Warszawa, 11 kwietnia 2011 r.

Konferencja dla beneficjentów realizujących projekty w ramach Priorytetu III PO KLWniosek o płatność krok po kroku DEPARTAMENT FUNDUSZY STRUKTURALNYCH INSTYTUCJA POŚREDNICZĄCA DLA PRIORYTETU III PO KL Warszawa, 11 kwietnia 2011 r. Data

Wniosek o płatność – krok po kroku • Wniosek o płatność a Generator Wniosków Płatniczych 3.2.8 • Wszystkie wnioski o płatność składane po dniu 1 kwietnia 2011 r. należy sporządzać w wersji 3.2.8 GWP udostępnionej m. in . na stronie www.efs.men.gov.pl; • Załącznik nr 2 należy przygotowywać w GWP pod rygorem odrzucenia wniosku o płatność ze względów formalnych; • Nowe pola: stawki jednostkowe i kwoty ryczałtowe w pkt 4 oraz kolumna zadania zlecone w załączniku 1; • Wymagany podpis pod załącznikiem nr 1 zarówno osoby opracowującej dokument jak i zatwierdzającej całość wniosku

Wniosek o płatność – krok po kroku Okres, za który składany jest wniosek (zgodny z harmonogramem płatności) Nr podpisanej umowy o dofinansowanie lub aneksu obowiązującego w dniu przedkładania wniosku Rodzaj płatności – „zaliczkowa” Kwota zgodna z harmonogramem płatności (pkt 10 wniosku), pierwszy wiersz kolumny „planowana kwota wnioskowana”

Wniosek o płatność – krok po kroku Dane osoby odpowiedzialnej za przygotowanie części dot. postępu finansowego Dane osoby odpowiedzialnej za przygotowanie części dot. postępu rzeczowego

Wniosek o płatność – krok po kroku Należy wykazać wydatki uznane za kwalifikowalne zgodnie z otrzymanymi „Informacjami o wynikach weryfikacji wniosku o płatność”, bez wydatków rozliczanych w danym wniosku Należy wypełnić zgodnie z zał. 1, na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków Zgodnie z umową koszty pośrednie rozliczane ryczałtem stanowią określony % poniesionych i udokumentowanych wydatków bezpośrednich pomniejszonych o wydatki sfinansowane w ramach cross-financingu

Wniosek o płatność – krok po kroku • Pkt 4 – Postęp finansowy realizacji projektu • Kolumny 1 i 2 – należy wpisywać dane zgodne z aktualną i zatwierdzoną przez IP wersją wniosku o dofinansowanie, możliwy jest import danych z GWA; • koszty personelu należy wykazywać w zależności od zapisów umowy/decyzji o dofinansowanie; • Wiersze 3.5 i 3.6 - stawki jednostkowe oraz kwoty ryczałtowe - wypełniane w przypadku projektów, w których umowy podpisano po 01.01.2011 r. bądź w projektach, w których umowy aneksowano zgodnie z zapisami „Zasad finansowania PO KL” z dnia 21 grudnia 2010 r.; • Kolumna 4 – kwoty należy pomniejszać o zatwierdzone przez IP korekty finansowe oraz o stwierdzone w projektach nieprawidłowości

Wniosek o płatność – krok po kroku • postęp rzeczowy powinien być zgodny z postępem finansowym projektu oraz powinien odzwierciadlać działania w odniesieniu do zadań wskazanych w harmonogramie działań wniosku o dofinansowanie oraz do wydatków ujętych w zał. Nr 1; • w przypadku, gdy zadanie zostało zrealizowane a beneficjent nie wykazuje we wniosku o płatność wydatków, należy w postępie rzeczowym napisać, iż działania zostały przeprowadzone oraz napisać, że wydatek zostanie rozliczony w kolejnym wniosku o płatność, podając przyczynę opóźnienia; • w przypadku, gdy beneficjent ma problemy z przeprowadzeniem danego zadania należy opisać to w pkt. 12 wniosku o płatność oraz określić, czy ewentualne opóźnienia, nie stanowią zagrożenia dla realizacji projektu; • w przypadku, gdy w danym okresie rozliczeniowym nie zaplanowano żadnych wydatków i działań, należy w tym punkcie zamieścić odpowiednią informację.

Wniosek o płatność – krok po kroku W przypadku gdy projekt nie wygeneruje przychodu w danym okresie rozliczeniowym, do wniosku o płatność należy załączyć stosowne oświadczenie lub wpisanie informacji, że projekt nie wygenerował przychodu i w kol. 2 wpisać kwotę 0,00 zł Przychodem nie są odsetki bankowe od otrzymanych transz dofinansowania W przypadku braku wykrycia korekt finansowych w danym okresie rozliczeniowym, do wniosku należy załączyć stosowne oświadczenie Nie należy wpisywać nazwy dokumentu księgowego, którego dot. korekta; faktura korygująca nie jest wydatkiem niekwalifikowalnym z definicji

Wniosek o płatność – krok po kroku Wartości narastające powinny wynikać z otrzymanych przez beneficjenta „Informacji o wynikach weryfikacji wniosku o płatność” (bez wydatków w obecnym okresie rozliczeniowym) W wierszu „budżet państwa” należy wpisać wszystkie wydatki przedstawiane do rozliczenia w danym wniosku o płatność (łącznie z kosztami pośrednimi)

Wniosek o płatność – krok po kroku • Całkowita wartość projektu – zgodnie z zawartą umową o dofinansowanie; • Środki przekazane dotychczas beneficjentowi w formie zaliczki – łączna kwota otrzymanych przez beneficjenta transz dofinansowania na dzień sporządzenia wniosku wraz o ostatnią transzą (pomniejszona o środki zwrócone na rachunek IP, z tytułu korekt finansowych, nieprawidłowości lub innych zwrotów); • Kwoty dotychczas rozliczonych środków – łączna kwota rozliczonych środków (narastająco), wynikająca z zatwierdzonych przez IP wniosków; • Kwota rozliczana niniejszym wnioskiem – całkowita kwota środków rozliczana danym wnioskiem.

Wniosek o płatność – krok po kroku • w harmonogramie płatności (pkt 10 wniosku) nie należy wykazywać okresu rozliczeniowego, za który składany jest dany wniosek; • suma kwot transz dofinansowania oraz suma kwot planowanych całkowitych wydatków do rozliczenia nie mogą przekraczać całkowitej kwoty dofinansowania, wynikającej z umowy o dofinansowanie; • wszelkie zmiany harmonogramu wymagają zgody IP; • dokonując modyfikacji harmonogramu należy pamiętać o kwocie wniesionego zabezpieczenia (w przypadku, gdy beneficjenta obowiązuje wniesienie zabezpieczenia); • nie należy pomniejszać kwot wykazanych w harmonogramie płatności o odsetki bankowe narosłe na rachunku projektu.

Wniosek o płatność – krok po kroku • Informacje na temat problemów/trudności związanych z realizacja projektu: • w przypadku, gdy nie wystąpiły problemy/trudności związane z realizacja projektu, należy odpowiednią informację umieścić w pkt 12 wniosku. Nie należy zostawiać niewypełnionych punktów we wniosku.

Wniosek o płatność – krok po kroku W kolumnie 5 – „Nazwa towaru lub usługi” należy wpisywać wyczerpującą informację, aby możliwa była jednoznaczna identyfikacja danego wydatku – zaleca się wpisywanie nr pozycji wydatku ze szczegółowego budżetu projektu; w przypadku refundacji, należy wpisać również datę refundacji z rachunku projektowego Nr dokumentu księgowego potwierdzającego wydatkowanie środków np. nr faktury, listy płac, noty księgowej Unikalny nr księgowy lub ewidencyjny nadany przez osobę prowadzącą ewidencję księgową lub księgi rachunkowe Należy wypełniać tylko w przypadku rozliczania kosztów pośrednich na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków

Wniosek o płatność – krok po kroku • Załącznik nr 1 • Kolumna 7 – „Zadania zlecone”, dotyczy jedynie projektów realizowanych zgodnie z „Zasadami finansowania PO KL” z dnia 21 grudnia 2010 r.; • Załącznik nr 1 sporządzony w Generatorze Wniosków Płatniczych wersja 3.2.8, powinien być podpisany przez osobę sporządzającą wniosek o płatność oraz przez uprawnioną osobę, zatwierdzającą wniosek po stronie beneficjenta

Wniosek o płatność – krok po kroku • Wyciągi bankowe: • Należy załączać pierwszą, ostatnią oraz zawierającą dany wydatek stronę wyciągu bankowego; • Wyciągi powinny być potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną; • W celu ułatwienia i przyspieszenia weryfikacji należy odpowiednio opisywać wyciągi poprzez wpisanie: • pozycji z zał. 1 przy odpowiedniej transakcji; • kwoty wydatków kwalifikowalnych (w przypadku gdy wydatek dotyczy kilku pozycji z zał. 1 lub gdy kwota wydatku na wyciągu jest inna niż kwota kwalifikowalna wydatku z zał. 1); • W przypadku braku możliwości opisania wyciągu, należy sporządzać stosowne zestawienia, pozwalające na określenie czy wydatki wykazane w zał. 1 zostały faktycznie poniesione i znajdują potwierdzenie dokonania płatności.

Wniosek o płatność – krok po kroku • wniosek o płatność służy rozliczeniu wydatków sfinansowanych z transz otrzymanych od IP, a wydatki poniesione z konta własnego beneficjenta podlegają obowiązkowo refundacji; • w związku z udostępnieniem przez IZ PO KL Generatora Wniosków płatniczych w wersji 3.2.8, wszystkie wnioski o płatność składane po 1 kwietnia 2011 r. należy sporządzać w tejże wersji Generatora; • tylko w uzasadnionych przypadkach we wniosku o płatność beneficjent może ująć wydatki zrealizowane ze środków własnych; • przygotowując wniosek o płatność należy pamiętać o przeksięgowaniu kosztów pośrednich przed złożeniem wniosku do IP (IP zaleca, aby dokonać stosownego przeksięgowania zaraz po zakończeniu okresu rozliczeniowego, ale przed upływem 10 dni roboczych przysługujących na złożenie wniosku); • rozliczający koszty pośrednie ryczałtem należy obowiązkowo rozliczać je wg % określonego w umowie;

Wniosek o płatność – krok po kroku • IP prosi, aby beneficjenci nie zasilali konta projektowego środkami własnymi, tylko płacili bezpośrednio z konta własnego instytucji; • należy pamiętać, że koszt oprogramowania nie stanowi wydatków w ramach cross-financingu, chyba że zwiększa wartość początkową środka trwałego; • nie należy ujmować zakupu jakiegokolwiek sprzętu w kosztach pośrednich; • nie należy zaliczać do cross-financingu wydatków, których wartość początkowa jest niższa od 10 % kwoty określonej w przepisach podatkowych, uprawniającej do dokonania jednorazowego odpisu amortyzacyjnego, tj. 350,00 PLN.

Dziękuję za uwagę Departament Funduszy Strukturalnych Ministerstwo Edukacji Narodowej al. J. Ch. Szucha 25, 00-918 Warszawa tel. 022 34 74 881 fax. 022 34 74 883 www.efs.men.gov.pl

Warszawa, 11 kwietnia 2011 r.