Business Process Outsourcing

Business Process Outsourcing Аутсорсинг расчета зарплаты и кадрового администрирования. Что Вам необходимо знать заранее?

Содержание • Основные этапы принятия решений об аутсорсинге в компании • «Страхи» при передаче функции на аутсорсинг • Как выбрать компании для участия в тендере? • С какими проблемами может столкнуться клиент при передаче на аутсорсинг функций расчета заработной платы и кадрового администрирования • Оптимизация затрат: как это работает на практике • Преимущества и недостатки передачи на аутсорсинг функций расчета заработной платы. • Каким компаниям интересен комплексный аутсорсинг? • Кадровый аудит и помощь в прохождении проверок трудовой инспекции, практические советы • Другие советы аутсорсинговых компаний • Рассмотрение бизнес-кейсов из опыта аутсорсингового подразделения BDO

Причины принятия решения об аутсорсинге Главный бухгалтер тратит слишком много времени на выяснение отношений с отделом кадров Потребность в снижении затрат на функцию Быстрый рост или сокращение бизнеса Частичная загрузка бухгалтеров(или неэффективная загрузка) Нет регламентов документооборота, или они есть,но не работают Аутсорсинг

НОРМАТИВ ТРУДОЗАТРАТ ДЛЯ БУХГАЛТЕРОВ и КАДРОВИКОВ НА ПРОЦЕССЫ

ЭТАПЫ ОЦЕНКИ СТОИМОСТИ И ПЕРЕХОДАНА АУТСОРСИНГ • Анализ процессов, обсуждение возможности перераспределения функций • Применение нормативов, определение необходимого числа бухгалтеров • Определение стоимости аутсорсинга исходя из необходимого числа бухгалтеров • Перевод функции на аутсорсинг, внедрение регламентов

Основные «страхи» при передаче функции на аутсорсинг • Я знаю коллег, которые работали с аутсорсингом и были недовольны • Затраты на функцию не сократятся, а возрастут • Я потеряю контроль над процессом • Я потеряю гибкость • Возникнет риск потери конфиденциальности данных о зарплате

Основные «страхи» пре передаче функции на аутсорсинг • Я знаю коллег, которые работали с аутсорсингом и были недовольны • Затраты на функцию не сократятся, а возрастут • Я потеряю контроль над процессом • Я потеряю гибкость • Возникнет риск потери конфиденциальности данных о зарплате

Критерии выбора провайдеров аутсорсинга • Рейтинги • Проверка списка рекомендаций клиентов • Опыт на рынке • Наличие сертификата ISO 9000 • Полис страховой ответственности • Наличие плана непрерывности

Экономия при использовании аутсорсинга (пример расчета)

Как контролировать затраты на аутсорсинг • Внимательно проанализировать состав регулярных и дополнительных услуг • Попросите Провайдера сформировать пакет услуг по принципу «все включено» • Обсудите подробно – какие функции придется выполнять вам • Проинформируйте провайдера о том, что счета на доп. услуги не будут оплачиваться, если их стоимость не согласована заранее

Критерии выбора провайдеров аутсорсинга • Рейтинги • Проверка списка рекомендаций клиентов • Опыт на рынке • Наличие сертификата ISO 9000 • Полис страховой ответственности • Наличие плана непрерывности

Основные риски при переводе функции на аутсорсинг • На начальном этапе: • не выдерживаются сроки перехода • При регулярном оказании услугЖ • Приходится жить по регламентам • У сотрудников много вопросов • Ошибки при первом расчете

Как минимизировать риски • Задокументировать все процедуры • Включить в договор сроки реакции на запросы • Ваши сотрудники должны иметь доступ к системе Провайдера • Обсудите с Провайдером заранее – каковы процедуры на случай форс-мажоров • Уточните возможности эскалации вопросов • Попросите Провайдера провести встречи с сотрудниками для ответов на вопросы

Сравнительный анализ преимуществ и недостатков аутсорсинга с внутренней бухгалтерией Собственная бухгалтерия – «Против» Время руководства на организацию работы бухгалтерии, поиск новых сотрудников Капитализация затрат на техническое обеспечение бухгалтерии Реорганизация бизнеса затрудняется поскольку требуется реорганизация бухгалтерииВ случае ошибки бухгалтеров налоговые штрафы и пени платит КомпанияЗадачи по управлению бухгалтерией, ее обучению, мотивации, поиску новых сотрудников и т.д. лежит на Компании При увольнении главного бухгалтера возникают проблемы с правом подписи Аутсорсинг – «За» • Фокус руководства на основном бизнесе; организацией работы бухгалтерии занимается провайдер • Расходы на бухгалтерию - в составе операционных расходов • Исключение рисков получения некачественного сервиса, ответственности перед налоговыми органами и независимость от «человеческого фактора» • Конфиденциальность и безопасность персональных данных обеспечивается передовыми технологиями • Повышение качества и эффективности - создание и успешное внедрение внутренних регламентов между всеми подразделениями Компании и провайдера • Аутсорсинг – «Против» • Риск нарушения конфиденциальности данных; • Оплата операций, не предусмотренных договором

Преимущества аутсорсинга • Передача бизнес-процессов на аутсорсинг позволяет: • Сфокусировать ресурсы и внимание на основном бизнесе • Снизить инвестиции в процессы, не являющиеся ключевыми для бизнеса: переданные подрядчику, такие процессы не требуют капитальных вложений, а финансируются в рамках текущих операционных расходов • Сократить операционные затраты на поддержку передаваемых бизнес-процессов, включая расходы на персонал, содержание рабочего места, расходы на налоговые и юридические консультации • Получить доступ к лучшим ресурсам и стандартам ведения бизнеса для качественного выполнения вспомогательных функций • Сгладить процесс реорганизации компании путем передачи вспомогательных бизнес-процессов на аутсорсинг профессиональной компании, гибко реагирующей на изменяющиеся требования • Минимизировать риски: ответственность за риски, связанные с переданными на аутсорсинг функциями, несет провайдер услуг

Объем услуг по расчету заработной платы • Расчет заработной платы 4 раза в месяц (аванс + оклад + 2 межрасчета для расчета отпускных и выплат увольнящимся), прочих компенсационных выплат, предусмотренных законодательством Российской Федерации. • Формирование отчетов: расчетная ведомость, платежная ведомость, расчеты по листам временной нетрудоспособности, расчеты по командировкам, ведомость в банк (кассу), сводная ведомость по налогам • Расчет налогов, отчислений в фонды, расчет других налогов и сборов, связанных с выплатами в пользу физических лиц • Подготовка, сдача и защита форм обязательной отчетности в ИМНС, ФСС, ФОМС, ПФ и Госкомстат России, • Подготовка и сдача обязательной индивидуальной отчетности • Формирование платежных поручений для выплаты налогов • Формирование расчетных листков • Подготовка банковских файлов на выплату доходов для загрузки в систему банк-клиент • Подготовка файла выгрузки проводок по заработной плате в основную бухгалтерскую программу • Подготовка документов для камеральных и выездных проверок в отношении проверок в части Страховых взносов и НДФЛ за период оказания услуг BDO • Подготовка возражений по актам налоговых проверок за период оказания услуг BDO

НАШИ РЕШЕНИЯНаши решения для вашей выгоды • Универсальность наших решений и многолетний опыт работы с российскими и иностранными предприятиями различных форм собственности и отраслей экономики, позволяет нам сделать акцент на преимуществах, которые можно получить в результате сотрудничества с аутсорсинговым подразделением BDO в России. • Аутсорсинговое подразделение BDO в России разработало набор решений, каждое из которых максимально учитывает потребности определённого типа бизнеса. Универсальность данных решений, с одной стороны, и их гибкость, с другой, позволяют в сжатые сроки качественно решить задачи клиентов.

НАШИ РЕШЕНИЯ Решения для компаний, только начинающих свою деятельность Start up

РЕШЕНИЯ ДЛЯ START-UP • Возможность получения комплекса услуг у одной компании • Наличие большого штата специалистов узкого профиля • Наличие англоязычных специалистов всех направлений • Возможность адаптации внутрикорпоративных политик под российскую действительность

START-UPРасчёт заработной платы • Расчёт заработной платы для предприятий малого и среднего бизнеса • Организация и постановка расчёта заработной платы «с нуля» • Разработка Положения об оплате труда, премировании • Начисления заработной платы, и связанных с ней налоговых отчислений

НАШИ РЕШЕНИЯ Для филиалов и дочерних структур

РЕШЕНИЯ ДЛЯ ФИЛИАЛОВ И ДОЧЕРНИХ СТРУКТУР В РОССИИ • Опыт реализации процедур внешними бизнес-процессами • Понимание специфики и большой опыт работы с иностранными компаниями • Высокопрофессиональная клиентская служба • Англоговорящие специалисты различных отраслей • Большой опыт в адаптации корпоративной политики • Минимальная зависимость от человеческого фактора

ФИЛИАЛЫ И ДОЧЕРНИЕ СТРУКТУРЫ В РОССИИ Расчёт заработной платы • Проверка расчётов предыдущих периодов на соответствие законодательству и внутренним положениям • При необходимости пересчёт предыдущих периодов, сдача уточнённых отчётов • Оптимизация налогообложения

НАШИ РЕШЕНИЯ Для крупного бизнеса

РЕШЕНИЯ ДЛЯ КРУПНОГО БИЗНЕСА • Повышение управляемости в группе компаний за счет унификации и регламентации процедур • Возможность совмещения процесса перевода на аутсорсинг с вводом в компании новой системы мотивации и премирования сотрудников. • Использование возможностей ПО позволяет вести расчет нескольких юридических лиц в единой базе, видеть историю перемещений сотрудников из одной компании холдинга в другую, формировать отчеты по всей группе компаний. • Наличие высококвалифицированных специалистов 1С позволяет произвести специфические настройки для каждого Клиента • Возможность дополнительного сокращения издержек за счет масштаба

КРУПНЫЙ БИЗНЕСРасчёт заработной платы • Расчёт неограниченного числа сотрудников компании в единой базе, в том числе сотрудников филиалов с учётом региональных и других особенностей • Настройка программы для расчёта по единому алгоритму • Предоставление удалённого доступа уполномоченным представителям компании для ввода исходных данных, формирования отчётов, в том числе сотрудникам филиалов, распределённых на территории РФ • Расчёт заработной платы для ТОП менеджеров

ПРОГРАММА ОБЕСПЕЧЕНИЯ КАЧЕСТВА • Текущая политика качества определяет основные принципы контроля качества, включает самоконтроль, контроль, осуществляемый менеджерами, внутренний аудит, осуществляемый Отделом внутреннего контроля качества • Одна из основных функций Отдела методологии и контроля качества заключается в проведении внутренних проверок качества • В нашей компании существует отдел, ответственный за стандартизацию коммерческой деятельности. В компании существует план коммерческой деятельности, согласно которому осуществляются все новые меры нововведения • Технология расчёта заработной платы включает наиболее важные аспекты контроля • В нашей компании существуют специальные методы дополнительного контроля наиболее чувствительных участков расчёта заработной платы • Политика внутреннего общения определяет действия внутри BDO и с клиентами в случае разногласий • Договоры на оказание услуг определяет ответственность сторон, включая штрафные санкции в случае определённых разногласий

КОНФИДЕЦИАЛЬНОСТЬ И БЕЗОПАСНОСТЬ • Политика защиты информации • Обеспечение ограничения и строгой регламентации доступа к информации • Политика конфиденциальности информации: каждый работник подписывает соответствующие документы при поступлении на работу и в процессе неё. Дисциплинарные взыскания определяются согласно Трудовому законодательству • Информация клиента доступна только команде обслуживания в ограниченном составе и только в период участия в оказании услуг • Все права доступа определяются согласно позиции менеджера и его обязанностям. В случае увольнения сотрудника его право доступа сразу же аннулируется • Внутренняя и внешняя проверка наших информационных технологий проводится два раза в год • Вся электронная информация передаётся в зашифрованном виде. Все сотрудники BDO подписывают обязательство о неразглашении информации

Примеры сотрудничества: OBI • Аутсорсинг функций расчета заработной платы: • Международная розничная сеть широко представлена на рынках Западной и Восточной Европы: магазины сети работают в 10 странах мира, в том числе и в России. • В России - это шесть юридических лиц, 20 подразделений (магазинов) в разных регионах России, около 2600 сотрудников, которые работают в подразделениях компании в Санкт-Петербурге, Казани, Нижнем Новгороде, Омске, Екатеринбурге, Волгограде.

Примеры сотрудничества: OBI • Достигнутые результаты: • Спроектирована, настроена и внедрена система расчета заработной платы. Организован централизованный расчет для филиалов компании. В системе работает 30 пользователей, осуществляющих расчет заработной платы (бухгалтера по расчету заработной платы БДО) и просмотр результатов расчета (руководство и кадровые специалисты Компании) • Была сформирована команда для настройки нового для Клиента программного обеспечения в соответствии с требованиями компании. Команда объединяла специалистов розничной сети, программистов аутсорсингового подразделения BDO, осуществлявших настройку зарплатного модуля системы, и специалистов 1С франчайзи, настраивавших кадровый модуль. За короткий срок (менее двух месяцев) эта команда произвела настройку алгоритмов расчета заработной платы и кадровой функциональности. Период настройки совпал с изменениями в законодательстве РФ, в частности, с переходом с ЕСН на страховые взносы, что потребовало оперативной перенастройки системы и отчетов, установки соответствующих обновлений программного обеспечения.

Примеры сотрудничества: OBI • Достигнутые результаты: • Параллельно с настройкой программы была осуществлена конвертация данных из системы «HRB/Управление персоналом и расчет заработной платы» в 1С. Выверены персональные данные, расчеты с сотрудниками, расчеты налогов за 2 календарных года. В связи с жесткими требованиями по обеспечению безопасности данных и доступа к базам данных в офисе аутсорсингового подразделения BDO был развернут фрагмент компьютерной сети международной розничной сети, соединенный с основной сетью компании через защищенный, выделенный канал связи. • Для минимизации рисков начального периода работы в новой системе сотрудниками аутсорсингового подразделения BDO было проведено обучение сотрудников кадровой службы сети (15 человек), проведены тренинги по эффективному использованию программного обеспечения 1С для ввода кадровых данных к расчету заработной платы. • Для загрузки проводок в учетную систему SAP формируется специальный файл проводок по расчету заработной платы с аналитикой по подразделениям, по центрам финансовой ответственности.

Примеры сотрудничества: Аптечная сеть «36,6» • Аутсорсинг функции расчета заработной платы и кадрового администрирования • Аптечная сеть «36,6» - ведущая российская компания, динамично развивающаяся розничная сеть в области розничной продажи товаров для красоты и здоровья • Количество точек – более 600 аптек • Количество сотрудников – около 6 000 человек • География – более 20 регионов России

Примеры сотрудничества: Аптечная сеть «36,6» • Достигнутые результаты: • Разработана и внедрена система кадрового администрирования и расчета заработной платы на платформе 1С 8 в которой работает 27 пользователей (кадровиков и расчетчиков). • Автоматизирована сложная система мотивации, что позволило минимизировать ошибки и случаи злоупотребления, а также предоставило возможность изменять систему мотивации в случаенеобходимости. • В результате адаптации и доработки программного обеспечения под требования cети аптек 36,6, заказчик получил не только расчет заработной платы, но и систему, позволяющую формировать отчеты в необходимых компании разрезах для анализаи принятия управленческих решений. • Информация по персоналу тех компаний группы 36.6, которые находятся на обслуживании в аутсорсинговом подразделении BDO, объединена в универсальной базе данных, что позволяет автоматически получать сквозную отчетность и консолидированные данные, а также автоматически перемещать сотрудников между компаниями. • Благодаря разработанным регламентам аутсорсингового подразделения BDO повысилась дисциплина предоставления документов внутри самой компании.

Контактная информация Аутсорсинговое подразделение BDO Москва, 107023, ул. Малая Семёновская 9, стр.3, эт.3 Тел.: +7 (495) 7878-552/3Факс: +7 (495) 7878-554 e-mail:outsourcing@bdo.ruwww.bporus.ru

Business Process Outsourcing