Instructivo para el procedimiento de importaciones
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Instructivo para el Procedimiento de Importaciones. VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA División de Administración de Bienes y Servicios Sección de Compras y Administración de Bienes 2005. OBJETIVO.

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Presentation Transcript


Instructivo para el procedimiento de importaciones

Instructivo para el Procedimiento de Importaciones

VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA

División de Administración de Bienes y Servicios

Sección de Compras y Administración de Bienes

2005


Objetivo

OBJETIVO

  • Presentar a la comunidad Universitaria, los procedimientos relacionados con las importaciones para la Universidad del valle.


Contenido

Solicitud de Importación4

Solicitud de Factura Proforma5

Trámite con Agente Aduanero6

Elaboración y tramite del Registro de Disponibilidad Presupuestal7

Trámite de Licencia de Importación8

Exoneración de IVA por aportes de

Colciencias10

Pago a Proveedores12

Impresión de Orden Contractual

de Importación14

Pago al Agente de Aduanas15

Recepción del bien16

Ajustes al Valor de nacionalización19

Confirmación de Legalización del Bien20

CONTENIDO

Pág.


1 realizar solicitud de importaci n

1. Realizar solicitud de Importación

Jefe Unidad

Ordenador de Gasto

Autoriza Solicitud de Importación.

Diligenciar Formato de solicitud de importaciones (Ver anexo), junto con reporte técnico y cotizaciones

Operario Unidad

Operario Unidad

Envía Solicitud de Importación, CDP y Cotización a la Sección de Compras y Administración de Bienes. Si importación es > a 200 SMMLV, adjunta Formato de Estudio y Convivencia

Elabora y tramita Certificado de Disponibilidad Presupuestal


2 solicitud de factura proforma

2. Solicitud de Factura Proforma

  • La Factura Proforma debe ir a nombre de la Universidad del Valle

Funcionario Compras

Funcionario Compras

Verifica Solicitud

en el Formato

Registra datos para

solicitar Factura Proforma

Funcionario Compras

Envía Solicitud de Factura Proforma al Proveedor

Proveedor

Funcionario Compras

Ingresa información de la Proforma (días de entrega, garantía, seguros, valor, medidas aproximadas de peso, volumen, cantidad)

Envía Factura Proforma a Sección de Compras y Administración de Bienes


3 tramite con agente aduanero

3.Tramite con Agente Aduanero

  • Si el peso del bien es mayor a 26 Kg o el costo supera los US $1000, se realizan las actividades de nacionalización de los bienes.

Funcionario Compras

Agente de Aduanas

Genera Solicitud para preliquidación (Costos por tramites del Agente de Aduanas) anexa y envía comunicación de solicitud al Agente.

Envía preliquidación (Costo Aproximado del valor del tramite de nacionalización)

Funcionario Compras

Ingresa Datos al Sistema de la preliquidación (gastos de nacionalización, derechos arancelarios, etc)


4 elaboraci n y tramite del registro de disponibilidad presupuestal

4. Elaboración y tramite del Registro de Disponibilidad Presupuestal

Funcionario Compras

Operario Unidad -

Funcionario Compras

Envía información de la preforma y de la preliquidación al operario de la Unidad solicitante

Elaborar y tramitar los Registro de Disponibilidad Presupuestal que correspondan (Agente de Aduanas y Proveedor)

Funcionario Compras

Completar preliquidación (Costo de Nacionalización) y orden contractual de importación con los números de los Registros Presupuéstales


5 tramite de licencia de importaci n 1 2

5. Tramite de Licencia de Importación (1/2)

  • Tramite de licencia de Importación (Sólo para bienes mayores a US$1.000 y peso mayor a 26 Kg

Funcionario Compras

Agente Aduanero

Envía Solicitud de Licencia de Importación

Envía Borrador de la Licencia de Importación

Jefe Sección de Compras

y Administracion de Bienes

Agente Aduanero

Corrige Borrador y envía para firma de la Sección de Compras y Administración de Bienes

Revisa y aprueba borrador


5 tramite de licencia de importaci n 2 2

5. Tramite de Licencia de Importación (2/2)

Jefe Sección de Compras

y Administracion de Bienes

Agente Aduanero

Firma el original de la Licencia de importación

Tramita y obtiene la Licencia de Importación. Envía a la Sección de Compras y Administración de Bienes.

Funcionario Compras

Ingresa fecha, numero e información de la Licencia al sistema.


6 exenci n de iva por aporte de colciencias 1 2

6. Exención de IVA por aporte de COLCIENCIAS (1/2)

Funcionario Compras

Funcionario Compras

Imprime solicitud y anexa comunicación a COLCIENCIAS

Genera solicitud de exoneración de IVA

Rector

Funcionario Compras

Envía Solicitud a COLCIENCIAS

Firma Solicitud


Instructivo para el procedimiento de importaciones

6. Exención de IVA por aporte de COLCIENCIAS (2/2)

Funcionario Compras

Funcionario Compras

Envía notificación firmada por el Rector a la Oficina de la Universidad del Valle en Bogota, para realizar tramite pertinente ante COLCIENCIAS.

Recibe notificación de COLCIENCIAS informando sobre la Resolución de exención de IVA

Asesor Univalle

Bogota

Funcionario Compras

Reclama Resolución de COLCIENCIAS donde se especifica exoneración de IVA. Envía a la Sección de Compras y Administración de Bienes.

Registra número de Resolución, número de licencia de importación y valor del bien en en us$


7 pago a proveedores 1 2

7. Pago a Proveedores (1/2)

Funcionario Compras

Funcionario Compras

Ingresa los datos del proveedor en SABS

Imprime Solicitud y anexa al Registro Presupuestal

Funcionario Compras

Existe solicitud de carta de crédito??

Si

No

Funcionario Compras

Funcionario Compras

Elabora Solicitud a la Sección de Pagaduría y anexa CDP. Firma Jefe Sección de Compras y Administración de Bienes

Elabora y tramita solicitud de pago en Interfinanzas)


Instructivo para el procedimiento de importaciones

7. Pago a Proveedores (2/2)

Profesional Presupuesto

Funcionario Compras

Revisa Documentos y registra la información

Entrega información a la Sección de Presupuesto

Profesional Presupuesto

Profesional Pagaduría

Entrega Documentos a la Sección de Pagaduría

Realiza los tramites para el traslado Bancario

Profesional Pagaduría

Envía confirmación del traslado (Swift) a la Sección de Compras y Administración de Bienes


8 impresi n de la orden contractual de importaci n

8. Impresión de la Orden Contractual de Importación

Funcionario Compras

Funcionario Compras

Imprime Orden Contractual de Importación

Verifica el Pago al Proveedor

Jefe Sección de Compras

y Administracion de Bienes

Funcionario Compras

Envía Orden Contractual de Importación al proveedor, con información del giro, o carta de crédito e instrucciones de envío y de uso, con la autorización del Jefe de la Sección de Compras y Administración de Bienes

Envía Comunicación al Proveedor con la confirmación de la transferencia para enviar artículos


9 pago al agente de aduanas

9. Pago al Agente de Aduanas

Funcionario Compras -

Operario Unidad

Funcionario Compras /

Operario Unidad

Elabora presolicitud de pago en SABS.

Elabora Solicitud de pago en Interfinanzas

Profesional Pagaduria

Tramita el Pago al Agente de Aduanas


10 recepci n del bien 1 3

10. Recepción del Bien (1/3)

Funcionario Compras

Funcionario Compras

Recibe notificación de la entrada del bien en el Deposito Aduanero

Notifica al Agente Aduanero de la entrada del bien (información enviada por el deposito)

Agente Aduanero

Tramita nacionalización de mercancía


Instructivo para el procedimiento de importaciones

10. Recepción del Bien (2/3)

Agente Aduanero

Funcionario Compras

Entrega a la Sección de Compras y Administración de Bienes, los bienes importados.

Recibe la factura del Agente, factores de nacionalización y los bienes recibidos

Funcionario Compras

Funcionario Compras

Confronta la factura con la orden contractual de importación realizada

Confronta y asigna cantidades y precios reales


Instructivo para el procedimiento de importaciones

10. Recepción del Bien (3/3)

Funcionario Compras

Empleado Unidad

Asigna y envía el bien a la persona solicitante

Recibe y acepta el bien adquirido

Funcionario Compras

Ejecuta el procedimiento de registro y marcado del bien.


11 ajustes al valor de nacionalizaci n

11 Ajustes al valor de nacionalización

  • En caso de que el cobro sea mayor (con base en las facturas) al valor inicial pagado, realizar el ajuste y trámite al Registro de Disponibilidad Presupuestal. En el caso de haber reembolso, se genera el documento para reembolso por parte del Funcionario de Compras.

Funcionario Compras

Funcionario Compras

Realiza y tramita la solicitud de pago, si el cobro es mayor al pagado, se realiza el procedimiento de “Pago al Agente de Aduanas”

Informa a la dependencia si hay reembolso por parte del Agente de Aduanas, para realizar los correspondientes ajustes presupuéstales

Operario Dependencia

Realiza Ajustes


12 confirmaci n de legalizaci n del bien

12. Confirmación de Legalización del Bien

Funcionario Compras

Ingresa información de los pagos reales realizados, costos de transporte, IVA y aranceles

Funcionario Compras

Envía comunicación a las Secciones de Contabilidad y Pagaduría, con la información de la importación, anexando documentos soportes


Para tener en cuenta

Al momento de Elaborar el Presupuesto de Importación:

Para tener en cuenta:

  • En el caso de bienes a ser importados directamente por la Universidad (pago directo a proveedor en el exterior), se debe tener en cuenta que el valor del bien o bienes debe ser liquidado a una Tasa Representativa de Mercado o Tasa de Cambio con incremento de porcentaje de aproximadamente 2% para prever el cambios en la Tasa.

  • En el caso de bienes menores a US$1000, el término INCOTERM de negociación es CIP y se debe también adicionar al presupuesto un porcentaje fijo del 26% por gastos de nacionalización. En el caso de bienes mayores a US$1000, el término INCOTERM de negociación es CPT y se debe adicionar al presupuesto un porcentaje entre el 18% y el 26% por gastos de nacionalización.


Para tener en cuenta1

Al momento de Elaborar el Presupuesto de Importación:

Para tener en cuenta:

  • Para ambos casos se debe adicionar un valor de U$40 dólares para cubrir pagos adicionales por concepto de gastos de envío de mensajes y comisiones bancarias, que se generan cuando tramitan pagos al exterior por importaciones.

  • Por aparte del presupuesto de importación se debe prever los costos de las instalaciones locativas, aditamentos, mantenimiento y puesta a punto de los equipos para la puesta de funcionamiento.


Para tener en cuenta2

Para tener en cuenta:

Al Realizar Pagos al Exterior en Divisas

  • La factura proforma debe estar a nombre de la Universidad del valle y no a nombre del profesor que hace la gestión.

  • La solicitud de pago debe llegar a la Sección de Presupuesto con el VoBo de la Oficina de Compras y Administración de Bienes y Servicios.

  • La Dependencia debe indicar claramente los datos de transferencia. Dichos datos debe ser:

    • Nombre de la cuenta

    • Nombre del Banco

    • Número de la Cuenta

    • Código IBAN, SWIFT, ABA (según sea el caso)

    • Dirección de Banco

    • Ciudad, País


Para tener en cuenta3

Para tener en cuenta:

Al Realizar Pagos al Exterior en Divisas

  • Debe especificarse claramente las condiciones de despacho, por ejemplo: a la confirmación de pago, 10 – 15 días, etc.

  • Cuando un pedido llega al extranjero mediante correo, este llega con una guía aérea, dicha guía aérea debe ser entregado junto con la factura y el informe de recepción a la Sección de Tesorería, con el fin de dar cumplimiento a la circular externa CDIN-31 de junio 6 de 2000, que estableció la obligación de los importadores. El no cumplimiento causa sanción en cabeza del representante Legal del Importador.


Para tener en cuenta4

Para tener en cuenta:

Al Realizar Pagos de Servicios en Divisas

  • En el caso de matriculas académicas en el exterior de los profesores de la Universidad, deberán enviar a la Sección de Tesorería el comprobante o constancia que expide dicha universidad después de realizar el pago

  • En el caso de cuotas de afiliación o sostenimiento a organismos internacionales, uso de bases de datos, basta con que la Dependencia firme la Solicitud de Pago en el campo de “Recibido a satisfacción” o enviar a la Sección de Tesorería un Cumplido


Para tener en cuenta5

Para tener en cuenta:

Al Realizar Pagos de Servicios en Divisas

  • Cuando se pagan inscripción a cursos, deberán enviar a la Sección de Tesorería copia de la constancia de asistencia al curso, expedido por la Entidad que presto el Servicio.

  • Cuando son servicio de suscripción a revistas o documentos, se deberá incluir en la factura los números incluidos en la suscripción y posteriormente la Dependencia deberá enviar periódicamente y cada que llegue la revista una constancia que indique el número recibido y el número de Solicitud de Pago con el que se realizo dicha suscripción. Así mismo se recuerda que dichas revistas deben estar catalogadas por la Biblioteca Mario Carvajal, así no estén disponibles en la Biblioteca, sino en la Facultad.


Para tener en cuenta6

Para tener en cuenta:

En el caso de Ingresos por concepto de Divisas

  • Cuando alguna dependencia de la universidad firme algún contrato con un Organismo Internacional, deberá llevar copia de dicho contrato a la Sección de Tesorería con el fin de ser reportado al Banco de la republica.

  • Cuando no existe contrato se debe informar a la Sección de Tesorería claramente el concepto del ingreso para así mismo reportarlo a las dependencias de Vigilancia y Control.


Anexos

ANEXOS


Formato de solicitud de importaciones

Formato de Solicitud de Importaciones


Anotaciones

Anotaciones


Instructivo para el procedimiento de importaciones

VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA

División de Administración de Bienes y Servicios

Sección de Compras y Administración de Bienes

Tel. 321 22 11 - 3391709

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