OHJE SHP:SSA TEHTÄVIEN TUTKIMUS- JA KOULUTUSHANKKEIDEN HALLINNOINNISTA

1. OHJE SHP:SSA TEHTÄVIEN TUTKIMUS- JA KOULUTUSHANKKEIDEN HALLINNOINNISTA P.Pöllänen dos, yl Tutkimus- ja koulutusjohtaja

2. Sopimusten neuvottelu ja laadinta • Kun aletaan valmistella ulkopuolisella rahoituksella toteutettavaa hanketta, projektin vastuullinen johtaja: • laatii alustavan suunnitelman hankkeen sisällöstä, budjetista ja rahoittajasta, • neuvottelee tulosyksikön johtajan kanssa toteuttamisen vaikutuksista yksikön toimintaan, • ottaa yhteyttä Kymshp:n Kehittämiskeskukseen projektin sopimus- tai rahoitusehtojen valmistelua varten (tutkimus- ja koulutusjohtajana toimiva yl P.Pöllänen) ja laatii projektille budjetin, jossa on otettu huomioon kaikki projektin kulut, • lähettää hakemuksen rahoittajalle ja aloittaa neuvottelut rahoittajan kanssa, • toimittaa Kymshp:n Kehittämiskeskukseen alkuperäisen rahoituspäätöksen tai sopimuskappaleen, • yhdessä Kehittämiskeskuksen kanssa laatii alihankkijasopimukset • pyytää eettisen toimikunnan lausunnon ja toimittaa sen Kehittämiskeskukseen • tekee ilmoituksen Lääkelaitokselle ja toimittaa kopiot Lääkelaitoksen kanssa käydystä kirjeenvaihdosta Kehittämiskeskukseen.

3. Projektitili, kun kaikki kunnossa • Kun kaikki edellä mainittu on toteutettu, projektille avataan Kymshp:n sisäinen projektitili projektin vastuullisen johtajan käyttöön. • Tälle tilille ohjataan kaikki projektin tulot ja sieltä maksetaan kaikki projektin menot

4. Pääsopimus rahoittajan ja Kymshp:n välinen • Kymshp:ssa ulkopuolisella rahoituksella toteutettavasta projektista tulee tehdä rahoittajan ja shp:n välinen sopimus kirjallisesti. • Kehittämiskeskus seuraa erityisesti, että kaikista tutkimuksista, joita tehdään shp:n infrastruktuuria käyttäen, tehdään sopimus shp:n ja tutkimuksen rahoittajan välillä. • Kymshp:ssa toteutettava projekti on Kymshp:n projekti, jonka rahoituksesta ja sopimusehdoista päättää Kymshp, ei sen yksittäinen työntekijä. • Sopimuksen allekirjoittavat Kymshp:n puolesta shp:n johtajaylilääkäri, tutkimus- ja koulutusjohtaja ja projektin vastuullinen johtaja. • Kymshp:n työntekijällä ei ole oikeutta allekirjoittaa rahoittajan kanssa tehtävää sopimusta eikä muuta sopimusta Kymshp:n nimissä. Työntekijän allekirjoittama sopimus ei sido Kymshp:a eikä sen yksikköä.

5. Sisäinen sopimus Kymshp:n kehittämiskeskuksen ja tutkijan välillä • Kymshp tekee projektiin osallistuvien tutkijoiden kanssa sisäisen sopimuksen mm. luottamuksellisuudesta, julkaisu-oikeuksista, tuloksia koskevien oikeuksien siirrosta ja projektin toteuttamisesta siinä laajuudessa kuin Kymshp:n ja ulkopuolisen rahoittajan välisessä sopimuksessa edellytetään.

6. Liiketaloudellinen vai yhteisrahoitteinen hanke? • Hanke voi olla yhteisrahoitteinen tai liiketaloudellinen • Liiketaloudellisessa hankkeessa rahoittaja vastaa kaikista kustannuksista ja saa yksinoikeuden tuloksiin • Yhteisrahoitteisessa hankkeessa shp osallistuu kustannuksiin, tulokset ovat yhteisiä ja julkisia

7. Tilattu hanke - liiketaloudellinen suorite • Liiketaloudellisia suoritteita ovat: • 1) tilatut tutkimukset, • 2) täydennyskoulutus, • 3) muut palvelutehtävät • Omakustannushinta on liiketaloudellisten suoritteiden minimihinta. Siihen on pääsääntöisesti lisättävä voittolisä ellei markkinatilanne salli ylempää tai edellytä alempaa hintaa. • Liiketaloudellisista suoritteista on pyrittävä perimään voittoa tuottava hinta myös julkisen sektorin organisaatiossa, kuten Kymshp:ssa.

8. Budjetin oikea laatiminen oleellista • Budjetin teossa otettava huomioon: • lakisääteiset sivukulut 40 % • ALV 22 % • shp:n työvoiman käytöstä perittävä korvaus • shp:n erityislaitteiden käytöstä perittävä korvaus • yleis- ja tilakustannuslisä (overhead) 30 % • voittolisä 12 % • markkinalisä (harkinnanvarainen, voi olla negatiivinenkin) • odotettavissa olevat työehtosopimusten mukaiset palkankorotukset jne.

9. Budjetin oikea laatiminen oleellista • Usein esitetään vain, mitä tilaaja on maksamassa ja menopuoli on täysin puutteellisesti arvioitu • shp:n kulut infrastruktuurin ylläpitämisestä julkisin varoin usein täysin unohdettu • shp ei voi kuitenkaan antaa julkisin varoin ylläpidettyä infrastruktuuriaan yksityissektorin liiketaloudelliseen hyötyyn tähtäävän tuotekehittelyn käyttöön ilmaiseksi

10. Budjetin oikea laatiminen • Lataa Kymshp:n projektien budjettien laatimista varten Excel-pohja osoitteesta http://www.kymshp.fi/koulutus/?sk_group_id=8&sk_page_id=1 .

11. Sivukulujen muodostuminen • Henkilösivukustannukset muodostuvat seuraavista (laskettava budjettiin): • Varsinainen palkka (sis. vuosiloma-ajan palkan) 100 % • + lomaraha 6 % • + sairausajan palkka (sijaisen palkka) 6,1 % • Sosiaaliturvamaksu 4,00 % • Eläkeperusteinen eläkemaksu 3,30 % • Työtapaturmamaksu 0,25 % • Työttömyysvakuutusmaksu 2,95 % • KuEL-maksu palkkaper. 16,50 % • Taloudellinen tuki (KEVA ryhmähenkivak.) 0,10 % • Varhaistyöttömyyden työkyv.maksu 0,80 % • Lisät yhteensä 40 % • Työkustannukset yhteensä 140 %

12. Yleiskustannusten muodostuminen • Yleiskustannukset (osuus toimintayksikön ja keskitettyjen palveluiden sekä sidotun pääoman kustannuksista): laskennallisesti 20 % erilliskustannuksista. • Tilakustannukset ovat laskennallisesti 10 % erilliskustannuksista. • Yleis- ja tilakustannukset ovat siten yhteensä 30 % erilliskustannuksista. • Alle 10000 Euron projekteissa yleis- ja tilakustannuksiksi merkitään 15 %.

13. YLEISKUSTANNUSTEN OSAT BRUTOSTA • Tietoverkko ja –palvelut 5,0 % • puhelinlinjat, • atk-verkko, laitteet ja ohjelmistot, päivitykset • kirjasto, posti ym. • atk-tuki • Keskushallinto 5,0 % • kirjanpito, palkanlaskenta, • henkilöstörekisteri • tutkimuspalvelut, tiedotus • Tilat 5,0 % • vuokrat, • puhtaanapito, • sähkö, lämmitys, • huolto ym. YHTEENSÄ 15,0%

14. YLEISKUSTANNUSTEN OSAT • Kun budjetoidusta 30 prosentin yleis- ja tilakustannuserästä on vähennetty em. 15 %, jää yleiskustannusosuuden loppuosa suoritteen tuottaneelle yksikölle. Tämä loppuosa laskennallisesti kattaa toimintayksikön omat kulut.

15. YLEISKUSTANNUSTEN OSAT • Toimintayksikkö (toimintayksikön oma infrastruktuuri) 8 % • OVERHEAD ELI YLEIS- JA TILAKUSTANNUKSET yht. 15 % + 8 % = 23 % brutosta (= n. 30 % erilliskustannuksista)

16. Esimerkki 1 (yhteisrahoitteinen projekti) • Oletetaan, että projektin ainoana erilliskustannuksena on työkustannuksia 10000 Euroa. Kun erilliskustannuksiin lisätään yleis- ja tilakustannuslisä 30 % erilliskustannuksista (voittolisää ei tässä esimerkissä ole otettu huomioon), ovat kokonaiskustannukset eli perittävät bruttotulot tai saatu kokonaisrahoitus 13000 Euroa. Automaattisesti perittävä 15 % bruttotulosta on tällöin 1950 Euroa. Tämä 1950 Euroa on erilliskustannuksista eli 10000 eurosta 19,5 %.

17. Esimerkki 2 (Liiketaloudellinen projekti) • Oletetaan, että projektin ainoana erilliskustannuksena on työkustannuksia 10000 Euroa. Kun erilliskustannuksiin lisätään yleis- ja tilakustannuslisä 30 % erilliskustannuksista + 12 % voittolisää, ovat kokonaiskustannukset eli perittävät bruttotulot tai saatu kokonaisrahoitus 14200 Euroa. Automaattisesti perittävä 15 % bruttotulosta + toimintayksikön oman infrastruktuurin kulut 8 %, yht. 23 %, on tällöin 3266 Euroa. Tämä 3266 Euroa on erilliskustannuksista eli 10000 eurosta 32,7 %.

18. SPONSORI MAKSAA AINA ALV:N • Kaikissa Kymshp:n projekteissa sponsori maksaa arvonlisäveron

19. Laki ja direktiivit • Ihmistä koskevan tutkimuksen oikeaa suorittamista säätelevät • Laki lääketieteellisestä tutkimuksesta • direktiivi 2001/20/EU • direktiivi 2005/28/EU • Kaikki nämä vaativat ICH-GCP:n toteuttamista • GCP = ”Good Clinical Practice” = tarkka ohjeistus ihmistä koskevan tutkimuksen eettisesti oikeasta suorittamisesta

20. Laki ja direktiivit II • Arvonlisäverolaki • Liiketaloudellisesta projektista (myynnistä) peritään aina ALV 22 % markkinahinnasta • TILAAJA MAKSAA AINA ALV:N

21. Valvonta tehostuu: neuvontaa tarvitaan • Uusi direktiivi 2005/28/EU (annettu 04/2005) korostaa nimenomaan valvonnan tehostamista • Tarkastuskäyntejä voi tulla myös Kymshp:in • Ei ole varaa poiketa Laista ja direktiiveistä

22. Kehittämiskeskuksen tutkimuspalvelut • Kymshp:n Kehittämiskeskus tehostaa tutkimusten oikean suorittamisen valvontaa ja neuvontaa • Kaikkien tutkimusprojektien on kuljettava Kehittämiskeskuksen kautta • Tutkijoiden on otettava Kehittämiskeskukseen yhteyttä jo projektin suunnitteluvaiheessa