costos!

Budget Cost of Work

Schedule

PV

Actual Cost of Work Performed

AC

Budget Cost of Work

Performed

EV

Time

Earned Value Technique

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Earned value technique1

Cost estimación de tiempo… y costos!

Schedule Variance

SV = EV - PV

PV

Budget

Delay

AC

Cost Variance

Overbudget

CV = EV - AC

EV

Time

Earned Value Technique

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Earned value cost indicators
Earned Value Cost Indicators estimación de tiempo… y costos!

Control de Costos T&H


Earned value schedule indicators
Earned estimación de tiempo… y costos!Value Schedule Indicators

Control de Costos T&H


Ejercicio 2 indicadores
Ejercicio 2. estimación de tiempo… y costos!Indicadores

Encontrar el mejor y el peor caso de los siguientes comportamientos en un mismo proyecto.

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Pron sticos
Pronósticos estimación de tiempo… y costos!

Los pronósticos consisten en realizar estimaciones o predicciones de las condiciones en el futuro del proyecto basándose en la información y los conocimientos disponibles en el momento de la proyección.

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Valores clave1
Valores Clave estimación de tiempo… y costos!

  • BAC=Budget at Completion = Total cumulative PV of original schedule.

  • EAC=Estimate at Completion = Budget of theprojectbasedon actual perfomance.

  • ETC =Estimateto Complete = Estimateto complete theremainingworkontheproject.

  • VAC=Variance at Completion = Diferencebetwen original budget and the new estimate.

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Forecasting

EAC estimación de tiempo… y costos!

Cost

Overbudget

forecast

BAC

Time delay

forecast

PV

AC

EV

Time

Forecasting

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Control de Costos T&H estimación de tiempo… y costos!


Formas alternativas de calcular eac
Formas alternativas de calcular EAC estimación de tiempo… y costos!

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To complete performance index
To Complete Performance Index estimación de tiempo… y costos!

  • TCPI indicates the level of performance that you must achieve to reach the original budget (BAC).

Efficiency needed on CPI

Efficiency needed on SPI

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Earned Value Technique Summary estimación de tiempo… y costos!

Control de Costos T&H


Earned value performance measures
Earned estimación de tiempo… y costos!Value Performance Measures

Control de Costos T&H


Interpretation of performance measures
Interpretation estimación de tiempo… y costos! of Performance Measures

Control de Costos T&H


Implementaci n de evm en la administraci n de proyectos
Implementación de EVM en la Administración de Proyectos estimación de tiempo… y costos!

  • Establecer una línea base para medir el desempeño del proyecto:

    • Descomponer el alcance del proyecto a un nivel manejable.

    • Asignar la responsabilidad de cada entregable de forma precisa.

    • Desarrollar un línea base de costo para cada entregable.

    • Determinar los indicadores de EV aplicables a cada entregable.

    • Mantener integridad en la línea base a lo largo del proyecto.

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Implementaci n de evm en la administraci n de proyectos1
Implementación de EVM en la Administración de Proyectos estimación de tiempo… y costos!

  • Medir y analizar el desempeño del proyecto:

    • Registrar la utilización de recursos durante la ejecución del proyecto.

    • Objetivamente medir el progreso del trabajo realizado en cada actividad.

    • Analizar y pronosticar el desempeño del proyecto en tiempo y costo.

    • Reportar problemas en el desempeño del proyecto y/o tomar acciones correctivas.

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Practice estimación de tiempo… y costos! Standard forEarnedValue Management ®


Ejercicio 3 indicadores
Ejercicio 3. Indicadores estimación de tiempo… y costos!

A un Jefe de Proyecto de la compañía Delta Corporation se le ha asignado un proyecto con un costo por 143,000 US Dls, presupuestado de la siguiente manera:

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Ejercicio 3 indicadores1

ESTADO DEL PROYECTO estimación de tiempo… y costos!

% AVANCE

EV

AC

PV

ACTIVIDAD

AB

100.0

23,500

AC

60.0

19,200

AD

87.5

37,500

BC

50.0

8,000

BE

50.0

5,500

93,700

TOTAL

Ejercicio 3. Indicadores

El proyecto lleva ocho semanas de desarrollo y el Comité de Dirección de Proyectos le ha solicitado le presente el estado del proyecto; por lo que el Jefe de Proyecto ha preparado el siguiente reporte:

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Ejercicio 3 indicadores2
Ejercicio 3. Indicadores estimación de tiempo… y costos!

Calcular lo siguiente:

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Control de costos en ms project

Control de Costos en estimación de tiempo… y costos!

MS PROJECT


Ejercicio 4 indicadores
Ejercicio 4. Indicadores estimación de tiempo… y costos!

Se está planeando un proyecto para el que se obtuvo la información de la siguiente tabla. El costo directo por hora hombre de los recursos es de $100. Se considera una semana laboral de 40 horas.

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Ejercicio 4 indicadores1
Ejercicio 4. Indicadores estimación de tiempo… y costos!

Al terminar la tercera semana se reportó un avance de 100% en las actividades A y C, y un 50% en las actividades B y E, con un gasto real de $200,000 (Considerar: C:10K, B:40K,A:125K,E:25K).

  • Calcular el avance del proyecto

  • Haga un análisis del avance en programa del proyecto e indique si el proyecto va adelantado o atrasado, y por cuánto en porcentaje.

  • Haga un análisis del gasto e indique si se ha ahorrado o sobregastado, y por cuánto en porcentaje.

  • Si se hace una proyección de las tendencias actuales, ¿cuál sería el estimado del costo actualizado?

Control de Costos T&H


Pasos para obtener el an lisis de valor ganado en ms project
Pasos estimación de tiempo… y costos!paraobtener el análisis de valor ganado en MS Project

  • Salvar el documento ya autorizado, como línea base.

  • Colocar la fecha de actualización o de corte.

  • Presentar la vista del Gantt de seguimiento.

  • Actualizar el % de avance de las actividades.

    • Cuando alguna actividad haya comenzado antes de su fecha programada cambiar su fecha de inicio.

Colocar en la tabla de costos los datos reales.

Observar la tabla de indicadores de costo y programación de valor ganado y el reporte natural de Project.

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Indicadores en ms project en espa ol
Indicadores en MS Project en español estimación de tiempo… y costos!

Control de Costos T&H


Caso 3 proyecto de consultor a

Caso 3. Proyecto de Consultoría estimación de tiempo… y costos!


Proyecto de consultor a

Considere estimación de tiempo… y costos!que una empresa va a prestar un servicio de consultoría a una corporación que ofrece servicios financieros. Para este proyecto se ha recabado la siguiente información.

Proyecto de Consultoría


Proyecto de consultor a1
Proyecto de Consultoría estimación de tiempo… y costos!

En el día 30 de desarrollo del proyecto se revisaron los avances y los costos reales del proyecto determinando lo siguiente:

Elaborar:

Un reporte ejecutivo del seguimiento del proyecto en los aspectos relevantes de costo y tiempo anexando las salidas de computadora.


Control de costos t cnicas y herramientas
Control de Costos – Técnicas y Herramientas estimación de tiempo… y costos!

  • Sistema de Control de Cambios del Costo:Documentado en el plan de administración del proyecto, define los procedimientos por los cuales la línea base de costo puede ser modificada. Incluye los formularios, la documentación, los sistemas de seguimiento y los niveles de aprobación necesarios para autorizar cambios. Forma parte del Sistema de Control Integral de Cambios.

Control de Costos T&H


Control de costos t cnicas y herramientas1
Control de Costos – Técnicas y Herramientas estimación de tiempo… y costos!

  • Revisiones del Rendimiento del Proyecto:Comparan el rendimiento del costo a lo largo del tiempo. Se utiliza en combinación con una o más de las siguientes técnicas:

    • Análisis de variaciones (VarianceAnalysis).

    • Análisis de tendencias.(Forecasting)

    • Técnica del Valor Devengado (EarnedValueTechnique)

Control de Costos T&H


Frecuencia de control
Frecuencia de Control estimación de tiempo… y costos!

Control de Costos T&H


Control de costos t cnicas y herramientas2
Control de Costos – Técnicas y Herramientas estimación de tiempo… y costos!

  • Software de Administración de Proyectos: Por ejemplo las hojas de cálculo computarizadas se utilizan para medir continuamente los valores PV, AC y EV y predecir los efectos de los cambios o las variaciones.

  • Administración de las variaciones:

    El plan de administración del costo describe como se gestionarán las variaciones de costo en el proyecto.

Control de Costos T&H


Procesos de administraci n del costo10

PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN DEL COSTO estimación de tiempo… y costos!

Entradas

Técnicas y Herramientas

Salidas

Control de Costos


Control de costos salidas
Control de Costos - Salidas estimación de tiempo… y costos!

  • Estimaciones de costo (actualizaciones) Modificaciones en la información de costos utilizada para gestionar el proyecto.

  • Línea Base de Costo (actualizaciones) Cambios aprobados a la línea base.

  • Mediciones del rendimiento: Los valores de CV, SV, CPI y SPI calculados para los componentes de la WBS.

Control de Costos - Salidas


Control de costos salidas1
Control de Costos - Salidas estimación de tiempo… y costos!

  • Proyecciones: Los valores EAC, ETC y VAC calculados para el proyecto..

  • Cambios solicitados.

  • Activos de los procesos de la organización (actualizaciones): Lecciones aprendidas sobre las causas de las variaciones.

  • Plan de administración del proyecto (actualizaciones).

  • Acciones Correctivas Recomendadas.

Control de Costos - Salidas


Acciones correctivas con respecto al tiempo
Acciones Correctivas con Respecto al Tiempo estimación de tiempo… y costos!

  • Se pueden aumentar los recursos en número

  • Se pueden aumentar a través de tiempo extra.

  • Se pueden mejorar los rendimientos.

  • Se pueden traslapar actividades

  • Se pueden posponer vacaciones

  • Se pueden modificar los calendarios de trabajo.

Control de Costos - Salidas


Acciones correctivas con respecto al costo
Acciones Correctivas con Respecto al Costo estimación de tiempo… y costos!

  • Buscar otra solución que esté dentro de presupuesto.

  • Reducir el alcance en otro concepto del presupuesto para balancear la diferencia en costo.

  • Asignar una porción del disponible para contingencias. Si y sólo si, este disponible se ha gastado en forma razonable.

  • Informar que el presupuesto estará sobregirado y conseguir la autorización antes de que los gastos se efectúen.

Control de Costos - Salidas


Bibliograf a
Bibliografía estimación de tiempo… y costos!

  • PMI. “A Guide to the Project Management Body of Knowledge PMBOK Guide”. Edición 2004.

  • Jennifer Greene & Andrew Stellman. Head First PMP. O’Reilly. 2007

  • Harold Kerzner. “Project Management, (A systems approach to planning, scheduling, and controlling)”, Wiley& Sons, séptima edición.

  • Pedro Briseño. “Administración y Dirección de Proyectos (Un enfoque práctico)”, McGraw-Hill, segunda edición.

  • Whitten, Bentley & Dittman. “Systems Analysis and Design Methods”, McGraw-Hill, quinta edición, capítulo 4.

  • Project Planning, Scheduling & Control, James P. Lewis,McGraw-Hill


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