PROJETOS DE GESTÃO DO CONHECIMENTO E GED EM ESCRITÓRIOS DE ADVOCACIA

1. PROJETOS DE GESTÃO DO CONHECIMENTO E GED EM ESCRITÓRIOS DE ADVOCACIA Auta Rojas Barreto INFOIMAGEM 2002

2. Cenário Atual Ambiente Competitivo Necessidade de Inovação constante Desenvolvimento Pessoal permanente Aumento de Produtividade Intensa Comunicação Tempo escasso Qualidade em todas as etapas dos serviços oferecidos

3. Escritórios de AdvocaciaExemplo de organização da Sociedade do Conhecimento Equipes com “expertises” complexas, constituídas de especialistas em questões legais e no “business” dos clientes A relação com os clientes faz parte de seu Capital Relacional O Capital Intelectual é seu grande patrimônio São organizações que aprendem

4. Conhecimento Explícito, Documentado, capturado em Documentos, Planos, Bancos de Dados,Normas, E=mails e outros Conhecimento Tácito, Não Documentado, Idéias Experiências. Compartilhar & Reutilizar Conhecimento= Otimização do tempo Escritórios de Advocacia no mundo dos negócios sem fronteira Base de Conhecimento

5. Informações NecessáriasConhecimento explícito Conhecimento interno Produção Jurídica Produção Intelectual Doutrina, Legislação, Jurisprudência Informações do mercado Informações sobre o cliente Conhecimento externo

6. Estágios dos Repositórios de Conhecimento Explícito Gestão da Documentação GED Gestão da Informação KM

7. Modelos de GestãoCaracterísticas de um Escritório de Advocacia Constituídos em equipes multidisciplinares Devem ser liderados e não comandados O poder dos gestores está no Conhecimento que detém Os profissionais são geradores de receita O Fluxo da Informação está baseado no trabalho em rede O Capital intelectual e o Capital relacional fazem parte de seu patrimônio Convertem Conhecimento em recurso intangível

8. Comparando conceitos de modelos de GestãoEm 1995* O modelo de gestão é um conjunto de conceitos e de práticas administrativas que, orientadas por uma filosofia central, permitem a uma organização operacionalizar todas as suas atividades, seja no seu âmbito interno, seja no externo * PEREIRA, H.J.; Modelos de Gestão: análise e algumas práticas nas empresas brasileiras São Paulo. 1995 287p. Tese (Doutoramento em Administração) Escola de Administração FGV SP .

9. Em 2001** ...nenhum modelo de gestão poderá ser considerado completo, mesmo que a tarefa árdua de se completarem todos os aspectos básicos, funcionais, estratégicos, insumos e produtos, no contexto de mercado, tenha obtido êxito. Restará sempre o componente intangível do corpo de conhecimento não aplicado diretamente, o que, portanto, não pode ser representado por modelos ou por quaisquer tipos de figuras ** PEREIRA,M.L.:SANTOS,S.A Modelo de gestão: Uma análise conceitual. São Paulo Pioneira 2001

10. Estratégia Empresarial para os Escritórios de Advocacia Mobilização dos recursos estratégicos que detém, de forma a garantir sua posição no mercado competitivo Os escritórios estão adotando as soluções Visando Em nossa experiência destacamos: Tozzini, Freire, Teixeira e Silva Barbosa, Müssnich & Aragão Advogados Amaro, Stuber e Advogados Associados GED KM

11. Passos do Projeto Conhecer o fluxo da informação e os pontos a serem melhorados Definir os objetivos do projeto e buscar soluções existentes no mercado compatíveis com o porte do Escritório Conceituar, “vender” internamente, adaptar ao órgão e implantar...

12. Etapas do Projeto Diagnóstico Campanha de Comunicação e Mobilização Especificação de requisitos para o sistema de GED Elaboração de Tabelas de apoio e definição de Índices Aquisição dos Sistema Implantação de GED de acordo com planejamento prévio Implantação de KM

13. Planejamento

14. Mudanças X Clima Organizacional X Motivação X Produtividade VARIÁVEL DEPENDENTE Motivação das pessoas Estimulação do nível de satisfação Produtividade Experiência RESULTADO Eficiência Eficácia Competência VARIÁVEL DE ENTRADA Mudanças Organizacioais

15. Renovar PESSOASprecisam, lideram, submetem-se e sustentam Confrontar Visualizar Repercutir Sustentam a mudança Precisam da mudança Acreditar Comunicar Submetem-se a mudança Lideram a mudança Organizar Servir Agir Apoiar Conectar Honrar

16. Conhecendo o Fluxo de Informação • Análise dos processos internos com destaque de pontos importantes: • Identificação de áreas geradoras de informação e áreas armazenadoras de informação • Envolvimento/comprometimento de todas as áreas do escritório através de entrevistas e identificação de “formadores de opinião”

17. Conhecendo o Fluxo de Informação Relatório final de diagnóstico com projetos em diversas áreas, onde se destacam: Produção Jurídica e Intelectual, Minutário, Arquivo Técnico, Biblioteca, Monitoração do ambiente externo Implantação de Tecnologia de Informação – GED Implantação de Tecnologia de Informação – KM

18. Algumas dificuldades encontradas... Falta de um Minutário Localização de documentos em papel no Arquivo, a partir do arquivo eletrônico Documentos sendo trabalhados por várias pessoas, muitas vezes simultaneamente Estrutura de diretórios sem padronização Localização de documentos antigos e de ex-usuários Armazenamento de documentos importantes anexos a mensagens no próprio sistema de e-mail Excesso de cópias de um mesmo documento

19. H: H: H: xyz2.doc caixa de saída de correio H: xyz.doc caixa de saída de correio abc.doc caixa de saída de correio caixa de entrada dos membros da equipe Vamos imaginar uma equipe com 6 pessoas, trabalhando com um documento e suas versões... Um documento, 3 versões... 24 cópias!!! Só para dar um exemplo...

20. Objetivo do projeto de GED Centralizar os documentos numa base única, permitindo a troca de conhecimento com as demais unidades Padronizar a classificação de documentos para permitir a recuperação futura Colocar o escritório no mesmo patamar tecnológico que os equivalentes no estrangeiro

21. Resultados Evidentes Armazenamento do conhecimento relevante Agilidade na recuperação de documentos Eliminação de múltiplas cópias Garantia de controle de versões ( identificando a última) Informação sobre usuários dos documentos (com registro de dia e hora e modificação realizada) Arquivamento de e-mails como arquivos doc. Evidência dos benefícios de compartilhar documentos Criação de condições para implantação do KM

22. Conhecimento Explícito, documentado em livros, papers, artigos, teses capturado através de entrevistas em DVDs Bancos de Dados, E=mails e outros tipos de rsgistro Conhecimento Tácito, Não Documentado, Idéias Experiências. Resultados Evidentes Transformar o Conhecimento Tácito dos advogados em Conhecimento Explícito Capital Intelectual parte do Patrimônio do Escritório

23. Fatores que contribuem para um CASE DE SUCESSO Tomada de decisão e apoio total da Direção Consultoria de Empresa especializada para apoio nas etapas iniciais Mobilização e sensibilização dos advogados Segurança transmitida pelas equipes de TI, da Área Técnica e de Documentação CONTROLE DE QUALIDADE PERMANENTE

24. Sistema de GED Word Sistema Corporativo Clientes Casos Arquivo Docs digitalizados Excel E-mail (Groupwise) Powerpoint Fax Pré-requisitos

25. 4 equipes 30 usuários 9 equipes 100 usuários 40 equipes 300 usuários Levantamento das Necessidades Definição do Fornecedor Fase-piloto Roll-out Digitalização do Arquivo Maio e Junho/2000 Julho a Setembro/2000 Outubro a Dezembro/2000 A partir de Dezembro/2001 Janeiro a Agosto/2001 Cronograma de Implantação do TFTS Jan/02 Ago/01 Mar/01 Mai/00 Out/00 Piloto Fase I Fase II

26. Fase II Digitalização do Arquivo Reduzir a quantidade de papel arquivada desnecessariamente e/ou em duplicidade Agilizar a localização e recuperação de documentos e de pastas

27. Conhecimento Tácito Conhecimento Explícito Modelo Proposto Gestâo de Documentos Gestão de Informações Referenciais -GED Amplia o Conhecimento Banco do Conhecimento Gestâo do Conhecimento Facilita explicitação do Conhecimento Portal KM

28. Nossos contatos: Auta Rojas Barreto Collecta-rj@dialdata.com.br (21) 2205-5705/2265-3724 (21) 9913-6184 (11) 9972-3026 (11) 5524-4544